Usługi w zakresie utrzymania porządku i czystości w dwóch siedzibach Mazowieckiego Oddziału Regionalnego ARiMR w Warszawie (część nr 1 zamówienia) oraz w 37 Biurach Powiatowych na terenie województwa mazowieckiego oraz utrzymanie porządku terenów zewnętrznych 8 z tych nieruchomości (część nr 2 zamówienia)

Informacje o sposobie porozumiewania się Zmawiającego z Wykonawcami (rozdział XIV SWZ)

1. Niniejszy rozdział zawiera informacje dotyczące środków komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej.

2. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert oraz oświadczeń, w tym oświadczenia składanego na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

3. Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej: https://platformazakupowa.pl.

4. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia (TED lub numerem postępowania).

5. Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach (np. awaria platformy zakupowej) również komunikować się z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej: agnieszka.strzeszewska@arimr.gov.pl Jednakże należy pamiętać, że oferta oraz dokumenty i oświadczenia, o których mowa w SWZ - rozdział X, a także oferty dodatkowe składane są zawsze przy pomocy platformy zakupowej.

6. Oferty oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 uPzp sporządza się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej, w tym opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Forma i sposób sporządzania, czy też poświadczania zgodności poszczególnych dokumentów lub oświadczeń został opisany w rozdziale XI SWZ.

7. Zamawiający informuje, że posiadanie konta na platformie jest dobrowolne, natomiast złożenie oferty w postępowaniu może odbywać się bez posiadania konta.

8. Na stronie platformy znajduje się Instrukcja dla Wykonawców, która określa informacje dotyczące sposobu i formy złożenia oferty, sposobu komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcami (poza składaniem ofert), informacje dotyczące sposobu otwarcia ofert na www.platformazakupowa.pl

9. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania oraz odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu zostały opisane w Regulaminie korzystania z platformy (https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin). Składając ofertę Wykonawca akceptuje Regulamin platforma zakupowa.pl dla użytkowników (wykonawców).

10. Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub cyfrowe odwzorowanie dokumentu papierowego składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem formularza „wyślij wiadomość”.

11. Maksymalna wielkość wszystkich załączonych plików - 1GB. Dopuszczalna ilość plików - 20. Zalecana maksymalna wielkość pliku 75MB. Załączone pliki muszą zawierać w nazwie nr postępowania w formacie BOR07_2610_1_2023_DS.

12. Za datę przekazania zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na https://platformazakupowa.pl

13. Zamawiający rekomenduje stosowanie przez wykonawców następujących formatów przesyłanych danych: .pdf, .doc, .docx, .rtf, .xps, .odt.

14. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgody z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U.2020.2452) oraz Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U.2020.2415).

15. Do porozumiewania się z Wykonawcami upoważnione są następujące osoby:
- w sprawach merytorycznych dotyczących przedmiotu zamówienia: Karol Rogowski-Szachewicz;
- w sprawach proceduralnych i formalnych – Agnieszka Strzeszewska.

16. Wyjaśnienia dotyczące SWZ udzielane są z zachowaniem zasad określonych w art. 135 uPzp.

17. Wykonawca za pośrednictwem Platformy Zakupowej: https://platformazakupowa.pl/ może zwrócić się do Zamawiającego – z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ.

18. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął do zamawiającego nie później niż na odpowiednio 14 przed upływem terminu składania ofert.

19. Zamawiający umieści wyjaśnienia treści SWZ na stronie internetowej https://platformazakupowa.pl/pn/arimr.

20. Dodatkowo Zamawiający przewiduje zgodnie z art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.U.UE.L.2014.229.1) zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania wszelkich m.in. zamówień publicznych na rzecz lub z udziałem: a) obywateli rosyjskich lub osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji; b) osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do podmiotu, o którym mowa w lit. a) niniejszego ustępu; lub c) osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem podmiotu, o którym mowa w lit. a) lub b) niniejszego ustępu, d) w tym podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektyw w sprawie zamówień publicznych, w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia. 12. Przesłanka wykluczenia wskazana w ust. 11 będzie wstępnie weryfikowana w ramach oświadczenia wstępnego wykonawcy (art. 125 ust. 1 uPzp – dokument z załącznika nr 9 do SWZ) poprzez wypełnienie i podpisanie przez wykonawcę oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 9 do SWZ.

Wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie na podstawie faktury VAT, raz w miesiącu z dołu, za usługi wykonane w miesiącu poprzednim, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze, w terminie 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT. Podstawą wystawienia faktury VAT będą podpisane bez zastrzeżeń - przez upoważnionych pełnomocników Stron - protokoły odbioru, dla każdej z Placówek wskazanych w załączniku nr 2 do umowy.

Wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie na podstawie faktury VAT, raz w miesiącu z dołu, za usługi wykonane w miesiącu poprzednim, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze, w terminie 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT. Podstawą wystawienia faktury VAT będą podpisane bez zastrzeżeń - przez upoważnionych pełnomocników Stron - protokoły odbioru, dla każdej z Placówek wskazanych w załączniku nr 2 do umowy.