Zakup usług pocztowych na 2027 rok

Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za
pośrednictwem platformazakupowa.pl. Szczegółowe informacje o środkach komunikacji elektronicznej oraz osobach uprawnionych do komunikowania się z wykonawcami określone zostały w rozdziale III.1 SWZ. adres strony: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1399297

Oferta oraz przedmiotowe środki dowodowe (jeżeli były wymagane) składane elektronicznie muszą zostać podpisane elektronicznym kwalifikowanym podpisem lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W procesie składania oferty, wniosku w tym przedmiotowych środków dowodowych na
platformie, kwalifikowany podpis elektroniczny wykonawca może złożyć bezpośrednio na dokumencie, który następnie przesyła do
systemu (opcja rekomendowana przez platformazakupowa.pl) oraz dodatkowo dla całego pakietu dokumentów w kroku 2 Formularza składania oferty lub wniosku (po kliknięciu w przycisk Przejdź do podsumowania). Podpisy kwalifikowane wykorzystywane przez wykonawców do podpisywania wszelkich plików muszą spełniać „Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego
i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (eIDAS) (UE) nr 910/2014- od 1 lipca 2016 roku”. W przypadku wykorzystania formatu podpisu XAdES zewnętrzny. Zamawiający wymaga dołączenia odpowiedniej ilości plików, podpisywanych plików z danymi oraz plików XAdES. Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty wynosi 150 MB natomiast
przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB. Niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.: a. stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s, b. komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z
systemów operacyjnych - MS Windows7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje, c. zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 100., d. włączona obsługa JavaScript,e. zainstalowany program Adobe crobatReader lub inny obsługujący format plików .pdf, f. Platformazakupowa.pl działa według standardu przyjętego w
komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8, g. Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar. 8. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego: a. akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz
uznaje go za wiążący, b. zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów:. pdf.doc.xls.jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: a. .zip b. .7Z Wśród formatów powszechnych a NIE
występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp .numbers.pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie. Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 10MB oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji eDoApp służącej do składania podpisu
osobistego, który wynosi max 5MB. Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAdES. Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAdES.
Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym. Podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu SHA2 zamiast SHA1. Jeśli wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zalecamy wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików. Szczegółowe informacje w tym zakresie określono w rodz. II.11 i III.2 SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 z późn. zm.), zwanej dalej „RODO”, informuję, że:
1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Burmistrz Miasta i Gminy Olkusz, Rynek 1, 32-300 Olkusz, tel.: 32 6260218,email: burmistrz@umig.olkusz.pl
2. inspektorem ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta i Gminy w Olkuszu jest Jarosław Cieślik, Rynek 1, pok. 209, 32-300
Olkusz, tel. 32 6260209, mail: j.cieslik@umig.olkusz.pl;
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięcia, jak również zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jej realizacji, a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego archiwizacji; 4. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp;
5. Pani/Pana dane osobowe w przypadku postępowań o udzielnie zamówienia publicznego będą przechowywane, przez okres oznaczony kategorią archiwalną wskazaną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt. Dla dokumentów wytworzonych w ramach zamówień publicznych krajowych jest to okres 5 lat, dla zamówień publicznych unijnych jest to okres 10 lat. Natomiast umowy
cywilno-prawne wraz z dokumentacją dotyczącą ich realizacji, niezależnie od trybu w jakim zostały zawarte, przechowywane są przez okres 10 lat. Okres przechowywania liczony jest od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy;
6. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
7. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art.
22 RODO;
8. posiada Pani/Pan:
1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych *;
3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;
4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9. nie przysługuje Pani/Panu:
1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Zgodnie z art. 19 ust. 2 ustawy Pzp skorzystanie przez osobę, której dane osobowe
dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie
zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą; Prawo do
ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO), przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego
prawa. Zgodnie z art. 19 ust. 3 Pzp w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o
którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego
postępowania.

Przedmiotem zamówienia jest zakup usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych wraz z usługą odbioru korespondencji od Zamawiającego. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych wraz z usługą dostarczania i odbioru korespondencji od Zamawiającego w roku 2027 r. Dodatkowo przedmiot zamówienia stanowi świadczenie usług kurierskich krajowych i zagranicznych o max. wadze do 20 kg.

Dane dotyczące ilości zamawianych przesyłek zawarte są w Załączniku Nr 1 do oferty. Określone w Załączniku rodzaje i liczba przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą, na podany adres bądź wskazany adres skrytki pocztowej z zachowaniem określonych stosownymi przepisami zasad i warunków skutecznego i terminowego doręczania pism w sprawach prowadzonych przez administrację samorządową. Nadawane przez Zamawiającego przesyłki, będą w przypadku awizowania odbierane przez adresatów we właściwie oznaczonych jednostkach Wykonawcy zlokalizowanych w każdej gminie w kraju. Każda jednostka Wykonawcy, o której mowa wyżej musi spełniać niżej wymienione warunki:
1) być czynna co najmniej we wszystkie dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku,
2) być oznakowana w sposób widoczny nazwą i logo Wykonawcy, umieszczonymi na zewnątrz budynku lub na witrynie obiektu, w którym mieści się Jednostka Wykonawcy,
3) gdy znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów wyłącznie w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą i logo Wykonawcy,
4) powinna zapewnić prawidłowe zabezpieczenie przesyłek przed dostępem osób trzecich, gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej oraz ochronę danych osobowych.
Szczegółowy Opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Załączniku Nr 5 do SWZ, stanowiącym jednocześnie Załącznik Nr 2 do umowy.

W związku z tym, iż zakup usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym jest rodzajem usług o
ustalonych standardach jakościowych, a Zamawiający nie ustala żadnych szczególnych wymagań i standardów, jak również nie
określa innego rezultatu, jaki chce uzyskać poza właściwym doręczeniem do odbiorców przesyłek listowych oraz paczek, dlatego
przy wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający będzie kierował się jedynie kryterium najniższej ceny.
Zamawiający wybierze tego Wykonawcę, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, ze względu na najniższą cenę .

Na podstawie art. 112 ustawy Pzp, zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu dotyczące uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, jeśli wynika to z odrębnych przepisów.
Zamawiający wymaga posiadania przez Wykonawcę wpisu do rejestru operatorów pocztowych, o których mowa w art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23.11.2012 r. Prawo Pocztowe oraz posiadania uprawnień wydanych przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej na wykonywanie działalności pocztowej w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek w
obrocie krajowym i zagranicznym. (Na potwierdzenie ww. warunku Wykonawca składa jedynie oświadczenie o spełnieniu warunków udziału postępowania – wg wzoru z załącznika nr 2 do SWZ)

Dokumenty składane razem z ofertą przez wszystkich wykonawców:
1. Wraz z ofertą należy złożyć wypełniony i podpisany załącznik nr 1 do oferty – Formularz cenowy.
2. oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu
3. oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu.
4. dokumenty dotyczące samooczyszczenia wykonawcy, o którym mowa w art. 110 ust. 2 ustawy Pzp, jeżeli wykonawca korzysta z samooczyszczenia
5. Pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy)
6. Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art.117 ust.4 Pzp (jeżeli dotyczy),
7. Wykaz rozwiązań równoważnych (jeżeli dotyczy) – wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne, jest zobowiązany wykazać, że oferowane przez niego rozwiązanie spełnia wymagania określone przez zamawiającego. W takim przypadku wykonawca załącza do oferty wykaz rozwiązań równoważnych z jego opisem lub normami.
8. Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa – w sytuacji, gdy oferta lub inne dokumenty składane w toku postępowania będą zawierały tajemnicę przedsiębiorstwa, wykonawca, wraz z przekazaniem takich informacji, zastrzega, że nie mogą być one udostępniane, oraz wykazuje, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów
ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 222 ust. 5 ustawy Pzp. Szczegółowe informacje dotyczące składanych oświadczeń i dokumentów określone zostały w rozdziale II, podrozdziale 9 SWZ