Kompleksowa usługa organizacji i obsługi jednodniowej konferencji Agencji Badań Medycznych

postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a
Wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej, dalej zwaną „Platformą” pod adresem https://zp.eb2b.com.pl/. W postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert oraz oświadczeń odbywa się przy użyciu Platformy. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich zamieszczenia na Platformie.

Sposób sporządzenia dokumentów
elektronicznych musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r.
w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz
środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie oraz rozporządzeniu
Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych
dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy.
Wykonawca składa ofertę w języku polskim w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w
postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym pod rygorem nieważności. za pośrednictwem
Platformy pod adresem https://zp.eb2b.com.pl/ poprzez dodanie w zakładce „Załączniki” dokumentów (załączników) określonych w
niniejszym SWZ i podpisanych odpowiednim rodzajem podpisu elektronicznego, poprzez wybranie polecenia „Dodaj załącznik” i
wybranie docelowego pliku, który ma zostać zamieszczony. Wykonawca winien opisać załącznik nazwą umożliwiającą jego
identyfikację.
Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie tj.:
1) Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
2) Komputer klasy PC lub MAC, o następującej minimalnej konfiguracji: pamięć RAM min. 4 GB, procesor dwurdzeniowy o
taktowaniu min. 2,4 GHz, jeden z systemów operacyjnych: MS Windows, Mac OS, Linux – zalecane najnowsze wersje;
3) Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa Safari, Edge, Opera, Mozilla FireFox, Chrome (sugerowana) – zalecane
najnowsze stabilne wersje przeglądarek;
4) Włączona obsługa JavaScript;
5) Zainstalowany program AcrobatReader lub inny odczytujący pliki w formacie np. pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx.
6) Dopuszczalna wielkość przesyłanych pojedynczych plików do ok. 100 MB (w zależności od posiadanego łącza).
7) Dokumenty w formacie ,,PDF” (np. oferta) zaleca się podpisywać formatem PAdES typ wewnętrzny; natomiast dokumenty w
formacie innym niż ,,pdf” zaleca się podpisywać formatem XAdES.
Wymagania i instrukcja korzystania z Platformy zostały zawarte w pkt 3 i pkt 9 SWZ.

a. zapewnienie obiektu, w którym odbędzie się konferencja ABM, w tym wszystkich pomieszczeń do realizacji konferencji, b. zapewnienie usługi gastronomicznej oraz obsługi cateringowej, c. zapewnienie obsługi multimedialnej, d. zapewnienie obsługi wizualnej i technicznej, e. zapewnienie osób do obsługi konferencji, f. wykonanie zdjęć i filmów.

1. W odniesieniu do posiadania wiedzy i doświadczenia Wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował w sposób należyty co najmniej 3 usługi, z których każda polegała na zorganizowaniu i obsłudze wydarzenia stacjonarnego (np.: konferencja, kongres) dla co najmniej 200 uczestników.
UWAGA:
 Zamawiający przez zwrot „3 (trzy) usługi” rozumie 3 odrębne zamówienia/ umowy albo realizację 3 usług w ramach jednej umowy/zamówienia, dla tego samego podmiotu (tj. podmiotu prywatnego lub podmiotu publicznego) albo dla odrębnych podmiotów, polegające na świadczeniu usług w zakresie wskazanym w warunku.
 Przez wydarzenie stacjonarne Zamawiający rozumie wydarzenie, na którym min. 90% prelegentów prelekcje prowadziło na miejscu wydarzenia oraz min. 200 uczestników było w tym samym miejscu.

2. W zakresie kwalifikacji osób skierowanych do realizacji zamówienia Wykonawca wykaże, że do realizacji przedmiotu zamówienia skieruje na stanowisko Event Menagera osobę spełniającą następujące wymaganie:
- osoba wskazana na stanowisko Event Managera w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, koordynowała organizację minimum 3 wydarzeń (np. konferencja, kongres) dla minimum 200 uczestników każde.

Na wezwanie Zamawiającego, Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona zobowiązany jest do złożenia, celem wykazania spełnienia postawionych warunków udziału w pkt 10.6.4. SWZ, w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
1. Wykaz usług, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do SWZ, wykonanych lub wykonywanych wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy.
UWAGA! Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, Wykaz usług dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.
2. Wykaz osób, skierowanych do realizacji zamówienia, w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej, o którym mowa w pkt 10.6.4.2. SWZ, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – wg treści określonej w Załączniku nr 6 do SWZ. Ww. wykaz osób należy sporządzić w formie elektronicznej (opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, zgodnie z art. 63 ust. 2 ustawy Pzp.

Dokumenty wskazane w pkt 9.12. SWZ.
a. Oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, wymagane postanowieniami pkt 11.1.1, 11.1.1.1 (jeżeli dotyczy),
11.1.1.2 (jeżeli dotyczy) SWZ, w formie elektronicznej (opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci
elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, sporządzone zgodnie ze wzorem stanowiącym
Załącznik nr 4 do SWZ;
b. w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania – odpis lub
informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego
właściwego rejestru
UWAGA!: Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia tych dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą
bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.
Wymóg stosuje się również do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w odniesieniu do
podmiotów udostępniających zasoby;
c. jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o
których mowa w lit. d) – pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy.
Wymóg stosuje się również do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w odniesieniu do
podmiotów udostępniających zasoby;
d. pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie
ubiegających się o udzielenie zamówienia. Pełnomocnik może być ustanowiony do reprezentowania Wykonawców w
postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy;
e. zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, zgodnie z załącznikiem nr 8 do SWZ, o którym mowa w pkt 12.3. SWZ
– jeżeli dotyczy;
f. oświadczenie Wykonawców składających wspólną ofertę, o którym mowa w pkt 12.2. SWZ, sporządzone zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 7 do SWZ – jeżeli dotyczy.