Świadczenie usług hotelarsko-gastronomicznych podczas szkoleń organizowanych przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej Województwa Śląskiego

Szczegółowe informacje w tym zakresie zamieszczono w rozdziale XVI SWZ:
1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamawiający. Korzystanie z Platformy e-Zamawiający jest bezpłatne. Adres strony internetowej prowadzonego postępowania zamieszczono w rozdziale I Zamawiający (nazwa i adres), informacje ogólne niniejszej SWZ.
3. Zamawiający wyznacza następujące osoby do kontaktu z wykonawcami:
Katarzyna Reclik, e-mail: dzp@rops-katowice.pl
4. Szczegółowe informacje techniczne na temat komunikacji w postępowaniu dostępne są w zakładce Baza wiedzy na stronie internetowej https://ropsslaskie.ezamawiajacy.pl/servlet/ HomeServlet?MP_module=main&MP_action=mainPage.
5. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia
30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od Wykonawcy.
6. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki.
7. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.
8. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem zakładki/kafelka Wiadomości na Platformie e-Zamawiający, która jest dostępna pod adresem wskazanym w rozdziale I Zamawiający (nazwa i adres), informacje ogólne niniejszej SWZ, po przystąpieniu do postępowania. Za pośrednictwem modułu Wiadomości odbywa się
w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi.
9. (...)

Szczegółowe informacje w tym zakresie zamieszczono w rozdziale XXXI SWZ:
1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, informuję, że:
1.1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej Województwa Śląskiego z siedzibą w Katowicach (40-142) przy ulicy Modelarskiej 10,
1.2. dane kontaktowe inspektora ochrony danych w Regionalnym Ośrodki Polityki Społecznej Województwa Śląskiego z siedzibą w Katowicach ul. Modelarska 10, kod pocztowy 40-142 to: e-mail: iod@rops-katowice.pl,
1.3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,
1.4. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp” oraz w oparciu o art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 06 września 2001 r. – Ustawa o dostępie do informacji publicznej. Ponadto, Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane osobom upoważnionym przez administratora danych osobowych, podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa, bankom, podmiotom zajmującym się archiwizacją, wykonawcom usług związanych z obsługą kadrowo-płacową a w zakresie danych korespondencyjnych operatorowi pocztowemu lub kurierowi,
1.5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów archiwalnych,
1.6. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp,
1.7. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO,
1.8. posiada Pani/Pan:
1.8.1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
1.8.2. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*
1.8.3. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO**,
1.8.4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO,
1.9. nie przysługuje Pani/Panu:
1.9.1. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
1.9.2. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
1.9.3. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
W trakcie oraz po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających w szczególności na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.

Część I zamówienia: Obsługa hotelarsko-gastronomiczna szkolenia pn. Prawne aspekty przeciwdziałania przemocy domowej:
Przedmiotem zamówienia jest usługa świadczona przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe dotycząca obsługi szkolenia pn. Prawne aspekty przeciwdziałania przemocy domowej dla jednej (1) grupy uczestników liczącej maksymalnie 21 osób.
Szkolenie odbędzie się w następujących terminach:
1. pobyt I: 13-14 października 2026 roku,
2. pobyt II: 28-29 października 2026 roku.
Każdorazowo usługa, w każdym z powyższych terminów (pobytów), obejmuje: 1 nocleg oraz wyżywienie, na które składa się: 1 śniadanie, 2 obiady, 1 kolacja i 3 przerwy kawowe oraz udostępnienie zaplecza szkoleniowego i sprzętu podczas szkolenia – 1 sala szkoleniowa swobodnie mieszcząca co najmniej 25 osób dostępna w pierwszym i drugim dniu szkolenia. Nie dopuszcza się realizacji zajęć w salach, w których podawane będą posiłki (śniadanie, obiad, kolacja). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zamieszczono w załączniku nr 1 do SWZ.

Część I zamówienia: Obsługa hotelarsko-gastronomiczna szkolenia pn. Prawne aspekty przeciwdziałania przemocy domowej:
Przedmiotem zamówienia objętego prawem opcji jest dodatkowa usługa świadczona przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe dotycząca obsługi szkolenia pn. Prawne aspekty przeciwdziałania przemocy domowej dla jednej (1) dodatkowej, opcjonalnej grupy uczestników liczącej maksymalnie 21 osób. Szkolenie realizowane będzie w ramach dwóch (2) pobytów (2 dni następujące po sobie (pobyt I), odstęp czasowy, kolejne 2 dni szkoleniowe następujące po sobie (pobyt I)). Zakres usługi zamówienia objętego prawem opcji jest zgodny (tożsamy) z zamówieniem podstawowym.

Część II zamówienia: Obsługa hotelarsko-gastronomiczna szkolenia pn. Praktyka działania Grup Diagnostyczno-Pomocowych:
Przedmiotem zamówienia jest usługa świadczona przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe dotycząca obsługi trzydniowego szkolenia pn. Praktyka działania Grup Diagnostyczno-Pomocowych dla jednej (1) grupy uczestników liczącej maksymalnie 21 osób w terminie od 14 do 16 października 2026 roku (rozumiane jako jeden pobyt).
Usługa (pobyt) obejmuje: 2 noclegi oraz wyżywienie, na które składa się: 2 śniadania, 3 obiady, 2 kolacje i 5 przerw kawowych oraz udostępnienie zaplecza szkoleniowego i sprzętu podczas szkolenia – 1 sala szkoleniowa swobodnie mieszcząca co najmniej 25 osób dostępna we wszystkie dni szkolenia. Nie dopuszcza się realizacji zajęć w salach, w których podawane będą posiłki (śniadanie, obiad, kolacja). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zamieszczono w załączniku nr 1 do SWZ.

Część II zamówienia: Obsługa hotelarsko-gastronomiczna szkolenia pn. Praktyka działania Grup Diagnostyczno-Pomocowych:
Przedmiotem zamówienia objętego prawem opcji jest usługa świadczona przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe dotycząca obsługi trzydniowego szkolenia pn. Praktyka działania Grup Diagnostyczno-Pomocowych dla jednej (1) dodatkowej, opcjonalnej grupy uczestników liczącej maksymalnie 21 osób. Szkolenie realizowane będzie w ramach jednego (1) pobytu (3 dni następujące po sobie). Zakres usługi zamówienia objętego prawem opcji jest zgodny (tożsamy) z zamówieniem podstawowym.

Część III zamówienia: Obsługa hotelarsko-gastronomiczna szkoleń pn. Praca z osobą doświadczającą przemocy domowej z zastosowaniem technik TSR:
Przedmiotem zamówienia jest usługa świadczona przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe dotycząca obsługi c szkolenia pn. Praca z osobą doświadczającą przemocy domowej z zastosowaniem technik TSR dla dwóch (2) grup uczestników liczących maksymalnie po 21 osób każda.
Szkolenie dla każdej z dwóch (2) grup realizowane będzie w ramach dwóch (2) pobytów dwudniowych w terminach uzgodnionych z wybranym Wykonawcą (z okresu od 01 października 2026 r. do 11 grudnia 2026 r.).
Dokładne terminy zostaną ustalone z wybranym Wykonawcą przed podpisaniem umowy.
Każdorazowo usługa, w każdym z powyższych terminów (pobytów), obejmuje: 1 nocleg oraz wyżywienie, na które składa się: 1 śniadanie, 2 obiady, 1 kolacja i 3 przerwy kawowe oraz udostępnienie zaplecza szkoleniowego i sprzętu podczas szkolenia – 1 sala szkoleniowa swobodnie mieszcząca co najmniej 25 osób dostępna w pierwszym i drugim dniu szkolenia. Nie dopuszcza się realizacji zajęć w salach, w których podawane będą posiłki (śniadanie, obiad, kolacja). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zamieszczono w załączniku nr 1 do SWZ.

Część III zamówienia: Obsługa hotelarsko-gastronomiczna szkoleń pn. Praca z osobą doświadczającą przemocy domowej z zastosowaniem technik TSR:
Przedmiotem zamówienia objętego prawem opcji jest usługa świadczona przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe dotycząca obsługi szkolenia pn. Praca z osobą doświadczającą przemocy domowej z zastosowaniem technik TSR dla maksymalnie dwóch (2) dodatkowych, opcjonalnych grup uczestników liczących maksymalnie po 21 osób każda. Szkolenia realizowane będą w ramach dwóch (2) pobytów (2 dni następujące po sobie (I pobyt), odstęp czasowy, kolejne 2 dni szkoleniowe następujące po sobie (II pobyt)). Zakres usługi zamówienia objętego prawem opcji jest zgodny (tożsamy) z zamówieniem podstawowym.

Część IV zamówienia: Obsługa hotelarsko-gastronomiczna szkoleń pn. Praca z osobą stosującą przemoc domową:
Przedmiotem zamówienia jest usługa świadczona przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe dotycząca obsługi szkolenia pn. Praca z osobą stosującą przemoc domową dla dwóch (2) grup uczestników liczących maksymalnie po 21 osób każda.
Szkolenie realizowane będą w następujących terminach:
1. Grupa I:
- pobyt I: 06-07 października 2026 roku,
- pobyt II: 22-23 października 2026 roku.
2. Grupa II:
- pobyt I: 29-30 października 2026 roku,
- pobyt II: 09-10 listopada 2026 roku.
Każdorazowo usługa, w każdym z powyższych terminów (pobytów), obejmuje: 1 nocleg oraz wyżywienie, na które składa się: 1 śniadanie, 2 obiady, 1 kolacja i 3 przerwy kawowe oraz udostępnienie zaplecza szkoleniowego i sprzętu podczas szkolenia – 1 sala szkoleniowa swobodnie mieszcząca co najmniej 25 osób dostępna w pierwszym i drugim dniu szkolenia. Nie dopuszcza się realizacji zajęć w salach, w których podawane będą posiłki (śniadanie, obiad, kolacja). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zamieszczono w załączniku nr 1 do SWZ.

Część IV zamówienia: Obsługa hotelarsko-gastronomiczna szkoleń pn. Praca z osobą stosującą przemoc domową:
Przedmiotem zamówienia objętego prawem opcji jest usługa świadczona przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe dotycząca obsługi szkolenia pn. Praca z osobą stosującą przemoc domową dla maksymalnie dwóch (2) dodatkowych, opcjonalnych grup uczestników liczących maksymalnie po 21 osób każda. Szkolenia realizowane będą w ramach dwóch (2) pobytów (2 dni następujące po sobie (I pobyt), odstęp czasowy, kolejne 2 dni szkoleniowe następujące po sobie (II pobyt)). Zakres usługi zamówienia objętego prawem opcji jest zgodny (tożsamy) z zamówieniem podstawowym.

Szczegółowe informacje w tym zakresie zamieszczono w rozdziale XIII SWZ:
3. Warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 112 ust. 2 ustawy:
3.1. Zdolność do występowania w obrocie gospodarczym
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
3.2. Uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
3.3. Sytuacja ekonomiczna lub finansowa
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
3.4. Zdolność techniczna lub zawodowa
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

Szczegółowe informacje w tym zakresie zamieszczono w rozdziale X SWZ:
1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkich Wykonawców występujących wspólnie (przez każdego z Wykonawców lub upoważnionego pełnomocnika). W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia przez Wykonawców oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ustawy składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia - każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia nie może podlegać wykluczeniu z postępowania w oparciu o wskazane w SWZ podstawy wykluczenia.
4. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z podmiotem występującym jako pełnomocnik Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
5. Dopuszcza się uczestnictwo któregokolwiek z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wyłącznie w jednej grupie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Niedopuszczalnym jest również złożenie przez któregokolwiek
z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia równocześnie oferty indywidualnej oraz w ramach grupy Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
6. Rozliczenie wynagrodzenia należnego Wykonawcom wspólnie ubiegającym się o zamówienie oparte będzie na zasadach solidarności wierzycieli, co oznacza że Zamawiający uprawniony będzie do spełnienia swojego świadczenia na rzecz jednego z Wykonawców wspólnie ubiegających się ze skutkiem wygaśnięcia długu w stosunku do pozostałych Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (solidarność wierzycieli w rozumieniu przepisu art. 367 kodeksu cywilnego).
7. Zgodnie z art. 445 ust. 1 ustawy Pzp, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.

Szczegółowe informacje w tym zakresie zamieszczono we wzorze umowy:
§ 8
Przewidywane zmiany do umowy
1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają dla swej ważności pisemnej formy aneksu, zaakceptowanego przez strony, pod rygorem nieważności.
2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie terminu, miejsca realizacji zamówienia, wynagrodzenia, uregulowanym w art. 454-455 ustawy Pzp, tj.:
2.1. Zaistnienia siły wyższej (np. powódź, pożar, zamieszki, strajki, ataki terrorystyczne, przerwy w dostawie energii elektrycznej, zagrożenia epidemiologiczne i inne zdarzenia) mającej wpływ na realizację umowy,
2.2. Wystąpienia innych zdarzeń mających wpływ na realizację umowy, w szczególności takich, które powstały niezależnie od działań samych stron, bądź których strony nie były w stanie przewidzieć,
2.3. W przypadku wprowadzenia przez Ustawodawcę przepisów o charakterze bezwzględnie obowiązującym, z którymi postanowienia umowy pozostałyby w sprzeczności,
2.4. Nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia,
2.5. Zmiany oświadczeń Wykonawcy i sposobu płatności za realizację usługi związaną z zastosowaniem systemu podzielonej płatności (split payment),
2.6. Zmiany stawki podatku powstałej w odniesieniu do stawki ofertowej, niezależnie od przyczyny takiego zdarzenia, z zastrzeżeniem niezmienności wysokości dotychczasowego wynagrodzenia netto,
2.7. Zmiany miejsca realizacji przedmiotu umowy (obiektu hotelarskiego), której nie można było przewidzieć pomimo zachowania należytej staranności, z zastrzeżeniem, że przedmiot zamówienia musi być realizowany w hotelu o standardzie minimum 3 gwiazdek oraz w miejscowościach wskazanych w Opisie przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1 do SWZ, rozdział Wymagania, pkt. 4),
2.8. Zmiany terminu realizacji umowy, której nie można było przewidzieć pomimo zachowania należytej staranności, w tym w szczególności w przypadku istotnego wydłużenia się toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego spowodowanego zwłaszcza ewentualnym postępowaniem odwoławczym przed Krajową Izbą Odwoławczą, o ile wydłużenie to miało wpływ na wykonanie terminu realizacji umowy.