„Ochrona Biblioteki Uniwersyteckiej w Warszawie ( BUW) zlokalizowanej przy ul. Dobra 56/66 w Warszawie, oraz budynku SAT - tzw. Domek Ogrodnika- położonego przy ul. Dobra 68/70” w Warszawie

Brak możliwości zachowania terminów właściwych dla trybów konkurencyjnych
Zamawiający prowadzi postępowanie konkurencyjne, którego otwarcie ofert zostało wyznaczone na dzień 1 września 2026 r.
Mając na uwadze dalszy przebieg postępowania, obejmujący w szczególności badanie i ocenę złożonych ofert, ewentualne czynności podejmowane przez Zamawiającego w toku badania ofert, możliwość skorzystania przez wykonawców ze środków ochrony prawnej oraz czynności niezbędne do zawarcia umowy i rozpoczęcia świadczenia usługi, Zamawiający nie może na obecnym etapie zagwarantować, że nowy wykonawca będzie mógł rozpocząć realizację zamówienia w dniu 9 września 2026 r.
Jednocześnie dalsze oczekiwanie na zakończenie postępowania konkurencyjnego bez zabezpieczenia ciągłości ochrony stwarzałoby ryzyko pozostawienia BUW i budynku SAT bez wymaganej ochrony.
Z uwagi na konieczność zapewnienia nieprzerwanej ochrony obiektów, zachowanie terminów właściwych dla postępowania konkurencyjnego nie zapewnia w obecnej sytuacji możliwości zabezpieczenia realizacji usługi od dnia 9 września 2026 r. godz. 8.00.

Ograniczenie zamówienia do okresu niezbędnego
Planowane zamówienie ma charakter wyłącznie przejściowy i służy zapewnieniu ciągłości ochrony do czasu zakończenia prowadzonego postępowania konkurencyjnego.
Zamówienie zostanie udzielone na okres niezbędny do czasu rozpoczęcia świadczenia usługi przez wykonawcę wyłonionego w postępowaniu konkurencyjnym, nie dłużej jednak niż do dnia 9 stycznia 2027 r.
Okres ten stanowi maksymalny okres zabezpieczenia ciągłości usługi, a nie okres, przez który Zamawiający zamierza korzystać z usług wykonawcy niezależnie od wyniku postępowania konkurencyjnego.
W celu ograniczenia okresu obowiązywania umowy do rzeczywistego czasu niezbędnego do zapewnienia ciągłości ochrony Zamawiający przewiduje możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.
W przypadku wcześniejszego zakończenia postępowania konkurencyjnego i rozpoczęcia świadczenia usługi przez wyłonionego wykonawcę umowa zawarta w trybie z wolnej ręki zostanie zakończona zgodnie z jej postanowieniami, bez konieczności wykorzystania maksymalnego okresu jej obowiązywania.

Wybór wykonawcy
Mając na uwadze konieczność zapewnienia nieprzerwanej realizacji usługi ochrony oraz bardzo krótki okres, w jakim konieczne będzie zapewnienie dalszej ochrony obiektów, Zamawiający zamierza przeprowadzić negocjacje w trybie z wolnej ręki z Ekotrade Sp. z o.o., tj. wykonawcą aktualnie realizującym usługę ochrony BUW i budynku SAT.
Ekotrade Sp. z o.o. posiada w chwili obecnej zorganizowaną obsadę pracowników ochrony, którzy realizują usługę w przedmiotowych obiektach, a także wdrożone procedury i organizację pracy wynikające z obowiązującej umowy.
Kontynuowanie realizacji usługi przez obecnego wykonawcę pozwala na zapewnienie ciągłości ochrony bez konieczności przeprowadzania dodatkowego procesu organizacyjnego związanego z przejęciem obiektu przez nowego wykonawcę w sytuacji, w której Zamawiający nie ma możliwości zagwarantowania zakończenia postępowania konkurencyjnego przed upływem okresu obowiązywania obecnej umowy.
Ciągłość ochrony jest kluczowa w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa.
Wybór Ekotrade Sp. z o.o. nie oznacza rezygnacji z prowadzenia postępowania konkurencyjnego. Zamówienie z wolnej ręki ma charakter wyłącznie zabezpieczający
i przejściowy, a jego celem jest zapewnienie ciągłości ochrony do czasu wyłonienia wykonawcy w prowadzonym postępowaniu konkurencyjnym.
Podsumowanie
W przedstawionym stanie faktycznym zachodzi konieczność zapewnienia ciągłości świadczenia usługi ochrony BUW oraz budynku SAT. Zamawiający prowadzi postępowanie konkurencyjne zmierzające do wyłonienia wykonawcy docelowego, jednak na obecnym etapie nie jest możliwe zagwarantowanie, że postępowanie to zakończy się zawarciem umowy
i rozpoczęciem świadczenia usługi przed upływem okresu obowiązywania obecnej umowy.
Z uwagi na szczególny charakter chronionych obiektów, konieczność zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia oraz brak możliwości dopuszczenia do przerwy w świadczeniu usługi, zachodzi konieczność podjęcia działań zapewniających jej nieprzerwaną realizację.
Udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki będzie miało charakter doraźny, przejściowy
i ograniczony do okresu niezbędnego do zapewnienia ciągłości ochrony do czasu rozpoczęcia świadczenia usługi przez wykonawcę wyłonionego w postępowaniu konkurencyjnym, nie dłużej jednak niż do dnia 9 stycznia 2027 r.
W związku z powyższym uznaje się za zasadne wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 305 pkt 1 w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp.