Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy Michałowice

1.Informacje ogólne: 1) W
postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu
Platformy zakupowej, która jest dostępna pod adresem https://platformazakupowa.pl. 2) Wykonawca zamierzający wziąć udział w
postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie zakupowej. 3)
Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy zakupowej znajdują się
w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje. 4)
Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na
https://platformazakupowa.pl., ani logowania. 5) Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania
z usług Platformy zakupowej oraz wymagania aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformazakupowa.pl tj.: a) stały dostęp do sieci
Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s; b) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji:
pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Osx
10 4, Linux, lub ich nowsze wersje; c) zainstalowana dowolna, inna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer;
d) włączona obsługa JavaScript; e) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf; f)
Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3; g) Oznaczenie czasu odbioru danych przez
platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z
zegarem Głównego Urzędu Miar. 6) Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem
zaufanym, który wynosi max 10MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji eDoApp służącej do składania
podpisu osobistego, który wynosi max 5MB. 7) Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych
formularzy do: złożenia, wycofania oferty wynosi 150 MB natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB. 8) W
przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia
technicznego Centrum Wsparcia Klienta dostępnego pod numerem telefonu (22) 101 02 02 lub drogą elektroniczną na adres
cwk@platformazakupowa.pl, oraz poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej
https://platformazakupowa.pl/strona/kontakt w zakładce „Prześlij zgłoszenie”. 2. Zamawiający nie przewiduje sposobu
komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wskazanych w SWZ. 3.
Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności logowania, składania
wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu
platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem:
https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje. 4. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego: 1) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na
stronie internetowej
https://platformazakupowa.pl// w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący, 2) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania
ofert/wniosków dostępnej na stronie internetowej https://platformazakupowa.pl//.
5. Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na
platformazakupowa.pl przesłanych przez Zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może
trafić do folderu SPAM.

Obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO dotyczący zbierania danych osobowych bezpośrednio od osoby fizycznej, której dane dotyczą, w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego Zamawiający informuje, że:
Urząd Gminy Michałowice reprezentowany przez Wójta Gminy przetwarza dane zawarte w ofertach, znajdujące się w publicznie dostępnych rejestrach (Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej RP, Krajowy Rejestr Karny) w celu prowadzenia postępowań w sprawie zamówienia publicznego na postawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych. Wśród tych informacji mogą pojawić się dane, które na gruncie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „Ogólne Rozporządzenie” lub „RODO”), mają charakter danych osobowych.
W świetle powyższego Wójt Gminy informuje, że:
1. Administratorem danych osobowych (dalej: „Administrator”) jest GMINA MICHAŁOWICE 05-816 Michałowice, Reguły ul. Aleja Powstańców Warszawy 1 tel. 22 350 91 91; fax: 22 350 91 01 e-mail: sekretariat@michalowice.pl
2. W sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Panem Piotrem Glen, kontakt pisemny za pomocą poczty tradycyjnej na adres wskazany powyżej bądź email: daneosobowe@michalowice.pl;
3. Dane osobowe zawarte w ofertach są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz następujące przepisy prawa: ustawa Pzp, rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. 2020 poz. 2415), ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz.U. 2020 poz. 164 ze zm.).
4. Celem przetwarzania danych osobowych jest prowadzenie w imieniu własnym postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby ww. postępowań mieści się w zakresie obowiązków ustawowych Urzędu Gminy jako zamawiającego w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy Pzp. Przetwarzanie tych danych jest niezbędne, aby Urząd Gminy mógł prawidłowo wypełniać nałożone na nie obowiązki.

1. Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp, do upływu terminu do ich wniesienia.
2. W przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
3. Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 RODO, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą.
4. Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
5. Zasada jawności, o której mowa w art. 74 Pzp ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Ograniczenia zasady jawności,
o których mowa w ust. 3 i art. 18 ust. 3–6, stosuje się odpowiednio.
6. Od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku, gdy wniesienie żądania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole i załącznikach do protokołu, zamawiający nie udostępnia tych danych zawartych w protokole i w załącznikach do protokołu, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO
7. W przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających w szczególności na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.
8. Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 RODO, nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy Michałowice, w zakresie i na warunkach określonych w Opisie Przedmiotu Zamówienia (OPZ), formularzu cenowym oraz projekcie umowy, stanowiących załączniki do SWZ.
2. Szczegółowy zakres obejmuje w szczególności przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek pocztowych krajowych i zagranicznych, w tym przesyłek rejestrowanych, oraz zwrot przesyłek niedoręczonych i potwierdzenia odbioru – zgodnie z OPZ i formularzem cenowym.
3. OPZ stanowi załącznik nr 8 do SWZ, formularz cenowy – załącznik nr 2, a projekt umowy – załącznik nr 3. W razie rozbieżności dokumenty należy interpretować łącznie, z uwzględnieniem hierarchii wskazanej w projekcie umowy; wątpliwości należy zgłosić Zamawiającemu przed upływem terminu składania ofert.
4. Usługi będą świadczone zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, przepisami wykonawczymi, regulaminami świadczenia usług Wykonawcy w zakresie zgodnym z SWZ oraz wymaganiami OPZ.

1. Zamawiający przewiduje możliwość wznowienia zamówienia na okres nieprzekraczający 24 miesięcy po zakończeniu okresu podstawowego, na warunkach opisanych w rozdziale XXIII SWZ i projekcie umowy. Łączny okres realizacji wraz ze wznowieniem nie przekroczy 60 miesięcy. Wznowienie nie jest prawem opcji; jego uruchomienie wymaga złożenia oświadczenia przez Zamawiającego, dostępności środków oraz utrzymywania się potrzeby świadczenia usług.
2. Wznowienie zamówienia: Zamawiający może wznowić świadczenie usług na okres do 24 miesięcy bezpośrednio po upływie okresu podstawowego, tj. po 31 grudnia 2029 r., na dotychczasowych warunkach umowy, z uwzględnieniem dopuszczalnych zmian przewidzianych umową i przepisami prawa. Wznowienie następuje przez złożenie Wykonawcy oświadczenia w formie pisemnej lub elektronicznej co najmniej 30 dni przed końcem okresu podstawowego. Uruchomienie wznowienia jest uzależnione od dalszej potrzeby Zamawiającego i posiadania środków finansowych. Maksymalny łączny okres świadczenia usług nie przekroczy 60 miesięcy. Wartość wznowienia została uwzględniona przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia.

1) Zdolność do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie określa warunku. 2) Uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Wykonawca musi być wpisany do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, w zakresie wymaganym przepisami prawa do świadczenia usług objętych zamówieniem. 3) Sytuację ekonomiczną i finansową: Zamawiający nie określa warunku. 4) Zdolność techniczną lub zawodową: a) doświadczenie: Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał lub wykonuje należycie co najmniej 2 umowy na świadczenie usług pocztowych, z których każda miała wartość co najmniej 150 000,00 zł brutto. W przypadku usług nadal wykonywanych wartość usług zrealizowanych do dnia upływu terminu składania ofert musi osiągać wskazany próg. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie warunek doświadczenia może być spełniony zgodnie z art. 117 ustawy Pzp; zakres realizowany przez poszczególnych Wykonawców powinien odpowiadać wykazywanym zdolnościom. Na potwierdzenie warunku wykonawca złoży „Wykaz usług” wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których zamówienia te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - inne odpowiednie dokumenty. Wzór Wykazu usług stanowi załącznik nr 4 do SWZ. b) dysponowanie osobami: Zamawiający nie określa warunku. c) dysponowania sprzętem: Zamawiający nie stawia wymagań w tym zakresie.

1. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą na wezwanie Zamawiającego w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania składa podmiotowe środki dowodowe na potwierdzenie spełniania warunków udziału, o których mowa w Rozdziale VII SWZ odpowiednio:
1) wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z ustawą z 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe
2) Wykaz wykonanych usług potwierdzający opisany warunek wraz z dowodami potwierdzającymi należyte wykonanie tych usług - z wykorzystaniem załącznika nr 4 do SWZ. Do każdej pozycji wykazu należy załączyć dowody określające czy wskazane usługi te zostały wykonane w sposób należyty.
1. Wykonawca może posługiwać się certyfikatem wykonawcy zamówień publicznych, o którym mowa w art. 124 ust. 2 ustawy Pzp, na zasadach i w zakresie określonych w ustawie Pzp oraz ustawie z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych.
2. Możliwość posłużenia się certyfikatem podlega ocenie z uwzględnieniem jego zakresu, ważności oraz obowiązujących przepisów, w tym przepisów przejściowych dotyczących certyfikacji zdolności wykonawców do należytego wykonania zamówień na dostawy lub usługi.
3. Certyfikat nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, ani z obowiązku wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie nieobjętym certyfikatem lub w zakresie, w którym przepisy prawa nie dopuszczają posłużenia się certyfikatem.

Dokumenty wchodzące w skład oferty:
1) Prawidłowo wypełniony Formularz ofertowy (według załączonego druku, załącznik nr 1 do SWZ).
2) wypełniony formularz cenowy – załącznik nr 2 do SWZ;
12. Dokumenty składane wraz z ofertą:
1) Oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, zgodnie z rozdziałem V ust. 2 SWZ (załącznik nr 4 do SWZ). W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie oświadczenie składa każdy z Wykonawców; oświadczenia potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje ich spełnianie;
2) Oświadczenie podmiotu o udostępnieniu zasobów wskazujące na okoliczności opisane w rozdziale VII ust. 2 SWZ oraz oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w Rozdziale VII ust. 1 – jeżeli wykonawca składający ofertę polega na zasobach innych podmiotów;
3) Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z którego wynika jaki zakres rzeczowy wykonania zamówienia realizować zamierzają poszczególni Wykonawcy;
4) pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, sporządzone i przekazane zgodnie z wymaganiami określonymi w przepisach dotyczących dokumentów elektronicznych;
5) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, sporządzone i przekazane zgodnie z wymaganiami określonymi w przepisach dotyczących dokumentów elektronicznych, chyba że Zamawiający może uzyskać dane dotyczące umocowania za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, a Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów;

1. W przypadku wnoszenia oferty wspólnej przez dwa lub więcej podmioty gospodarcze (konsorcja/spółki cywilne) oferta musi spełniać wymagania określone w art. 58 ustawy Pzp.
2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia ustanawiają Pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo powinno być załączone do oferty celu ustalenia podmiotu uprawnionego do występowania w imieniu Wykonawców w sposób umożliwiający ich identyfikację.
3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z Pełnomocnikiem.
4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika jaki zakres rzeczowy zamówienia realizować zamierzają poszczególni Wykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 6 do SWZ.
5. W celu wykazania niepodlegania wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia, o którym mowa w rozdziale VI wymagane jest załączenie do oferty oświadczenia i przedłożenia na wezwanie dokumentów dla każdego konsorcjanta oddzielnie.
6. Zamawiający w stosunku do Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, w odniesieniu do warunku dotyczącego:
1) sytuacji ekonomicznej – musi spełniać w całości przynajmniej jeden z Wykonawców;
2) sytuacji finansowej – dopuszcza łączne spełnienie warunku przez Wykonawców;
3) zdolności dot. doświadczenia Wykonawcy – musi spełniać w całości przynajmniej jeden z Wykonawców;
4) zdolności technicznej (personel, sprzęt) - dopuszcza łączne spełnienie warunku przez Wykonawców.
7. W przypadku wspólnego ubiegania się dwóch lub więcej Wykonawców o udzielenie niniejszego zamówienia, warunek udziału jest spełniony, jeżeli Wykonawca, ubiegający się o zamówienie wspólnie z innymi wykonawcami, i który dostarcza potencjał na potrzeby spełnienia warunku udziału w postępowaniu w zakresie wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, ma obowiązek osobiście wykonać tę część zamówienia (kluczowy zakres), dla której te zdolności są wymagane.

Przewidywane zmiany zawartej umowy
1. Zmiany umowy mogą być dokonywane wyłącznie w przypadkach i na zasadach określonych w projekcie umowy oraz art. 454–455 ustawy Pzp. Projekt umowy powinien określać w szczególności zasady zmian wynikających ze zmiany przepisów prawa, stawki podatku VAT, cen usług pocztowych w sposób dopuszczony ustawą Prawo pocztowe, a także waloryzacji wynagrodzenia, jeżeli wymagają jej przepisy ustawy Pzp.
2. Wznowienie zamówienia: Zamawiający może wznowić świadczenie usług na okres do 24 miesięcy bezpośrednio po upływie okresu podstawowego, tj. po 31 grudnia 2029 r., na dotychczasowych warunkach umowy, z uwzględnieniem dopuszczalnych zmian przewidzianych umową i przepisami prawa. Wznowienie następuje przez złożenie Wykonawcy oświadczenia w formie pisemnej lub elektronicznej co najmniej 30 dni przed końcem okresu podstawowego. Uruchomienie wznowienia jest uzależnione od dalszej potrzeby Zamawiającego i posiadania środków finansowych. Maksymalny łączny okres świadczenia usług nie przekroczy 60 miesięcy. Wartość wznowienia została uwzględniona przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia.
3. Postanowienie o wznowieniu musi zostać odzwierciedlone w projekcie umowy przed wszczęciem postępowania, w tym przez wskazanie trybu, terminu, zakresu, warunków cenowych oraz maksymalnego wynagrodzenia w okresie wznowienia.