„Świadczenie hotelarskich usług noclegowych obejmujących usługi noclegu wraz ze śniadaniem i miejscem parkingowym w związku z 23. Ogólnopolskim Festiwalem Sztuki Reżyserskiej INTERPRETACJE”

UZASADNIENIE FAKTYCZNE
W celu zapewnienia realizacji usługi związanej z wydarzeniem rozpoczynającym się w dniu 16.10.2026 r., Zamawiający wszczął w dniu 17.09.2026 r. postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie konkurencyjnym.
W toku prowadzonego postępowania, w związku z koniecznością przeprowadzenia badania i oceny złożonych ofert, Zamawiający był zobowiązany do podjęcia czynności przewidzianych przepisami ustawy Pzp, w tym do wezwania wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących treści ofert oraz dokonania ich analizy i oceny. Czynności te, z uwagi na ustawowe terminy na udzielenie odpowiedzi przez wykonawców oraz konieczność przeprowadzenia pełnej i zgodnej z przepisami oceny ofert, wymagały odpowiedniego czasu.
W wyniku przeprowadzonego badania i oceny ofert Zamawiający stwierdził podstawy do odrzucenia wszystkich złożonych ofert oraz dodatkowo stwierdził wadę dokumentacji postępowania, która uniemożliwiała zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy. W konsekwencji w dniu 7.10. 2026 r. postępowanie zostało unieważnione.
W dniu unieważnienia postępowania do rozpoczęcia wydarzenia pozostaje jedynie 9 dni kalendarzowych. W tym czasie Zamawiający musi zapewnić wykonanie przedmiotu zamówienia, którego realizacja jest ściśle związana z terminem rozpoczęcia wydarzenia w dniu 16.10.2026 r. Termin ten ma charakter obiektywny i nie może zostać przesunięty przez Zamawiającego.
Zaistniała sytuacja ma charakter wyjątkowy, ponieważ pomimo podjęcia przez Zamawiającego działań zmierzających do terminowego udzielenia zamówienia w trybie konkurencyjnym, przeprowadzone postępowanie nie doprowadziło do zawarcia umowy. Na dzień 07.102026 r. nie jest możliwe przeprowadzenie kolejnego postępowania w trybie konkurencyjnym. rozpoczęciem wydarzenia w dniu 16.10.2026 r. Przy pozostałym do rozpoczęcia wydarzenia okresie 9 dni kalendarzowych zachowanie terminów przewidzianych dla trybów konkurencyjnych nie jest możliwe.
Konieczność natychmiastowego udzielenia zamówienia wynika zatem z obiektywnego terminu rozpoczęcia wydarzenia oraz z faktu, że na dzień 07.10.2026 r. Zamawiający pozostaje bez zawartej umowy zapewniającej realizację przedmiotowej usługi, a wykonanie zamówienia musi nastąpić przed rozpoczęciem wydarzenia. Konieczność zastosowania trybu z wolnej ręki powstała dopiero wskutek zakończenia tego postępowania bez możliwości zawarcia umowy, co na etapie jego wszczęcia nie było możliwe do przewidzenia.
Zastosowanie trybu z wolnej ręki jest przy tym ograniczone wyłącznie do zakresu niezbędnego do zapewnienia realizacji usługi związanej z wydarzeniem rozpoczynającym się w dniu 16.10.2026 r., a zatem odpowiada rzeczywistemu zakresowi powstałej, pilnej potrzeby.
Mając powyższe na uwadze, w ocenie Zamawiającego zachodzi wyjątkowa sytuacja, której wystąpienia Zamawiający nie mógł przewidzieć na etapie wszczynania pierwotnego postępowania, wymagająca natychmiastowego wykonania zamówienia, przy jednoczesnym braku możliwości zachowania terminów właściwych dla innych trybów udzielenia zamówienia.
W konsekwencji spełnione zostały przesłanki określone w art. 305 pkt 1 w związku z art. 214 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, uzasadniające udzielenie przedmiotowego zamówienia w trybie z wolnej ręki.