Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Gminy Postomino

3.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Gminy Postomino, które określone jest wg Wspólnego Słownika Zamówień CPV kodem 64110000-0.
3.2. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Gminy Postomino w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych listowych, paczek oraz zwrotów przesyłek niedoręczonych (po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania) wraz z usługą codziennego odbierania od Zamawiającego przesyłek i paczek przeznaczonych do wysłania.
3.3. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje:
1) odbieranie przesyłek pocztowych listowych, paczek z siedziby Zamawiającego, tj.: Urzędu Gminy w Postominie 30, 76-113 Postomino w celu nadania im dalszego biegu jeden raz dziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 11.00-14.30.
Odbioru przesyłek będzie dokonywał upoważniony przedstawiciel Wykonawcy, po okazaniu stosownego upoważnienia. Odbiór przesyłek ewidencjonowanych przygotowanych do wysłania przez Zamawiającego będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w wydrukowanej z systemu pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz w zestawieniu ilościowym przesyłek określonych wg poszczególnych kategorii wagowych (np. przesyłki zwykłe),
2) przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie w obrocie krajowym i zagranicznym:
a) przesyłek listowych nierejestrowanych ekonomicznych i priorytetowych,
b) przesyłek listowych rejestrowanych ekonomicznych i priorytetowych,
c) przesyłek listowych rejestrowanych ekonomicznych za pokwitowaniem odbioru (PO),
d) przesyłek listowych rejestrowanych priorytetowych za pokwitowaniem odbioru (PO),
e) paczek pocztowych ekonomicznych i priorytetowych,
f) paczek pocztowych ekonomicznych i priorytetowych za pokwitowaniem odbioru (PO),
3) potwierdzenie w książce nadawczej wydrukowanej z programu wewnętrznego Zamawiającego przyjętych do doręczenia w kraju i za granicą przesyłek listowych rejestrowanych i paczek oraz potwierdzenie zestawienia ilościowego przekazanych do doręczenia przesyłek nierejestrowanych;
4) zwrot niedoręczonych przesyłek pocztowych listowych, paczek niezwłocznie, tj. nie później niż w terminach określonych w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r., poz. 1026) od dnia wyczerpania możliwości ich doręczenia z podaniem przyczyny jej zwrotu (np. odmowa przyjęcia przesyłki, zmiana miejsca zamieszkania/siedziby, śmierć adresata, itd.) do siedziby Zamawiającego, tj.: Urzędu Gminy w Postominie 30, 76-113 Postomino,
5) zwrot pokwitowań odbioru doręczonych przesyłek pocztowych listowych, paczek do siedziby Zamawiającego, tj.: Urzędu Gminy w Postominie, nie później niż w terminach określonych w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r.
w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r., poz. 1026).
3.4. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego, bądź dostarczeniu przez Zamawiającego po godz. 15.00 dodatkowej przesyłki pocztowej do wskazanego punktu Wykonawcy w celu nadania jej dalszego biegu. Strony dopuszczają możliwość przesunięcia nadania przesyłek na dzień następny po wcześniejszym uzgodnieniu telefonicznym i mailowym z Zamawiającym, w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń do odebranych przesyłek (nieprawidłowe opakowanie, niezgodność wpisów do dokumentów nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty) i braku możliwości ich wyjaśnienia lub usunięcia w dniu ich odbioru. Nadanie odebranych przesyłek nastąpi przez Wykonawcę w dniu następnym lub po całkowitym usunięciu nieprawidłowości przez Zamawiającego.
3.5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dostarczenia do wyznaczonej przez Wykonawcę placówki
do jego obsługi dodatkowej przesyłki pocztowej listowej lub paczki nadanej po godzinie 15.00
z możliwością uzyskania daty potwierdzenia nadania przesyłki w dniu jej dostarczenia do punktu Wykonawcy. Przesyłki dodatkowe będą dostarczone maksymalnie do godziny 16.00.
3.6. Dane dotyczące ilości zamawianych przesyłek i paczek zawarte są w Formularzu cenowym. Określone w nim rodzaje i liczba przesyłek oraz paczek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę tym samym oświadczając, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian liczbowych w trakcie realizacji umowy. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek w okresie obowiązywania umowy będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego, a więc mogą odbiegać od ilości wskazanych w formularzu ofertowym (cenowym).
3.7. Zamawiający dopuszcza możliwość nadania przesyłek nieujętych w Formularzu cenowym. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w ww. załączniku, podstawą rozliczeń będą ceny z cennika usług Wykonawcy aktualnie obowiązującego w dniu nadania.
3.8. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych.
3.9. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Miesiąc rozliczeniowy obejmuje okres od pierwszego do ostatniego dnia każdego miesiąca kalendarzowego, z zastrzeżeniem, że okres rozliczeniowy pierwszej faktury może dotyczyć okresu od podpisania umowy do końca miesiąca kalendarzowego.
3.10. Świadczenie usług pocztowych odbywać się będzie zgodnie z przepisami:
1) ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 366 z późn. zm.);
2) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r., poz. 1026);
3) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2019 r., poz. 474);
4) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 572 z późn. zm.);
5) ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1568 z późn. zm.);
6) ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 935 z późn. zm.);
7) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 111 z późn. zm.)
8) międzynarodowych przepisów pocztowych – umów międzynarodowych dotyczących świadczenia usług pocztowych wiążących Rzeczpospolitą Polską oraz wiążących regulaminów Światowego Związku Pocztowego;
9) innych niewymienionych wyżej aktów prawnych regulujących realizacje usług będących przedmiotem niniejszego zamówienia, w tym wydanych na podstawie ustawy Prawo pocztowe.
3.11. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g w formacie S i M oraz L:
1) nierejestrowane ekonomiczne – przesyłki niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym;
2) nierejestrowane priorytetowe – przesyłki najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym;
3) rejestrowane ekonomiczne – przesyłki przyjęte za potwierdzeniem nadania, niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym;
4) rejestrowane priorytetowe – przesyłki przyjęte za potwierdzeniem nadania najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym;
5) rejestrowane ekonomiczne za pokwitowaniem odbioru (PO);
6) rejestrowane priorytetowe za pokwitowaniem odbioru (PO);
3.12. Przesyłki listowe będą nadawane w trzech rozmiarach S, M, L.