Zapytanie ofertowe nr 3/2026/EFEKT na świadczenie usług organizacji wydarzeń informacyjno-promocyjnych dla projektu EFEKTywna współpraca…

Przedmiotem zamówienia jest organizacja spotkania o charakterze meetupu w 4 qw. 2026 r., w Krakowie na terenie Jagiellońskiego Centrum Innowacji Sp. z o.o. Organizacja wydarzenia dotyczy projektu EFEKTywna współpraca dla lepszej Małopolski – program akceleracji startupów. W ramach realizowanego projektu przewiduje się kilka edycji podobnych wydarzeń. Niniejsze zapytanie ofertowe obejmuje jedynie organizację pierwszego z nich. Zakres usługi obejmuje organizację wydarzenia o charakterze meetupu (ok. 2 godziny). Wykonawca usługi odpowiedzialny będzie za: 1) organizację eventu w języku polskim, w tym: zapewnienie Prowadzącego, Prelegenta, rejestrację uczestników, 2) zaproponowanie koncepcji meetupu obejmującej m.in.: wykład wprowadzający związany z tematyką akceleracji startupów oraz sesje pitch startupów (od 2 do 5), 3) catering obejmujący: • Kawa z ekspresu ciśnieniowego ze spieniaczem mleka • Herbata różne rodzaje / cytryna / cukier biały oraz brązowy • Dodatki: mleko, mleko sojowe, cukier biały / trzcinowy, cytryna • Woda mineralna gazowana / niegazowana • Soki owocowe 100% / Lemoniady • Słodkie przekąski w formie monoporcji - 2 sztuki na osobę • Słodkie przekąski w formie ciast - 2 sztuki na osobę • Słone przekąski w formie finger food - 4 sztuki na osobę – minimum 6 różnych wariantów, obejmujących zarówno propozycje mięsne, jak i wegetariańskie • Owoce Oferta powinna uwzględniać kompleksową obsługę cateringową, obejmującą nie tylko dostawę produktów, ale również ich estetyczną ekspozycję oraz przygotowanie przestrzeni cateringowej. W szczególności zapewnienia: • eleganckiego przygotowania i aranżacji stołów cateringowych, • obrusów lub innych estetycznych nakryć stołów, • naczyń porcelanowych lub wysokiej jakości zastawy jednorazowej (filiżanki, talerzyki, miski, szklanki), • sztućców odpowiednich do serwowanych potraw, • serwetek, • dzbanków na wodę i lemoniadę oraz odpowiednich naczyń do serwowania napojów, • półmisków, pater, tac oraz innych elementów służących do estetycznej ekspozycji przekąsek, • koszy lub mis na owoce, • pojemników na odpady oraz bieżącego utrzymania porządku w strefie cateringowej podczas wydarzenia, • przygotowania stanowiska przed rozpoczęciem wydarzenia oraz uprzątnięcia go po jego zakończeniu, • transportu, wniesienia, montażu i demontażu całego wyposażenia niezbędnego do realizacji usługi. Przewidywana liczba uczestników 50 osób. Zamawiający zapewnia salę na terenie Jagiellońskiego Centrum Innowacji Sp. z o.o. oraz sprzęt niezbędny do realizacji zamówienia typu: oświetlenie, nagłośnienie, materiały promocyjne. Kryteria wyboru oferty: 1) Cena brutto (PLN) – waga punktowa 24 pkt (50 %) Liczba punktów w kryterium „Cena brutto (PLN) ” będzie przyznawana według poniższego wzoru: Najniższa cena brutto spośród otrzymanych ofert -------------------------------------------------------------- x 24 Cena brutto wskazana w badanej ofercie 2) Koncepcja meetupu – waga punktowa 24 pkt (50%) 2.1) Doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia (Prowadzący + Prelegent) – max. 12 pkt. Prowadzący – doświadczenie w prowadzeniu: • minimum 5 analogicznych wydarzeń w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych – 6 pkt • 3-4 wydarzeń w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych – 4 pkt • mniej niż 3 wydarzeń w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych – 1 pkt Prelegent – doświadczenie w prowadzeniu prelekcji/wykładu na meetupach lub demoday: • minimum 5 prelekcji w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych – 6 pkt • 3-4 prelekcje w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych – 4 punkty • mniej niż 3 prelekcje w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych – 1 pkt 2.2) Zawartość Merytoryczna – max. 4 pkt. Proponowana tematyka/skrót wystąpienia: • wysoka jakość: tematy są aktualne, mocno dopasowane do profilu programu akceleracyjnego, angażujące publiczność, z jasnym zakresem i opisem korzyści dla uczestników – 4 pkt • średnia jakość: tematy są poprawne, ale dość ogólnie powiązane z profilem programu akceleracyjnego – 2 pkt • niska jakość: tematy przedstawione są bardzo ogólnie, niedostatecznie powiązane z profilem programu akceleracyjnego – 1 pkt 2.3) Przedsiębiorcy działający w formule startupu, wskazani przez Wykonawcę i prowadzący dodatkowy pitch – max. 8 pkt (4 pkt za startup). • startup posiada działający produkt/MVP, działa w obszarze powiązanym z programem akceleracyjnym, ma doświadczenie w pitchingu (proszę dołączyć krótki opis biznesowy) – 4 pkt • startup posiada MVP, działa w obszarze powiązanym z programem akceleracyjnym, ale nie ma doświadczenia w pitchingu – 2 pkt • startup nie posiada MVP - 1 pkt Łączna maksymalna liczba punktów do uzyskania wynosi 48. 1) Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 2) Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który spełnia warunki udziału w postępowaniu ofertowym i uzyska najwyższą liczbę punktów. 3) W przypadku gdy zaoferowana Cena brutto (PLN) różni się o więcej niż 30 % od średniej arytmetycznej wszystkich ważnych ofert niepodlegających odrzuceniu lub budzi wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym, Zamawiający zażąda od Wykonawcy złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny brutto.