Aktualizacja eksploatowanego (posiadanego) systemu ERP MACROLOGIC (obecnie Asseco Xpertis ERP) do wersji Merit ERP wraz z migracją danych historycznych, pełnym zakresem prac wdrożeniowych oraz świadczeniem usług serwisowych i utrzymaniowych (WR 2/26)

Uzasadnienie prawne: Zgodnie z art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a) i lit b) ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (dalej Pzp) zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn: a) technicznych o obiektywnym charakterze, b) związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów - jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia Przesłanki zastosowania trybu z wolnej ręki mają charakter wyjątkowy i wymagają ścisłej wykładni oraz udokumentowania w odniesieniu do rzeczywiście planowanego przedmiotu zamówienia. Z oświadczeń Asseco Business Solutions S.A. z 17 lipca 2026 r. oraz 31 sierpnia 2026 r. wynika, że producentowi przysługują wyłączne autorskie prawa majątkowe do programów Xpertis ERP i Merit ERP oraz że jest on jedynym podmiotem uprawnionym do udzielania licencji na korzystanie z tych programów. Oświadczenie potwierdza także, że Portal HR i Businesslink są usługami SaaS świadczonymi bezpośrednio przez Asseco Business Solutions S.A., a podmiotom trzecim nie udzielono uprawnień umożliwiających ich samodzielne świadczenie w zakresie odpowiadającym usługom producenta. W konsekwencji, w zakresie udzielenia licencji na korzystanie z Merit ERP oraz zapewnienia usług SaaS Portal HR i Businesslink zachodzi przesłanka związana z ochroną praw wyłącznych, o której mowa w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b Pzp. Umowy w tym zakresie zawierane są bezpośrednio z producentem. Niezależnie od przesłanki związanej z ochroną praw wyłącznych, w sprawie zachodzi również przesłanka techniczna o obiektywnym charakterze, określona w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a Pzp. Przedmiotem zamówienia nie jest dostawa dowolnego systemu klasy ERP ani wdrożenie nowego rozwiązania informatycznego, lecz aktualizacja eksploatowanego przez Zamawiającego środowiska Xpertis ERP do kolejnej wersji rozwojowej – Merit ERP. Merit ERP stanowi bezpośrednią kontynuację i kolejną wersję rozwojową systemu Xpertis ERP, opartą na tej samej platformie technologicznej i wspólnym modelu danych. Przejście do Merit ERP następuje w drodze aktualizacji eksploatowanego środowiska, obejmującej migrację danych Zamawiającego do nowej struktury danych oraz zachowanie ciągłości funkcjonalnej użytkowanych modułów. Planowany zakres obejmuje pełną migrację danych historycznych gromadzonych od 1995 r., dostosowanie i konfigurację użytkowanych obszarów, zachowanie wymaganej funkcjonalności, odtworzenie i dostosowanie integracji, migracje próbne i produkcyjną, testy, szkolenia oraz jednorazowe uruchomienie produkcyjne wszystkich użytkowanych modułów. Dotyczy to w szczególności procesów finansowo-księgowych, kadrowo-płacowych, gospodarki magazynowej i zakupowej, środków trwałych, sprzedaży i BHP, a także integracji z HIS Eskulap, KSeF/Businesslink, systemami bankowymi, IT-CUBE, NEXAR Planowanie Pracy, Portalem HR oraz Active Directory. Wskazane elementy są technicznie współzależne, wykorzystują te same dane, konfiguracje i interfejsy oraz prowadzą do jednego rezultatu – uruchomienia spójnego środowiska Merit ERP jako kontynuacji dotychczas użytkowanego Xpertis ERP. Rozdzielenie aktualizacji, migracji, konfiguracji, integracji, testów i uruchomienia pomiędzy niezależne podmioty zwiększałoby ryzyko niespójności danych i konfiguracji, problemów na styku odpowiedzialności, zakłócenia procesów oraz nieprawidłowego odtworzenia integracji. Okoliczności te wynikają z obiektywnych cech istniejącego środowiska, a nie z preferencji Zamawiającego wobec określonego wykonawcy. Spełniony został również wymóg zbadania rozsądnego rozwiązania alternatywnego lub zastępczego. Analiza potrzeb i wymagań, uwzględniająca informacje uzyskane w toku Wstępnych Konsultacji Rynkowych WKR 1/25 oraz rozeznania rynku, potwierdziła, że na rynku funkcjonują systemy ERP innych producentów. Ich zastosowanie oznaczałoby jednak realizację jakościowo odmiennego przedsięwzięcia – pełne wdrożenie nowego systemu, obejmujące ponowne odwzorowanie procesów, konfigurację środowiska od podstaw, przebudowę istniejących integracji, migrację pomiędzy systemami różnych producentów oraz szersze szkolenia użytkowników. Rozwiązanie takie nie jest równoważne z aktualizacją Xpertis ERP do Merit ERP. Nie zapewnia bowiem realizacji potrzeby Zamawiającego polegającej na zachowaniu pełnej historii danych gromadzonych od 1995 r. w jednym środowisku, przy zachowaniu ciągłości procesów i integracji. W rozwiązaniach polegających na wdrożeniu systemu innego producenta migracja służy zasadniczo uruchomieniu nowego systemu, a część danych historycznych może pozostać w dotychczasowym systemie lub odrębnym archiwum. Nie jest to rozwiązanie zastępcze wobec aktualizacji istniejącej linii produktowej. Brak konkurencji nie jest zatem wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia. Zamawiający uprzednio rozważał konkurencyjny wariant zakupu i wdrożenia całkowicie nowego systemu ERP oraz przeprowadził Wstępne Konsultacje Rynkowe (WKR – 01/25). Dopiero analiza zakresu przedsięwzięcia, uwarunkowań technicznych, ryzyk migracyjnych oraz możliwości finansowych doprowadziła do wyboru aktualizacji posiadanego systemu do jego aktualnej wersji rozwojowej.Podsumowując, wobec przedstawionych okoliczności faktycznych, ustaleń analizy potrzeb i wymagań, informacji uzyskanych w ramach Wstępnych Konsultacji Rynkowych WKR 01/25, analizy porównawczej podobnych postępowań oraz oświadczeń Asseco Business Solutions S.A., należy uznać, że zachodzą łącznie przesłanki określone w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a i lit. b Pzp.