Organizacja konferencji, szkoleń i innych wydarzeń na rzecz WFOŚiGW we Wrocławiu

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiają-cym a Wykonawcami odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu portalu https://wfosigw-wroclaw.ezamawiajacy.pl, zwanego dalej „portalem” w za-kładce danego postępowania.
2. Wnioski o wyjaśnienie treści SWZ należy składać za pośrednictwem portalu Zamawiającego przez link: https://wfosigw-wroclaw.ezamawiajacy.pl. Instruk-cja korzystania z portalu jest dostępna pod wyżej wskazanym adresem, w za-kładce Baza wiedzy.
3. W przypadku pytań związanych z obsługą portalu można skorzystać z pomo-cy Centrum Wsparcia Klienta, które udziela wszelkich informacji związanych z procesem składania ofert, rejestracji czy innych aspektów technicznych por-talu, dostępne codziennie od poniedziałku do piątku w godz. od 9.00 do 17.00 pod nr tel. 22 257 22 23 lub oneplace@marketplanet.pl.
4. W postępowaniu o udzielenie zamówienia korespondencja elektroniczna (in-na niż oferta Wykonawcy i załączniki do oferty) odbywa się elektronicznie za pośrednictwem dedykowanego formularza dostępnego na portalu w zakład-ce danego postępowania.
5. Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami
w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskaza-nych w niniejszym rozdziale SWZ.
6. Złożenie oferty wymaga od Wykonawcy zarejestrowania się i zalogowania
w systemie informatycznym dostępnym pod adresem https://wfosigw-wroclaw.ezamawiajacy.pl, zgodnie z poniższą kolejnością. Rejestracja wyko-nawcy trwa maksymalnie do 2 dni roboczych. Mając to na uwadze, Zamawia-jący zaleca Wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestrację w procesie złożenia oferty w postaci elektronicznej. Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca biorący udział w postępowaniu prowadzonym drogą elektroniczną w systemie zakłada kon-to, wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”. Po założeniu konta Wykonawca ma możli-wość złożenia oferty w postępowaniu.
7. Zamawiający wskazuje informacje, o których mowa w Rozporządzenia Preze-sa Rady Ministrów w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępnienia i przechowywania dokumentów elektronicznych, dotyczące systemu dostęp-nego pod adresem https://wfosigw-wroclaw.ezamawiajacy.pl:
• komputer PC/MAC z aktualnym systemem operacyjnym;
• Wybrana przeglądarka: MS Internet Explorer, Firefox, Google Chrome lub MS Edge
• Podłączenie do Internetu: min. 512 Kb/s na komputer.

Zgodnie z art. 13 lub 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016), zwanego dalej „Rozporządzeniem”, Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej we Wrocławiu informuje, że:
1) Administratorem danych osobowych jest Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej we Wrocławiu, ul. Jastrzębia 24, 53-148 Wrocław.
2) Powołany jest Inspektor Ochrony Danych, z którym można się skontaktować elektronicznie: iodo@fos.wroc.pl, tel. 071 333-09-43.
3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, oceny oferty, zawarcia i wykonania umowy/porozumienia którego jest Pani/Pan reprezentantem, lub który Panią/Pana wskazał jako osobę do współpracy/kontaktu w związku ze złożeniem oferty, zawarciem/wykonaniem umowy/porozumienia, na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) tj. wykonanie obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy o finansach publicznych, dotyczącego zasad gospodarki środkami publicznymi,
art. 6 ust. 1 lit. b) (tzn. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której Pani/Pan jest stroną) i na podstawie art. 6 ust.1 lit. f) prawnie uzasadniony interes administratora (dotyczy danych osobowych osób do współpracy/kontaktu w sprawie realizacji umowy, po stronie Wykonawcy).
4) Pani/Pana dane osobowe otrzymaliśmy od podmiotu, którego jest Pani/Pana reprezentantem lub który wskazał Panią/Pana jako osobę do współpracy/kontaktu w związku ze złożeniem oferty, zawarciem/wykonywaniem umowy/porozumienia.
W przypadku, gdy jest Pani/Pan:
a) reprezentantem (w tym pełnomocnikiem) w/w podmiotu – są to dane osobowe wskazane w dokumentach przekazywanych przez ten podmiot, w tym w ofercie/umowie/porozumieniu (w szczególności imię i nazwisko, stanowisko służbowe),
b) osobą wskazaną do współpracy w związku z zawarciem/wykonywaniem umowy/porozumienia – są to dane osobowe wskazane w dokumentach przekazanych przez w/w podmiot, w tym w ofercie/umowie/porozumieniu wskazanej/wskazanego (w szczególności imię i nazwisko, nr telefonu, adres e-mail, stanowisko służbowe).
5) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres realizacji zadań, o których mowa w pkt 3) oraz przez okres wynikający z obowiązujących w tym zakresie przepisów archiwizacyjnych: Dokumentacja zamówień publicznych, rejestr postępowań – 10 lat. Sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych - kat. A.
6) Prawo: dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, może być realizowane w trybie i na zasadach określonych w Rozporządzeniu.
7) Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy Rozporządzenia.
8) Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu realizacji zadań, o których mowa w pkt 3).
9) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą te podmioty, którym administrator danych osobowych, ma obowiązek przekazywać dane na gruncie obowiązujących przepisów prawa oraz podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie administratora danych osobowych, w związku z wykonywaniem powierzonego im zadania w drodze zawartej umowy lub porozumienia, m.in. dostawcy IT.
10) Pani/Pana dane nie będą poddane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
11) Pani/Pana dane nie będą przekazane odbiorcom w państwach znajdujących się poza Unią Europejską i Europejskim Obszarem Gospodarczym lub do organizacji międzynarodowej.

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja konferencji na rzecz WFOŚiGW we Wrocławiu. W zakres zamówienia wchodzi w szczególności wynajem sal konferencyjnych, zapewnienie usług gastronomicznych oraz realizacja działań promocyjno – informacyjnych, zgodnie z opisami przedmiotu zamówienia.
Część nr 3 pn. Organizacja konferencji w ramach Programu Priorytetowego Czyste Powietrze dla Gmin województwa dolnośląskiego.
Konferencja odbędzie się w obiekcie zlokalizowanym we Wrocławiu. Szczegółowy zakres i wymagania związane z konferencją zawiera załącznik nr 1.1. do SWZ.

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja konferencji na rzecz WFOŚiGW we Wrocławiu. W zakres zamówienia wchodzi w szczególności wynajem sal konferencyjnych, zapewnienie usług gastronomicznych oraz realizacja działań promocyjno – informacyjnych, zgodnie z opisami przedmiotu zamówienia.
Część nr 4 pn.: Organizacja czterech sub-regionalnych konferencji pt. „Ciepły dom w zasięgu ręki. Praktycy w walce z ubóstwem energetycznym” w ramach projektu pn.: „Projekt Doradztwa Energetycznego” w ramach działania FENX.01.01 „Efektywność energetyczne” priorytet FENX.01 „Wsparcie sektorów energetyka i środowisko z Funduszu Spójności” w ramach Programu Fundusze Europejskie na Infrastrukturę, Klimat, Środowisko 2021-2027.
Konferencje odbędą się w obiektach zlokalizowanych w miastach: Wrocław, Legnica, Wałbrzych i Jelenia Góra. Szczegółowy zakres i wymagania związane z konferencją zawiera załącznik nr 1.2. do SWZ.

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja konferencji na rzecz WFOŚiGW we Wrocławiu. W zakres zamówienia wchodzi w szczególności wynajem sal konferencyjnych, zapewnienie usług gastronomicznych oraz realizacja działań promocyjno – informacyjnych, zgodnie z opisami przedmiotu zamówienia.
Część nr 6 pn.: Organizacja spotkania podsumowującego dla pracowników WFOŚiGW we Wrocławiu.
Spotkanie odbędzie się w obiekcie zlokalizowanym we Wrocławiu. Szczegółowy zakres i wymagania związane z konferencją zawiera załącznik nr 1.3. do SWZ.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1. zdolności technicznej lub zawodowej: Wykonawca spełni warunek, jeżeli posiada odpowiednie doświadczenie gwarantujące należyte wykonanie zamówienia, tj. że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej 2 usługi w ramach jednej lub większej liczby umów (kontraktów) polegające na organizacji i obsłudze logistycznej sympozjów, szkoleń lub konferencji (z usługą gastronomiczną) dla firm, instytucji lub innych podmiotów, przy czym minimum jedna z nich obejmowała co najmniej 150 uczestników.

Wraz z ofertą należy złożyć:
1. pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile składa pełnomocnik;
2. pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie – dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
3. oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału
w postępowaniu oraz niepodleganiu wykluczeniu z postępowania – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie składa każdy z Wykonawców;
4. zobowiązanie innego podmiotu, o którym mowa w Rozdziale IX pkt 6 SWZ (jeżeli dotyczy);
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie składają wraz z ofertą oświadczenie wskazujące, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Oświadczenie powinno w szczególności wskazywać Wykonawcę, który posiada wymagane doświadczenie oraz zakres usług, który zostanie powierzony temu Wykonawcy.

1. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunek udziału w postępowaniu dotyczący doświadczenia zostanie spełniony, jeżeli co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia posiada wymagane doświadczenie i będzie wykonywał usługi, do realizacji których to doświadczenie jest wymagane. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie składają wraz z ofertą oświadczenie wskazujące, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Oświadczenie powinno w szczególności wskazywać Wykonawcę, który posiada wymagane doświadczenie oraz zakres usług, który zostanie powierzony temu Wykonawcy.
2. Wraz z oferta należy złożyć:
- pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie – dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
- oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału
w postępowaniu oraz niepodleganiu wykluczeniu z postępowania – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie składa każdy z Wykonawców;
- Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie składają wraz z ofertą oświadczenie wskazujące, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Oświadczenie powinno w szczególności wskazywać Wykonawcę, który posiada wymagane doświadczenie oraz zakres usług, który zostanie powierzony temu Wykonawcy.
3. Przed podpisaniem umowy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (w przypadku wyboru ich oferty jako najkorzystniejszej) przedstawią Zamawiającemu umowę regulującą współpracę tych Wykonawców.

Możliwość zmian umowy została określona w projektowanych zapisach umowy.
1. Wszelkie zmiany umowy mogą być dokonane z zastosowaniem przepisów Prawa zamówień publicznych i wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, za wyjątkiem zmian, o których mowa w § 4 umowy.
2. Przewiduje się możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy na warunkach określonych w następujących przypadkach:
a) w przypadku uzgodnionej przez Strony zmiany terminu organizacji wydarzenia,
b) w przypadku uzgodnionego przez Strony zwiększenia lub zmniejszenia liczby uczestników konferencji,
c) w przypadku uzgodnionej przez Strony zmiany miejsca organizacji konferencji, z zachowaniem standardu i wyposażenia obiektu,
d) w przypadku zmiany poziomu kosztów związanych z realizacją zamówienia