- 1.
Przedmiotem zamówienia jest zawarcie Umowy Ramowej na świadczenie kompleksowych usług cateringowych podczas wydarzeń organizowanych przez Zamawiającego, mających charakter świadczeń jednorazowych lub powtarzających się okresowo (cyklicznie), w okresie 36 miesięcy od dnia zawarcia Umowy Ramowej albo do wyczerpania łącznej kwoty przeznaczonej na realizację tych usług, w wysokości 2 000 000,00 złotych brutto (dwa miliony złotych). Wyżej wymieniona kwota uwzględnia przewidywany wzrost cen w okresie obowiązywania Umowy Ramowej i nie będzie podlegała waloryzacji, zastrzeżeniem dopuszczalnej waloryzacji cen jednostkowych pozycji menu i usług dodatkowych, na zasadach określonych w § 10 Umowie Ramowej.
- 2.
Pod pojęciem usług cateringowych należy rozumieć usługi obejmujące swoim zakresem przygotowanie posiłków (od surowca do gotowej potrawy) i ich podanie w miejscu organizacji określonego wydarzenia, tj. w obiektach zlokalizowanych na terenie Warszawy, w szczególności obiektach Zamawiającego lub Uniwersyteckiego Centrum Klinicznego WUM, zlokalizowanych na terenie kampusu Banacha, pomiędzy ulicami: Banacha, Żwirki i Wigury, Księcia Trojdena i Pawińskiego.
- 3.
Zamawiający, w oparciu o art. 95 ustawy, wymaga aby czynności polegające na przygotowaniu posiłków, stanowiących przedmiot usług cateringowych, były wykonywane przez osoby zatrudnione, przez Wykonawcę lub Wykonawcę wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia, na podstawie umowy o pracę w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.).
- 4.
Każdorazowo w postępowaniu wykonawczym, Wykonawca zobowiązany będzie do złożenia oświadczenia o posiadaniu aktualnego zaświadczenia o wpisie do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej lub stosownej Decyzji Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego potwierdzającej, że warunki infrastruktury Wykonawcy spełniają wymagania sanitarno-higieniczne dotyczące produkcji żywności i obrotu żywnością.
- 5.
Zamawiający zawrze Umowę Ramową, której Projekt stanowi Załącznik nr 6 do SWZ, z trzema Wykonawcami, których oferty w świetle kryterium oceny ofert (cena 100%) będą najkorzystniejsze, chyba że oferty niepodlegające odrzuceniu złoży mniej Wykonawców.
- 6.
Zamawiający przystępując do udzielenia określonego zamówienia objętego Umową Ramową, w Zaproszeniu do złożenia oferty w postępowaniu wykonawczym, sporządzonym wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do Umowy Ramowej, określi w szczególności: miejsce i termin świadczenia usługi/usług świadczonych cyklicznie, liczbę uczestników wydarzenia, miejsce i termin składania ofert oraz w Formularzu ofertowym w postępowaniu wykonawczym i Formularzu cenowym w postępowaniu wykonawczym, stanowiącym Załączniki nr 1 oraz nr 2 do Zaproszenia, wymagane menu oraz wymagania dodatkowe - liczbę stołów bankietowych i krzeseł, stołów koktajlowych, dodatkową liczbę kelnerów, wymagania dotyczące aranżacji stołów (o ile będą wymagane), a także ew. informacje o odstąpieniu od konieczności zapewnienia obsługi kelnerskiej, zastawy stołowej, bielizny gastronomicznej lub innych wymagań określonych w § 4 Projektu Umowy Ramowej.
- 7.
Poszczególne zamówienia, o których mowa w ust. 1 i 2 świadczone jednorazowo lub cyklicznie, będą realizowane na podstawie Umów wykonawczych, których Projekt stanowi odpowiednio Załącznik nr 4a i Załącznik nr 4b do Projektu Umowy Ramowej, przez Wykonawcę, który w odpowiedzi na Zaproszenie do złożenia oferty w postępowaniu wykonawczym, złoży ofertę najkorzystniejszą w świetle kryterium oceny ofert (cena 100%), z zastrzeżeniem ust. 8.
- 8.
Oferta składana w postępowaniu wykonawczym na poszczególne usługi nie może być mniej korzystna od oferty złożonej w postępowaniu prowadzonym w celu zawarcia Umowy Ramowej, pod rygorem odrzucenia oferty, z zastrzeżeniem ust. 9.
- 9.
W przypadku usług cateringowych dla grupy uczestników równej lub mniejszej niż 20 osób, Wykonawcy będą uprawnieni do zastosowania maksymalnych cen jednostkowych pozycji menu oraz usług dodatkowych, o których mowa w ust. 6, powiększonych o 10% w stosunku do cen zaoferowanych w postępowaniu prowadzonym w celu zawarcia Umowy Ramowej, z zastrzeżeniem, że Umowa Ramowa ma zastosowanie do świadczenia usług cateringowych, dla grupy uczestników określonego wydarzenia (o charakterze jednorazowym) o wartości usługi nie mniejszej niż 1 000,00 złotych brutto, ustalonej w oparciu o ceny maksymalne najkorzystniejszej z ofert złożonych przez Wykonawców w prowadzonym postepowaniu, w celu zawarcia Umowy Ramowej.
- 10.
Szczegółowe zasady udzielania zamówień jednostkowych w okresie obowiązywania Umowy Ramowej oraz procedury wyboru ofert najkorzystniejszych (trzech, chyba że oferty niepodlegające odrzuceniu złoży mniej Wykonawców), określa Projekt Umowy Ramowej, stanowiący Załącznik nr 6 do SWZ, Formularz ofertowy, stanowiący Załącznik nr 1 do SWZ, Formularz cenowy, stanowiący Załącznik nr 2 do SWZ.
- 11.
W okresie obowiązywania Umowy Ramowej (36 miesięcy) Zamawiający przewiduje organizację ok. 170 wydarzeń, z udziałem nw. liczby uczestników, z zastrzeżeniem, że część wydarzeń ma charakter cykliczny:
- w 70 wydarzeniach uczestniczyć będzie od 15 do 70 osób;
- w 40 wydarzeniach uczestniczyć będzie od 70 do 150 osób;
- w 40 wydarzeniach uczestniczyć będzie od 150 do 300 osób;
- w 20 wydarzeniach uczestniczyć będzie 300 i więcej osób.
- 12.
Przewidywany zakres zamówienia (w okresie obowiązywania Umowy Ramowej), określony co do rodzaju i liczby menu oraz wymagań dodatkowych zawiera Formularz cenowy, stanowiący Załącznik nr 2 do SWZ, służący dokonaniu wyboru Wykonawców (trzech, chyba że oferty niepodlegające odrzuceniu złoży mniej Wykonawców), z którymi zostanie zawarta Umowa Ramowa.
- 13.
Zaleca się wypełnienie Formularza cenowego jw., w formie elektronicznej, w formacie xls., któremu nadano formułę dokonującą automatycznego mnożenia pozycji w wierszach i kolumnie tabeli, tak aby wyeliminować ewentualne omyłki rachunkowe.
