Kompleksowa organizacja 1-dniowej konferencji „The Future is data. Przyszłość to dane”

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między
Zamawiającym a Wykonawcami, odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem
https://ezamowienia.gov.pl lub poczty elektronicznej na adres: wzp@cyfra.gov.pl, z zastrzeżeniem, że złożenie oferty następuje
wyłącznie przy użyciu Platformy e-Zamówienia.

1. Korzystanie z Platformy e-
Zamówienia jest bezpłatne.
2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu
„Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki
korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin korzystania z Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej
https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
3. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia
ani logowania.
4. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy
plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
5. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz
informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin korzystania z Platformy e-Zamówienia.
6. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą
skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu 22 458 77 99 lub drogą elektroniczną poprzez formularz
udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Minister Cyfryzacji z siedzibą w
(00-060) Warszawie przy ul. Królewskiej 27 i Prezes Urzędu Zamówień Publicznych z siedzibą w (02-676) Warszawie przy ul.
Postępu 17A;
2. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: Inspektor Ochrony Danych, Ministerstwo Cyfryzacji, ul. Królewska 27, 00-060
Warszawa przy, adres e-mail iod.mc@cyfra.gov.pl
3. Pani lub Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o
udzielenie zamówienia publicznego do którego odnosi się niniejszy dokument Specyfikacji Warunków Zamówienia oraz w celu
wywiązania się z obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, wynikającego z przepisów o archiwizacji;
4. Odbiorcami Pani lub Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja
postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy pzp oraz dane osobowe mogą być przekazywane do organów publicznych i
urzędów państwowych lub innych podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane
w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, w szczególności do podmiotów prowadzących działalność
kontrolną wobec Ministerstwa Cyfryzacji;
5. Dane osobowe są przekazywane do podmiotów przetwarzających dane w imieniu administratora danych osobowych tj. Centralny
Ośrodek Informatyki;
6. Pani lub Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ustawy pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia
postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy oraz po jej zakończeniu zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji;
7. Obowiązek podania przez Panią lub Pana danych osobowych bezpośrednio Pani lub Pana dotyczących jest wymogiem
ustawowym określonym w przepisach ustawy pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy pzp;
8. W odniesieniu do Pani lub Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do
art. 22 RODO;
9. Posiada Pani lub Pan:
9.1 na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani lub Pana dotyczących,
9.2 na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani lub Pana danych osobowych ,
9.3 na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem
przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ,
9.4 prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani lub Pan, że przetwarzanie danych
osobowych Pani lub Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
10. Nie przysługuje Pani lub Panu:
10.1 w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
10.2 prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
10.3 na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania
Pani lub Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Przedmiotem zamówienia jest Kompleksowa organizacja 1-dniowej konferencji: „The Future is data. Przyszłość to dane”.
Zamówienie będzie realizowane na warunkach określonych w OPZ, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ oraz Projektowanych postanowieniach umowy, zwanych dalej „PPU”, stanowiących
Załącznik nr 2 do SWZ.

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

79540000-1 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych

72400000-4 - Usługi internetowe

79822500-7 - Usługi projektów graficznych

79961000-8 - Usługi fotograficzne

79342200-5 - Usługi w zakresie promocji

Oceniane będą oferty, które nie podlegają odrzuceniu. Przyjmuje się, że 1% wagi kryterium = 1 punkt.
Punktacja będzie obliczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenia dokonane zgodnie z przyjętymi zasadami matematyki. Kryteria wyboru i sposób oceny ofert zostały szczegółowo opisane w Rozdziale XV SWZ.

W celu oceny zdolności Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawców wykazania spełnienia następujących warunków udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej i zawodowej:
1. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie - wykonał należycie, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje co najmniej 2 (dwie) usługi (umowy) polegające na zorganizowaniu i obsłudze, co najmniej 1 – dniowego wydarzenia stacjonarnego o charakterze konferencji/zjazdu/sympozjum/ forum/kongresu/gali z którego była prowadzona transmisja online oraz każda usługa (umowa):
a) była o wartości, co najmniej 100 000,00 zł brutto (słownie: sto tysięcy złotych, 00/100);
b) odbyła się z udziałem, co najmniej 100 uczestników;
c) obejmowała łącznie: zaprojektowanie i zrealizowanie scenografii i oprawy multimedialnej wydarzenia i promocję wydarzenia.
2. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje/będzie dysponował osobą zdolną do realizacji zamówienia, która będzie uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, tj. co najmniej jedną osobą pełniąca funkcję Koordynatora umowy, która w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert koordynowała, co najmniej 2 (dwa) wydarzenia stacjonarne o charakterze konferencji/zjazdu/sympozjum/ forum/kongresu/gali i każde z tych wydarzeń zorganizowane zostało dla minimum 100 uczestników.
Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała znajomość języka polskiego w stopniu umożliwiającym swobodną komunikację.

Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest złożyć oświadczenie aktualne na dzień składania ofert, o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz, że nie podlega wykluczeniu z postępowania w zakresie podstaw wykluczenia określonych w art. 108 ust. 1 pkt 1-6 ustawy pzp, art. 109
ust. 1 pkt 4 ustawy i art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej.
Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do Specyfikacji.
Na wezwanie Zamawiającego, Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia
wezwania złoży następujące podmiotowe środki dowodowe aktualne na dzień złożenia:
1. Odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w
zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy
wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
2. Oświadczenia o aktualności, aktualne na dzień złożenia, potwierdzające że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania
w zakresie podstaw wykluczenia określonych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w
zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 7 do Specyfikacji.
3. Oświadczenia o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie
konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2022 r. poz. 1233), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę bądź ofertę częściową w
postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami
potwierdzającymi przygotowanie oferty bądź oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy
kapitałowej. Wzór Oświadczenia stanowi Załącznik nr 6 do Specyfikacji
4. Oświadczenia Wykonawcy o prawidłowości i aktualności podmiotowych środków dowodowych, które są w posiadaniu
Zamawiającego, jeśli dotyczy. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do Specyfikacji.

Na wezwanie Zamawiającego, Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania złoży następujące podmiotowe środki dowodowe aktualne na dzień złożenia:
1. Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.
2. Wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonywania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 9A do SWZ.

pięć tysięcy złotych, 00/100 groszy). 2. Wadium może być wnoszone w formach wskazanych w art. 97 ust. 7 ustawy pzp. 3. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić na rachunek bankowy Ministerstwa Cyfryzacji nr 81 1010 1010 0034 9213 9120 0000, z adnotacją: „Wadium – numer postepowania TP-22/2026”. 4. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu za moment wniesienia uznaje się moment uznania rachunku Zamawiającego. W przypadku wniesienia wadium przelewem zaleca się, aby Wykonawca załączył do oferty potwierdzenie dokonania przelewu. 5. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia Wykonawca przekazuje Zamawiającemu wraz z ofertą oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wystawcę poręczenia lub gwarancji w formacie umożliwiającym odczyt dokumentu. 6. Wadium powinno zostać przekazane Zamawiającemu drogą komunikacji elektronicznej poprzez Platformę e-Zamówienia, przed upływem terminu składania ofert (tj. przed upływem dnia i godziny wyznaczonej jako ostateczny termin składania ofert). Zamawiający zaleca, aby wadium zostało złożone w osobnym pliku wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik wadium” a następnie wraz z plikami stanowiącymi część oferty skompresowane do jednego pliku archiwum (ZIP). Jeżeli Wykonawca przesyła wadium poza ofertą np. mailem powinno ono być oznaczone w sposób umożliwiający jednoznaczne przypisanie do postępowania. 7. Dokument poręczenia lub gwarancji powinien zawierać informację o udzieleniu poręczenia lub gwarancji na rzecz Zamawiającego tytułem zapłaty wadium w postępowaniu o udzielenie zamówienia pn. Kompleksowa organizacja 1-dniowej konferencji: „The Future is data. Przyszłość to dane”, nr postępowania TP-22/2026 8. Dokument poręczenia/gwarancji powinien być ważny przez okres związania ofertą oraz stanowić zobowiązanie poręczyciela lub gwaranta do nieodwołalnej, bezwarunkowej, płatnej na pierwsze żądanie Zamawiającego wypłaty wadium w przypadkach określonych w art. 98 ust. 6 Pzp. 9. Zwrot albo zatrzymanie wadium nastąpi zgodnie z art. 98 Pzp.