Obsługa eventów/wydarzeń organizowanych przez Uniwersytet Warszawski na terenie Polski w podziale na 2 części

zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia,

skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione.
Skrócenie terminu składania ofert w postępowaniu na obsługę eventów/wydarzeń organizowanych przez Uniwersytet Warszawski na terenie Polski w podziale na 2 części znajduje pełne uzasadnienie ze względu na pilną potrzebę jego udzielenia.
Skrócenie terminu składania ofert jest niezbędne z punktu widzenia realizacji harmonogramu projektu. Pierwsze z zaplanowanych wydarzeń w ramach Części 1 zamówienia – Zadanie nr 1: Tydzień Noblowski 2026 – rozpoczyna się nieprzekraczalnym terminem montażu skomplikowanej infrastruktury scenotechnicznej, nagłośnienia, oświetlenia, systemu transmisji na żywo z 3 kamer oraz kabin i systemu tłumaczeń symultanicznych wraz z próbą generalną już w dniu 2 października 2026 r. (samo wydarzenie odbywa się w dniach 5–9 oraz 12 października 2026 r.). Ponadto Wykonawca zobowiązany jest wyprodukować i dostarczyć dedykowane materiały promocyjne (m.in. informatory, notesy, przypinki, krówki reklamowe, banery, windery) w terminie do 5 dni przed rozpoczęciem wydarzenia. W dalszej kolejności harmonogram zakłada realizację kolejnych kluczowych przedsięwzięć, w tym m.in. UWaga Nauka w IV kwartale 2026 r. (Zadanie nr 2 w Części 1) oraz Brave Camp gala finałowa XVII edycji w dniu 15 lutego 2027 r. (Zadanie nr 1 w Części 2).
Zastosowanie standardowego, co najmniej 35-dniowego terminu składania ofert – uwzględniając procedurę badania i oceny ofert, wybór najkorzystniejszej oferty, czas na ewentualne środki ochrony prawnej oraz niezbędny okres na przygotowanie produkcji i logistyki technicznej – uniemożliwiłoby wyłonienie Wykonawcy przed wymaganym terminem rozpoczęcia prac i dostaw na Tydzień Noblowski 2026. Doprowadziłoby to do naruszenia harmonogramu i uniemożliwiło należytą organizację kluczowych wydatków
i wydarzeń akademickich Uniwersytetu Warszawskiego.
Każdy z Wykonawców, bowiem jako profesjonalny podmiot w obrocie prawno-gospodarczym, obiektywnie rzecz biorąc, jest w stanie przygotować i złożyć ofertę na realizację przedmiotowego zadania w sytuacji, gdy termin składania ofert będzie nie krótszy niż 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Wyznaczenie krótszego terminu nie narusza tym samym zasady uczciwej konkurencji ani równego traktowania wykonawców.
Reasumując, należy stwierdzić, że zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia
i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione.
Powyższe stanowisko potwierdza ugruntowane stanowisko doktryny i orzecznictwa. Należy podkreślić, że art. 138 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp jest wynikiem implementacji art. 27 ust. 3 dyrektywy 2014/24/UE, na mocy którego, jeżeli ze względu na stan pilnej konieczności należycie uzasadniony przez instytucją zamawiającą termin składania ofert nie może być dotrzymany, instytucja zamawiająca może wyznaczyć termin, który nie może być krótszy niż 15 dni od daty wysłania ogłoszenia o zamówieniu. Jednocześnie
z motywu 46 preambuły do tej dyrektywy wynika, że zgodnie z intencją ustawodawcy unijnego, instytucje zamawiające powinny mieć możliwość skrócenia niektórych terminów mających zastosowanie w procedurze otwartej i ograniczonej oraz
w procedurach konkurencyjnych z negocjacjami, w przypadkach, gdy dane terminy byłyby niewykonalne ze względu na pilną konieczność, która powinna zostać należycie uzasadniona przez instytucję zamawiającą. Przy czym nie musi to być wyjątkowo pilna konieczność spowodowana okolicznościami, których instytucja zamawiająca nie może przewidzieć i których nie można jej przypisać. Jak wskazuje się w doktrynie będzie to sytuacja, w której zamawiający powinien podjąć pilnie działania zmierzające do wykonania zamówienia publicznego. Stan pilnej konieczności nie oznacza jednak wymogu natychmiastowej reakcji np. w celu usunięcia awarii lub katastrofy. Tego rodzaju sytuacje upoważniają zamawiającego do zastosowania procedury negocjacyjnej bez ogłoszenia, przewidzianej w art. 32 dyrektywy 2014/24/UE (tak: A. Sołtysińska, Europejskie prawo zamówień publicznych (Komentarz, Wolters Kluwer, Warszawa 2016). Przesłankami skrócenia terminu składania ofert wskazanymi w dyrektywie 2014/24/UE są zatem: pilna konieczność udzielenia zamówienia, wynikająca z niemożności zachowania podstawowych terminów przez zamawiającego, oraz podanie przez zamawiającego uzasadnienia powstałego stanu pilnej konieczności.
Orzecznictwo, w tym m.in. liczne tezy Krajowej Izby Odwoławczej, zwanej dalej „KIO”, potwierdzają prawidłowość działania Zamawiającego w zakresie skrócenia terminu składania ofert. KIO w wyroku z dnia 14 lipca 2023 r., sygn. KIO 1844/23 wskazuje, że do powstania możliwości skrócenia terminu niezbędne jest wykazanie, że istnieje pilna potrzeba udzielenia zamówienia, a zaspokojeniu tej potrzeby w odpowiedni sposób służy skrócenie terminu składania ofert. Przepis art. 138 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp mówi jedynie o tym, by skrócenie terminu składania ofert było uzasadnione. Zgodnie z wskazanym wyrokiem „[…] intencją ustawodawcy przy wprowadzeniu ww. przepisu, było objęcie jego dyspozycją szerokiego katalogu przypadków, w których możliwym będzie skrócenie terminu składania ofert - w tym również przypadków, które zamawiający mógł przewidzieć lub które wynikają z przyczyn, za które odpowiada zamawiający.”
Określając termin składania ofert (w tym również termin skrócony) zamawiający powinien mieć również na względzie to, by potencjalni wykonawcy zainteresowani uzyskaniem zamówienia mogli w tym czasie przygotować i złożyć ważną ofertę. Zamawiający powinien więc kierować się warunkami konkretnego postępowania, w szczególności opisem przedmiotu zamówienia, jego złożonością i skalą, przy uwzględnieniu interesów, których ochrona ma zostać zapewniona przez skrócenie terminu.
W ocenie Zamawiającego, będącej wynikiem wnikliwej analizy całokształtu okoliczności faktycznych i prawnych przedmiotowej sprawy, w istocie zachodzi pilna potrzeba udzielenia tego zamówienia, przy czym skrócenie terminu składnia ofert w odnośnym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest całkowicie uzasadnione.
Tym samym, za spełnione należy uznać przesłanki, od których zależy możliwość skorzystania z uprawnienia do skrócenia terminu składania ofert w przetargu nieograniczonym na realizację przedmiotowego zamówienia.