Zapewnienie miejsc noclegowych w związku z organizacją V Kongresu Polityki Miejskiej i Regionalnej w Krakowie w dniach 5-6 października 2026 r.

14.1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiają-cym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostęp-na pod adresem https://ezamowienia.gov.pl
14.2. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.
14.3. Zamawiający wyznacza następujące osoby do kontaktu z wykonawcami: Pan Dawid Studencki.
Adres strony internetowej prowadzonego postępowania (link prowadzący bezpośrednio do widoku postępowania na Platformie e-Zamówienia): https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-19ba1193-3d11-4e30-88a7-ab4ef95f146c
Postępowanie można wyszukać również ze strony głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”).
14.4. Identyfikator (ID) postępowania na Platformie e-Zamówienia: ocds-148610-19ba1193-3d11-4e30-88a7-ab4ef95f146c

14.5. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
14.6. Wykonawca dla pełnego korzystania z Platformy, w tym złożenia oferty, powinien oprócz rejestracji dokonać również aktywacji konta podmiotu oraz nadać pełne uprawnienia dla użytkowników. Interaktywne instrukcje dostępne są na stronie https://ezamowienia.gov.pl/pl/komponent-edukacyjny/
14.7. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.
14.8. Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”.
14.9. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem typu zewnętrznego lub wewnętrznego. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).
14.10. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia, wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.
14.11. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.
14.12. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
14.13. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

26.1. Zamawiający informuje, że:
26.1.1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zamawiający.
26.1.2. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych: tel.: 12 634-29-53 wew. 28, e-mail: rodo@irmir.pl
26.1.3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w związku z koniecznością wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na zamawiającym, w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.
26.1.4. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 PZP oraz odpowiednie organy kontrole w zakresie ich kompetencji;
26.1.5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. Dane te mogą być przechowywane przez okres dłuższy niż wskazany, o ile wynika to z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.) i przepisów wykonawczych do tej ustawy.
26.1.6. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy PZP;
26.1.7. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.
26.1.8. posiada Pani/Pan:
26.1.8.1. prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
26.1.8.2. prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania)
26.1.8.3. prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
26.1.8.4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy;
26.1.9. nie przysługuje Pani/Panu:
26.1.9.1. prawo do usunięcia danych osobowych;
26.1.9.2. prawo do przenoszenia danych osobowych;
26.1.9.3. prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na zamawiającym.
26.2. Ponadto Zamawiający informuje, iż:
26.2.1. w przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu;
26.2.2. wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.
26.2.3. ponadto przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usług noclegowych to jest: 315 pokoi 1-os. (lub do 1-os. wykorzystania) w hotelach na terenie Krakowa oraz zapewnienie kompleksowej obsługi tych rezerwacji na czas trwania V Kongresu Polityki Miejskiej i Regionalnej (dalej: „Kongres”) oraz w dniu poprzedzającym wydarzenie i następującym po nim, tj. w terminie 4-7 października 2026 r. Szczegółowy OPZ znajduje się w załączniku nr 1 do SWZ.

Zamawiający przewiduje prawo opcji polegające na możliwości bezkosztowej zmiany liczby rezerwowanych miejsc o ±20% w stosunku do liczby miejsc dla danego terminu/nocy wynikającej z załącznika nr 1 do niniejszej umowy i formularza ofertowego, najpóźniej na 7 dni przed danym terminem/nocą. Skorzystanie z prawa opcji nastąpi na zasadach określonych w niniejszej umowie i nie stanowi zmiany Umowy wymagającej zawarcia aneksu. Zamawiający przekaże Wykonawcy stosowną informację w tym zakresie. Tym samym Zamawiający gwarantuje realizację zamówienia na poziomie min. 80% ilości rezerwowanych miejsc dla danego terminu/nocy.

21.1. Ocenie podlegają nieodrzucone oferty.
Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert:
a) cena brutto: 100%,
sposób obliczenia według wzoru:
Wc = (Cn : Cb) x 100 pkt
WC – wartość punktowa ceny brutto
Cn – cena brutto najniższa
Cb – cena brutto badanej oferty
21.2. Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która w wyniku oceny otrzyma najwyższą liczbę punktów na podstawie przyjętych kryteriów.

10.5. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia żaden z Wykonawców nie może podlegać wykluczeniu z postępowania.
11.2. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia:
11.2.1. Szczególny sposób spełniania zamówienia warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający nie określa;
11.2.2. Szczególny sposób określenia wymagań związanych z realizacją zamówienia: Zamawiający nie określa;
11.2.3. Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem.
11.2.4. Stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące Wykonawcy.

1. Dopuszczalne są zmiany Umowy wyłącznie w zakresie i na warunkach określonych w niniejszym paragrafie oraz w przypadkach przewidzianych w art. 455 PZP, z uwzględnieniem charakteru przedmiotu zamówienia polegającego na rezerwacji i obsłudze rezerwacji miejsc noclegowych na potrzeby V Kongresu Polityki Miejskiej i Regionalnej.
2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadkach określonych w ust. 3.
3. Zamawiający określa następujące sytuacje, w jakich przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy oraz warunki dokonania tych zmian, o ile zmiany te są niezbędne dla prawidłowej realizacji usługi noclegowej i nie prowadzą do zmiany ogólnego charakteru Umowy:
1) zmiana przepisów prawa lub wiążących wytycznych mających wpływ na realizację Umowy, w szczególności dotyczących podatku od towarów i usług, zasad fakturowania, ochrony danych osobowych, świadczenia usług hotelarskich, wymogów bezpieczeństwa, organizacji wydarzeń lub rozliczania projektu, jeżeli zmiana ta ma bezpośredni wpływ na sposób wykonania Umowy, termin realizacji lub wysokość kosztów ponoszonych przez Wykonawcę;
2) wystąpienie siły wyższej albo innych okoliczności niezależnych od Stron, których nie można było przewidzieć przy zachowaniu należytej staranności, w szczególności zdarzeń losowych, ograniczeń administracyjnych, zagrożeń bezpieczeństwa, odwołania albo zmiany terminu lub formuły Kongresu, które uniemożliwiają albo istotnie utrudniają wykonanie Umowy zgodnie z jej postanowieniami;
3) zmiana wskazanych obiektów hotelarskich, rozkładu pokoi, liczby pokoi w poszczególnych obiektach, lokalizacji albo zakresu świadczeń dodatkowych, jeżeli jest to uzasadnione dostępnością miejsc noclegowych, potrzebami organizacyjnymi Kongresu, wymogami OPZ lub koniecznością zapewnienia uczestnikom noclegów spełniających wymagania Zamawiającego, pod warunkiem, że zmiana nie pogorszy standardu świadczenia określonego w Umowie i dokumentach zamówienia;
4) zmiana harmonogramu przekazywania danych uczestników, terminów potwierdzania rezerwacji, zasad anulowania lub modyfikowania rezerwacji oraz terminów rozliczenia usługi, jeżeli wynika to z organizacji Kongresu, zmiany liczby uczestników, dostępności miejsc noclegowych lub uzgodnień z obiektami hotelarskimi, przy zachowaniu terminu realizacji usługi noclegowej określonego w Umowie;
4. Zamawiający jest uprawniony do żądania zmiany sposobu rozliczania Umowy, zakresu dokumentów potwierdzających wykonanie usługi lub sposobu dokonywania płatności na rzecz Wykonawcy, jeżeli jest to uzasadnione zmianami zawartej przez Zamawiającego umowy o dofinansowanie projektu, wytycznych dotyczących realizacji projektu, zasad księgowania wydatków albo wymogów Krajowego Systemu e-Faktur.
5. Zmiany Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, z wyjątkiem zmian niewymagających aneksu wyraźnie wskazanych w Umowie, w szczególności skorzystania z prawa opcji oraz bieżących uzgodnień organizacyjnych dotyczących rozkładu rezerwacji, o ile nie prowadzą one do pogorszenia warunków świadczenia ani zwiększenia maksymalnego wynagrodzenia ponad zasady przewidziane w Umowie.