Dostawa materiałów biurowych dla Urzędu Miasta Rzeszowa i jednostek organizacyjnych miasta Rzeszowa

1. W postępowaniu o udzielenie
zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.
2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia.
3. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.
4. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem postępowania.
5. Sposób sporządzenia i przekazywania dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (zw. dalej Rozporządzeniem w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych);
6. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności) , z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania.
7. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:
1) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub
2) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”).
8. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e- Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: przetargi@erzeszow.pl (nie dotyczy składania ofert)).
9. W przypadku załączników, które są zgodnie z Pzp lub Rozporządzeniem w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesyłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).
Ciąg dalszy w sekcji IX ogłoszenia

1. Przedmiotem zamówienia jest sprzedaż wraz z dostarczeniem materiałów biurowych na potrzeby Urzędu Miasta Rzeszowa oraz jednostek organizacyjnych miasta Rzeszowa. Rodzaj i ilość materiałów określa załącznik nr 1 do umowy, natomiast miejsce dostaw, z podziałem na Urzędu Miasta Rzeszowa i poszczególne jednostki organizacyjne, określa załącznik nr 2 do umowy.

Przedmiot zamówienia obejmuje sprzedaż wraz z dostarczeniem materiałów biurowych ujętych w 181 pozycjach asortymentowych określonych w załączniku nr 1 do umowy. Załącznik ten określa rodzaj, jednostkę miary oraz ilość poszczególnych materiałów biurowych objętych zamówieniem.
Maksymalny termin realizacji dostaw materiałów biurowych – do 5 dni roboczych włącznie od złożenia zamówienia. Termin ten może ulec skróceniu zgodnie z oświadczeniem Wykonawcy złożonym w formularzu oferta (w ramach kryterium pozacenowego – termin dostawy materiałów biurowych). Dostawy materiałów biurowych realizowane będą transportem Sprzedawcy i na jego koszt, wraz z wyładunkiem wykonanym przez Dostawcę w miejscach wskazanych przez kupującego.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa:
2.1 Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) stanowiący załącznik do niniejszej specyfikacji (dostępny w oddzielnym pliku)
2.2. projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego wraz z załącznikami

Prawo opcji obejmuje możliwość zwiększenia ilości materiałów biurowych wskazanych w załączniku nr 1 do umowy, przy czym ilość każdej pozycji może zostać zwiększona maksymalnie o 30% względem ilości określonej w zamówieniu podstawowym. Jednocześnie łączna wartość wszystkich zamówień realizowanych w ramach prawa opcji, niezależnie od liczby pozycji objętych zwiększeniem, nie może przekroczyć kwoty 3 252,03 zł netto. Ceny jednostkowe pozostają zgodne z cenami określonymi dla zamówienia podstawowego 2. Okoliczności skorzystania z opcji: Zamawiający może skorzystać z prawa opcji w przypadku wystąpienia zwiększonego zapotrzebowania na materiały biurowe. Skorzystanie z prawa opcji następuje na podstawie pisemnego oświadczenia Zamawiającego skierowanego do Wykonawcy.

Oferta musi zawierać:
1) wypełniony formularz OFERTA;
2) dokument/y potwierdzający/e umocowanie do reprezentowania Wykonawcy w celu potwierdzenia, że osoba działająca w
imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania:
a) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej
lub innego właściwego rejestru. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia w/w dokumentów jeżeli Zamawiający może je
uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do
tych dokumentów (w formularzu OFERTA) oraz z zastrzeżeniem ppkt. b);
b) jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o
których mowa w ppkt. a), Zamawiający żąda od Wykonawcy pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego
umocowanie do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku wykonawców zagranicznych należy dołączyć do OFERTY
tłumaczenie niniejszych dokumentów na język polski;
c) pełnomocnictwo – jeśli wymagane do reprezentowania Wykonawcy/ów w przypadku, gdy:
- Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik,
- ofertę składają Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia publicznego o treści
wymaganej w art. 58 ust. 2 Pzp (dotyczy również wspólników spółki cywilnej), - umocowanie które nie wynika z ppkt. 2 a) i b)

1. W przypadku składania oferty wspólnej przez kilku wykonawców, każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia musi złożyć dokumenty i Oświadczenia wskazane w sekcji V pkt 5.5 Ogłoszenia. Pozostałe
dokumenty będą traktowane jako wspólne.
2. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia muszą stanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Do OFERTY należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo.
3. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia, określoną w art. 366 Kodeksu cywilnego.
4. Wszelka korespondencja będzie prowadzona wyłącznie z pełnomocnikiem.
5. W formularzu OFERTA w miejscu „nazwa i adres wykonawcy” należy wpisać dane dotyczące wszystkich podmiotów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienie, a nie tylko pełnomocnika.
6. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez poszczególnych wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia kluczowych zadań.
7. Przed podpisaniem umowy od Wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie publiczne, których oferta została wybrana Zamawiający będzie żądać umowy regulującej ich współpracę.

§ 1 ust 3. Z zastrzeżeniem przypadków uregulowanych w umowie odrębnie dopuszcza się za zgodą obu stron wprowadzenie do umowy zmian w przypadku ograniczeń lub przeszkód związanych z działaniem siły wyższej, rozumianej jako zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne i niemożliwe do zapobieżenia i przewidzenia, w zakresie terminu oraz sposobu wykonania umowy lub jej części.

§ 1 ust. 7. Kupujący może dokonywać zmian w zakresie ilości poszczególnych rodzajów materiałów określonych w załączniku nr 1 do umowy, polegających na zwiększeniu ilości jednych pozycji przy jednoczesnym zmniejszeniu ilości innych pozycji. Zwiększenie lub zmniejszenie ilości i wartości danej pozycji nie może przekroczyć 30% ilości i wartości tej pozycji określonej w załączniku nr 1 do umowy. Zmiany te nie mogą prowadzić do zwiększenie łącznego wynagrodzenia Sprzedawcy określonego w § 5 ust.1 umowy.



1. Strona umowy uprawniona jest do żądania zmiany (podwyższenia lub obniżenia) cen jednostkowych brutto (dalej: cena jednostkowa) w przypadku zmiany (wzrostu lub obniżenia) ceny kosztów związanych z realizacją przedmiotu umowy zgodnie z poniższymi zasadami:
1) zmiana cen kosztów, związanych z realizacją przedmiotu umowy, ustalana jest na podstawie informacji statystycznej Głównego Urzędu Statystycznego „Wskaźniki cen producentów usług związanych z obsługą działalności gospodarczej”, wskaźnik „Działalność związana z administracyjną obsługą biura i pozostała działalność wspomagająca prowadzenie działalności gospodarczej”;
2) strona umowy może żądać zmiany cen jednostkowych najwcześniej w siódmym miesiącu wykonywania umowy, zmiana cen jednostkowych Sprzedawcy może nastąpić jednokrotnie;
3) strona umowy może żądać zmiany cen jednostkowych, jeżeli suma zmian wskaźników cen, o którym mowa w pkt 1, licząc od kwartału, w którym została zawarta umowa do kwartału, w którym poniesione zostały koszty wynosi co najmniej 5%;
4) dla potwierdzenia wpływu zmiany ceny kosztów na cenę jednostkową Sprzedawcy umowy Strony obowiązują następujące zasady:
a) w przypadku zaistnienia uprawnienia Sprzedawcy do zmiany ceny jednostkowej zgodnie z zasadami przyjętymi w niniejszym paragrafie, do pisma o waloryzację cen jednostkowych, Sprzedawca jest zobowiązany załączyć zestawienie zwiększonych cen kosztów związanych z realizacją danej części przedmiotu umowy wraz z fakturą dokumentującą poniesienie tych kosztów,
b) w przypadku zaistnienia uprawnienia Kupującego do zmiany ceny jednostkowej, Kupujący zażąda przedłożenia przez Sprzedawcę zestawienia cen kosztów, związanych z realizacją danej części przedmiotu umowy, poniesionych przez Sprzedawcę w danym okresie wraz z fakturą dokumentującą poniesienie tych kosztów, a Sprzedawca zobowiązany jest takie dokumenty przedłożyć w terminie wskazanym przez Kupującego, nieprzedłożenie ich w terminie uprawnia Kupującego do dokonania zmiany ceny jednostkowej;
5) zmiana ceny jednostkowej Sprzedawcy ustalana jest jako iloczyn:
a) ceny jednostkowej za daną część umowy, za którą Strona żąda zmiany ceny jednostkowej oraz
b) sumy zmian wskaźnika, o którym mowa w pkt 3, pomniejszonego o wskaźnik ryzyka 5%;
6) maksymalna wartość zmiany ceny jednostkowej, jaką dopuszcza Kupujący w efekcie zastosowania niniejszych postanowień wynosi 10% ceny jednostkowej;
7) cena jednostkowa należna Sprzedawcy w efekcie zastosowania niniejszych postanowień zostanie rozliczone na podstawie faktury, oddzielną pozycją w ramach danej faktury.
2. Zmiana ceny jednostkowej uprawnionej strony nastąpi w drodze aneksu.
3. W przypadku zmiany cen jednostkowych zmianie ulegnie proporcjonalnie maksymalna wysokość zobowiązań określona w § 5 ust 1 w części dotychczas niezrealizowanej.

Pozostałe zapisy dotyczące zmian znajdują się w PPU

Zamawiający precyzuje, że przedmiot zamówienia należy wykonać w terminie 12 miesięcy od dnia podpisania umowy, jednak nie wcześniej niż 17 września 2026 r. 3. Zamawiający wykluczy wykonawcę na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego w przypadku wystąpienia którejkolwiek z określonych w niej przesłanek. W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia na podstawie w/w przesłanki Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu potwierdzające brak podstaw wykluczenia na dzień składania ofert w zakresie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego – zawarte w zawarte w formularzu OFERTA. W przypadku składania oferty wspólnej przez kilku wykonawców, każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia składa powyższe oświadczenie. 4. Postępowanie przeprowadzi Urząd Miasta Rzeszowa na rzecz pozostałych zamawiających, wymienionych w załączniku do Zarządzenia Nr 372/2026 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dnia 1 czerwca 2026 r. w sprawie wyznaczenia Urzędu Miasta Rzeszowa do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówień na rzecz jednostek organizacyjnych miasta Rzeszowa. 4. c.d. z Sekcji III pkt 3.6.) Ogłoszenia: 10. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia. 11. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”. 12. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza). 13. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia. Z uwagi na limit znaków szczegółowe informacje zawarte są w Rozdziale VIII i X SWZ.