Usługi cateringowe w siedzibie Zamawiającego w Warszawie z dopuszczeniem ofert częściowych (umowy na 24 miesiące)

Komunikacja w postępowaniu odbywa się za pośrednictwem platformy e-usług e-ProPublico. Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami poprzez stronę internetową prowadzonego postepowania, adres: https://e-propublico.pl/Ogloszenia/Details/14214490-708c-4fe6-bc81-ce8d55d5a632 .
Komunikacja dotycząca podpisania umowy (po zakończeniu czynności w postępowaniu) odbywać się będzie za pośrednictwem poczty elektronicznej (adres e-mail -Zamawiającego , adres e-mail -wskazany przez Wykonawcę).

W niniejszym postępowaniu komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy on-line działającej pod adresem https://e-propublico.pl. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://e-propublico.pl oraz uznaje go za wiążący. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto na Platformie. Do złożenia oferty konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy ważnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego zgodnie z wymaganiami określonymi w tym zakresie przez Zamawiającego w dokumencie SWZ. Zamawiający określa następujące wymagania sprzętowo – aplikacyjne pozwalające na korzystanie z Platformy: stały dostęp do sieci Internet; posiadanie dowolnej i aktywnej skrzynki poczty elektronicznej (e-mail), komputer z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows 7 (lub nowszym) albo Linux, zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa - Platforma współpracuje z najnowszymi, stabilnymi wersjami wszystkich głównych przeglądarek internetowych (Internet Explorer 10+, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera); włączona obsługa JavaScript oraz Cookies. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku przesyłanego za pośrednictwem Platformy wynosi 150 MB, przy czym nie określa się limitu liczby plików. Zamawiający określa następujące informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych: załączony i przesłany przez Wykonawcę za pomocą Platformy plik oferty wraz z załącznikami przechowywane są na serwerach Platformy w formie zaszyfrowanej, a Zamawiający otrzyma dostęp do plików dopiero po upływie terminu otwarcia ofert; oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przyporządkowaną do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), widoczne przy wysłanym dokumencie w kolumnie "Data przesłania"; o terminie przesłania decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji pliku na Platformie.

Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.) – dalej: RODO – tym samym dane osobowe podane przez Wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Biologii Doświadczalnej imienia Marcelego Nenckiego Polskiej Akademii Nauk. Dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. Odbiorcami przekazanych przez Wykonawcę danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania zgodnie z art. 8 oraz art. 96 ust. 3 Ustawy Pzp, a także art. 6 Ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Dane osobowe Wykonawcy zawarte w protokole postępowania będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. Jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. Zamawiający nie planuje przetwarzania danych osobowych Wykonawcy w celu innym niż cel określony powyżej.
Wykonawca jest zobowiązany, w związku z udziałem w przedmiotowym postępowaniu, do wypełnienia wszystkich obowiązków formalnoprawnych wymaganych przez RODO i związanych z udziałem w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia. Należą do nich obowiązki informacyjne z:
 art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał i przekazał Zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie Zamawiającego,
 art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane Wykonawca pozyskał w sposób pośredni, a które to dane Wykonawca przekazuje Zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie Zamawiającego.

Zamawiający informuje, że:
 udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO (dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych) w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp, do upływu terminu na ich wniesienie;
 udostępnianie protokołu i załączników do protokołu ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem tych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tj. danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby), zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia;
 w przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez Zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO (związanych z prawem Wykonawcy do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jego dotyczące, prawem Wykonawcy do bycia poinformowanym o odpowiednich zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46 RODO, związanych z przekazaniem jego danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz prawem otrzymania przez Wykonawcę od administratora kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu), Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia;
 skorzystanie przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane, z uprawnienia, o którym mowa w art. 16 RODO (uprawnienie do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych), nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników;
 w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania;
 w przypadku, gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usług cateringowych na potrzeby działalności statutowej, naukowej, organizacyjnej i reprezentacyjnej Instytutu Biologii Doświadczalnej im Marcelego Nenckiego Polskiej Akademii Nauk z siedzibą w Warszawie, w okresie 24 miesięcy, z podziałem na części według rodzaju organizowanych wydarzeń. Wykonawca musi zapewnić osoby, zaplecze i wyposażenie niezbędne do prawidłowego wykonania usług, oraz przestrzegać przepisów sanitarnych, żywnościowych, oraz bezpieczeństwa i higieny pracy “BHP”.
Świadczenie usług cateringowych będzie obejmowało przygotowanie i dostarczenie potraw zgodnie z zamówionym zakresem cateringu oraz zapewnienie odpowiedniej obsługi, w ramach czterech wyodrębnionych części zamówienia.


nazwa części: Część nr 1) catering -spotkania seminaryjne:

Przedmiotem zamówienia w tej części są usługi cateringowe podczas organizowanych w siedzibie Zamawiającego seminariów naukowych, spotkań naukowych, posiedzeń, zebrań oraz innych wydarzeń organizowanych przez Zamawiającego -planowanych jest około 60 wydarzeń dla osób w przewidywanej liczbie uczestników około 50 osób. W zakres usług wchodzą, w szczególności: kanapki; ciasta; owoce; kawa; herbata; woda; soki; przekąski; zestawy kawowe.

Waga danego kryterium równa się maksymalnej liczbie punktów możliwych do uzyskania w tym kryterium. Stosowanie matematycznych obliczeń stanowi zasadę przy ocenie ofert. Punktacja obliczana jest w zaokrągleniu do setnych części punktu. Wybór oferty dokonany zostanie na podstawie opisanych w SWZ wzorów i zasad. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów po zsumowaniu w poszczególnych kryteriach, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów.

Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usług cateringowych na potrzeby działalności statutowej, naukowej, organizacyjnej i reprezentacyjnej Instytutu Biologii Doświadczalnej im Marcelego Nenckiego Polskiej Akademii Nauk z siedzibą w Warszawie, w okresie 24 miesięcy, z podziałem na części według rodzaju organizowanych wydarzeń. Wykonawca musi zapewnić osoby, zaplecze i wyposażenie niezbędne do prawidłowego wykonania usług, oraz przestrzegać przepisów sanitarnych, żywnościowych, oraz bezpieczeństwa i higieny pracy “BHP”.
Świadczenie usług cateringowych będzie obejmowało przygotowanie i dostarczenie potraw zgodnie z zamówionym zakresem cateringu oraz zapewnienie odpowiedniej obsługi, w ramach czterech wyodrębnionych części zamówienia.


nazwa części: Część nr 2) catering -Rady Naukowe, konferencje i inne:

Przedmiotem zamówienia w tej części są usługi cateringowe, całodniowe i wielodniowe, podczas organizowanych w siedzibie Zamawiającego, w szczególności:
 Rad Naukowych -planowanych jest około 30 wydarzeń dla osób w przewidywanej liczbie uczestników do 50 osób;
 konferencji naukowych -w przewidywanej liczbie uczestników od około 100 do 200 osób;
 innych spotkań naukowych -w przewidywanej liczbie uczestników od około 10 do 100 osób.
W zakres usług wchodzą, w szczególności: przerwy kawowe; lunche; kolacje; przekąski; zakres obsługi.

Waga danego kryterium równa się maksymalnej liczbie punktów możliwych do uzyskania w tym kryterium. Stosowanie matematycznych obliczeń stanowi zasadę przy ocenie ofert. Punktacja obliczana jest w zaokrągleniu do setnych części punktu. Wybór oferty dokonany zostanie na podstawie opisanych w SWZ wzorów i zasad. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów po zsumowaniu w poszczególnych kryteriach, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów.

Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usług cateringowych na potrzeby działalności statutowej, naukowej, organizacyjnej i reprezentacyjnej Instytutu Biologii Doświadczalnej im Marcelego Nenckiego Polskiej Akademii Nauk z siedzibą w Warszawie, w okresie 24 miesięcy, z podziałem na części według rodzaju organizowanych wydarzeń. Wykonawca musi zapewnić osoby, zaplecze i wyposażenie niezbędne do prawidłowego wykonania usług, oraz przestrzegać przepisów sanitarnych, żywnościowych, oraz bezpieczeństwa i higieny pracy “BHP”.
Świadczenie usług cateringowych będzie obejmowało przygotowanie i dostarczenie potraw zgodnie z zamówionym zakresem cateringu oraz zapewnienie odpowiedniej obsługi, w ramach czterech wyodrębnionych części zamówienia.


nazwa części: Część nr 3) catering -piknik naukowy:

Przedmiotem zamówienia w tej części są usługi cateringowe podczas plenerowych pikników i wydarzeń naukowych - planowane są 2 wydarzenia w przewidywanej liczbie uczestników około 200 osób.
W zakres usług wchodzą, w szczególności: grille; napoje; bufety; obsługa gastronomiczna; wyposażenie cateringowe - jeżeli zostało zamówione.

Waga danego kryterium równa się maksymalnej liczbie punktów możliwych do uzyskania w tym kryterium. Stosowanie matematycznych obliczeń stanowi zasadę przy ocenie ofert. Punktacja obliczana jest w zaokrągleniu do setnych części punktu. Wybór oferty dokonany zostanie na podstawie opisanych w SWZ wzorów i zasad. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów po zsumowaniu w poszczególnych kryteriach, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów.

Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usług cateringowych na potrzeby działalności statutowej, naukowej, organizacyjnej i reprezentacyjnej Instytutu Biologii Doświadczalnej im Marcelego Nenckiego Polskiej Akademii Nauk z siedzibą w Warszawie, w okresie 24 miesięcy, z podziałem na części według rodzaju organizowanych wydarzeń. Wykonawca musi zapewnić osoby, zaplecze i wyposażenie niezbędne do prawidłowego wykonania usług, oraz przestrzegać przepisów sanitarnych, żywnościowych, oraz bezpieczeństwa i higieny pracy “BHP”.
Świadczenie usług cateringowych będzie obejmowało przygotowanie i dostarczenie potraw zgodnie z zamówionym zakresem cateringu oraz zapewnienie odpowiedniej obsługi, w ramach czterech wyodrębnionych części zamówienia.


nazwa części: Część nr 4) catering -spotkania Wigilijne:

Przedmiotem zamówienia w tej części są usługi cateringowe podczas firmowych spotkań Świątecznych „Wigilia”. Planowane są 2 wydarzenia Wigilijne w przewidywanej liczbie uczestników około 200 osób na jedno wydarzenie. Zamawiający przewiduje w trakcie umowy na 24 m-ce dwa takie wydarzenia.

Waga danego kryterium równa się maksymalnej liczbie punktów możliwych do uzyskania w tym kryterium. Stosowanie matematycznych obliczeń stanowi zasadę przy ocenie ofert. Punktacja obliczana jest w zaokrągleniu do setnych części punktu. Wybór oferty dokonany zostanie na podstawie opisanych w SWZ wzorów i zasad. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów po zsumowaniu w poszczególnych kryteriach, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów.

o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności Cywilnej (OC) z tytułu prowadzonej działalności na kwotę 1 000 000,00 złotych, obejmującą co najmniej odpowiedzialność z tytułu szkody spowodowanej przenoszeniem chorób zakaźnych oraz zatruć pokarmowych na kwotę 500 000,00 złotych, oraz z tytułu szkody wyrządzonej w nieruchomościach z których ubezpieczony korzystał na kwotę 1 000 000,00 zł. Wymagana polisa musi być ważna na dzień złożenia ofert, oraz wybrany Wykonawca zobowiązuje się do jej utrzymania przez cały czas trwania umowy. 2. Dla wszystkich części postawiono warunek udziału, dotyczący posiadania odpowiedniego doświadczenia. Określenie warunku: -o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy w okresie ostatnich trzech (3) latach przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonali lub wykonują usługi cateringowe. Poniżej znajdują się warunki dla każdej z części. Część nr 1) catering -spotkania seminaryjne: Wykonawca musi być w stanie wykazać należyte wykonanie co najmniej 2 usług cateringowych dla grupy co najmniej 30 osób każda. Część nr 2) catering -Rady Naukowe, konferencje i inne: Wykonawca musi wykazać wykonanie co najmniej 2 usług cateringowych dla grupy co najmniej 100 osób każda. Część nr 3) catering -piknik naukowy Wykonawca musi wykazać wykonanie co najmniej 2 usług cateringowych podczas wydarzeń plenerowych dla grupy co najmniej 100 osób. Część nr 4) catering -spotkania Wigilijne Wykonawca musi wykazać wykonanie co najmniej 2 usług cateringowych podczas imprez okolicznościowych dla grupy co najmniej 100 osób.

1.
Wykonawca musi przedstawić dokument potwierdzający, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, wykazujący spełnienie warunku postawionego przez Zamawiającego w tym zakresie, ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia. W przypadku polisy OC należy złożyć potwierdzenie jej opłacenia – o ile nie wynika to z treści polisy.

2.
Formularz -Wykaz usług
-wzór wykazu stanowi załącznik do SWZ.
Jest to wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów to oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;
-wskazane okresy liczy się wstecz od dnia w którym upływa termin składania Ofert;
-jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy -wymóg dotyczy również udostępniającego Wykonawcy zasoby.
- Jeżeli Wykonawca składa ofertę na kilka części, może wykorzystać jedną referencję do wykazania spełnienia warunków w tych częściach, np. referencja usługi cateringowej podczas wydarzeń plenerowych dla co najmniej 100 osób, będzie wykazywać spełnienie warunku w części nr 1 i nr 2 i nr 3.

1.
Próbki do degustacji
Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia czterech potraw, zgodnie z załącznikiem do SWZ „Próbki do degustacji”, które zostaną przekazane do osób z personelu Zamawiającego stanowiących Komisję Degustacyjną, prowadzoną zgodnie z zasadami opisanymi w załączniku do SWZ „Degustacja”.
Próbki muszą być dostarczone Zamawiającemu w dniu upływu terminu składania ofert do godz. 11:00.
Próbki stanowią przedmiotowe środki dowodowe służące ocenie ofert w kryterium „Jakość potraw – degustacja”. Zgodnie z art. 107 ust. 3 ustawy Pzp Zamawiający nie przewiduje wezwania do ich złożenia lub uzupełnienia. Niedostarczenie próbek w wymaganym terminie skutkuje oceną oferty zgodnie z przepisami ustawy Pzp.

WYKAZ OŚWIADCZEŃ/DOKUMENTÓW składanych w terminie składania ofert:
 Formularz Oferta; składany odpowiednio na część/części.
 Formularz Informacja o podwykonawcach; jest to informacja o wykonaniu zamówienia przy udziale podwykonawców lub samodzielnie.
 Formularz Informacja o podatku; jest to informacja o powstaniu u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług -składana o ile dotyczy.
 Formularz Informacja o utajnieniu; jest to informacja o zastrzeżeniu poufność informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, zgodnie z ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji -składany o ile dotyczy.
 Formularz Oświadczenie o podziale zadań; jest to oświadczenie składane przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia opisujące, które usługi będą realizować poszczególni z nich -jest składane o ile dotyczy.
 Formularz -Oświadczenia z art. 125 ust 1 ustawy Pzp; są to informacje potwierdzające brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
 Formularz-Zobowiązanie do udostępnienia zasobów; jest to informacja, od innego podmiotu, który udostępnia Wykonawcy swoje zasoby, o modelu współpracy między innym podmiotem a Wykonawcą -składane o ile dotyczy.
 Formularz -Oświadczenie z art. 125 ust. 5 ustawy Pzp; są to informacje, od innego podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu -składane o ile dotyczy.
 Pełnomocnictwo do złożenia oferty -składane o ile dotyczy.
 Umocowanie osoby podpisującej ofertę Wykonawcy zagranicznego -składane o ile dotyczy.
 Przedmiotowy środek dowodowy -próbki do degustacji, nie podlega uzupełnieniu.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty i powinno ono zawierać w szczególności wskazanie postępowania udzielenie zamówienia publicznego, którego dotyczy, wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia oraz ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, dokument ”Oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału”, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.