Kopia „IGŁA - Koncepcja z tołkiem na siebie”

Kompleksowa usługa badawcza, opracowanie czterech modeli PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa realizowana w ramach projektu „IGŁA – Koncepcja z tołkiem na siebie”, nr FEPD.07.02-IP.01-0010/23, współfinansowanego z EFS+ w programie Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021–2027. Zamówienie obejmuje pozyskanie przedsiębiorstw, diagnozy Work-Life Balance, raporty, cztery modele WLB, publikację cyfrową i drukowaną, serwis internetowy oraz przekazanie praw, plików źródłowych, kodu, dostępów i dokumentacji. 1. POZYSKANIE PRZEDSIĘBIORSTW Wykonawca samodzielnie, na własny koszt i ryzyko, wyszuka i pozyska 10 przedsiębiorstw z subregionu suwalskiego, zatrudniających co najmniej 9 pracowników i gotowych do udziału w diagnozie WLB. Przedsiębiorstwa powinny reprezentować cztery obszary: roboty budowlane, usługi, dostawy towarów, produktów lub materiałów oraz administrację/korporacje. Wykonawca przedstawi przedsiębiorstwa Zamawiającemu do uprzedniej akceptacji. Zamawiający nie przekazuje listy firm, nie prowadzi ich rekrutacji i nie gwarantuje ich udziału. Jeżeli zaakceptowane przedsiębiorstwo zrezygnuje przed zakończeniem diagnozy, Wykonawca pozyska podmiot zastępczy spełniający wymagania, bez dodatkowego wynagrodzenia i bez przesunięcia terminu. 2. METODOLOGIA I DIAGNOZY Wykonawca opracuje jednolitą metodologię i narzędzia badawcze dla wszystkich 10 diagnoz oraz przedstawi je Zamawiającemu do akceptacji. Metodologia ma zapewniać porównywalność wyników i pozwalać na dostosowanie badania do wielkości firmy, branży i organizacji pracy. Każda diagnoza musi obejmować co najmniej: osobistą wizytę diagnostyczną w miejscu prowadzenia działalności albo faktycznego wykonywania pracy; bezpośredni, pogłębiony wywiad z właścicielem, członkiem kadry zarządzającej albo inną osobą posiadającą wiedzę o organizacji pracy i uprawnioną do podejmowania lub przygotowywania decyzji kadrowych i organizacyjnych; poznanie perspektywy pracowników za pomocą anonimowej ankiety, wywiadów, rozmowy grupowej albo innej adekwatnej metody; w miarę dostępności – analizę dobrowolnie udostępnionych dokumentów i danych organizacyjnych, np. grafików, regulaminów, procedur, absencji, nadgodzin lub rotacji. Diagnoza nie może ograniczać się wyłącznie do ankiet, rozmów telefonicznych, wideokonferencji ani korespondencji. Formy zdalne mogą być używane jedynie pomocniczo i nie mogą zastępować wizyty ani osobistego wywiadu z osobą decyzyjną. Każda wizyta zostanie udokumentowana kartą zawierającą nazwę przedsiębiorstwa, miejsce, datę, czas trwania, dane uczestników i wykaz czynności. Koszty pozyskania firm, kontaktów, dojazdów, pobytów i wizyt są zawarte w cenie. Diagnozy powinny obejmować odpowiednio do specyfiki firmy: organizację czasu pracy, grafików, zmian, zastępstw i nadgodzin; przewidywalność godzin pracy; kontaktowanie się po pracy i prawo do odpoczynku; możliwości elastycznej organizacji pracy; godzenie pracy z obowiązkami rodzinnymi i opiekuńczymi; powroty po dłuższych nieobecnościach; obciążenie psychiczne i fizyczne, stres i ryzyko wypalenia; komunikację i kulturę organizacyjną; reagowanie na nagłe sytuacje życiowe; równość kobiet i mężczyzn oraz dane pozwalające oceniać efekty zmian. 3. RAPORTY Dla każdego przedsiębiorstwa Wykonawca opracuje odrębny raport diagnostyczny przeznaczony dla Zamawiającego i badanego podmiotu. Raport powinien zawierać charakterystykę organizacji pracy, opis zastosowanych metod, mocne strony i dobre praktyki, problemy, bariery i potrzeby, rekomendacje możliwe do zastosowania, zagadnienia do uwzględnienia w modelu branżowym oraz 3–5 prostych wskaźników do obserwowania po wdrożeniu zmian. Wykonawca opracuje raport zbiorczy z 10 diagnoz, przedstawiający zanonimizowane tendencje, różnice branżowe, potrzeby, dobre praktyki i wnioski do modeli. Raporty indywidualne są poufne. Materiały publiczne nie mogą umożliwiać identyfikacji firmy ani osoby bez zgody. 4. CZTERY MODELE WORK-LIFE BALANCE Na podstawie wyników diagnoz Wykonawca opracuje cztery modele WLB dla obszarów: roboty budowlane; usługi; dostawy – przedsiębiorstwa realizujące dostawy towarów, produktów lub materiałów; administracja/korporacje. Każdy model ma być zwięzłym, czytelnym i praktycznym przewodnikiem wdrożeniowym dla właścicieli firm, pracodawców i kadry zarządzającej. Nie może ograniczać się do teorii WLB, zestawienia przepisów ani ogólnych zaleceń. Użytkownik powinien móc szybko zrozumieć pojedyncze rozwiązanie, poznać jego korzyści i dowiedzieć się, od czego rozpocząć wdrożenie, bez czytania całości w ustalonej kolejności. Każdy model powinien zawierać: krótką charakterystykę przedsiębiorstw, dla których jest przeznaczony; problemy rozpoznane w badaniach; od 6 do 10 praktycznych rozwiązań dostosowanych do branży; prostą ścieżkę wdrożenia w 4–5 krokach; gotowe narzędzia, np. checklisty, krótkie ankiety, wzory zasad, komunikatów, planu pilotażu lub arkuszy monitorowania; prosty sposób sprawdzenia efektów. Każde rozwiązanie należy opisać według układu: na czym polega; jaki problem rozwiązuje; co zyska pracodawca i firma; co zyska pracownik; jak rozpocząć wdrożenie; jakich zasobów lub kosztów może wymagać; na co zwrócić uwagę organizacyjnie lub prawnie; jak po 30–90 dniach sprawdzić, czy działa. Treści mają być napisane prostym językiem, z krótkimi akapitami, nagłówkami, tabelami, ikonami, boksami, checklistami i kartami rozwiązań. Nie wolno sztucznie zwiększać objętości. 5. PUBLIKACJA CYFROWA I DRUKOWANA Wykonawca przygotuje jedną spójną publikację obejmującą część wprowadzającą, najważniejsze zanonimizowane wnioski z badań, cztery modele WLB i narzędzia wdrożeniowe. Publikacja powinna mieć format A5, orientację pionową i objętość od 64 do 96 stron bez okładki. Część formalna, strony redakcyjne, spis treści i wprowadzenie nie powinny łącznie przekraczać 8 stron. Zakres obejmuje pełną redakcję merytoryczną, językową i stylistyczną, korektę, projekt graficzny, okładkę, wykresy, ikony, infografiki i ilustracje, przygotowanie dostępnego cyfrowo PDF, osobnego PDF do profesjonalnego druku oraz przekazanie plików edytowalnych tekstów, składu, tabel, wykresów, grafik, formularzy, checklist i narzędzi. Wykonawca zapewni autoryzację finalnej wersji przez wszystkie osoby wskazane jako autorzy lub współautorzy. Druk pełnego nakładu może rozpocząć się dopiero po akceptacji ostatecznego PDF i proofu przez Zamawiającego. Autoryzacja i akceptacja nie zwalniają Wykonawcy z odpowiedzialności za poprawność materiałów i zgodność druku z wersją zatwierdzoną. Wykonawca wydrukuje i dostarczy 300 identycznych egzemplarzy. Minimalne parametry: A5, pion; środek – papier kredowy matowy min. 115 g/m², druk 4/4; okładka – papier lub karton kredowy min. 250 g/m², druk 4/4, folia matowa jednostronnie; oprawa klejona PUR albo trwalsza. Pakowanie i dostawa pod adres wskazany przez Zamawiającego odbywają się na koszt i ryzyko Wykonawcy. 6. SERWIS INTERNETOWY Wykonawca zaprojektuje, wykona, uruchomi i przekaże Zamawiającemu prosty, czytelny serwis internetowy prezentujący rezultaty projektu. Użytkownik powinien szybko wybrać branżę, przeczytać krótkie moduły modelu i pobrać narzędzia. Najważniejsze treści modeli muszą być dostępne bezpośrednio jako treści HTML, a nie wyłącznie jako PDF. Serwis powinien obejmować stronę główną z czterema wejściami branżowymi, cztery sekcje modeli, moduły dotyczące problemów, rozwiązań, korzyści, rozpoczęcia wdrożenia, gotowych narzędzi i mierzenia efektów, sekcję plików do pobrania oraz informacje o projekcie, finansowaniu i Zamawiającym. Serwis musi być responsywny, zgodny z WCAG 2.1 AA, obsługiwany klawiaturą, wyposażony w panel administracyjny i możliwy do samodzielnego utrzymywania przez Zamawiającego. Nie może wymagać ukrytych abonamentów, obowiązkowych płatnych wtyczek ani konta Wykonawcy. Wykonawca przekaże pełne dostępy, kod źródłowy, pliki, bazę danych – jeżeli występuje – paczkę instalacyjną, kopię bezpieczeństwa, instrukcję odtworzenia i obsługi, wykaz komponentów i licencji oraz przeprowadzi szkolenie administracyjne do 2 godzin. Gwarancja serwisu wynosi minimum 12 miesięcy. 7. PRAWA, POUFNOŚĆ I DOSTĘPNOŚĆ W ramach wynagrodzenia Wykonawca przeniesie na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do metodologii, raportów, modeli, tekstów, publikacji, autorskich grafik, projektu serwisu i kodu źródłowego. Materiały osób trzecich muszą pochodzić z legalnych źródeł i umożliwiać druk, publikację internetową, nieodpłatne udostępnianie oraz korzystanie przez Zamawiającego bez dalszych opłat. Wykonawca przekaże wykaz materiałów i licencji. Wykonawca zachowa poufność informacji uzyskanych od przedsiębiorstw i Zamawiającego, zapewni anonimowość pracowników, zabezpieczy materiały robocze i zanonimizuje treści publiczne. Rezultaty cyfrowe muszą spełniać standardy dostępności właściwe dla projektów Funduszy Europejskich, a publikacja, serwis i materiały przeznaczone do upowszechniania muszą zostać oznaczone zgodnie z zasadami programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021–2027. 8. ETAPY REALIZACJI Etap I obejmuje: pozyskanie i akceptację 10 przedsiębiorstw, metodologię i narzędzia, 10 wizyt diagnostycznych, 10 raportów indywidualnych, raport zbiorczy, 4 modele WLB, narzędzia wdrożeniowe, gotową publikację cyfrową, PDF do druku, pliki edytowalne oraz dokumenty dotyczące źródeł, autorów, praw i licencji. Etap II obejmuje: uruchomienie i przetestowanie serwisu internetowego, przekazanie dostępów, kodu, plików, dokumentacji i kopii bezpieczeństwa, wykonanie proofu, druk i dostawę 300 egzemplarzy publikacji oraz przekazanie praw i dokumentacji technicznej. Szczegółowe wymagania, terminy, zasady odbioru i odpowiedzialność Wykonawcy określa pełna dokumentacja postępowania.