Digitalizacja teczek osobowych ZASP z zasobów Instytutu Teatralnego im. Zbigniewa Raszewskiego w Warszawie

1.1Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2Nazwa zamawiającego

Instytut Teatralny im. Zbigniewa Raszewskiego

1.4Krajowy Numer Identyfikacyjny

REGON 015508468

1.5Adres zamawiającego

1.5.1Ulica

Jazdów 1

1.5.2Miejscowość

Warszawa

1.5.3Kod pocztowy

00-467

1.5.4Województwo

mazowieckie

1.5.5Kraj

Polska

1.5.6Lokalizacja NUTS 3

PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9Adres poczty elektronicznej

zp@instytut-teatralny.pl

1.5.10Adres strony internetowej zamawiającego

https://www.instytut-teatralny.pl

1.6Rodzaj zamawiającego

Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Instytucja kultury

1.7Przedmiot działalności zamawiającego

Rekreacja, kultura i religia

2.1Ogłoszenie dotyczy

Zamówienia publicznego

2.2Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług

Nie

2.3Nazwa zamówienia albo umowy ramowej

Digitalizacja teczek osobowych ZASP z zasobów Instytutu Teatralnego im. Zbigniewa
Raszewskiego w Warszawie

2.4Identyfikator postępowania

ocds-148610-fd09db67-612d-4eb1-a165-7fef9b35e99d

2.5Numer ogłoszenia

2026/BZP 00450965

2.6Wersja ogłoszenia

01

2.7Data ogłoszenia

2026-09-22

2.8Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań

Nie

2.11O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy

Nie

2.14Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Nie

2.16Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.1Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://instytutteatralny.eb2b.com.pl

3.2Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia

Nie

3.4Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej

Tak

3.5Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej

https://instytutteatralny.eb2b.com.pl

3.6Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej

Pokaż pełną treść (479 słów)

2. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie rodzajów podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.
5. Wykonawca przystępując do postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując, w przypadku posiadania konta w Platformie Zakupowej, akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://instytutteatralny.eb2b.com.pl, oraz uznaje go za wiążący. Zamawiający poniżej określa instrukcję korzystania z Platformy Zakupowej w niniejszym postępowaniu:
a) w zakładce „Postępowania”, dalej „Lista postępowań otwartych” wykonawca wybiera niniejsze postępowanie oraz korzystając z polecenia „Zgłoś się do udziału w postępowaniu”, przechodzi odpowiednio do Formularza rejestracyjnego - w przypadku, kiedy wykonawca nie posiada konta na Platformie, lub panelu logowania użytkownika na Platformie w przypadku posiadania konta na Platformie;
b) po wypełnieniu formularza rejestracyjnego wykonawca otrzymuje wiadomość elektroniczną (e-mail) informującą, że może dokonać pierwszego logowania do Platformy. UWAGA: Rejestracja nowego konta podlega weryfikacji i akceptacji Operatora, która może potrwać do 24h (8h roboczych);
c) zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania wykonawcy do Platformy. Po wprowadzeniu danych użytkownika tj. adresu e-mail oraz hasła zgłoszenie jest automatycznie akceptowane przez Platformę;
d) w przypadku składania oferty i innych dokumentów wymaganych w Ogłoszeniu o zamówieniu oraz SWZ w
formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym odbywa się to za pośrednictwem Platformy Zakupowej, poprzez wybranie polecenia „Dodaj załącznik” i wybranie docelowego pliku, który ma zostać wczytany.
Wykonawca opisuje załącznik nazwą umożliwiającą jego identyfikację. W przypadku zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa w treści dokumentu, wykonawca zaznacza polecenie „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”. Wczytanie załącznika następuje poprzez polecenie „Zapisz”. Potwierdzeniem prawidłowo złożonych dokumentów jest komunikat systemowy „Plik został wczytany”;
e) w przypadku oferty wykonawca składa dokumenty w formie zaszyfrowanej, dlatego też dokumenty złożone przez Platformę nie są widoczne do momentu odszyfrowania dokumentów przez Zamawiającego, który następuje po terminie składania ofert;
f) wykonawca może także samodzielnie wycofać złożone przez siebie dokumenty. W tym celu w zakładce
„Załączniki” należy skorzystać z polecenia „Usuń”, uprzednio wybrany przez siebie plik z dokumentem/dokumentami;
g) wykonawca po upływie terminu składania ofert nie może skutecznie dokonać zmiany ani wycofać złożonych dokumentów
6. Zamawiający, zgodnie z § 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452; dalej jako „Rozporządzenie”) określa dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego jako:
1) dokumenty w formacie „pdf’ należy podpisywać formatem PAdES;
2) Zamawiający dopuszcza podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf”, wtedy należy użyć formatu XAdES.

3.8Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne

Nie

3.12Oferta - katalog elektroniczny

Nie dotyczy

3.14Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu

polski

4.1Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia

4.1.1Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe

Nie

4.1.2Numer referencyjny

IT/1/2026

4.1.3Rodzaj zamówienia

Usługi

4.1.4Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania

Nie

4.1.8Możliwe jest składanie ofert częściowych

Nie

4.1.13Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia

Nie

4.2Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia

4.2.2Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówieni pod nazwą „Digitalizacja teczek osobowych ZASP z zasobów
Instytutu Teatralnego im. Zbigniewa Raszewskiego w Warszawie” jest odwzorowanie cyfrowe
dokumentów analogowych, drukowanych lub rękopiśmiennych dotyczących członków Związku
Artystów Scen Polskich. To całkowicie nieodtwarzalny zasób zawierający dokumenty związane
z działalnością artystyczną i związkową kilku tysięcy twórców polskiego teatru – aktorów,
reżyserów, śpiewaków, tancerzy, choreografów. Najstarsze dokumenty pochodzą z lat 40. XX
wieku.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, znajduje się w załącznika do SWZ: Opis
Przedmiotu Zamówienia oraz w projektowanych postanowieniach umowy.

4.2.6Główny kod CPV

79999100-4 - Usługi skanowania

4.2.8Zamówienie obejmuje opcje

Nie

4.2.10Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej

do 2026-12-08

4.2.11Zamawiający przewiduje wznowienia

Nie

4.2.13Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane

Nie

4.3Kryteria oceny ofert

4.3.1Sposób oceny ofert

Cena 100%

4.3.2Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert

Procentowo

4.3.3Stosowane kryteria oceny ofert

Wyłącznie kryterium ceny

4.3.5Nazwa kryterium

Cena

4.3.6Waga

100

4.3.10Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert

Nie

5.1Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia

Nie

5.3Warunki udziału w postępowaniu

Tak

5.4Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu

1O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy

1) nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 i art. 109 ust. 1 pkt 3) i 4) Ustawy oraz nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 5k ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r., oraz na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. 2) spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności do występowania w obrocie gospodarczym. Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. 3) spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące uprawnień do wykonywania określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wnika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. 4) spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące sytuacji ekonomicznej lub finansowej. Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. 5) spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej: DOŚWIADCZENIE Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, co najmniej 3 (trzy) zamówienia 11 (rozumiane jako trzy odrębne umowy) polegające na usłudze digitalizacji (skanowania), o wartości nie mniejszej niż 250 000 zł brutto każda z nich. UWAGA W przypadku wykazania się przez Wykonawcę doświadczeniem w zakresie usługi wykonywanej (będącej w trakcie realizacji), Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli do upływu terminu składania ofert usługa została wykonana na kwotę nie mniejszą niż określona w warunku. CERTYFIKATY Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej, jeżeli wykaże, że posiada wdrożone i stosowane systemy zarządzania: - system zarządzania jakością zgodny z normą ISO 9001:2015; - system zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodny z normą ISO/IEC 27001:2022; - system zarządzania środowiskowego zgodny z normą ISO 14001:2015. ZAMAWIAJĄCY WYMAGA PODANIA W OFERCIE nazwę oprogramowania posiadającego certyfikat zgodności z normą ISO 15408, które zostanie użyte do usunięcia danych należy dołączyć do oferty.

5.5Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy

Tak

5.6Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu

2. DOKUMENTY SKŁADANE NA WEZWANIE (WYKAZ PODMIOTOWYCH ŚRODKÓW
DOWODOWYCH)
a) wykaz usług – wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych
również wykonywanych, w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli
okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich
wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały
wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi
zostały wykonane lub są wykonywane należycie – załącznik nr 5 do SWZ - dowodami, o
których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz
którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub
ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest
18
w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń
powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty
potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich
3 miesięcy;
- dowody, o których mowa w zdaniu poprzednim muszą zostać złożone w oryginale lub
kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę (osobę/osoby
upoważnioną/ upoważnione do reprezentowania Wykonawcy).
b) certyfikaty wydane przez akredytowaną jednostkę certyfikującą, potwierdzających
zgodność stosowanego przez Wykonawcę systemu zarządzania z wymaganiami
właściwej normy, przy czym certyfikaty muszą być ważne na dzień składania ofert. W
przypadku gdy zakres certyfikacji nie obejmuje całości działalności Wykonawcy, z
certyfikatu musi wynikać, że system zarządzania obejmuje działalność odpowiadającą
przedmiotowi niniejszego zamówienia. Zamawiający dopuszcza wykazanie spełniania
warunku za pomocą równoważnych środków dowodowych, jeżeli Wykonawca z przyczyn
od niego niezależnych nie ma możliwości uzyskania odpowiednich certyfikatów lub nie
ma możliwości ich uzyskania w odpowiednim terminie, pod warunkiem że przedstawione
środki dowodowe potwierdzają, że stosowany przez Wykonawcę system zarządzania
spełnia wymagania właściwej normy.;

5.7Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu

2. DOKUMENTY SKŁADANE NA WEZWANIE (WYKAZ PODMIOTOWYCH ŚRODKÓW
DOWODOWYCH)
a) wykaz usług – wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych
również wykonywanych, w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli
okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich
wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały
wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi
zostały wykonane lub są wykonywane należycie – załącznik nr 5 do SWZ - dowodami, o
których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz
którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub
ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest
18
w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń
powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty
potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich
3 miesięcy;
- dowody, o których mowa w zdaniu poprzednim muszą zostać złożone w oryginale lub
kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę (osobę/osoby
upoważnioną/ upoważnione do reprezentowania Wykonawcy).
b) certyfikaty wydane przez akredytowaną jednostkę certyfikującą, potwierdzających
zgodność stosowanego przez Wykonawcę systemu zarządzania z wymaganiami
właściwej normy, przy czym certyfikaty muszą być ważne na dzień składania ofert. W
przypadku gdy zakres certyfikacji nie obejmuje całości działalności Wykonawcy, z
certyfikatu musi wynikać, że system zarządzania obejmuje działalność odpowiadającą
przedmiotowi niniejszego zamówienia. Zamawiający dopuszcza wykazanie spełniania
warunku za pomocą równoważnych środków dowodowych, jeżeli Wykonawca z przyczyn
od niego niezależnych nie ma możliwości uzyskania odpowiednich certyfikatów lub nie
ma możliwości ich uzyskania w odpowiednim terminie, pod warunkiem że przedstawione
środki dowodowe potwierdzają, że stosowany przez Wykonawcę system zarządzania
spełnia wymagania właściwej normy.;

5.11Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów

W związku z ograniczoną ilością miejsc, Zamawiający wskazuje, że wszelkie informacje zawarte są w SWZ

6.1Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe

Nie

6.3Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną

Nie

6.4Zamawiający wymaga wadium

Nie

6.5Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Nie

6.7Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane

Nie

7.1Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek

Nie

7.3Zamawiający przewiduje zmiany umowy

Tak

7.4Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia

W związku z ograniczona ilością miejsc, Zamawiający wskazuje, że rodzaj, zmiany i zakres umowy znajduje się w PPU.

7.5Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia

Nie

8.1Termin składania ofert

2026-09-30 10:00

8.2Miejsce składania ofert

https://instytutteatralny.eb2b.com.pl

8.3Termin otwarcia ofert

2026-09-30 11:00

8.4Termin związania ofertą

30 dni