„IGŁA - Koncepcja z tołkiem na siebie”

Kompleksowa usługa badawcza, opracowanie czterech modeli Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa badawcza, merytoryczna, redakcyjna, graficzna, wydawnicza i informatyczna realizowana w ramach projektu „IGŁA – Koncepcja z tołkiem na siebie”, nr FEPD.07.02-IP.01-0010/23, współfinansowanego ze środków EFS+ w programie Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021–2027. 1. ZAKRES ZAMÓWIENIA Zamówienie obejmuje: 1) opracowanie metodologii i narzędzi badawczych; 2) przeprowadzenie od podstaw 10 diagnoz/audytów Work-Life Balance w 10 przedsiębiorstwach wskazanych przez Zamawiającego w subregionie suwalskim; 3) opracowanie 10 raportów indywidualnych i jednego raportu zbiorczego; 4) opracowanie 4 modelowych rozwiązań WLB dla obszarów: roboty budowlane, usługi, dostawy oraz administracja/korporacje; 5) przygotowanie jednej spójnej publikacji obejmującej modele, zanonimizowane wnioski z badań i narzędzia wdrożeniowe; 6) wykonanie i uruchomienie serwisu internetowego prezentującego modele; 7) skład, druk i dostawę 300 egzemplarzy publikacji; 8) przeniesienie praw autorskich do materiałów stworzonych w ramach zamówienia i zapewnienie legalności materiałów osób trzecich. Dane z diagnoz mają stanowić podstawę modeli, modele – publikacji, a treści publikacji mają zostać przeniesione do serwisu. Wykonawca może korzystać z podwykonawców, pozostając odpowiedzialnym za całość. 2. DIAGNOZY W PRZEDSIĘBIORSTWACH Wykonawca przeprowadzi 10 diagnoz według jednolitej metodologii zaakceptowanej przez Zamawiającego. Przed rozpoczęciem badań przedstawi do akceptacji metodologię i narzędzia. Sposób badania należy dostosować do wielkości, branży i organizacji pracy firmy, zachowując porównywalność wyników. Każda diagnoza musi obejmować: 1) co najmniej jedną osobistą wizytę diagnostyczną w miejscu prowadzenia działalności albo faktycznego wykonywania pracy; 2) bezpośredni, pogłębiony wywiad z właścicielem, członkiem kadry zarządzającej albo inną osobą posiadającą wiedzę o organizacji pracy i uprawnioną do podejmowania lub przygotowywania decyzji kadrowych i organizacyjnych; 3) poznanie perspektywy pracowników za pomocą anonimowej ankiety, wywiadów, rozmowy grupowej albo innej adekwatnej metody; 4) w miarę dostępności – analizę dobrowolnie udostępnionych dokumentów lub danych, np. grafików, procedur, absencji, nadgodzin albo rotacji. Diagnoza nie może ograniczać się wyłącznie do ankiet, rozmów telefonicznych, wideokonferencji ani korespondencji. Formy zdalne mogą być używane pomocniczo, lecz nie mogą zastąpić wizyty i osobistego wywiadu z osobą decyzyjną. Każda wizyta zostanie potwierdzona kartą zawierającą nazwę przedsiębiorstwa, miejsce i datę, czas trwania, dane i funkcję przedstawiciela przedsiębiorstwa, dane osoby prowadzącej diagnozę, krótki wykaz czynności oraz podpisy obu stron. Koszty dojazdu, pobytu i organizacji wizyt są zawarte w cenie oferty. Diagnoza powinna obejmować odpowiednio do specyfiki firmy: organizację czasu pracy, grafików, zmian, zastępstw i nadgodzin; przewidywalność czasu pracy; kontaktowanie się po godzinach; możliwości elastycznej organizacji pracy; godzenie pracy z obowiązkami rodzinnymi i opiekuńczymi; powroty po dłuższej nieobecności; obciążenie psychiczne i fizyczne, stres i ryzyko wypalenia; komunikację i kulturę organizacyjną; reagowanie na nagłe sytuacje życiowe; równość kobiet i mężczyzn oraz dane pozwalające oceniać efekty zmian. Dla każdego przedsiębiorstwa powstanie raport zawierający: krótką charakterystykę organizacji pracy, opis metod, mocne strony i dobre praktyki, problemy i potrzeby, rekomendacje możliwe do zastosowania oraz 3–5 prostych wskaźników do obserwowania po wdrożeniu zmian. Raporty indywidualne są poufne i nie podlegają publikacji bez odrębnej zgody przedsiębiorstwa. Raport zbiorczy ma prezentować zanonimizowane tendencje, różnice branżowe, potrzeby, dobre praktyki i wnioski będące podstawą czterech modeli. Materiał publiczny nie może umożliwiać identyfikacji przedsiębiorstwa ani osoby bez ich zgody. 3. CZTERY MODELE WORK-LIFE BALANCE Wykonawca opracuje cztery odrębne modele dla: robót budowlanych, usług, przedsiębiorstw realizujących dostawy towarów, produktów lub materiałów oraz administracji/korporacji. Każdy model ma być zwięzłym, czytelnym i praktycznym przewodnikiem wdrożeniowym dla właścicieli firm, pracodawców i kadry zarządzającej. Nie może ograniczać się do teorii WLB, zestawienia przepisów ani ogólnych zaleceń. Użytkownik powinien móc w kilka minut zrozumieć pojedyncze rozwiązanie, poznać korzyści i dowiedzieć się, od czego zacząć, bez konieczności czytania całości w ustalonej kolejności. Każdy model powinien zawierać: 1) krótką charakterystykę przedsiębiorstw, dla których jest przeznaczony; 2) najważniejsze problemy rozpoznane w badaniach; 3) od 6 do 10 praktycznych rozwiązań dostosowanych do branży; 4) prostą ścieżkę wdrożenia w 4–5 krokach; 5) narzędzia, np. checklisty, krótkie ankiety, wzory zasad, komunikatów, planu pilotażu lub prostych arkuszy monitorowania; 6) prosty sposób sprawdzenia efektów. Każde rozwiązanie należy przedstawić według układu: na czym polega; jaki problem rozwiązuje; co zyska pracodawca i firma; co zyska pracownik; jak rozpocząć wdrożenie; jakich zasobów lub kosztów może wymagać; na co zwrócić uwagę organizacyjnie lub prawnie; jak sprawdzić po 30–90 dniach, czy działa. Treści mają być napisane prostym językiem, z użyciem krótkich akapitów, nagłówków, ikon, boksów, checklist, tabel i kart rozwiązań. Informacje prawne należy przedstawiać zwięźle, wskazując, kiedy potrzebna jest zmiana regulaminu, konsultacja lub porada prawna. Nie dopuszcza się sztucznego zwiększania objętości przez powtarzanie treści, puste przestrzenie lub nadmiernie duże tytuły. 4. PUBLIKACJA Wykonawca przygotuje jedną publikację obejmującą cztery modele, część wprowadzającą, zanonimizowane wnioski z badań i narzędzia. Wymagania: format A5; przewidywana objętość 64–96 stron bez okładki; pełna redakcja i korekta; spójny projekt graficzny; dostępny cyfrowo PDF; osobny PDF do druku; pliki edytowalne treści, składu, tabel, wykresów, formularzy, checklist i narzędzi. Wykonawca zapewni autoryzację ostatecznej wersji treści przez wszystkie osoby wskazane jako autorzy lub współautorzy. Autoryzacja musi dotyczyć oznaczonej wersji po redakcji, korekcie i składzie. Druk może rozpocząć się wyłącznie po akceptacji proofu przez Zamawiającego. Akceptacja nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za zgodność wydruku z zatwierdzoną wersją. Parametry druku: 300 identycznych egzemplarzy; A5, pion; środek – papier kredowy matowy min. 115 g/m², druk 4/4; okładka – papier/karton kredowy min. 250 g/m², druk 4/4, folia matowa jednostronnie; oprawa klejona PUR albo trwalsza. Dostawa na koszt i ryzyko Wykonawcy pod adres wskazany przez Zamawiającego. 5. SERWIS INTERNETOWY Wykonawca wykona i uruchomi na serwerze Zamawiającego prosty, czytelny serwis prezentujący rezultaty projektu. Serwis nie ma być rozbudowanym portalem. Użytkownik powinien szybko wybrać branżę, przeczytać krótki moduł i pobrać narzędzia. Serwis musi zawierać: stronę główną z czterema wejściami branżowymi; cztery sekcje modeli; w każdej sekcji moduły: problemy, rozwiązania, korzyści, „Jak zacząć?”, „Gotowe narzędzia” i „Skąd wiadomo, że działa?”; pliki do pobrania; informacje o projekcie, finansowaniu i Zamawiającym. Najważniejsze treści modeli należy przedstawić także jako treści HTML, nie tylko jako PDF. Serwis ma być responsywny, szybki, zgodny z WCAG 2.1 AA, obsługiwany klawiaturą i wyposażony w panel administracyjny. Nie może wymagać kont użytkowników, ukrytych abonamentów, obowiązkowych płatnych wtyczek ani zależeć od konta Wykonawcy. Wykonawca przekaże dostępy administracyjne, kod źródłowy, pliki, bazę danych – jeżeli występuje – paczkę instalacyjną, kopię bezpieczeństwa, wykaz komponentów i licencji, instrukcję oraz przeprowadzi jedno szkolenie zdalne do 2 godzin. Gwarancja serwisu: minimum 6 miesięcy. 6. ETAPY I TERMINY Etap I obejmuje: metodologię i narzędzia, 10 diagnoz i kart wizyt, 10 raportów indywidualnych, raport zbiorczy, 4 modele, narzędzia, publikację w dostępnym PDF i PDF do druku, pliki edytowalne oraz dokumenty dotyczące praw i licencji. Termin Etapu I stanowi konkretna data wskazana w ofercie i po zawarciu umowy staje się terminem wiążącym. Etap II obejmuje: wykonanie i uruchomienie serwisu, przekazanie kodu, dostępów i dokumentacji, druk i dostawę 300 egzemplarzy. Etap II musi zostać wykonany i odebrany nie później niż 31 października 2026 r. 7. PRAWA, POUFNOŚĆ, DOSTĘPNOŚĆ I ODBIÓR Wykonawca przeniesie na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do materiałów stworzonych w ramach zamówienia, w tym raportów, modeli, tekstów, autorskich grafik, projektu serwisu i kodu źródłowego. Materiały osób trzecich muszą pochodzić z legalnych źródeł i umożliwiać druk, publikację internetową oraz korzystanie bez dalszych opłat. Wykonawca przekaże wykaz materiałów i licencji. Wykonawca zachowa poufność informacji uzyskanych od przedsiębiorstw, zapewni anonimowość pracowników i zanonimizuje materiały publiczne. Rezultaty cyfrowe muszą spełniać standardy dostępności, a materiały zostać oznaczone zgodnie z zasadami programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021–2027. Odbiór każdego Etapu nastąpi na podstawie protokołu. Samo przekazanie plików, publikacji lub dostępu do serwisu nie oznacza odbioru. Cena obejmuje co najmniej dwie pełne rundy uwag do modeli, publikacji i serwisu; poprawianie błędów, braków i niezgodności z OPZ odbywa się bez ograniczenia liczby rund. Wszystkie koszty, w tym dojazdy, licencje, redakcja, korekta, projekt graficzny, proof, druk, pakowanie, dostawa, wdrożenie, gwarancja i przeniesienie praw, muszą być zawarte w cenie ofertowej.