Zapytanie Ofertowe dotyczące przeprowadzenia kampanii promocyjnej związanej z udziałem w wydarzeniach targowych jako wystawca

Przeprowadzenie kampanii promocyjnej 1. Opis przedmiotu zamówienia: 1.1. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie kampanii promocyjnej związanej z udziałem Zamawiającego w charakterze wystawcy w niżej wymienionych wydarzeniach targowych dla sektora elektroniki profesjonalnej, mikroelektroniki i fotoniki. Kampanie dotyczą: 1.1.1. Udziału w targach InnoTrans, Berlin (Niemcy) w dniach 22–25 września 2026 r 1.1.2. Udziału w targach Elektronica, Monachium (Niemcy) w dniach 10–13 listopada 2026 r. 1.1.3. Udziału w targach Cine Asia, Bangkok (Tajlandia) w dniach 7–10 grudnia 2026 1.1.4. Udziału w targach Light + Intelligent Building Middle East, Dubaj (ZEA), 2027* 1.1.5. Udziału w targach Ciné – Giornate di Cinema, Riccione (Włochy) 2027* 1.1.6. Udziału w targach Cine Europe, Barcelona (Hiszpania) 2027* 1.1.7. Udziału w targach Big Cine Expo (Indie) 2027* 1.1.8. Udziału w targach InnoTrans, Berlin (Niemcy) 2028* 1.1.9. Udziału w targach Light & Building, Frankfurt (Niemcy) 2028* 1.1.10. Udziału w targach Cine Europe, Barcelona (Hiszpania) 2028* 1.1.11. Udziału w targach Big Cine Expo (Indie) 2028* 1.1.12. Udziału w targach Cine Europe, Barcelona (Hiszpania) 2029* 1.1.13.Udziału w targach Big Cine Expo (Indie) 2029* *dokładne terminy targów jeszcze nie są ustalone 1.2. W ramach kampanii promocyjnej do każdego wydarzenia targowego należy zrealizować pakiet działań marketingowych oraz opracować katalogi produktów, zgodnie z opisem w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia stanowiących Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego. 1.3. Przedmiot zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): KOD CPV: 79341400-0: Usługi prowadzenia kampanii reklamowych 1.4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Oferta musi obejmować całość zamówienia. Wybór jednego wykonawcy pozwoli na spójność zaplanowanych działań marketingowych. Kompleksowe podejście do kampanii promocyjnej pozwoli na zachowanie spójności w strategii marketingowej, komunikatach oraz wizualizacji marki we wszystkich wydarzeniach. To zapewnia jednolity i konsekwentny wizerunek firmy ANDRZEJ SZYMAŃSKI "LARS" na wszystkich targach. Ponadto, realizacja kampanii przez jednego wykonawcę umożliwia efektywne zarządzanie projektem, minimalizuje ryzyko komunikacyjnych nieporozumień oraz ułatwia koordynację działań promocyjnych. Współpraca z jednym wykonawcą zwiększa także odpowiedzialność za realizację całego zamówienia, co ułatwia egzekwowanie warunków umowy oraz kontrolę nad realizacją poszczególnych etapów kampanii promocyjnej. Podział zamówienia na części groziłby nadmiernymi trudnościami technicznymi, organizacyjnymi i nadmiernymi kosztami wykonania zamówienia, a skoordynowanie działań różnych wykonawców realizujących mogłoby zagrozić właściwemu i terminowemu wykonaniu zamówienia. Wybór jednego wykonawcy ma na celu sprawną i terminową realizację zamówienia, ustalenie bezdyskusyjnej odpowiedzialności za każdy element zamówienia. Warunki udziału w postępowaniu nie powodują ograniczenia konkurencji oraz zapewniają równy dostęp podmiotów do zamówienia. 1.5. Zamówienie uwzględnia następujące aspekty społeczne: 1.5.1. Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów dotyczących warunków pracy, takich jak czas pracy, płace, bezpieczeństwo i higiena pracy. Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania obowiązujących przepisów i standardów. 1.5.2. Wykonawca zapewni urządzenia spełniające wszelkie wymagane prawem normy jakości i bezpieczeństwa. 1.5.3. Przedmiot zamówienia powinien być dostępny dla osób z niepełnosprawnością. 1.5.4. Realizacja zamówienia będzie prowadzona z poszanowaniem zasad równości szans i niedyskryminacji. Treści promocyjne oraz materiały marketingowe nie będą zawierały przekazów dyskryminujących, wykluczających lub utrwalających stereotypy, a ich forma i język będą dostosowane do szerokiego grona odbiorców, zgodnie z zasadą prostego i zrozumiałego przekazu. 1.6. Zamówienie powinno uwzględniać aspekty środowiskowe takie jak: 1.6.1. W ramach realizacji zamówienia przewidziano opracowanie oraz dystrybucję elektronicznych katalogów produktów oraz zaproszeń digitalowych na targi, bez konieczności druku papierowych katalogów, ulotek lub broszur. Zastosowanie rozwiązań cyfrowych pozwoli na ograniczenie zużycia papieru oraz zmniejszenie ilości generowanych odpadów. 1.6.2. Ograniczenie produkcji fizycznych materiałów promocyjnych na rzecz narzędzi cyfrowych (media społecznościowe, mailing, materiały online), co przyczynia się do zmniejszenia zużycia surowców naturalnych oraz energii wykorzystywanej w procesach druku i dystrybucji. 1.6.3. W miarę możliwości organizacyjnych działania związane z realizacją kampanii promocyjnej (konsultacje, uzgodnienia, przekazywanie materiałów, raportowanie) prowadzone będą w formie zdalnej lub elektronicznej, co pozwala na ograniczenie konieczności podróży służbowych i związanej z nimi emisji CO₂ - za wyjątkiem spotkania podsumowującego w związku z dostarczanymi raportami, które odbędzie się w siedzibie firmy ANDRZEJ SZYMAŃSKI "LARS" przy ul. Świerkowej 14 w Niepruszewie. 2. Informacje dodatkowe 2.1. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 2.2. Jeżeli zaoferowana cena lub koszt wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia, tj. różnią się o więcej niż 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich ważnych ofert niepodlegających odrzuceniu, lub budzą wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym lub wynikającymi z odrębnych przepisów, Zamawiający zażąda od Wykonawcy złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu. Zamawiający ocenia te wyjaśnienia w konsultacji z wykonawcą i może odrzucić tę ofertę wyłącznie w przypadku, gdy złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej ceny lub kosztu w tej ofercie. 2.3. W wyniku przeprowadzonej procedury wyboru Wykonawcy, imię i nazwisko albo nazwa Wykonawcy, siedziba firmy (województwo, powiat, miejscowość, ulica, numer budynku, numer lokalu (mieszkania), kod pocztowy); wynik oceny złożonych ofert wyliczony przez zamawiającego zgodnie z kryteriami oceny ofert; cena oferty (honorarium) Wykonawcy zostaną opublikowane w Bazie Konkurencyjności, w celu niezbędnym do prawidłowej realizacji i rozliczenia projektu, którego zapytanie dotyczy. 2.4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia/anulowania postępowania w trakcie jego trwania bez podania przyczyny, do zakończenia postępowania bez rozstrzygnięcia, bez podania przyczyny lub do unieważnienia postępowania po wyborze Oferenta, ale przed podpisaniem umowy z Oferentem, bez podania przyczyny. 2.5. Na etapie weryfikacji ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Oferentów do uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień dotyczących składanych ofert, ale Zamawiający ma również prawo rozpatrzyć oferty bez wzywania Oferentów do składania uzupełnień lub wyjaśnień. Uzupełnienie lub doprecyzowanie przesłanej oferty nie może prowadzić do zmiany merytorycznej treści oferty, w tym do zmiany ceny. 2.6. Wszelka komunikacja między Zamawiającym a Oferentem (pytania/odpowiedzi) w okresie od publikacji ogłoszenia do upływu terminu składania ofert odbywa się za pośrednictwem Bazy konkurencyjności. Po upływie terminu składania ofert kontakt z Wykonawcami będzie odbywał się za pomocą danych kontaktowych wskazanych w ofercie bądź dostępnych w Bazie w sekcji „Osoby do kontaktu”. Kontaktując się z Wykonawcami, Zamawiający będzie kierował się poszanowaniem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania Wykonawców. 2.7. Zamawiający dopuszcza negocjacje cenowe z Oferentami, którzy spełniają wszystkie warunki opisane w punkcie 2 i 3 niniejszego Zapytania ofertowego. 3. Termin realizacji umowy: do 30.11.2029, zgodnie z terminami opisanymi w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego.