Obsługa informatyczna zawodów organizowanych w 2027 roku m.in. przyjmowanie zgłoszeń, nadawanie numerów startowych ich dostawa oraz pomiar czasu

Zamawiający, zgodnie z
Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji
oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie
zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020r. poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne
umożliwiające pracę na https://platformazakupowa.pl/pn/mcswroc, tj.:
a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,
b) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja,
jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,
c) zainstalowana dowolna, inna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer,
d) włączona obsługa JavaScript,
e) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,
f) Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.
g) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu
lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar. Komunikacja z Zamawiającym odbywa się za
pośrednictwem https://platformazakupowa.pl/pn/mcswroc i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
a) Do czynności podejmowanych przez Zamawiającego i Wykonawców
w postępowaniu o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy ustawy PZP oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, a w sprawach nieuregulowanych przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tj. Dz.U. z 2024 r., poz. 1061 ze zm.).
b) administratorem danych osobowych jest: Młodzieżowe Centrum Sportu Wrocław, al. I.J. Paderewskiego 35, 51-612 Wrocław, inspektor ochrony danych osobowych w MCS Wrocław: kontakt email: iod@mcs.wroc.pl
c) przekazane dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, związanym z niniejszym postępowaniem prowadzonym zgodnie z zasadą konkurencyjności,
d) przekazane dane osobowe będę przetwarzane wyłącznie w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, w szczególności potwierdzenia kwalifikowalności wydatków, udzielenia wsparcia, monitoringu, ewaluacji, kontroli, audytu i sprawozdawczości,
e) przekazane dane osobowe mogą zostać udostępnione organom upoważnionym zgodnie z obowiązującym prawem,
f) dane osobowe będą przechowywane zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania
o udzielenie zamówienia lub przez okres niezbędny do realizacji celu projektu, do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikających
z przepisów prawa,
g) obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym
w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych, związanym z udziałem
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych,
h) w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany stosowanie do art. 22 RODO,
i) posiada Pani/Pan:
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do swoich danych osobowych,
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania swoich danych osobowych,
j) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
k) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO,
l) nie przysługuje Pani/Panu:
• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa informatyczna, logistyczna oraz techniczna imprez sportowych organizowanych przez Młodzieżowe Centrum Sportu Wrocław w 2027 roku. Zakres zamówienia obejmuje następujące zawody sportowe:
• ZADANIE A - 13. Nocny Wrocław Półmaraton (12-13.06.2027 r.)
• ZADANIE B - Bieg Rodzinny (12.06.2027 r.)
• ZADANIE C - WrocWalk 2027 (11.11.2027 r.)
Zamówienie obejmuje w szczególności:
• Udostępnienie i obsługę elektronicznego systemu rejestracji uczestników wraz z integracją płatności online
• Wykonanie i dostawę spersonalizowanych numerów startowych
• Świadczenie usługi elektronicznego pomiaru czasu podczas zawodów wraz z publikacją wyników w czasie rzeczywistym

Zamawiający przewiduje możliwość zastosowania prawa opcji, o którym mowa w art. 441 ust. 1 ustawy Pzp na poniższych zasadach:
ZADANIE A – 13. NOCNY WROCŁAW PÓŁMARATON
1. Przedmiotem zamówienia podstawowego jest kompleksowa obsługa informatyczna, logistyczna oraz techniczna wydania spersonalizowanych numerów startowych, rejestracji oraz elektronicznego pomiaru czasu dla 30 000 sztuk numerów startowych z chipami do pomiaru czasu.
2. W ramach prawa opcji Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozszerzenia zakresu zamówienia o obsługę dodatkowych maksymalnie 6 000 sztuk numerów startowych (maks. 20% zamówienia podstawowego), o takich samych parametrach, jakości i właściwościach jak w zamówieniu podstawowym. Łączna maksymalna liczba numerów startowych w ramach zamówienia podstawowego i prawa opcji wynosi 36 000 sztuk.
3. Realizacja zamówienia podstawowego oraz ewentualnego prawa opcji nastąpi w nieprzekraczalnym terminie dostawy do dnia 09.06.2027 r.
1. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć numery startowe spakowane w pakiety/paczki po 50 sztuk każda.
4. Uruchomienie prawa opcji odbywać się będzie po cenach jednostkowych określonych przez Wykonawcę w Formularzu Cenowym dla zamówienia podstawowego, w zależności od faktycznej liczby zarejestrowanych uczestników.
ZADANIE B – BIEG RODZINNY
2. Przedmiotem zamówienia podstawowego jest wykonanie i dostawa 1 000 sztuk spersonalizowanych numerów startowych bez chipów do pomiaru czasu oraz obsługa informatyczna i logistyczna wydarzenia.
3. W ramach prawa opcji Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokupienia dodatkowych maksymalnie 200 sztuk numerów startowych bez chipów (maks. 20% zamówienia podstawowego), o takich samych parametrach, jakości i właściwościach jak w zamówieniu podstawowym. Łączna pula numerów w ramach zamówienia podstawowego i prawa opcji wynosi maksymalnie 1 200 sztuk.
4. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć numery startowe spakowane w pakiety/paczki po 50 sztuk każda.
5. Realizacja zamówienia podstawowego oraz ewentualnego prawa opcji nastąpi w nieprzekraczalnym terminie dostawy do dnia 09.06.2027 r.
6. Realizacja prawa opcji odbywać się będzie po cenach jednostkowych określonych przez Wykonawcę w Formularzu Cenowym dla zamówienia podstawowego.
ZADANIE C – WROCWALK 2027
1. Przedmiotem zamówienia podstawowego jest kompleksowa obsługa informatyczna, oraz techniczna (w tym system rejestracji i weryfikacji) dla 3 500 uczestników wydarzenia WrocWalk 2027.
2. W ramach prawa opcji Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozszerzenia zakresu zamówienia o obsługę dodatkowych maksymalnie 700 uczestników (maks. 20% zamówienia podstawowego), na takich samych zasadach i warunkach jakościowych jak w zamówieniu podstawowym. Łączna maksymalna liczba uczestników w ramach zamówienia podstawowego i prawa opcji wynosi 4 200 uczestników.
3. Realizacja prawa opcji odbywać się będzie po cenach jednostkowych obsługi jednego uczestnika określonych przez Wykonawcę w Formularzu Cenowym dla zamówienia podstawowego.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC) w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 100 000,00 PLN (słownie: sto tysięcy złotych 00/100).

zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
A. W okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), należycie wykonał co najmniej 1 (jedną) usługę polegającą na obsłudze biura zawodów przy użyciu kodów QR dla minimum 20 000 uczestników.
oraz
B. W okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), należycie wykonał co najmniej 1 (jedną) usługę polegającą na pomiarze czasu osiąganego przez uczestników sportowych zawodów biegowych bez wykorzystania mat na starcie i mecie, w której uczestniczyło co najmniej 20 000 uczestników.

W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu Wykonawca składa:
a) Dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 100 000,00 zł
b) wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich
w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp i art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, natomiast spełnianie warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy wykazują zgodnie z pkt 8.2. IDW.

W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w pkt. 10.2 IDW składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

W przypadku, gdy spełnienie warunku opisanego:
1) w pkt. 8.2.4 IDW wykazuje co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
2) w pkt. 8.2.4 IDW wykonawcy wykazują poprzez poleganie na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia oświadczają, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców są oni zobowiązani na wezwanie Zamawiającego złożyć aktualne na dzień złożenia podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt. 10 IDW przy czym:
1) podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt 10.7. IDW składa odpowiednio Wykonawca/Wykonawcy, który/którzy wykazuje/ą spełnianie warunku, w zakresie i na zasadach opisanych w pkt 8.2 IDW;

Zamawiający nie określił odmiennych wymagań związanych z realizacją zamówienia w odniesieniu do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.