ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/FENG/2026

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 2/FENG/2026 1.Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa obejmująca zaprojektowanie, wykonanie, dostawę, montaż, obsługę techniczną oraz demontaż stoiska targowego Zamawiającego podczas targów Gamescom 2026, odbywających się w dniach 26–30 sierpnia 2026 r. w centrum wystawienniczym Koelnmesse w Kolonii (Niemcy) w strefie Entertainment Area. Stoisko będzie służyć promocji gier storytellingowych z gatunku horror/thriller produkowanych przez Zamawiającego. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do: • przygotowania wizualizacji stoiska, • wykonania kompletnej zabudowy stoiska, • dostarczenia wszystkich elementów wyposażenia wskazanych w OPZ, • transportu elementów stoiska na teren targów, • montażu stoiska wraz z instalacjami technicznymi, • zapewnienia obsługi technicznej podczas trwania targów, • utrzymania pełnej sprawności technicznej stoiska przez cały okres wydarzenia, • demontażu stoiska po zakończeniu targów, • wywozu wszystkich elementów zabudowy zgodnie z wymaganiami organizatora targów 2. Lokalizacja i termin realizacji Miejsce realizacji: Koelnmesse, Kolonia, Niemcy Hala 10.1, stoisko C040/D041 o powierzchni 9,00 m x 13,00 m = 117,00 m2, czołowe Termin realizacji: • montaż i przygotowanie stoiska – zgodnie z harmonogramem organizatora targów, nie później niż do dnia 25.08.2026 r.; • realizacja wydarzenia – 26–30.08.2026 r.; • demontaż stoiska – po zakończeniu wydarzenia, zgodnie z harmonogramem i regulaminem organizatora targów. 3. Wymagania projektowe Projekt stoiska powinien: • nawiązywać do tematyki gier horror/thriller prezentowanych przez Zamawiającego, • zapewniać wysoką rozpoznawalność marki Bloober Team, • posiadać nowoczesny i atrakcyjny wizualnie charakter, • zapewniać komfort użytkowania zarówno odwiedzającym, jak i obsłudze stoiska, • przewidywać zastosowanie odpowiedniego oświetlenia oraz elementów multimedialnych budujących klimat prezentowanych produkcji, • uwzględniać wszystkie wymagania techniczne i organizacyjne organizatora targów Gamescom 2026. Przed rozpoczęciem realizacji Wykonawca przedstawi Zamawiającemu projekt w formie opisowej i wizualnej (wizualizacje 3D) do akceptacji. W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest do nieodpłatnego wprowadzenia zmian aż do momentu uzyskania ostatecznej akceptacji projektu. 4. Układ funkcjonalny stoiska Stoisko powinno zostać podzielone na następujące strefy: 1. strefę wystawienniczą, 2. strefę pokazową gry, 3. pomieszczenie techniczne (zaplecze). 4.1. STREFA POKAZOWA GRY: W strefie pokazowej należy przygotować: • 9 stanowisk gamingowych przeznaczonych do prezentacji gry; • przestrzeń dla 2 stanowisk Nintendo o wymiarach około 100 cm × 100 cm każde. Każde stanowisko gamingowe powinno obejmować: • stół gamingowy, • krzesło gamingowe. Sprzęt komputerowy, monitory oraz peryferia zostaną zapewnione przez Zamawiającego. Przestrzeń powinna umożliwiać wygodne korzystanie ze stanowisk zarówno graczom, jak i osobom oczekującym na pokaz. 4.2. STREFA WYSTAWIENNICZA Wyposażenie ekspozycyjne strefy wystawienniczej zapewnia Zamawiający. Wykonawca zapewni: • odpowiednie oświetlenie eksponatów, • minimum 5 punktów świetlnych skierowanych na ekspozycję, • dodatkowe podświetlenie w formie listew LED (LED barów), • słupki odgradzające strefę wystawienniczą od pozostałej części stoiska. 4.3 POMIESZCZENIE TECHNICZNE Na stoisku należy wydzielić pomieszczenie techniczne o wymiarach 5,5 m × 3,0 m. Pomieszczenie powinno być zamykane i wyposażone w: • regały do przechowywania materiałów promocyjnych i merchandisingowych, • ekspres do kawy, • lodówkę, • 4 krzesła, • mały stolik, • dystrybutor wody, • kubeczki oznakowane logotypem Bloober Team. Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić na cały okres trwania targów: kawę, mleko,cukier. 5. Konstrukcja i zabudowa stoiska Maksymalna wysokość zabudowy wynosi 3,0 m. Wykonawca zaprojektuje i wykona podwieszenie stoiska w kształcie litery „C” z uwagi na bezpośrednie przyleganie jednej strony stoiska do ściany hali. Pomiędzy górną krawędzią zabudowy a konstrukcją podwieszaną należy zachować wolną przestrzeń wynoszącą minimum 1 m. Konstrukcja stoiska powinna umożliwiać montaż elementów ekspozycyjnych o nośności punktowej przekraczającej 5 kg. Wszystkie elementy zabudowy muszą zostać wykonane z estetycznych, trwałych i wysokiej jakości materiałów oraz spełniać wymagania organizatora targów i zarządcy obiektu. 6. Ekran LED Przy wejściu na stoisko należy zainstalować ekran LED o wymiarach około 3,0 m × 4,0 m. Zamawiający dopuszcza zastosowanie innych wymiarów ekranu, pod warunkiem że będzie to uzasadnione przyjętą koncepcją architektoniczną i wizualną stoiska oraz zapewni właściwą ekspozycję materiałów promocyjnych. Ekran powinien zapewniać wysoką jakość obrazu oraz możliwość odtwarzania materiałów dostarczonych przez Zamawiającego. 7. Instalacje techniczne i elektryczne Wykonawca zapewni kompleksową realizację instalacji elektrycznej stoiska. W szczególności Wykonawca zobowiązany jest do: • wykonania wszystkich przyłączy niezbędnych do funkcjonowania stoiska, • doprowadzenia zasilania do stanowisk gamingowych, ekranu LED, zaplecza technicznego oraz pozostałych urządzeń, • zapewnienia bezpiecznego prowadzenia przewodów i okablowania, • ukrycia przewodów w konstrukcji stoiska lub pod podłogą techniczną, • zapewnienia nieprzerwanej pracy wszystkich urządzeń dostarczonych przez Wykonawcę. Ostateczna liczba przyłączy oraz ich rozmieszczenie zostaną dostosowane do lokalizacji stoiska wskazanej przez organizatora targów. Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia w koncepcji i wycenie niezbędnych przyłączy, w tym energii elektrycznej. Dostęp do internetu zapewnia Zamawiający. 8. Oświetlenie i rozwiązania audiowizualne Wykonawca zapewni oświetlenie zgodne z funkcją poszczególnych stref oraz charakterem prezentowanych produktów. Zamawiający wymaga zastosowania rozwiązań audiowizualnych zapewniających wysoką jakość obrazu oraz odpowiednią ekspozycję materiałów promocyjnych. Dobór oświetlenia powinien podkreślać klimat prezentowanych gier oraz zapewniać atrakcyjność wizualną stoiska. 9. Obsługa techniczna Wykonawca zapewni: • minimum 2 osoby wspierające obsługę stoiska przez cały okres targów, • personel techniczny obecny podczas montażu, trwania wydarzenia i demontażu, • bieżący nadzór nad funkcjonowaniem urządzeń, • natychmiastowe usuwanie usterek i awarii, • realizację wszystkich czynności technicznych w sposób niezakłócający pracy stoiska. 10. Bezpieczeństwo Wykonawca zobowiązany jest do: • zapewnienia zgodności stoiska z obowiązującymi przepisami BHP i PPOŻ., • wyposażenia stoiska w wymagane środki ochrony przeciwpożarowej, • przestrzegania wszystkich wymogów bezpieczeństwa określonych przez organizatora targów oraz zarządcę obiektu. 11. Zrównoważony rozwój Zamawiający preferuje zastosowanie rozwiązań umożliwiających ponowne wykorzystanie elementów zabudowy podczas kolejnych wydarzeń targowych. W związku z tym rekomendowane jest wykorzystanie modułowych konstrukcji, mebli oraz elementów ekspozycyjnych pozwalających na ich ponowne użytkowanie po zakończeniu targów Gamescom 2026. 12. Zgodność z wymaganiami organizatora targów Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za zgodność stoiska z obowiązującymi przepisami, regulaminami oraz wytycznymi organizatora targów Gamescom 2026 oraz Koelnmesse. W szczególności Wykonawca zobowiązany jest do: • przygotowania i dostarczenia wymaganej dokumentacji technicznej, • uzyskania wszelkich wymaganych akceptacji dotyczących zabudowy i konstrukcji podwieszanej, • uzyskania zgód dla instalacji audiowizualnych i technicznych, jeżeli są wymagane, • przestrzegania wytycznych montażowych i bezpieczeństwa. Wszelkie koszty, sankcje lub konsekwencje wynikające z niezgodności stoiska z wymogami organizatora obciążają Wykonawcę. Uszczegółowienie zamówienia zostało opisane w załączonym pliku "Zapytanie ofertowe nr 2/FENG/2026.