„Świadczenie usług restauracyjnych dla celów spotkań oraz zapewnienie sal konferencyjnych w listopadzie 2026 r. w układzie zadaniowym”

Zamawiający informuje, że instrukcje
korzystania z platformazakupowa.pl znajduje się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem:
https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje
2. Zalecenia Zamawiającego dotyczące podpisów:
a) Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
- dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpis formatem PAdES (PDF Advanced Electronic Signature),
- dla dokumentów w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpis formatem XAdES (XML Advanced Electronic Signature).
b) Zalecenia Zamawiającego odnośnie podpisu osobistego :
- w przypadku wykorzystywania aplikacji eDO App (obsługuje tylko dokumenty w formacie .pdf) na telefonach z obsługą technologii
NFC wielkość dokumentów nie może przekraczać 5 MB,
- dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpis wewnętrzny (otoczony),
- dokumenty w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać podpisem zewnętrznym lub otaczającym.
c) Zalecenia Zamawiającego odnośnie podpisu zaufanego :
- wielkość plików nie może przekraczać 10 MB,
- dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpis formatem PAdES (podpisany plik ma rozszerzenie .pdf),
- dokumenty w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać formatem XAdES (podpisany plik ma rozszerzenie .xml).
d) W przypadku korzystania z wariantu składania podpisów zewnętrznych konieczne jest załączenie na Platformę odpowiedniej pary
plików, tj. pliku podpisywanego (źródłowego) oraz pliku zawierającego podpis.
e) Podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu SHA2 zamiast SHA1.
f) Jeśli Wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zaleca się wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików.
3. Niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie:
- stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniej-szej niż 512 kb/s;
- komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów
operacyjnych - MS Win-dows 7, Mac Os x 10.4, Linux lub ich nowsze wersje;
- zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10;
- włączona obsługa JavaScript;
- zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w for-macie .pdf;
- Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.
- Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu
lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.
4. Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania
oferty wynosi 150 MB, natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB.
5. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf, .doc, .docx, odt, .jpg (.jpeg), przy czym Zamawiający zaleca
wczytywanie na Platformę plików w formacie .pdf. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie
jednego z formatów: .zip, .7Z.
6. Niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie:
-stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniej-szej niż 512 kb/s;
- komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów
operacyjnych - MS Win-dows 7, Mac Os x 10.4, Linux lub ich nowsze wersje;
- zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10;
- włączona obsługa JavaScript;
- zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w for-macie .pdf;
- Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.
- Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu
lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.
7. Pozostałe szczegóły dotyczące komunikacji zawiera Rozdział 13 SWZ

1. Działając na podstawie art. 19 ustawy z 11 września2019r. – Prawo zamówień
publicznych w zw. z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w
sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych
oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej
„RODO”) informujemy, że:1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Związek Miast Polskich z siedzibą w Poznaniu przy
ul. Roboczej 42, adres e-mail: biuro@zmp.poznan.pl, numer telefonu 61 633 50 50. 2) administrator wyznaczył Inspektora Danych
Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: rodo@zmp.poznan.pl 3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane
będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia
publicznego, prowadzonym w trybie podstawowym .4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym
udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy P.Z.P.5) Pani/Pana dane osobowe będą
przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 P.Z.P. przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a
jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;6) obowiązek podania przez
Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych
ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia
publicznego.7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób automatyzowany,
stosownie do art. 22 RODO.8) Odbiorcy danych
osobowych a. Dane osobowe mogą zostać przekazane do Operatora Programu, do organizacji międzynarodowej, w tym do
uprawnionych organów Unii Europejskiej oraz Biura Mechanizmów Finansowych w Brukseli.9) posiada Pani/Pan: a) na podstawie
art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa
wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania
dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o
udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie
zamówienia);b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy - Usługi (skorzystanie z prawa do
sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani
zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego
załączników);c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z
zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w
art. 18 ust. 2 RODO(prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu
zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na
ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa
Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza
przepisy RODO;10) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie
Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych
Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

Nie przysługuje Pani/Panu: a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do
usunięcia danych osobowych; b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; c) na podstawie art.
21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych
osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO

8. Zamawiający jest uprawniony zlecić wykonawcy większy zakres rzeczowy usługi niż wskazany w Załączniku nr 8 do SWZ - opisie przedmiotu zamówienia, przy czym łączna wartość zwiększonych usług nie może przekraczać 20% wartości brutto zamówienia podstawowego w danym zadaniu („Opcja”). Opcja polega na zwiększeniu liczby osób objętych wyżywieniem (przerwa kawowa ciągła, obiad).
9. Podstawą określenia wartości zwiększonych świadczeń są ceny jednostkowe świadczeń określone w Ofercie.
10. W ramach opcji, wedle wyboru Zamawiającego, mogą zostać zlecone wszystkie, niektóre lub tylko jeden z rodzajów świadczeń wchodzących w zakres usług wycenionych przez Wykonawcę w Ofercie.
11. Zamawiający nie jest zobowiązany do zlecenia usług objętych przedmiotem Opcji, a Wykonawcy nie służy roszczenie o ich zlecenie.
12. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z Opcji w przypadku wystąpienia konieczności zwiększenia zakresu rzeczowego usług stanowiących przedmiot zamówienia wynikającego ze zwiększonego zainteresowania uczestników danym spotkaniem. Ostateczne potwierdzenie liczby uczestników zostanie przekazane nie później niż 3 dni przed terminem rozpoczęcia spotkania.
13. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7) ustawy Pzp.

8. Zamawiający jest uprawniony zlecić wykonawcy większy zakres rzeczowy usługi niż wskazany w Załączniku nr 8 do SWZ - opisie przedmiotu zamówienia, przy czym łączna wartość zwiększonych usług nie może przekraczać 20% wartości brutto zamówienia podstawowego w danym zadaniu („Opcja”). Opcja polega na zwiększeniu liczby osób objętych wyżywieniem (przerwa kawowa ciągła, obiad).
9. Podstawą określenia wartości zwiększonych świadczeń są ceny jednostkowe świadczeń określone w Ofercie.
10. W ramach opcji, wedle wyboru Zamawiającego, mogą zostać zlecone wszystkie, niektóre lub tylko jeden z rodzajów świadczeń wchodzących w zakres usług wycenionych przez Wykonawcę w Ofercie.
11. Zamawiający nie jest zobowiązany do zlecenia usług objętych przedmiotem Opcji, a Wykonawcy nie służy roszczenie o ich zlecenie.
12. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z Opcji w przypadku wystąpienia konieczności zwiększenia zakresu rzeczowego usług stanowiących przedmiot zamówienia wynikającego ze zwiększonego zainteresowania uczestników danym spotkaniem. Ostateczne potwierdzenie liczby uczestników zostanie przekazane nie później niż 3 dni przed terminem rozpoczęcia spotkania

8. Zamawiający jest uprawniony zlecić wykonawcy większy zakres rzeczowy usługi niż wskazany w Załączniku nr 8 do SWZ - opisie przedmiotu zamówienia, przy czym łączna wartość zwiększonych usług nie może przekraczać 20% wartości brutto zamówienia podstawowego w danym zadaniu („Opcja”). Opcja polega na zwiększeniu liczby osób objętych wyżywieniem (przerwa kawowa ciągła, obiad).
9. Podstawą określenia wartości zwiększonych świadczeń są ceny jednostkowe świadczeń określone w Ofercie.
10. W ramach opcji, wedle wyboru Zamawiającego, mogą zostać zlecone wszystkie, niektóre lub tylko jeden z rodzajów świadczeń wchodzących w zakres usług wycenionych przez Wykonawcę w Ofercie.
11. Zamawiający nie jest zobowiązany do zlecenia usług objętych przedmiotem Opcji, a Wykonawcy nie służy roszczenie o ich zlecenie.
12. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z Opcji w przypadku wystąpienia konieczności zwiększenia zakresu rzeczowego usług stanowiących przedmiot zamówienia wynikającego ze zwiększonego zainteresowania uczestników danym spotkaniem. Ostateczne potwierdzenie liczby uczestników zostanie przekazane nie później niż 3 dni przed terminem rozpoczęcia spotkania.

8. Zamawiający jest uprawniony zlecić wykonawcy większy zakres rzeczowy usługi niż wskazany w Załączniku nr 8 do SWZ - opisie przedmiotu zamówienia, przy czym łączna wartość zwiększonych usług nie może przekraczać 20% wartości brutto zamówienia podstawowego w danym zadaniu („Opcja”). Opcja polega na zwiększeniu liczby osób objętych wyżywieniem (przerwa kawowa ciągła, obiad).
9. Podstawą określenia wartości zwiększonych świadczeń są ceny jednostkowe świadczeń określone w Ofercie.
10. W ramach opcji, wedle wyboru Zamawiającego, mogą zostać zlecone wszystkie, niektóre lub tylko jeden z rodzajów świadczeń wchodzących w zakres usług wycenionych przez Wykonawcę w Ofercie.
11. Zamawiający nie jest zobowiązany do zlecenia usług objętych przedmiotem Opcji, a Wykonawcy nie służy roszczenie o ich zlecenie.
12. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z Opcji w przypadku wystąpienia konieczności zwiększenia zakresu rzeczowego usług stanowiących przedmiot zamówienia wynikającego ze zwiększonego zainteresowania uczestników danym spotkaniem. Ostateczne potwierdzenie liczby uczestników zostanie przekazane nie później niż 3 dni przed terminem rozpoczęcia spotkania.

a) Oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tj. Dz.U. z 2025r. poz. 1714 ze zm.), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej - Załącznik nr 4 do SWZ;
b) Oświadczenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 – 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Wykonawca składa na wzorze stanowiącym Załącznik nr 5.1 do niniejszej SWZ.
c) Oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, które wykonawca złożył wraz z ofertą; wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają
pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia
publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty w postaci elektronicznej.
2. W przypadku oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum):
a. w Formularzu Oferty należy wskazać firmy (nazwy) wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie
zamówienia;
b. oferta musi być podpisana w taki sposób, by wiązała prawnie wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o
udzielenie zamówienia. Osoba podpisująca ofertę musi posiadać umocowanie prawne do reprezentacji. Umocowanie musi
wynikać z treści pełnomocnictwa załączonego do oferty – treść pełnomocnictwa powinna dokładnie określać zakres
umocowania;
c. Oświadczenie z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (sporządzone wg Załącznika nr 2 i 3 do SWZ) składa każdy z Wykonawców
wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnienie
warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w
postępowaniu. Oświadczenia Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia powinny zostać złożone
wraz z ofertą pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym
lub podpisem osobistym.
d. dokumenty, o których mowa w pkt X.1, X.2 SWZ obowiązany będzie złożyć każdy z wykonawców wspólnie ubiegających
e. wszyscy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia będą ponosić odpowiedzialność solidarną za
wykonanie umowy;
f. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wyznaczą spośród siebie Wykonawcę kierującego (lidera),
upoważnionego do zaciągania zobowiązań, otrzymywania poleceń oraz instrukcji dla i w imieniu każdego, jak też dla
wszystkich partnerów;
g. Zamawiający może w ramach odpowiedzialności solidarnej żądać wykonania umowy w całości przez lidera lub od
wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia łącznie lub każdego z osobna.
h. Zamawiający informuje o treści przepisu art. 117 ust. 3 PZP, zgodnie z którym w odniesieniu do warunków dotyczących
wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia
mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
3. W związku z powyższym zgodnie z art. 117 ust. 4 PZP Wykonawca jest zobowiązany załączyć do oferty podmiotowy
środek dowodowy w postaci oświadczenia, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Wzór
stosownego oświadczenia został zawarty w Formularzu Oferty (stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ) i Zamawiający zaleca
złożyć to oświadczenie właśnie w tym Formularzu. Obowiązek złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 PZP
odnosi się również do Wykonawców, prowadzących działalność w formie spółki cywilnej