Świadczenie usług pocztowych oraz usług kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Państwowej Inspekcji Pracy Okręgowego Inspektoratu Pracy w Łodzi oraz oddziałów

1. Komunikacja w postępowaniu, z
wyłączeniem składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za
pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem
„Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie
odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj
załącznik”).
2. W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla
dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem
Wykonawcy/Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem
zewnętrznym lub wewnętrznym. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesyłanej
wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym
podpisem (typ wewnętrzny).
3. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy”
na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji”
służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta
uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.
4. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie
postępowania w zakładce „Komunikacja”.
5. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy
plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
6. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz
informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.
7. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą
skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (32) 77 88 999 lub drogą elektroniczną poprzez formularz
udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.
8. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem
Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail:
kancelaria@lodz.pip.gov.pl (nie dotyczy składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu).

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych iw sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE.
L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.), dalej „RODO”, informuję, że:
1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Okręgowy Inspektor Pracy w Łodzi z siedzibą w Łodzi (90-441) przy al.
Kościuszki123;
2. kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Państwowej Inspekcji Pracy Okręgowym Inspektoracie Pracy jest
następujący: iod@lodz.pip.gov.pl;
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o
udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość została określona w przepisach wydanych na podstawie art. 2 ust.1 pkt.1
ustawy Prawo zamówień publicznych;
4. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą zostać: a) osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Prawo
zamówień publicznych,
b) inne jednostki organizacyjne PIP,
c) podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa,
d) podmioty wykonujące usługi niszczenia i archiwizacji dokumentacji.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a
jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lat, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
6. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym
określonym w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia
publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Prawo zamówień publicznych;
7. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art.
22 RODO;
8. posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych1;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem
przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO2;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych
osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9. nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania
Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych oraz usług kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym na
rzecz PIP OIP w Łodzi oraz oddziałów w zakresie przyjmowania (odbierania), sortowania, przemieszczania i doręczania
przesyłek listowych i paczek oraz doręczanie zwrotnych potwierdzeń odbioru po skutecznym doręczeniu, a także zwrot do
Zamawiającego przesyłek pocztowych niedoręczonych odbiorcy po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub
wydania. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć ww. usługi zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, a
w szczególności ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2026 r., poz. 558 t.j.) i aktami wykonawczymi
wydanymi na jej podstawie.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 do SWZ - OPZ oraz w Formularzu cenowym
stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ. Opis sposobu realizacji zamówienia został również określony w Projektowanych
postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 8 do SWZ.

1) nie podlegają wykluczeniu; 2) spełniają warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego. 2. Zamawiający określa poniżej warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia: 1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym, Zamawiający nie określa obowiązku spełnienia zakresu ww. wymagań; 2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów; Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej potwierdzający uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na obszarze kraju i za granicą zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2026 r. poz. 558) lub posiadał ważne uprawnienia wydane na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów uprawniające do wykonywania ww. działalności. 3) sytuacji ekonomicznej luf finansowej, Zamawiający nie określa obowiązku spełnienia zakresu ww. wymagań; 4) zdolności technicznej lub zawodowej, Zamawiający nie określa obowiązku spełnienia zakresu ww. wymagań; 3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający uzna za spełniony warunek udziału w postępowaniu opisany w ust. 2 pkt 2 SWZ, jeżeli co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na obszarze kraju i za granicą, na podstawie aktualnego wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej i zrealizuje usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane. 4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 SWZ w nawiązaniu do ust. 2 pkt 2 SWZ, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (Załącznik nr 7 do SWZ).

Przed wyborem najkorzystniejszej oferty Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona, składa na wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualne na dzień złożenia podmiotowe środki dowodowe: tj.
1) na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu:
zaświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez prezesa Urzędu komunikacji Elektronicznej zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2021 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2026 r. poz. 558) lub ważne zaświadczenie wydane na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów uprawniające do wykonywania ww. działalności.
2) w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia:
- odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji,
- oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w:
a) art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp, dotyczących wydania prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o
zaleganiu z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne,
b) art. 108 ust.1 pkt 4 ustawy Pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
c) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp dotyczących zawarcia z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
d) art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp. dotyczących zakłócenia konkurencji wynikającego z wcześniejszego zaangażowania Wykonawcy lub podmiotu, który należy z Wykonawcą do tej samej grupy kapitałowej, w przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia,
e) art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego zgodnie z Załącznikiem nr 6 do SWZ.

1. Zgodnie z art. 125 ust 1 w nawiązaniu do art. 273 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych do oferty Wykonawca dołącza:
1) Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu potwierdzające brak podstaw wykluczenia na dzień składania ofert w zakresie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp i art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp (Załącznik nr 5 do SWZ),
2) Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania składane na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach z zakresu przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Załącznik nr 6 do SWZ),
3) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w SWZ potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert (Załącznik nr 4 do SWZ) w zakresie: uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenia, o których mowa powyżej, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (każdy podmiot wypełnia i podpisuje odrębny formularz, dotyczy również wspólników spółki cywilnej).
3. Oświadczenia te mają potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z tych Wykonawców powyższe wykazuje.
4. Każdy podmiot składa odrębne oświadczenie, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
5. Oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, określone w ust 1 SWZ, zwane „oświadczeniem wstępnym” jest składane pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Dokument ten nie jest podmiotowym środkiem dowodowym i stanowi tymczasowy dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia i spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert.
6. Jeżeli Wykonawca nie złoży oświadczenia wstępnego lub jest ono niekompletne lub zawiera błędy, obowiązkiem Zamawiającego będzie wezwanie Wykonawcy do jego złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu bez względu na jego złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania zgodnie z art. 128 ust.1 ustawy Pzp. Zamawiający ma także prawo do żądania wyjaśnień treści tych dokumentów
zgodnie z art. 128 ust. 4 ustawy Pzp. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złoży w przewidzianym terminie oświadczenia wstępnego.
7. Zamawiający ma prawo żądania dokumentów potwierdzających brak podstaw wykluczenia oraz dokumentów potwierdzających warunki udziału w postępowaniu zgodnie z treścią art. 273 ust. 1 ustawy Pzp.

1. Nierozerwalną częścią „Formularza ofertowego” jest wypełniony „Formularz cenowy” stanowiący Załącznik nr 3 do SWZ.
2. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 108 ust 1 i art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, zgodnie ze wzorem udostępnionym przez Zamawiającego w Załączniku nr 5 do SWZ – wypełnione przez Wykonawcę. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców oddzielnie.
3. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 108 ust 1 i art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, zgodnie ze wzorem udostępnionym przez Zamawiającego w Załączniku nr 5a do SWZ – wypełnione przez Podmiot na zasoby, którego powołuje się Wykonawca – jeżeli dotyczy.
4. Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie ze wzorem udostępnionym przez Zamawiającego w Załączniku nr 4 do SWZ – wypełnionego przez Wykonawcę. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu składa każdy z nich.
5. Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie ze wzorem udostępnionym przez Zamawiającego w Załączniku nr 4a do SWZ – wypełnionego przez Podmiot na zasoby, którego powołuje się Wykonawca – jeżeli dotyczy.
6. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania składane na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego zgodnie ze wzorem udostępnionym przez Zamawiającego w Załączniku nr 6 do SWZ - wypełnione przez Wykonawcę. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców oddzielnie.
7. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania składane na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego zgodnie ze wzorem udostępnionym przez Zamawiającego w Załączniku nr 6a do SWZ - wypełnione przez Podmiot na zasoby, którego powołuje się Wykonawca – jeżeli dotyczy.
8. Zobowiązanie podmiotu trzeciego do oddania swego zasobu na potrzeby Wykonawcy składającego ofertę (wzór zobowiązania - Załącznik nr 10 do SWZ) – jeżeli dotyczy.
9. Oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy, w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (wzór oświadczenia – Załącznik nr 7 do SWZ) – jeżeli dotyczy.
10. Oświadczenia i/lub dokumenty na podstawie których, Zamawiający dokona oceny skuteczności zastrzeżenia informacji zawartych w ofercie, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji - jeżeli Wykonawca zastrzega takie informacje.
11. Zamawiający zaleca dołączenie do oferty również odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru – w celu potwierdzenia umocowania osoby (osób) podpisującej ofertę, pełnomocnictwa i pozostałe dokumenty złożone z ofertą. W przypadku wskazania przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do SWZ możliwości uzyskania podmiotowych środków
dowodowych, za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, Zamawiający pobiera samodzielnie z tych baz danych podmiotowe środki dowodowe.

1. Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić za zgodą obu Stron w formie aneksu sporządzonego w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.
2. Zmiany postanowień niniejszej umowy mogą nastąpić w okolicznościach, o których mowa w art. 455 ust. 1 i ust. 2 ustawy Pzp oraz określonych w niniejszym paragrafie. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w przypadku konieczności:
1) zmiany terminu płatności po uzgodnieniu z Wykonawcą - w przypadku ograniczenia finansowego po stronie Zamawiającego, z przyczyn od niego niezależnych,
2) zmiany podstaw prawnych mających wpływ na świadczenie usług będących przedmiotem Umowy, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonywania zamówienia,
3) zmiany przepisów prawa powszechnie obowiązujących, w szczególności dotyczących stawki podatku VAT (zmiana stawki podatku VAT nie spowoduje zmniejszenia/zwiększenia cen netto), zmiana stawki podatku VAT obowiązywać będzie od dnia wejścia w życie zmiany stawki;
4) zmian dotyczących wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku:
a) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r o minimalnym wynagrodzeniu za pracę ( Dz. U. z 2024, poz. 1773 ze zm.),
b) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne
– jeżeli zmiany będą miały wpływ na koszty wykonania przez Wykonawcę zamówienia publicznego i o ile przed wystawieniem faktury Wykonawca udokumentuje wpływ tych zmian na koszty wykonania zamówienia oraz uzyska pisemną akceptację Zamawiającego na zmianę wysokości wynagrodzenia. Zamawiający zastrzega sobie 30-dniowy termin do akceptacji nowych cen lub żądania dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów. Udokumentowanie wpływu zmian określonych w pkt 4 na koszty wykonania zamówienia ma zawierać szczegółową kalkulację przedstawiającą realny wpływ zmian na ceny usług świadczonych na rzecz Zamawiającego i ma wskazywać, że wzrost wynagrodzenia nie przyczyni się do bezpośredniego wzbogacenia się Wykonawcy oraz, że został on równomiernie rozłożony na wszystkich kontrahentów Wykonawcy.
c) zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r.
o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. 2026, poz. 192 ze zm.)
- jeżeli Wykonawca zatrudnia przy realizacji zamówienia osoby, których powyższe zmiany dotyczą, zmiana nastąpi proporcjonalnie do zmiany kosztów wynikających ze zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, przy uwzględnieniu nakładu pracy na realizację zamówienia przez osoby, których ta zmiana dotyczy, przy czym Wykonawca będzie zobowiązany do wykazania Zamawiającemu wysokości tych kosztów.
5) zmiany nazwy oraz formy prawnej umowy – w zakresie dostosowania umowy do tych zmian; (...)
Więcej informacji na temat zmiany Umowy znajduje się w Załączniku nr 8 do SWZ - Wzór umowy