Świadczenie usług cateringowych oraz wynajęcia i aranżacji obiektów do organizacji III konferencji naukowej „Drzewa i lasy w zmieniającym się środowisku”

W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym,
a Wykonawcami odbywa się przy użyciu:
1) Platformy e-Zamówienia https://ezamowienia.gov.pl (komunikacja wymaga zarejestrowania się na Platformie e-Zamówienia i jest dostępna dla każdego zalogowanego użytkownika platformy; link do instrukcji interaktywnej o komunikacji w postępowaniu za pośrednictwem platformy e-Zamówienia: https://media.ezamowienia.gov.pl/pod/2021/10/Komunikacja-w-postepowaniu- 5.1.pdf
2) poczty elektronicznej, z zastrzeżeniem, iż oferta musi zostać złożona przy użyciu platformy e-Zamówienia. Zamawiający zastrzega, iż złożenie oferty w innej formie elektronicznej będzie skutkowało odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy.

VI. Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, w tym wymaganiach technicznych i organizacyjnych.
-Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi zarejestrować się na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
-Sposób sporządzenia i przekazywania dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (zw. dalej „Rozporządzeniem w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych”).
-Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (zw. dalej „Rozporządzeniem w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności”), z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania.
-Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:
1) w formatach danych określonych w przepisach Rozporządzenia w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub
2) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści „Formularza do komunikacji”).
-Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji Wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym
i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”.

XVII. Obowiązek informacyjny dotyczący przetwarzania danych osobowych w procesie udzielania zamówień publicznych.
1. Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - RODO informujemy, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Dendrologii Polskiej Akademii Nauk z siedzibą przy ul. Parkowej 5, 62-035 Kórnik,
2) jeśli ma Pani/Pan pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, a także przysługujących Pani/Panu praw, może się Pani/Pan skontaktować
z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych za pomocą adresu e-mail iod.idpan@man.poznan.pl lub pisemnie na adres: Instytut Dendrologii Polskiej Akademii Nauk, ul. Parkowa 5, 62-035 Kórnik,
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
w celu związanym z potrzebą wyłonienia wykonawcy w ramach postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przewidzianym ustawą Pzp oraz w celu zawarcia, realizacji i rozliczenia umowy.
2. Odbiorcami danych osobowych przekazanych przez Państwa będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp.
3. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych za wyjątkiem sytuacji przewidzianych w przepisach prawa.
4. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony roszczeń, następnie zostaną zarchiwizowane, a usunięte zostaną zgodnie
z obowiązującymi przepisami regulującymi kwestię archiwizacji dokumentów.
5. Posiadają Państwo:
1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Państwa dotyczących,
2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Państwa danych osobowych (przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników),
3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia),
4) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy RODO.
6. Nie przysługuje Państwu:
1) prawo do usunięcia danych osobowych zgodnie z przepisem art. 17 ust. 3 lit. b), d) lub e) RODO,
2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
3) prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 21 RODO, gdyż podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) lub b) RODO.
7. Obowiązek podania przez Państwa danych osobowych bezpośrednio Państwa dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
8. Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

XVII. Obowiązek informacyjny dotyczący przetwarzania danych osobowych w procesie udzielania zamówień publicznych.
1. Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - RODO informujemy, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Dendrologii Polskiej Akademii Nauk z siedzibą przy ul. Parkowej 5, 62-035 Kórnik,
2) jeśli ma Pani/Pan pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, a także przysługujących Pani/Panu praw, może się Pani/Pan skontaktować
z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych za pomocą adresu e-mail iod.idpan@man.poznan.pl lub pisemnie na adres: Instytut Dendrologii Polskiej Akademii Nauk, ul. Parkowa 5, 62-035 Kórnik,
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
w celu związanym z potrzebą wyłonienia wykonawcy w ramach postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przewidzianym ustawą Pzp oraz w celu zawarcia, realizacji i rozliczenia umowy.
2. Odbiorcami danych osobowych przekazanych przez Państwa będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp.
3. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych za wyjątkiem sytuacji przewidzianych w przepisach prawa.
4. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony roszczeń, następnie zostaną zarchiwizowane, a usunięte zostaną zgodnie
z obowiązującymi przepisami regulującymi kwestię archiwizacji dokumentów.
5. Posiadają Państwo:
1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Państwa dotyczących,
2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Państwa danych osobowych (przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników),
3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia),
4) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy RODO.
6. Nie przysługuje Państwu:
1) prawo do usunięcia danych osobowych zgodnie z przepisem art. 17 ust. 3 lit. b), d) lub e) RODO,
2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
3) prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 21 RODO, gdyż podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) lub b) RODO.
7. Obowiązek podania przez Państwa danych osobowych bezpośrednio Państwa dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
8. Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

2. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usług cateringowych oraz wynajęcia i aranżacji obiektów do organizacji III konferencji naukowej „Drzewa i lasy w zmieniającym się środowisku”, w tym:
1) Usługa wynajęcia i aranżacji pomieszczeń oraz infrastruktury do przeprowadzenia Konferencji:
a) Wynajęcie obiektów;
b) Aranżacja obiektów;
2) Usługa cateringowa.
Konferencja odbędzie się w dniach 12–14.10.2026 r. w formule stacjonarnej w Pałacu Działyńskich w Poznaniu (Stary Rynek 78) oraz w dniu 13.10.2026 r. w formie sesji terenowej (w godz. 15:00–19:00) w Instytucie Dendrologii Polskiej Akademii Nauk w Kórniku. Zamawiający przewiduje udział maksymalnie 150 uczestników. Ostateczna liczba uczestników zostanie przekazana Wykonawcy najpóźniej do dnia 30.09.2026 r. Zamawiający gwarantuje realizację usługi cateringowej dla minimum 50 osób (w każdym dniu konferencji).

Warunki udziału w postępowaniu oraz podstawy wykluczenia z postępowania.
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału
w postępowaniu dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym - Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej - Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej - Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
4) zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający określa następujące, minimalne warunki w zakresie zdolności technicznej
i zawodowej: w celu wykazania spełnienia powyższego warunku Wykonawca musi wykazać, że: w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał,
a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również należycie wykonuje co najmniej 2 usługi, każda o wartości co najmniej 50 000,00 zł brutto (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych brutto), polegające na organizacji wydarzenia o podobnym charakterze, które obejmowały m.in. udostępnienie sprzętu multimedialnego, aranżację sali, zapewnienie obsługi technicznej wraz z usługą cateringową. Obie usługi muszą dotyczyć organizacji wydarzenia w formule stacjonarnej dla minimum 50 uczestników.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, które Wykonawca nadal wykonuje, wymagane jest, aby już zrealizowany zakres usługi (zamówienia) spełniał wymogi opisanego wyżej warunku, tj. m.in. udostępnienie sprzętu multimedialnego, aranżację sali, zapewnienie obsługi technicznej wraz z usługą cateringową.
Zamawiający wskazuje, że dla przedmiotu zamówienia nie zostały określone poziomy zdolności, o których mowa w art. 112 ust. 3 ustawy Pzp.
2. Wykonawca potwierdza spełnienie powyższych warunków udziału w postępowaniu,
w zakresie zamówienia poprzez złożenie wraz z ofertą oświadczenia według Załącznika Nr 4 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie składa każdy z Wykonawców w zakresie w jakim wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 4 do SWZ);
- (jeżeli dotyczy) oświadczenie z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp (Załącznik nr 5 do SWZ);
- (jeżeli dotyczy) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (Załącznik nr 6 do SWZ);
- wykaz usług wraz z dowodami potwierdzającymi ich należyte wykonanie (Załącznik nr 8 do SWZ), składany na wezwanie
Zamawiającego.

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (konsorcjum, wspólnicy spółki cywilnej) ustanawiają
pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w
sprawie zamówienia publicznego.
Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty, jeżeli nie wynika ono z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą.
Każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia składa odrębnie oświadczenie o niepodleganiu
wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z Załącznikiem nr 4 do SWZ.
W przypadku, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia
składają oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (Załącznik nr 5 do SWZ).
Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z ustanowionym pełnomocnikiem Wykonawców wspólnie
ubiegających się o udzielenie zamówienia.
Nie dopuszcza się uczestnictwa tego samego Wykonawcy w więcej niż jednej ofercie składanej wspólnie ani jednoczesnego
złożenia oferty indywidualnej oraz oferty wspólnej.
Wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jak Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia.
Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie
zamówienia.
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.
Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy kopii umowy regulującej współpracę Wykonawców wspólnie
ubiegających się o udzielenie zamówienia.