Zaprojektowanie, wyprodukowanie oraz dostawa wraz z instalacją systemu chłodzenia helu dla Polskiego Lasera na Swobodnych Elektronach – PolFEL do siedziby Narodowego Centrum Badań Jądrowych w Otwocku

Zamówienie jest częścią realizacji projektu PolFEL – Polski Laser na Swobodnych Elektronach finansowanego w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020, Priorytet IV: Zwiększenie Potencjału Naukowo-Badawczego, Działanie 4.2: Rozwój Nowoczesnej Infrastruktury Badawczej Sektora Nauki, na podstawie Umowy dofinansowania POIR.04.02.00-00-B002/18-00;

Zaprojektowanie, wyprodukowanie oraz dostawa wraz z instalacją systemu chłodzenia helu dla Polskiego Lasera na Swobodnych Elektronach – PolFEL do siedziby Narodowego Centrum Badań Jądrowych w Otwocku. 2. Przedmiot zamówienia obejmuje dostawę, instalację i uruchomienie układu schładzania helu w oparciu o posiadaną przez Zamawiającego i udostępnioną w tym celu Wykonawcy chłodziarkę helu TCF50 (wyprodukowaną przez firmę Linde Kryotechnik AG), w tym: a) przedłożenie Zamawiającemu szczegółowego harmonogramu projektu; b) opracowanie założeń technicznych opisujących sposób wykorzystania i działania chłodziarki TCFF50 w układzie schładzania helu w trybie niezbędnym do zasilenia układu dystrybucji helu PolFEL oraz sposób uzupełnienia niezbędnych do tego celu komponentów; c) opracowanie projektu wykonawczego i dokumentacji produkcyjnej; d) produkcja komponentów; e) wykonanie odświeżenia chłodziarki TCF50 oraz jej adaptacja do pracy w ramach systemu schładzania helu PolFEL poprzez jej przegląd, oczyszczenie, dostosowanie przyłączy, aktualizację układu sterowania oraz uzupełnienie niezbędnych komponentów współpracujących; f) dostawa i instalacja odświeżonej chłodziarki TCF50 wraz z systemem odzysku helu w sytuacji awaryjnej w wersji ograniczonej do niezbędnego minimum, wynikającego z przepisów bezpieczeństwa dla tego typu systemów oraz wszystkich komponentów współpracujących w siedzibie zamawiającego; g) uruchomienie i testy układu schładzania helu opartego o chłodziarkę TCF50. h) szkolenie użytkowników w ilości 10 godzin dla 10 osób w terminie wskazanym przez Zamawiającego; 3. Elementy dostawy, w tym, dokumentacja projektu technicznego oraz wykonawczego, wytwarzanie, instalacja, uruchomienie oraz testy muszą być wykonane zgodnie z TOMEM III OPZ. 4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera TOM III SWZ. 5. Minimalny wymagany okres gwarancji na przedmiot zamówienia wynosi 12 miesięcy licząc od dnia odbioru końcowego. 6. Zamawiający dopuszcza możliwość odbycia wizji lokalnej przez Wykonawcę. Uczestnictwo w wizji jest dobrowolne. Udział w wizji wymaga wcześniejszego zgłoszenia poprzez Platformę zakupową https://platformazakupowa.pl/pn/ncbj i Formularz „Wyślij wiadomość”, w celu uzyskania przepustki. Do wejścia na teren NCBJ konieczne jest posiadanie dokumentu potwierdzającego tożsamość osób biorących udział w wizji. Zamawiający wyznacza termin odbycia wizji lokalnej: w dniu 23.10.2023r. o godz. 11:00. Do wejścia na teren NCBJ konieczne jest uzyskanie przepustki i posiadanie dokumentu potwierdzającego tożsamość osób biorących udział w wizji. W celu wyrobienia przepustki konieczne jest przekazanie wykazu osób, które będą uczestniczyć w wizji wraz z podaniem danych: imię i nazwisko, nr dowodu osobistego, które należy przesłać do Zamawiającego za pośrednictwem platformazakupowa.pl https://platformazakupowa.pl/pn/ncbj i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”. Po odbyciu wizji lokalnej konieczne jest podpisanie protokołu potwierdzającego uczestnictwo w wizji lokalnej. 7. Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych zadań: analiza stanu technicznego chłodziarki TCF50, naprawa oraz uruchomienie w siedzibie wykonawcy chłodziarki TCF50, uruchomienie w siedzibie zamawiającego oraz testy końcowe chłodziarki TCF50; 8. Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 257 ustawy Pzp jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostaną mu przyznane.

W związku z realizacją umowy EZP.271.168.2023.ZP z dnia 22.12.2023 r. oraz zbliżającym się terminem zakończenia etapu przygotowania projektów wykonawczych i dokumentacji produkcyjnej układu schładzania helu, mając na uwadze zapisy §2 ust. 1 umowy oraz art. 455 ust. 1 pkt 1) ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605) Zamawiający wnosi o wydłużenie terminu realizacji umowy. Zmiana terminu dotyczy realizacji określonego w § 2, ust. 1 umowy etapu przygotowania projektów wykonawczych i dokumentacji produkcyjnej układu schładzania helu oraz etapów po nim następujących. Jednocześnie Zamawiający potwierdza, że umowa została prawidłowo i terminowo zrealizowana w zakresie etapów wcześniejszych określonych w § 2, ust. 1.
c.d. w informacjach dodatkowych

§ 2 ust. 1 Umowy otrzymuje następujące brzmienie:
Wykonawca zrealizuje Przedmiot Umowy zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku nr 1 do Umowy w terminie do 30 miesięcy od dnia podpisania Umowy, przy zachowaniu terminów pośrednich określonych w poniższej tabeli, która w tym zakresie zastępuję Tabelę 10 w Rozdziale 19 załącznika nr 1.

W związku z realizacją umowy EZP.271.168.2023.ZP z dnia 22.12.2023 r. oraz zbliżającym się terminem jej zakończenia, mając na uwadze zapisy §10 ust. 1b umowy, Zamawiający wnosi o wydłużenie terminu realizacji umowy. Zmiana terminu dotyczy realizacji określonego w § 2, ust. 1 umowy etapu Phase 7: Commissioning and Acceptance. Jednocześnie Zamawiający potwierdza, że umowa została prawidłowo i terminowo zrealizowana w zakresie etapów wcześniejszych 1-6, określonych w § 2, ust.1.
c.d. w informacjach dodatkowych

§ 2 ust. 1 Umowy otrzymuje następujące brzmienie:
Wykonawca zobowiązuje się wykonać Przedmiot Umowy zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku nr 1 do Umowy w terminie do 32 miesięcy od dnia zawarcia Umowy, z zachowaniem terminów pośrednich określonych w poniższej tabeli, która zastępuję Tabelę 10 zawartą w Rozdziale 19 Załącznika nr 1 do Umowy.

Powodem jest znaczące opóźnienie związane z projektowaniem i budową pomieszczeń do instalacji akceleratora dla projektu PolFEL wpływające wprost na konieczność opóźnienia montażu i instalacji samego układu skraplania helu, jak również kriogenicznego układu dystrybucji helu, wobec którego przedmiotowy układ schładzania pełni rolę służebną. Planowany termin oddania budynku, w którym układ ma być zainstalowany, to IV kwartał 2025 roku. Co więcej, NCBJ rozpoczął realizację dofinansowanego z programu KPO przedsięwzięcia PolFEL, faza 1.1, mającego na celu zwiększenie możliwości badawczych infrastruktury PolFEL. W ramach tego przedsięwzięcia planowana jest rozbudowa zarówno układu schładzania helu jak i bezpośrednio z nim współpracującego kriogenicznego układu dystrybucji helu. Wykonanie układu schładzania helu w kształcie umożliwiającym jego przyszłą rozbudowę (polegającą na zwiększeniu wydajności dostarczania schłodzonego do 5K helu przy zachowaniu jego pozostałych parametrów) wymaga znacząco większego wysiłku projektowego. Wykonawca zgodził się na jego podjęcie bez zwiększania kwoty wynagrodzenia, ale wymaga to wydłużenia okresu przeznaczonego na projektowanie. Pozostałe wnioskowane zmiany dotyczą odpowiedniego przesunięcia terminów etapów wykonawczych, następujących po etapie planowania oraz dostosowaniu tych terminów (szczególnie terminów dostaw, instalacji i testów) do planowanego harmonogramu realizacji budowy budynków laboratoryjnych PolFEL i harmonogramu planowanego montażu i uruchomienia urządzenia badawczego PolFEL. Wobec zaistnienia powyższych czynników leżących całkowicie po stronie Zamawiającego i nie dających się przewidzieć w momencie zawierania umowy, a mających bezpośredni wpływ na terminowość wykonania umowy, zawarto Aneks nr 1 do Umowy wprowadzający zmianę terminu -wskazanych etapów realizacji umowy i jej przedłużenie do daty 22.06.2026 r., tj. do 30 miesięcy licząc od daty podpisania umowy. 2) c.d. uzasadnienia do Aneksu nr 2: W początkach lutego 2026 r. Wykonawca poinformował Zamawiającego o pojawieniu się istotnego opóźnienia w realizacji prowadzonej w ramach projektu PolFEL, faza 1.1 umowy, której przedmiotem jest zwiększenie wydajności systemu chłodzenia helu budowanego w ramach przedmiotowej umowy EZP.271.132.2025.ZP. Opóźnienie to wynikające z nie zawinionego przez Wykonawcę zakłócenia łańcucha dostaw, dotyczyło dostawy głównej skraplarki helowej CB1 Okoliczność ta wpływa w istotny sposób na brak możliwości terminowego zakończenia realizacji przedmiotowej umowy - brak skraplarki uniemożliwia próżniowe zamknięcie układu schładzania helu i przeprowadzenie jego uruchomienia i testów jako całości. Na podstawie znowelizowanego harmonogramu prac i dostaw realizowanych w ramach projektu PolFEL, faza 1.1, można stwierdzić, że Wykonanie fazy uruchomienia i testów systemu schładzania helu musi zostać przesunięte najwcześniej na koniec sierpnia 2026 r. Ze względu na fakt, że powyższa okoliczność uniemożliwiała terminową realizację projektu PolFEL (a także projektu PolFEL, faza 1.1), Zamawiający niezwłocznie poinformował o tym fakcie Jednostkę Wdrażającą (OPI) oraz nadzorujące ją ministerstwa: Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej. Okoliczność ta stała się jedną z głównych przesłanek uzgodnienia przedłużenia okresu realizacji projektu PolFEL (oraz projektu PolFEL, faza 1.1) do końca września 2026 r. Uzyskanie zgody na przedłużenie projektu pozwala na kontynuowanie przedmiotowej umowy w jego ramach z nowym terminem zakończenia. Wobec zaistnienia powyższych czynników leżących poza kontrolą Wykonawcy i mających bezpośredni wpływ na terminowość wykonania umowy, zawarto Aneks nr 2 do Umowy wprowadzający zmianę terminu -wskazanych etapów realizacji umowy i jej przedłużenie do daty 24.08.2026 r.