Usługi hotelarskie i gastronomiczne wraz z wynajęciem sal konferencyjnych na potrzeby organizacji konferencji Systemy Logistyczne Teoria i Praktyka 27 dla Wydziału Transportu Politechniki Warszawskiej

Składanie ofert i oświadczeń o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i niepodleganiu wykluczeniu odbywa się w formie lub postaci elektronicznej na portalu platformazakupowa.pl. Zamawiający informuje, że komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Wszelką korespondencję do Zamawiającego związaną z niniejszym postepowaniem należy przekazywać
za pomocą wyżej wskazanego portalu (formularz – wyślij wiadomość do Zamawiającego). Zamawiający nie przewiduje innego sposobu komunikowania się z Wykonawcami niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem portalu platformazakupowa.pl

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegającą na zapewnieniu usług noclegowych, gastronomicznych, usług udostępnienia sal konferencyjnych
i posterowych, a także miejsc parkingowych dla uczestników Konferencji Systemy Logistyczne Teoria i Praktyka 2027. Konferencja Systemy Logistyczne Teoria i Praktyka 2027 planowana jest w dniach 5 - 8 września 2027 r.

Oferty złożone w postępowaniu będą oceniane pod kątem spełniania warunków obligatoryjnych, wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia tj.:
1) Lokalizacja: poza Warszawą w promieniu od 15 do 35 km od Gmachu Głównego Politechniki Warszawskiej (Pl. Politechniki 1, 00-661 Warszawa – wyznaczona w portalu Google Maps z wykorzystaniem opcji „Zmierz odległość” dostępnej po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na mapie); w otoczeniu zieleni z dostępem do zbiornika lub cieku wodnego, z dala od drogi publicznej (odległość od drogi publicznej do głównego wejścia do obiektu powinna wynosić co najmniej 100m).
2) Typ obiektu: obiekt hotelowy z zapleczem min. 100 pokoi dla gości.
3) Standard obiektu: 4 gwiazdki.
4) Organizacja sal konferencji: min. 5 sal na 30 osób każda, 1 sala konferencyjna na minimum 100 osób, 1 sala gastronomiczna na minimum 100 osób. Sala gastronomiczna na minimum 100 osób musi być niezależna od sali konferencyjnej na minimum 100 osób.
5) Zapewnienie noclegów: dla uczestników konferencji liczba pokoi minimum 100.
6) Organizacja pobytu: zadaszona przestrzeń, w której może odbywać się kolacja grillowa, bezpłatny parking samochodowy.

W przypadku braku w formularzu ofertowym deklaracji ze strony wykonawcy, dotyczącej lokalizacji miejsca wykonania usługi, typu obiektu, standardu obiektu, organizacji sal konferencyjnych, zapewnienia noclegów i atrakcji oferta będzie podlegała odrzuceniu. Zamawiający nie dopuszcza modyfikowania dokumentów zamówienia, w przypadku stwierdzenia modyfikacji w dokumentach postępowania, oferta będzie podlegała odrzuceniu. Nie odrzucone oferty po przeprowadzeniu weryfikacji zgodne z zasadami powyżej, będą oceniane na podstawie kryterium ceny. Kryterium cena wykonania usługi – maksymalnie do zdobycia 100 pkt.:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale 5 SWZ, w tym m.in. na podstawie art. 108 ust. 1 Ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r., poz. 835), oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu. Ponadto o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają zdolności techniczne lub zawodowe tj. Zamawiający stawia warunek organizacji konferencji w obiekcie hotelowym z potencjałem obsługi min. 100 osób (wyżywienie, noclegi) oraz warunek zatrudnienia w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia osób na umowę o pracę. Zamawiający na podstawie art. 95 ust. 1 oraz ust. 2 ustawy Pzp wymaga zatrudnienia na podstawie stosunku pracy przez wykonawcę osób wykonujących wskazane poniżej czynności w trakcie realizacji zamówienia: świadczenie usług hotelowych (recepcjonista, serwis sprzątający), świadczenie usług gastronomicznych (kelner, kucharz). Wymagane jest zatrudnienie co najmniej jednej osoby zatrudnionej do realizacji każdej z wymienionych powyżej czynności.

Do oferty, którą stanowi Formularz Oferty - załącznik nr 1 do SWZ, Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert:
1) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Formularza oferty.
2) oświadczenie wykonawcy składane na podstawie art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, stanowiące Załącznik nr 1a do Formularza Oferty.
3) oświadczenie własne wykonawcy składane na podstawie art. 95 ust. 1 oraz ust. 2 ustawy Pzp odpowiadające na wymóg zatrudnienia na podstawie stosunku pracy przez wykonawcę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia: świadczenie usług hotelowych (recepcjonista, serwis sprzątający), świadczenie usług gastronomicznych (kelner, kucharz), stanowiące Załącznik nr 1b do Formularza Oferty.

Ponadto Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia z postępowania, na wezwanie Zamawiającego zobowiązany jest złożyć :
1. Informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt. 1, 2 i 4 ustawy Pzp, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert
2. Oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej załącznik nr 3 do formularza oferty;
3. Oświadczenie własne Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt. 3, o braku wydania wobec niego prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczanie społeczne lub zdrowotne, chyba że Wykonawca odpowiednio przed upływem terminu składania ofert dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności.
4. Oświadczanie własne Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt. 4, o braku prawomocnego orzeczenia wobec niego z tytułu środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne.

Oświadczenia mogą podlegać uzupełnieniu na wezwanie Zamawiającego.

Do oferty, którą stanowi Formularz Oferty - załącznik nr 1 do SWZ, Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert:
1) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Formularza oferty.
2) oświadczenie wykonawcy składane na podstawie art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, stanowiące Załącznik nr 1a do Formularza Oferty.
3) Oświadczenie własne wykonawcy składane na podstawie art. 95 ust. 1 oraz ust. 2 ustawy Pzp odpowiadające na wymóg zatrudnienia na podstawie stosunku pracy przez wykonawcę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia: świadczenie usług hotelowych (recepcjonista, serwis sprzątający), świadczenie usług gastronomicznych (kelner, kucharz), stanowiące Załącznik nr 1b do Formularza Oferty.

Oświadczenia mogą podlegać uzupełnieniu na wezwanie Zamawiającego.

19. Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę wszystkich usług stanowiących przedmiot niniejszego postępowania (art. 121 ustawy Pzp). Oferty składane przez podmioty nie posiadające możliwości samodzielnej, osobistej realizacji wszystkich usług stanowiących przedmiot postępowania zostaną odrzucone na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 5.

Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian w Umowie w przypadkach przewidzianych w art. 455 ustawy Pzp oraz w okolicznościach przewidzianych w Umowie. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Poza przypadkami wskazanymi w art. 455 ustawy Pzp, możliwość dokonania zmian postanowień Umowy (w tym sposób wykonania Umowy, termin wykonania Umowy lub cena umowna), obejmuje następujące sytuacje:
1) zmiany w obowiązujących przepisach prawa lub wejście w życie nowych przepisów prawa w zakresie przedmiotu Umowy - postanowienia umowy zostaną zmienione w zakresie niezbędnym do dostosowania do przepisów powszechnie obowiązujących;
2) wystąpienie okoliczności siły wyższej, o której mowa w § 12 umowy - termin wykonania umowy zostanie zmieniony o czas trwania siły wyższej.
3. Zamawiający w żadnym przypadku nie ponosi odpowiedzialności za szkodę poniesioną przez Wykonawcę w związku z przesunięciem terminu wykonania Umowy.