Obsługa w zakresie zakupu biletów lotniczych na potrzeby Instytutu Biologii Doświadczalnej im. M. Nenckiego PAN

First Team FENG.02.02-IP.05-0106/23, Horizon MSCA 101073334- Chrom_rare, Horizon RIA 101136835-HIT GLIO, HORIZON ERC 101077099 – OGRE, Horizon RIA 101080465 – Obelisk, Horizon RIA 101080329 - PAS GRAS, FENG.02.04-IP.04-0007/25-00, FENG.02.01-IP.05-0010/24, FENG.02.02-IP.05-0075/24, FENG.01.01-IP.01-A128/25

Komunikacja w postępowaniu odbywa się za pośrednictwem platformy e-usług, pn. e-
ProPublico z wyłączeniem komunikacji dotyczącej podpisania umowy, która odbywać się będzie za pośrednictwem poczty
elektronicznej (z/do adresu e-mail -Zamawiającego na/od adres e-mail -Wykonawcy podany w ofercie). Adres strony internetowej:
https://e-propublico.pl/ (adres strony prowadzonego postępowania znajduje się w pkt 3.1 Ogłoszenia).

W niniejszym postępowaniu
komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem
Platformy on-line działającej pod adresem https://e-propublico.pl. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.
Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy
określone w regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://e-propublico.pl oraz uznaje go za wiążący. Wykonawca
zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto na Platformie. Do złożenia oferty konieczne jest posiadanie przez
osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy ważnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub
podpisu osobistego zgodnie z wymaganiami określonymi w tym zakresie przez Zamawiającego w dokumencie SWZ. Zamawiający
określa następujące wymagania sprzętowo – aplikacyjne pozwalające na korzystanie z Platformy: stały dostęp do sieci Internet;
posiadanie dowolnej i aktywnej skrzynki poczty elektronicznej (e-mail), komputer z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows
7 (lub nowszym) albo Linux, zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa - Platforma współpracuje z najnowszymi, stabilnymi
wersjami wszystkich głównych przeglądarek internetowych (Internet Explorer 10+, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome,
Opera); włączona obsługa JavaScript oraz Cookies. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku przesyłanego za pośrednictwem
Platformy wynosi 150 MB, przy czym nie określa się limitu liczby plików. Zamawiający określa następujące informacje na temat
kodowania i czasu odbioru danych: załączony i przesłany przez Wykonawcę za pomocą Platformy plik oferty wraz z załącznikami
przechowywane są na serwerach Platformy w formie zaszyfrowanej, a Zamawiający otrzyma dostęp do plików dopiero po upływie
terminu otwarcia ofert; oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przyporządkowaną do dokumentu elektronicznego
datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), widoczne przy wysłanym dokumencie w kolumnie "Data przesłania"; o terminie przesłania
decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji pliku na Platformie.

Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o
ochronie danych) (Dz.Urz. UE 119 z 4 maja 2016 r.) – dalej: RODO – tym samym dane osobowe podane przez Wykonawcę będą
przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut
Biologii Doświadczalnej imienia Marcelego Nenckiego Polskiej Akademii Nauk. Dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na
podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.
Odbiorcami przekazanych przez Wykonawcę danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie
dokumentacja postępowania zgodnie z art. 8 oraz art. 96 ust. 3 Ustawy Pzp, a także art. 6 Ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do
informacji publicznej. Dane osobowe Wykonawcy zawarte w protokole postępowania będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia
zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. Jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje
cały czas trwania umowy. Zamawiający nie planuje przetwarzania danych osobowych Wykonawcy w celu innym niż cel określony
powyżej. Wykonawca jest zobowiązany, w związku z udziałem w przedmiotowym postępowaniu, do wypełnienia wszystkich
obowiązków formalnoprawnych wymaganych przez RODO i związanych z udziałem w przedmiotowym postępowaniu o dzielenie
zamówienia. Należą do nich obowiązki informacyjne z art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od
których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał i przekazał Zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na
żądanie Zamawiającego oraz art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane Wykonawca pozyskał w sposób pośredni, a
które to dane Wykonawca przekazuje Zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie Zamawiającego.

Zamawiający informuje, że: udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO
(dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych) w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony
prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp, do upływu terminu na ich wniesienie; udostępnianie protokołu i załączników do
protokołu ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem tych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tj. danych
osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe,
przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego
zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby), zebranych w
toku postępowania o udzielenie zamówienia; w przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez
Zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO (związanych z prawem Wykonawcy do uzyskania od
administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jego dotyczące, prawem Wykonawcy do bycia poinformowanym o
odpowiednich zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46 RODO, związanych z przekazaniem jego danych osobowych do państwa
trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz prawem otrzymania przez Wykonawcę od administratora kopii danych osobowych
podlegających przetwarzaniu), Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji,
mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia; skorzystanie przez osobę,
której dane osobowe są przetwarzane, z uprawnienia, o którym mowa w art. 16 RODO (uprawnienie do sprostowania lub
uzupełnienia danych osobowych), nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników; w postępowaniu
o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza
przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania; w przypadku, gdy wniesienie żądania dotyczącego
prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole
postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający nie
udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych na przewozy pasażerskie w klasie ekonomicznej na potrzeby Instytutu Biologii Doświadczalnej im. M. Nenckiego PAN na trasach międzynarodowych i krajowych.
Bilety lotnicze będą dostarczane sukcesywnie, w formie elektronicznej, z zastrzeżeniem możliwości dostarczenia ich w formie papierowej do siedziby Zamawiającego lub w inne miejsce na terenie Warszawy wskazane przez Zamawiającego. Każdorazowa dostawa biletów odbywać się będzie na podstawie częściowych zamówień składanych przez Zamawiającego w ramach bieżących potrzeb.
Przedmiot zamówienia obejmuje wyszukanie najkorzystniejszych połączeń (pod m.in. względem ceny, promocji, czasu trwania i terminu podróży, trasy i długości połączenia, liczby przesiadek, lotnisk) oraz rezerwację i sprzedaż biletów lotniczych w ruchu międzynarodowym i krajowym wraz z przypisanymi ubezpieczeniami.

Waga danego kryterium równa się maksymalnej liczbie punktów możliwych do uzyskania w tym
kryterium. Stosowanie matematycznych obliczeń stanowi zasadę przy ocenie ofert. Punktacja obliczana jest w zaokrągleniu do setnych części punktu. Wybór oferty dokonany zostanie na podstawie opisanych w SWZ wzorów i zasad. Za ofertę najkorzystniejszą
uznana zostanie oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów po zsumowaniu w poszczególnych kryteriach, pozostałe oferty
zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów.

Postawiono warunek w zakresie wskazanym w art. 112 ust. 2 pkt 4) ustawy Pzp dotyczący zdolności technicznej lub
zawodowej w zw. z art. 116 ust. 1 ustawy Pzp -posiadanie doświadczenia:
Wykonawca musi wykonać w okresie ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres
prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej dwa (2) zamówienia dotyczące sprzedaży biletów
lotniczych o wartości nie mniejszej niż 30 000 zł brutto każda, w przypadku dostarczania biletów sukcesywnie wykazywana
wartość nie może dotyczyć świadczenia usługi dłuższej niż przez rok.

Formularz -Wykaz usług (wzór wykazu stanowi załącznik do SWZ):
Jest to wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie
ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat
wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane,
-z załączeniem dowodów określających, czy usługi wskazane w w.w. Wykazie zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały
wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych
od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów to oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub
ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w
okresie ostatnich 3 miesięcy.

Wydruki biletów z systemu rezerwacji:
Dla każdej pozycji tras wskazanych w Formularzu -Wyliczenie ceny oferty musi zostać załączony wydruk biletu z systemu
rezerwacji, dokonanej w okresie od dnia ogłoszenia przetargu do dnia otwarcia ofert, wraz z informacją uzupełniającą - o ile
jest konieczna, zawierającą opis użytych w bilecie symboli i skrótów, pozwalającą w sposób zrozumiały na zidentyfikowanie
co najmniej: trasy podróży, daty i godziny jej rozpoczęcia i zakończenia, oraz ceny biletu "tam i z powrotem". Szczegółowe
wymagania odnośnie wydruków opisano w SWZ.

WYKAZ WSZYSTKICH OŚWIADCZEŃ/DOKUMENTÓW składanych w terminie składania ofert:
􀀀 Formularz Oferta.
􀀀 Formularz Wyliczenie ceny oferty; jest to opis sposobu wyliczania ceny, jest to dokument treści oferty i stanowi jej
integralną część.
􀀀 Formularz Informacja o podwykonawcach; jest to informacja o wykonaniu zamówienia przy udziale podwykonawców lub
samodzielnie.
􀀀 Formularz Informacja o podatku; jest to informacja o powstaniu u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z
przepisami o podatku od towarów i usług -składana o ile dotyczy.
􀀀 Formularz Informacja o utajnieniu; jest to informacja o zastrzeżeniu poufność informacji stanowiących tajemnicę
przedsiębiorstwa, zgodnie z ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji -składany o ile dotyczy.
􀀀 Formularz Oświadczenie o podziale zadań; jest to oświadczenie składane przez wykonawców wspólnie ubiegających się
o udzielenie zamówienia opisujące, które roboty budowlane, dostawy lub usługi będą realizować poszczególni z nich -jest
składane o ile dotyczy.
􀀀 Formularz Oświadczenia z art. 125 ust 1 ustawy Pzp; są to informacje potwierdzające brak podstaw wykluczenia oraz
spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
􀀀 Formularz Zobowiązanie do udostępnienia zasobów; jest to informacja, od innego podmiotu, który udostępnia Wykonawcy
swoje zasoby, o modelu współpracy między innym podmiotem a Wykonawcą -składane o ile dotyczy.
􀀀 Formularz -Oświadczenie z art. 125 ust. 5 ustawy Pzp; są to informacje, od innego podmiotu udostępniającego zasoby,
potwierdzające brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu -składane o ile dotyczy.
􀀀 Pełnomocnictwo do złożenia oferty -składane o ile dotyczy.
􀀀 Umocowanie osoby podpisującej ofertę Wykonawcy zagranicznego -składane o ile dotyczy.
􀀀 Przedmiotowy środek dowodowy, jest to dokument/dowód służący potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług
lub robót budowlanych z wymaganiami określonymi w SWZ, nie podlega uzupełnieniu.
WYKAZ WSZYSTKICH OŚWIADCZEŃ/DOKUMENTÓW składanych w postępowaniu na żądanie Zamawiającego:
􀀀 Formularz -Wykaz usług; jest to podmiotowy środek dowodowy.
􀀀 Formularz -Oświadczenie o aktualności; jest to podmiotowy środek dowodowy.
􀀀 Formularz -Lista osób; jest to informacja o osobach odpowiedzialnych za współpracę z Zamawiającym.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy zobowiązani są do
ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w
postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Oferta złożona przez spółkę cywilną jest traktowana
jako oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty i
powinno ono zawierać w szczególności wskazanie postępowania udzielenie zamówienia publicznego, którego dotyczy,
wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia oraz ustanowionego pełnomocnika oraz
zakresu jego umocowania.