Wynajem miejsc noclegowych na rzecz uczestników szkoleń organizowanych w II Oddziale ZUS w Warszawie

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zapewnionych przez Platformę zakupową.
2. Zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Platformy zakupowej na subdomenie Zamawiającego https://zus.ezamawiajacy.pl/ lub https://oneplace.marketplanet.pl
3. Niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie zakupowej:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512kb/s;
2) komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;
3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;
4) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie danych .pdf.
4. Wszelkie wymagania techniczne i organizacyjne szczegółowo opisane zostały w pkt 1.5 SWZ.

1. W zamówieniach publicznych, Zamawiający jako administrator danych osobowych, obowiązany jest do spełnienia obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał. Dotyczy to w szczególności:
1) wykonawcy będącego osobą fizyczną,
2) wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą,
3) pełnomocnika wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w pełnomocnictwie),
4) członka organu zarządzającego wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRK),
5) osoby fizycznej skierowanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
2. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych z siedzibą w Warszawie, ul. Szamocka 3, 5, 01-748 Warszawa;
2) Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Może się Pani/Pan z nim kontaktować we wszystkich sprawach, które dotyczą przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych:
− listownie na adres:
Inspektor Ochrony Danych
ul. Szamocka 3, 5
01-748 Warszawa
− przez e-mail: ODO@zus.pl
− za pośrednictwem eZUS
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie podstawowym na „Wynajem miejsc noclegowych na rzecz uczestników szkoleń organizowanych w II Oddziale ZUS w Warszawie”, nr postępowania: 450000.271.022.2026-ZAP oraz w celu spełnienia obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy Pzp;
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 i 4 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8) posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9) nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
3. Treść stosownego oświadczenia została zawarta w ust. 5 Formularza ofertowego, stanowiącego załącznik nr 2 do SWZ.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi hotelarskiej polegającej na udostępnieniu miejsc noclegowych ze śniadaniami dla uczestników szkoleń planowych oraz szkoleń, warsztatów, seminariów, narad, spotkań roboczych oraz konferencji pozaplanowych organizowanych przez II Oddział ZUS w Warszawie. Miejsca noclegowe będą udostępnione w hotelu usytuowanym w Warszawie w granicach administracyjnych dzielnic: Śródmieście, Wola, Żoliborz, Praga Północ lub Praga Południe.

1. W przypadku zaistnienia konieczności zwiększenia w trakcie trwania umowy zakresu zamówienia podstawowego, Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z opcji, o której mowa w art. 441 ustawy Pzp.
2. Realizacja zamówienia objętego opcją będzie przebiegać na zasadach i w warunkach tożsamych z zakresem podstawowym, w cenach zamówienia podstawowego.
3. Opcja zostanie uruchomiona po wykorzystaniu środków finansowych przeznaczonych na realizację zamówienia podstawowego, określonych w Umowie (dotyczy to także sytuacji, gdy kwota, która pozostała Zamawiającemu na realizację Umowy nie pozwala na jej dalszą realizację, tj. złożenie zamówienia).
4. Po wykorzystaniu zamówienia podstawowego Zamawiający skorzysta z prawa opcji na podstawie złożonego do Wykonawcy w formie pisemnej lub elektronicznej na adres e-mail, formularzu „Zamówienia opcjonalnego”, w terminie co najmniej 30 dni roboczych przed koniecznością uruchomienia zamówienia opcjonalnego.
5. Zamawiający zastrzega możliwość wielokrotnego korzystania z opcji, do wyczerpania maksymalnego wynagrodzenia przewidzianego dla zamówienia opcjonalnego w okresie obowiązywania umowy. Zamawiający zastrzega możliwość nieskorzystania z prawa opcji lub skorzystania z niej w niepełnym zakresie.
6. Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tytułu nieskorzystania przez Zamawiającego z opcji albo skorzystania w niepełnym zakresie.
7. W formularzu zamówienia opcjonalnego podane zostaną przewidywane ilości miejsc noclegowych, rodzaj pokoi (dwuosobowe, jednoosobowe), okres w jakim powinny zostać wykorzystane oraz ogólna kwota zamówienia. Kwota niezrealizowana z zamówionej transzy zostanie wliczona w poczet następnych transz.

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w Oświadczeniu zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego; sporządzonego zgodnie z załącznikiem nr 5 do SWZ;
2) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1714), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej, sporządzonego zgodnie z załącznikiem nr 6 do SWZ.

1. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden nie może podlegać wykluczeniu.
2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenie z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
3. W przypadku składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy.

1. Zamawiający przewiduje, że wysokość wynagrodzenia Wykonawcy, określona w Umowie oraz wysokość cen jednostkowych, o których mowa w Umowie, może ulec zmianie, z zastrzeżeniem postanowień wskazanych w umowie, w przypadku zmian:
1) stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego,
2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne,
4) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych,
- jeżeli zmiany te, wynikające z ustanowienia lub nowelizacji przepisów prawa, będą miały wpływ na koszty wykonania przedmiotu Umowy przez Wykonawcę.
2. Niezależnie od postanowień ust. 1. Zamawiający przewiduje, że wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy może podlegać zmianie w przypadku zmiany cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją Umowy. Strony uznają, że wpływ zmiany ceny materiałów lub kosztów na koszt wykonania Umowy odzwierciedla wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych, publikowany przez Główny Urząd Statystyczny:
1) Strony uprawnione są do wnioskowania o zmianę wynagrodzenia w przypadku, gdy zmiana cen liczona na podstawie miesięcznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych, w pozycji „Restauracje i usługi zakwaterowania” publikowanego przez Główny Urząd Statystyczny (poprzedni miesiąc = 100), za okres liczony od następnego miesiąca po zawarciu Umowy, przekroczy 10%; Na dzień zawarcia Umowy wskaźnik jest dostępny na stronie internetowej GUS (www.stat.gov.pl) w zakładce publikacje;
2) wysokość procentowa wskaźnika, o który zostanie zwaloryzowane wynagrodzenie, zostanie obliczona jako różnica pomiędzy wartością zmian wskaźnika (obliczonego zgodnie z pkt 1 na podstawie danych opublikowanych na stronie internetowej GUS na dzień przekazania wniosku o zmianę wynagrodzenia drugiej Stronie), a wartością 10%;
3) waloryzacji podlegają ceny jednostkowe wskazane w Umowie. Ceny jednostkowe po wyliczeniu waloryzacji zaokrąglane są do pełnych groszy;
4) w oparciu o zwaloryzowane ceny jednostkowe i przewidywaną liczbę dób hotelowych, pozostałych do zakończenia Umowy (zgodnie ze schematem przyjętym w formularzu ofertowym), zostanie wyliczona oraz zmieniona wysokość wynagrodzenia wskazana w Umowie;
5) waloryzacja nastąpi od następnego miesiąca po złożeniu wniosku przez Stronę (aneks do Umowy przygotowuje Zamawiający);
6) Strona może zwrócić się o kolejną zmianę wynagrodzenia nie wcześniej niż po 6 miesiącach obowiązywania poprzednio zwaloryzowanego wynagrodzenia. Wysokość procentowa wskaźnika w takim przypadku zostanie wyliczona jako iloczyn miesięcznych zmian wartości wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych, o którym mowa w pkt 1, opublikowanych przez Główny Urząd Statystyczny za okres od poprzedniej zmiany wynagrodzenia do przekazania wniosku o zmianę wynagrodzenia drugiej Stronie. Zmiana nastąpi na zasadach wskazanych w pkt 3, 4 i 5;
7) maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia (wartości brutto Umowy), jaką dopuszcza Zamawiający w efekcie przeprowadzonych waloryzacji wynosi 5% zsumowanego wynagrodzenia brutto, wskazanego w Umowie z dnia jej zawarcia. W przypadku braku możliwości zabezpieczenia środków finansowych na stosowne zwiększenie wartości Umowy, Zamawiający może dokonać waloryzacji z odpowiednim skróceniem okresu świadczenia usługi i zmniejszeniem jej zakresu (z uwzględnieniem limitu wskazanego w Umowie).
3. W przypadku dokonania zmiany wynagrodzenia, zgodnie z postanowieniami ust. 2, Wykonawca zobowiązany jest do zmiany wysokości wynagrodzenia przysługującego Podwykonawcy, w zakresie odpowiadającym zmianom cen materiałów lub kosztów dotyczących zobowiązania Podwykonawcy.