Kompleksowa organizacja konferencji w Gdańsku lub Sopocie w dniach 11-14 maja 2027 r. dla min. 140 uczestników, obejmująca: usługi konferencyjne, restauracyjne oraz hotelarskie

1. Komunikacja w prowadzonym postępowaniu, w szczególności składanie ofert w tym ofert dodatkowych (w przypadku negocjacji), zaproszenie do negocjacji, wymiana informacji oraz przekazywanie oświadczeń i dokumentów odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1513, z późn. zm.) z wykorzystaniem Platformy e-Zamówienia (https://ezamowienia.gov.pl/pl/) Zamawiający dopuszcza możliwość komunikacji poprzez pocztę elektroniczną, z zastrzeżeniem pkt 3.5 SWZ. 2. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania, natomiast Wykonawca, który zamierza wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne. 3. Ofertę wraz z oświadczeniem, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, należy złożyć pod rygorem nieważności w formie elektronicznej, tj. postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osoby/osób upoważnionej/nych do reprezentowania Wykonawcy poprzez Platformę eZamówienia (https://ezamowienia.gov.pl). 4. Szczegółowe informacje dotyczące składania ofert zostały opisane w Rozdziale 10 SWZ. 5. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia, natomiast możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Formularze do komunikacji dostępne są w zakładce „Formularze” na Platformie e-Zamówienia. 6. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”. 7. „Formularze do komunikacji” umożliwiają dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (poprzez przycisk „dodaj załącznik”). Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 25 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza). 8. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia. 9. Dokumenty lub oświadczenia elektroniczne (w tym cyfrowe odwzorowania dokumentów papierowych), jako załączniki (inne niż oferta oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp), mogą być składane przez Wykonawcę za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” dostępnych na Platformie e-Zamówienia lub za pomocą poczty elektronicznej. 10. Adres poczty elektronicznej Zamawiającego do komunikacji elektronicznej (nie dotyczy składania oferty oraz oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp): kancelaria@bfg.pl. Zaleca się przesyłanie dokumentów, wniosków, oświadczeń i innych informacji (jako załączników) w formacie pliku .pdf. Maksymalny rozmiar wiadomości, jaki można przesłać za pomocą poczty elektronicznej wynosi 30 MB. 11. Szczegóły dot. wymagań technicznych i organizacyjnych dot. korespondencji elektronicznej znajdują się w pkt 3 SWZ.

1. Zamawiający zobowiązuje uczestnika postępowania, który ujawnia Zamawiającemu (administratorowi) dane osobowe swoich pracowników oraz osób współpracujących, a także osób uprawnionych do reprezentacji
uczestnika postępowania bądź osób uprawnionych do składania oświadczeń w imieniu uczestnika postępowania, w związku z udziałem w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, do spełnienia w imieniu administratora względem tych osób obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.5.2016, str. 1, z późn. zm., dalej „rozporządzenie 2016/679″ lub „RODO”), poprzez przekazanie tym osobom informacji określonych poniżej.
2. Zgodnie z art. 18 ust. 6 ustawy Pzp Zamawiający udostępni dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO, w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp, do upływu terminu do ich wniesienia. 3. Stosownie do postanowień art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, z
późn. zm., Bankowy Fundusz Gwarancyjny informuje, że:
1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Bankowy Fundusz Gwarancyjny z siedzibą w Warszawie przy ul. ks. Ignacego
Jana Skorupki 4, 00-546 Warszawa, adres e mail: kancelaria@bfg.pl.
2) W przypadku pytań dotyczących ochrony danych osobowych prosimy kontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych,
listownie (adres do korespondencji – jak wyżej) albo drogą elektroniczną na adres mailowy: iod@bfg.pl.
3) Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu związanym z prowadzeniem przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego oraz zawarcia umowy. Podstawą prawną ich przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit c) rozporządzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem
danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o
ochrony danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str.1, z późn. zm.) (dalej „RODO”) oraz następujące przepisy prawa:- ustawa
Pzp;- rozporządzenie ws. dokumentów;- ustawa z dnia 14 lica 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Jeżeli jest Pani/Pan uczestnikiem postępowania będącym jednocześnie osobą fizyczną, to obowiązek podania przez Pana/Panią
danych osobowych bezpośrednio Pana/Panią dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp,
związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencje niepodania określonych danych
wynikają z ustawy Pzp. 4. Pozostałe informacje dla uczestników postępowania dotyczące przetwarzania danych osobowych znajduj się w pkt 21 SWZ.

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja konferencji dla min. 140 uczestników, obejmująca: usługi konferencyjne (najem i obsługę sal wraz z wyposażeniem technicznym), usługi restauracyjne (serwis kawowy, serwis obiadowy) oraz usługi hotelarskie świadczone łącznie w jednym obiekcie hotelowym w Gdańsku lub Sopocie. 4.5 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia i szczegółowe warunki i zasady realizacji zamówienia zostały określone w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ oraz w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ.

Zamawiający przewiduje możliwości udzielenia zamówień (usług podobnych), o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp polegających na realizacji usług konferencyjnych, restauracyjnych lub hotelarskich w zakresie spotkań lub konferencji łącznie do kwoty 450 000,00 zł netto. Warunki udzielenia zamówienia będą tożsame z zamówieniem podstawowym.

1. Oceniane będą wyłącznie oferty niepodlegające odrzuceniu. 2. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się kryteriami oceny ofert:
1) Cena całkowita brutto za usługę konferencyjną – „C1” 30 %, max 30 pkt;
2) Cena brutto za usługę restauracyjną dla jednego Uczestnika za jeden osobodzień – „C2” 30 %, max 30 pkt;
3) Elastyczność realizacji zamówienia – bezkosztowe zmniejszenie liczby osobodni – „E” 20 %, max 20 pkt;
4) Zwiększenie puli pokoi dostępnych dla uczestników Konferencji ponad wymagane minimum (100) – „R” 20 %, max 20 pkt.
Szczegóły dotyczące opisu oceny ofert zostały określone w pkt 15 SWZ.
Informacje dotyczące negocjacji i oceny ofert dodatkowych zostały określone w pkt 16 SWZ.

Zamawiający wymaga wykazania spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej (doświadczenia):

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał, co najmniej 2 (dwie) usługi o wartości co najmniej 100 000 zł brutto każda, przy czym każda z tych usług:
a) była zrealizowana w ramach jednego wydarzenia (np. konferencji, kongresu, szkolenia),
oraz
b) obejmowała swoim zakresem zapewnienie jednocześnie, w ramach tego samego wydarzenia, sal konferencyjnych oraz usługi restauracyjnej dla co najmniej 120 uczestników jednocześnie obecnych na tym wydarzeniu.

Za spełnienie warunku nie uznaje się usług realizowanych w sposób cykliczny lub w ramach odrębnych, następujących po sobie zleceń rozliczanych łącznie, w przypadku których wymagana liczba 120 uczestników lub wartość 100 000 zł brutto zostały osiągnięte dopiero w wyniku zsumowania kilku odrębnych wydarzeń lub okresów rozliczeniowych.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunek udziału w postępowaniu, o którym mowa powyżej, musi spełnić przynajmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. W przypadku polegania przez Wykonawcę na zdolnościach podmiotu trzeciego, w celu wykazania spełnienia warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa powyżej, podmiot trzeci musi spełnić ten warunek samodzielnie.
Jeżeli na spełnienie ww. warunku Wykonawca planuje wykazać zamówienie zrealizowane wspólnie z innym podmiotem (wykonawcą), to Zamawiający uzna warunek za spełniony tylko w przypadku, gdy Wykonawca wykaże, że bezpośrednio uczestniczył w wykonywaniu tego zamówienia.
Wartości podane w dokumentach w walutach innych niż wskazane przez Zamawiającego zostaną przeliczone według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych, określonego w Tabeli Kursów Narodowego Banku Polskiego na dzień zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej prowadzonego postępowania.
Szczegóły dotyczące warunku udziału w postępowaniu znajdują się w pkt 8 SWZ.

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych potwierdzających brak podstaw do wykluczenia, o których mowa w pkt 7.1 SWZ:
1) oświadczenia Wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ.

2) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, sporządzonego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp.

W przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o zamówienie na zasadach określonych w art. 117 ustawy Pzp, Zamawiający żąda przedstawienia podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w pkt 11.1 SWZ dotyczących wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

W przypadku, gdy Wykonawca polega na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp, Zamawiający żąda przedstawienia podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w pkt 11.1.1 SWZ dotyczących tych podmiotów.

Szczegóły dotyczące podmiotowych środków dowodowych znajdują się w pkt 11 SWZ.

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnianie warunku udziału w postępowaniu:
wykazu usług należycie wykonanych, w okresie ostatnich 3 (trzech) lat (jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie) wraz z podaniem ich przedmiotu, wartości, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy, w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt 8.2 SWZ. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 6 do SWZ.

Szczegóły dotyczące podmiotowych środków dowodowych znajdują się w pkt 11 SWZ.

Do oferty należy dołączyć w szczególności:
1) oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, o niepodleganiu wykluczeniu w zakresie wskazanym przez
Zamawiającego w SWZ oraz o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku
nr 4 do SWZ;
2) dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy lub Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (np. odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru);
3) (jeśli dotyczy) pełnomocnictwo upoważniające do złożenia (podpisania) oferty i jej załączników, jeżeli prawo to nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą, o ile ofertę składa pełnomocnik.
Szczegółowe informacje znajdują się w pkt 10 SWZ.