Usługi ubezpieczenia komunikacyjnego floty pojazdów i maszyn OTL w Świebodzinie 2026-2027

Komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia („Platforma”), która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/ , oraz poczty elektronicznej Zamawiającego: otl.swiebodzin@zielonagora.lasy.gov.pl, z zastrzeżeniem, że złożenie oferty następuje wyłącznie przy użyciu platformy https://ezamowienia.gov.pl .
Wykonawca zamierzający wziąć udział w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy, w tym minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa „Regulamin korzystania z Platformy e-Zamówienia”, dostępny pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/ oraz informacje zamieszczone na stronie Platformy w zakładce „Centrum Pomocy”.

Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowanie) musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r., poz. 2452).
Dokumenty elektroniczne wymienione w SWZ, o których mowa w §2 ust. 1 rozporządzenia wskazanego w pkt 9.6. SWZ sporządza się w formatach danych określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r. poz. 2247 z późn. zm.), z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki.
Wymagane w SWZ informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w §2 ust. 1 rozporządzenia wskazanego w pkt 9.6. SWZ, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:
a) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (i przekazuje się jako załącznik), lub
b) jako tekst wpisany bezpośrednio do widomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”).
Za datę przekazania oferty przyjmuje się datę jej przekazania na platformę e-Zamówienia. Za datę przekazania wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na adres poczty elektronicznej Zamawiającego wskazany w pkt 9.13. lit h) SWZ.
Zamawiający przekazuje link do postępowania oraz identyfikator postępowania generowany przez portal e-Zamówienia (ID postępowania) jako załączniki nr 7 i nr 8 do SWZ. Dane postępowania można wyszukać również korzystając ze strony głównej portalu e-Zamówienia (Biuletyn Zamówień Publicznych).
Ofertę oraz oświadczenia, składane na podstawie art. 125 ust. 1 PZP (sporządzane wg wzorów stanowiących odpowiednio załącznik nr 2 i 3 do SWZ), sporządza się, pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem kwalifikowanym lub zaufanym lub osobistym.
Szczegółowe informacje o sposobie pozyskania usługi kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz warunkach jej użycia można znaleźć na stronach internetowych kwalifikowanych dostawców usług zaufania, których lista znajduje się pod adresem internetowym: http://www.nccert.pl/kontakt.htm
UWAGA!
Szczegółowy sposób złożenia oferty, sposób komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcami jak również pozostałe informacje dotyczące korespondencji elektronicznej znajdują się w Dziale 9 SWZ do niniejszego postępowania.

Stosownie do art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych)(Dz. Urz. UE L 119 z 04 maja 2016 r., str. 1 – „RODO”) Zamawiający informuje, iż administratorem danych osobowych jest:
Państwowe Gospodarstwo Leśne Lasy Państwowe Ośrodek Transportu Leśnego, ul. Poznańska 10 66-200 Świebodzin
Tel.: 68 382 34 34; e-mail: otl.swiebodzin@zielonagora.lasy.gov.pl
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych p. Sebastiana Strzecha z którym w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem biuro@comp-net.pl lub telefonicznie pod numerem +48 63 240 65 32.
Zamawiający przetwarza dane osobowe zebrane w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w sposób gwarantujący zabezpieczenie przed ich bezprawnym rozpowszechnianiem.
Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale VI PZP, do upływu terminu do ich wniesienia.
Do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w poufności
Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z prowadzeniem niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięciem, jak również, jeżeli nie ziszczą się przesłanki określone w art. 255-256 PZP – w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jej realizacji, a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia i jego archiwizacji.
Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym dokumentacja postępowania zostanie udostępniona w oparciu o przepisy PZP.
Dane osobowe pozyskane w związku z prowadzeniem niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy w sprawie zamówienia publicznego.
UWAGA!
Pełna informacja dotycząca RODO znajduje się w Dziale 20 SWZ do niniejszego postępowania.

Przedmiotem zamówienia jest ubezpieczenie floty pojazdów mechanicznych w zakresie ubezpieczeń komunikacyjnych, na zasadach określonych w ustawie z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (Dz.U. 2023 r., poz. 656 ze zm.) tj.: samochodów osobowych, dostawczych, ciężarowych, ciągników samochodowych, ciągników rolniczych, przyczep, naczep oraz pojazdów niepodlegających rejestracji, w tym maszyn leśnych i drogowych, wielooperacyjnych pojazdów i maszyn wraz ze specjalistycznym sprzętem, m.in. z urządzeniami rozdrabniającymi, pługami, frezarkami, piłami, bronami, harwesterami, forwarderami, ładowarkami kołowymi, pojazdami samowyładowczymi, równiarkami drogowymi, koparko-ładowarkami, walcami samojezdnymi, zagęszczarkami, urządzeniami koszącymi itp. w tym z takimi, których konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25km/h będącymi na wyposażeniu Ośrodka Transportu Leśnego w Świebodzinie (stanowiących własność lub będących w posiadaniu na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej o podobnym charakterze), zwanych dalej „pojazdami”.
Zakres ubezpieczenia:
1) obowiązkowe ubezpieczenie Odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych za szkody wyrządzone ruchem tych pojazdów (zwane dalej OC),
2) ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych w ruchu zagranicznym (Zielona Karta) – (dalej zwane ZK) dla wskazanych pojazdów,
3) ubezpieczenia Autocasco pojazdów mechanicznych od wszystkich ryzyk uszkodzenia, zniszczenia i utraty (dalej zwane AC/KR),
4) ubezpieczenia od Następstw nieszczęśliwych wypadków kierowców i pasażerów powstałych w związku z użytkowaniem pojazdów mechanicznych (dalej zwane NNW),
5) ubezpieczenie Assistance.
Zakres ochrony ubezpieczeniowej dzieli się na:
1) obligatoryjny – przyjęcie wskazanego zakresu ochrony ubezpieczeniowej w postaci przedstawionej w opisie przedmiotu zamówienia SWZ jest obowiązkowe
2) fakultatywny – zakres uzupełniający – treść postanowień dodatkowych w postaci klauzul szczególnych może być przez Wykonawcę zaakceptowana.
Klauzule fakultatywne stanowią odrębne punktowane postanowienia dodatkowe, które zgodnie z kryterium oceny, wpływają na wybór oferty. Szczegółowa treść zakresu uzupełniającego, w postaci klauzul fakultatywnych ochrony ubezpieczeniowej zawarta jest w Załączniku nr 7 do SWZ.
Zamawiający nie dokonał podziału zamówienia na części, z uwagi na to, iż zamawiane produkty dotyczą floty pojazdów Zamawiającego i należą do tego samego rodzaju usług oferowanych przez Wykonawców, a wielkość przedmiotu zamówienia nie prowadzi do ograniczenia konkurencji.
Postępowanie prowadzone jest przy udziale brokera ubezpieczeniowego: Resident Broker Ubezpieczeniowy Sp. z o.o. z siedzibą w Zielonej Górze, Al. Niepodległości 12/5, numer zezwolenia na prowadzenie działalności brokerskiej 665/99, który jako pośrednik ubezpieczeniowy, działa w imieniu i na rzecz Zamawiającego.
Broker występuje jako doradca Zamawiającego w postępowaniu przetargowym w zakresie zagadnień ubezpieczeniowych, będzie pośredniczył przy zawarciu umów ubezpieczenia i nadzorował ich wykonanie przez Wykonawcę.
Uwaga!
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został opisany w Dziale 3 SWZ

W stosunku do całego Przedmiotu Zamówienia Zamawiający jest uprawniony zlecić Wykonawcy dodatkowy zakres rzeczowy w stosunku do łącznej wartości wszystkich rodzajów usług objętych daną czynnością („Opcja”). Przedmiotem Opcji będą takie same usługi jak wskazane w SWZ. W ramach Opcji, wedle wyboru Zamawiającego, mogą zostać zlecone wszystkie, niektóre lub tylko jeden z rodzajów usług wskazanych w SWZ. Usługi ubezpieczeniowe będące przedmiotem Opcji mogą zostać zlecone w ilości, która nie będzie przekraczała 50 % Wartości Przedmiotu Umowy określonej zgodnie z § 8 ust 1 Wzoru Umowy stanowiącego załącznik nr 5 do SWZ. Podstawą określenia wartości usług zleconych w ramach Opcji (w celu określenia jej zakresu) będą ceny jednostkowe określone w Formularzu Oferty.
Zamawiający nie jest zobowiązany do zlecenia usług objętych przedmiotem Opcji, a Wykonawcy nie służy roszczenie o ich zlecenie.
Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z Opcji w przypadku wystąpienia potrzeby zwiększenia zakresu rzeczowego usług w związku z ujawnieniem się nowych potrzeb podmiotów, lub nowo nabytych pojazdów mających związek z realizacją przez Zamawiającego przedsięwzięć lub powierzenia mu nowych zadań gospodarczych lub publicznych.

W postępowaniu mogą brać udział Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie formułuje warunku udziału w postępowaniu w odniesieniu do występowania w obrocie gospodarczym.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej:
Warunkiem udziału w postępowaniu jest posiadanie przez Wykonawcę zezwolenia właściwego organu na prowadzenia działalności ubezpieczeniowej na terenie RP w myśl ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 656 z późn. zm.), co najmniej w zakresie ryzyk grup nr 1,3,10,18, o których mowa w dziale II Załącznika do cytowanej wyżej ustawy objętych przedmiotem zamówienia lub inny dokument jak zezwolenie właściwego organu na wykonywanie działalności ubezpieczeniowej w państwie członkowskim Unii Europejskiej, w którym ten zakład ma siedzibę, potwierdzający posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności ubezpieczeniowej w zakresie wszystkich grup ryzyk objętych przedmiotem zamówienia.
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej
Zamawiający nie formułuje warunku udziału w postępowaniu w odniesieniu do sytuacji ekonomicznej lub finansowej.
4) zdolności technicznej lub zawodowej
a) Zamawiający nie formułuje warunku udziału w postępowaniu w zakresie doświadczenia,
b) Zamawiający nie formułuje warunku udziału w postępowaniu w zakresie potencjału technicznego;
c) Zamawiający nie formułuje warunków udziału w postępowaniu w zakresie osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia.

W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia, o których mowa w pkt 5.3. Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, działając na podstawie art. 274 ust. 1 PZP wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
a) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 PZP, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tekst jedn. Dz. U. z 2021 r. poz. 275 z późn. zm.), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę lub ofertę częściową, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty lub oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej - (wzór oświadczenia Wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 PZP o przynależności lub braku przynależności do tej grupy kapitałowej stanowi załącznik nr 11 do SWZ),
b) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4) PZP, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji,
c) zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 PZP, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności,
d) zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 PZP, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności.

W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt 6.1 Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, działając na podstawie art. 274 ust. 1 PZP wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
a) aktualnego zezwolenia na prowadzenia działalności ubezpieczeniowej na terenie RP.

W przypadku oferty wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum):
1) w formularzu oferty należy wskazać firmy (nazwy) wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
2) oferta musi być podpisana w taki sposób, by wiązała prawnie wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Osoba podpisująca ofertę musi posiadać umocowanie prawne do reprezentacji. Umocowanie musi wynikać z treści pełnomocnictwa załączonego do oferty – treść pełnomocnictwa powinna dokładnie określać zakres umocowania;
3) oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 PZP składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnienie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Ww. oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia powinno zostać złożone wraz z ofertą pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
4) dokumenty, o których mowa w pkt 8.3. obowiązany będzie złożyć każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
5) dokumenty, o których mowa w pkt 8.2. lit. a) wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie składają wspólnie.
6) wszyscy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia będą ponosić odpowiedzialność solidarną za wykonanie umowy;
7) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wyznaczą spośród siebie Wykonawcę kierującego (lidera), upoważnionego do zaciągania zobowiązań, otrzymywania poleceń oraz instrukcji dla i w imieniu każdego, jak też dla wszystkich partnerów;
8) Zamawiający może w ramach odpowiedzialności solidarnej żądać wykonania umowy w całości przez lidera lub od wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia łącznie lub każdego z osobna.

Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego zawiera wzór umowy stanowiący załącznik nr 5 do SWZ.
Umowa zostanie zawarta na podstawie złożonej oferty Wykonawcy. Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności w niej wymienionych z uwzględnieniem podanych we wzorze umowy warunków ich wprowadzenia.