Projekt pn. „WA-MA Inkubator” jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie projektu nr FEWM.01.08-IZ.00-0009/24-00 z dnia 18.07.2025 r. oraz Aneksem nr FEWM.01.08-IZ.00-0009/24-01 z dnia 18.07.2025 r. Projekt realizowany jest przez Warmińsko-Mazurską Agencją Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie, Gminę Olsztyn/Olsztyński Park Naukowo-Technologiczny w partnerstwie z Gminą Miasto Elbląg – Elbląski Park Technologiczny.

Wybór wykonawców na przeprowadzenie specjalistycznej usługi doradztwa eksperckiego podczas procesu inkubacji i akceleracji dla uczestników projektu „WA-MA Inkubator” – w ramach Programu Regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021- 2027 Głównym celem projektu „WA-MA” Inkubator jest wzmocnienie trwałego wzrostu i konkurencyjności MŚP oraz tworzenie miejsc pracy w MŚP. Projekt realizowany jest przez Warmińsko- Mazurską Agencję Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie w partnerstwie z Gminą Olsztyn/Olsztyński Park Naukowo-Technologiczny i Gminą Miasto Elbląg – Elbląski Park Technologiczny. Zamawiający zapłaci za: 1) faktycznie wykonaną liczbę szkoleń z wystąpień publicznych; 2) faktycznie wykonaną liczbę godzin usług specjalistycznych, na podstawie harmonogramu pracy zawierającego zakres realizowanych działań, karty ewidencji czasu pracy oraz protokołu zdawczo-odbiorczego, których wzory Zamawiający udostępni niezwłocznie po zawarciu umowy. Świadczenie usług odbywać się będzie w formie elektronicznej – zgodnie z zasadą dostępności i elastyczności dla MŚP, za pomocą środków komunikacji elektronicznej zapewnionej przez Wykonawcę. Zlecenie zakresu, terminu wykonania i ilości godzin będzie odbywało się każdorazowo przez Zamawiającego w formie zlecenia na początku każdego cyklu inkubacji, po opracowaniu i zatwierdzeniu Indywidualnego Planu Inkubacji/Akceleracji i jego zakresu dla danego MŚP. Na potrzeby dokumentacji projektu, wykonawca prowadzić będzie ewidencję czasu pracy dla każdego MŚP wg. wzoru protokołu dostarczonego przez Zamawiającego i na jego podstawie rozliczał się z wykonanej usługi. Końcowym efektem będzie komplet dokumentów: protokół doradztwa z podsumowaniem zakresu. W każdym z cykli, po zakończonym procesie inkubacji planowane jest zorganizowanie Demo Day, czyli wydarzenia przedstawiającego firmy korzystające z usług inkubacji, prezentujące modele biznesowe w celu pozyskania inwestorów. Z uwagi na planowaną realizacje usług w formie online, Zamawiający zastrzega w trakcie realizacji usług, wymóg posiadania przez wszystkich świadczących usługi ekspertów kwalifikowalnego podpisu elektronicznego. Zamówienie podzielone jest na 3 części, na które Wykonawcy składają oddzielne oferty – skonkretyzowane w Formularzu Ofertowym stanowiącej Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert na dowolną liczbę części zamówienia. Zamówienie obejmuje: Część I - Szkolenie z zakresu wystąpień publicznych; Część II - Usługa towarzysząca w procesie inkubacji - Opieka księgowa; Część III - Usługa w procesie akceleracji - Usługa rzecznika patentowego. I. ZAKRESY MERYTORYCZNE POSZCZEGÓLNYCH USŁUG WRAZ Z MINIMALNYMI WYMAGANIAMI Część 1 - Szkolenie z zakresu wystąpień publicznych Usługa planowana w wymiarze do 6h (6 godzin zegarowych, w tym dwie przerwy 15 minutowe). Wymiar usługi w jednym cyklu inkubacji – 1 szkolenie łącznie dla 12 MŚP. Zaplanowana przez Zamawiającego stawka w projekcie – 2 400,00 PLN brutto z narzutami za realizację jednego szkolenia. Realizacja usługi zaplanowana jest we wszystkich trzech cyklach inkubacji (w 2026, 2027 i 2028). Łączny wymiar usługi we wszystkich trzech cyklach inkubacji – 3 szkolenia (dla 36 MŚP). 1. Minimalny zakres zadań przewidziany dla Wykonawcy obejmuje m.in.: 1) Zorganizowanie szkoleń z zakresu wystąpień publicznych w wymiarze jednego szkolenia na każdy z cyklów inkubacji w okresie realizacji Projektu dla inkubowanych przedsiębiorstw, których zakres określa ust. 2 Minimalny zakres usługi. 2) 2 Raportowanie Zamawiającemu postępów prowadzonych usług zgodnie z jego wytycznymi. 3) Przedkładanie Zamawiającemu dokumentacji finansowej potwierdzającej wykonanie usługi. 4) Planowane jest zorganizowanie jednego spotkania (6 godzin zegarowych, w tym dwie przerwy 15 minutowe) w każdym z trzech cykli inkubacji, trwających 7 miesięcy. 5) Szkolenie ma być przeprowadzone w formie online. 6) Z każdego przeprowadzonego szkolenia z zakresu wystąpień publicznych, Wykonawca sporządzi raport zawierający m.in. opis szkolenia, informacje o szkoleniu i prowadzącym, dokumentacje zdjęciową oraz wydruk listy uczestników szkolenia z godzinami logowań do wykorzystanego do przeprowadzenia szkolenia oprogramowania. 2. Minimalny zakres obowiązków w ramach usługi organizacji szkoleń z zakresu wystąpień publicznych obejmuje m.in.: 1) Zadanie względem inkubowanych przedsiębiorstw: a) przeszkolenie inkubowanych firm w temacie przygotowania prezentacji na sesje pitchingowe;  rodzaje wystąpień biznesowych,  metody radzenia sobie ze stresem,  triki Storytellingu,  prezentowanie swojego pomysłu,  omówienie struktury prezentacji inwestorskiej – pitch deck,  przygotowanie prezentacji: warstwa treści, warstwa struktury, warstwa wizualna,  melodyka języka,  mowa ciała podczas wystąpień,  najczęstsze błędy w prezentacjach,  dobre praktyki prezentacji publicznych,  analiza wystąpień zaprezentowanych przez 5 przykładowych firm, uczestniczących w szkoleniu. II. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Zamawiający wymaga, aby zamówienie zostało wykonane w terminie: 1) w zakresie części 1 od dnia 17.08.2026 do dnia 30.06.2028 w 1 cyklu inkubacji (2026) 17-31.08.2026; w 2 i 3 cyklu inkubacji – w terminie 01.06.- 30.06 każdego roku (2027 i 2028) 2) w zakresie części 2 od dnia 27.07.2026 do dnia 31.08.2028 3) w zakresie części 3 od dnia 01.11.2026 do dnia 30.11.2028

; Olsztyn, Olsztyn, warmińsko-mazurskie

Usługa towarzysząca w procesie inkubacji - Opieka księgowa Usługa planowana w wymiarze do 20h/MŚP (w cyklu inkubacji). Łączny wymiar usługi w jednym cyklu inkubacji – 20h x 12 MŚP = 240 h (opieka nad 12 MŚP). Zaplanowana przez Zamawiającego stawka w projekcie – 80,00 PLN/h brutto z narzutami. Realizacja usługi zaplanowana jest we wszystkich trzech cyklach inkubacji (w 2026, 2027 i 2028 roku). Łączny wymiar usługi we wszystkich cyklach inkubacji – 20h x 12 MŚP x 3 = 720 h (opieka nad 36 MŚP). 1. Minimalny zakres zadań przewidziany dla Wykonawcy obejmuje m.in.: 1) Zapewnienie w okresie realizacji Projektu ekspertów, świadczących obsługę księgową przedsiębiorstw, których zakres obowiązków określa ust. 2 Minimalny zakres obowiązków ekspertów świadczących opiekę księgową; 2) Raportowanie Zamawiającemu postępów prowadzonych usług zgodnie z jego wytycznymi; 3) Przedkładanie Zamawiającemu dokumentacji finansowej związanej z pracą ekspertów, potwierdzającej wykonanie usługi; 4) Czas poświęcony na wykonanie czynności i zadań wskazanych w ust. 2 planowany jest w wymiarze 20 godzin zegarowych w trakcie jednego cyklu inkubacji na jedno MŚP. 1. Minimalny zakres obowiązków każdego z ekspertów świadczących usługę księgową obejmuje m.in.: Bieżące rozliczanie firmy w okresie inkubacji i obsługa księgowa firmy, prawo do pomysłu i propozycja rozwiązań w wartości niematerialne i prawne firmy. Usługi realizowane będą w ramach dostępnych środków i limitu godzin przeznaczonych na zadanie w ścisłym porozumieniu Menagera inkubacji z wykonawcą usługi i inkubowanym przedsiębiorcą zgodnie z jego określonymi priorytetowymi potrzebami.

- Usługa w procesie akceleracji - Usługa rzecznika patentowego Usługa planowana w wymiarze do 20h/MŚP (w okresie akceleracji). Łączny wymiar usługi w jednym cyklu – 20h x 6 MŚP = 120 h (opieka nad 6 MŚP). Zaplanowana przez Zamawiającego stawka w projekcie – 150,00 PLN/h brutto z narzutami. Realizacja usługi zaplanowana jest we wszystkich trzech cyklach (w 2026, 2027 i 2028 ). Łączny wymiar usługi we wszystkich cyklach – 20h x 6 MŚP x 3 = 360 h (opieka nad 18 MŚP). 1. Minimalny zakres zadań przewidziany dla Wykonawcy obejmuje m.in.: 1) Zapewnienie w okresie realizacji Projektu ekspertów, świadczących usługę rzecznika patentowego dla przedsiębiorstw, których zakres obowiązków określa ust. 2 Minimalny zakres obowiązków ekspertów świadczących usługę rzecznika patentowego; 2) Raportowanie Zamawiającemu postępów prowadzonych usług zgodnie z jego wytycznymi; 3) Przedkładanie Zamawiającemu dokumentacji finansowej związanej z pracą ekspertów, potwierdzającej wykonanie usługi; 4) Czas poświęcony na wykonanie czynności i zadań wskazanych w ust. 2 planowany jest w wymiarze 20 godzin zegarowych w trakcie jednego cyklu inkubacji na jedno MŚP. 2. Minimalny zakres obowiązków eksperta świadczącego usługę rzecznika patentowego obejmuje m.in.: 1) Doradztwo w zakresie ochrony własności przemysłowej i patentowej w zakresie:  Identyfikacja elementów możliwych do ochrony – analiza działalności firmy pod kątem potencjalnych przedmiotów ochrony prawnej;  Wstępna ocena zdolności patentowej – wsparcie w ocenie, czy dane rozwiązanie spełnia kryteria ochrony;  Wybór odpowiedniej formy ochrony – doradztwo w zakresie doboru optymalnej ścieżki ochrony, także w kontekście kosztów i korzyści;  Proces zgłoszeniowy – omówienie procedur zgłoszeniowych w Polsce (UPRP), a w razie potrzeby – również na poziomie unijnym (EUIPO, EPO) lub międzynarodowym (WIPO);  Zarządzanie i komercjalizacja ochrony – wskazanie możliwości biznesowego wykorzystania praw ochronnych;  Doradztwo w zakresie zabezpieczenia innowacji – sposoby ochrony know-how i informacji technicznych. Usługi realizowane będą w ramach dostępnych środków i limitu godzin przeznaczonych na zadanie w ścisłym porozumieniu Menagera akceleracji z wykonawcą usługi i inkubowanym przedsiębiorcą zgodnie z jego określonymi priorytetowymi potrzebami.