Zapewnienie noclegów na terenie Warszawy

1. Wykonawca zamierzający wziąć
udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-
Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-
Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz
informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
2. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia
ani logowania.
3. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do
komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji”
odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do
komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).
4. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy”
na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji”
służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta
uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.
5. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie
postępowania w zakładce „Komunikacja”.
6. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 25 MB (wielkość ta dotyczy
plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
7. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz
informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.
8. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą
skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej
https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.
9. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem
Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail:
izabela.galinska@adm.uw.edu.pl oraz dzp@adm.uw.edu.pl (nie dotyczy składania ofert.
10. Zamawiający wyznacza następujące osoby do kontaktu z Wykonawcami: Izabela Galińska, e-mail:
izabela.galinska@adm.uw.edu.pl oraz dzp@adm.uw.edu.pl
11. Zamawiający pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00 – 16.00 z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy oraz dni
określonych w Zarządzeniu nr 167 Rektora UW z dnia z dnia 27 października 2025 r. opublikowanym pod adresem:
https://monitor.uw.edu.pl/Lists/Uchway/Attachments/7594/M.2025.384.Zarz.167.pdf

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L127/2018 z dnia 23.05.2018 r.), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa;
2) inspektorem ochrony danych osobowych w Uniwersytecie Warszawskim jest Pan Dominik Ferenc, kontakt: iod@adm.uw.edu.pl tel: 22 55 22 042;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego o numerze podanym na stronie tytułowej SWZ;
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 ustawy Pzp;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane
w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8) posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych <Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników>;
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO
<Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego>;
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9) nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1) Zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: W niniejszym postępowaniu Zamawiający nie określa warunków w tym zakresie. 2) Uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: W niniejszym postępowaniu Zamawiający nie określa warunków w tym zakresie. 3) Sytuacji ekonomicznej lub finansowej: W niniejszym postępowaniu Zamawiający nie określa warunków w tym zakresie. 4) Zdolności technicznej lub zawodowej: Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej jedną usługę polegającą na rezerwacji i zakupie miejsc noclegowych, której czas realizacji wynosił nie mniej niż 6 miesięcy i która obejmowała dokonanie rezerwacji i zakupu na rzecz zamawiającego noclegów trwających łącznie nie mniej niż 250 dób hotelowych. W przypadku usług wykonywanych (niezakończonych), Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykazane usługi na dzień składania ofert były wykonywane nie krócej niż 6 miesięcy i obejmowały dokonanie rezerwacji i zakupu na rzecz zamawiającego noclegów trwających łącznie nie mniej niż 250 dób hotelowych. 2. Zamawiający zastrzega, że w sytuacji składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz analogicznie w sytuacji, gdy Wykonawca będzie polegał na zasobach innego podmiotu, na zasadach określonych w art. 118 Ustawy Pzp, warunek, o którym mowa w ust. 1 pkt 4 może zostać spełniony przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie lub podmiot, na którego zdolności w tym zakresie powołuje się Wykonawca. 3. W odniesieniu do warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców do realizacji których te zdolności są wymagane. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy - oświadczenie zawarte jest w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.

1) Przed wyborem najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnianie warunku udziału w postępowaniu, tj. WYKAZU USŁUG wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 (trzech) lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub (w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych) są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane (lub są wykonywane) należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, (w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych - są wykonywane), a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje lub inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywania powinny być wystawione w okresie 3 miesięcy.
Treść oświadczenia „Wykaz usług” - zgodna z wymaganiami określonymi w niniejszym ogłoszeniu.

Wraz z Formularzem ofertowym Wykonawca złoży:
1) dokument, z którego wynika zakres umocowania do działania w imieniu Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie
zamówienia:
a) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub
innego właściwego rejestru;
Uwaga: Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentu, jeżeli Zamawiający może uzyskać ten dokument za
pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych
dokumentów,
b) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, jeżeli w imieniu
Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w lit. a),
Zasady określone w pkt 1 stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o
udzielenie zamówienia,
3) Zobowiązanie podmiotu do oddania do dyspozycji wykonawcy niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania
zamówienia, składane na podstawie art. 118 ust. 3 Ustawy Pzp. Przykładowa treść zobowiązania znajduje się w przypisie nr 8 w Formularzu ofertowym – jeżeli dotyczy.

1) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2) Do oferty wspólnej należy dołączyć pełnomocnictwo dla pełnomocnika ustanowionego zgodnie z pkt 1.
3) Konsorcjum dołącza ww. pełnomocnictwo lub umowę regulującą współpracę konsorcjum, z której wynika ustanowione pełnomocnictwo.
4) Spółka cywilna dołącza ww. pełnomocnictwo lub dokument, z którego wynika ustanowione pełnomocnictwo.
5) Formularz ofertowy podpisuje pełnomocnik Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub wszyscy Wykonawcy. Na pierwszej stronie Formularza ofertowego należy wpisać informacje dotyczące wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
6) Wykonawcy występujący wspólnie ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia.

1) zmiany siedziby Zamawiającego lub Wykonawcy oraz innych danych ujawnionych w rejestrach publicznych; 2) zmiany numeru rachunku bankowego Wykonawcy, wskazanego w § 5 ust. 7 Umowy; 3) zmiany podwykonawcy na warunkach określonych w § 7 ust. 3 Umowy; 4) zmiany przepisów prawa powszechnie obowiązującego, która ma wpływ na termin lub zakres realizacji przedmiotu Umowy; 2. Poza przypadkami opisanymi w ust. 1, Zamawiający dopuszcza zmiany postanowień niniejszej Umowy, w przypadkach określonych w art. 455 ust. 1-4 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych. 3. Strona wnosząca o zmianę Umowy, o której mowa w ust. 1, zobowiązana jest do przekazania na piśmie warunków zmiany wraz z uzasadnieniem w terminie 5 dni od daty zaistnienia okoliczności i proponowanego terminu wprowadzenia zmiany. 4. Jeżeli w okresie obowiązywania Umowy - 31 grudnia 2029 r. nie zostanie wyczerpana kwota, na jaką zostanie zawarta Umowa a: 1) Zamawiający uzyska zgodę NCBiR na przedłużenie realizacji Programu, o którym mowa w § 1 ust. 3 Umowy i 2) zostanie zawarty pomiędzy Zamawiającym a NCBiR aneks do umowy o dofinansowanie przedłużający termin realizacji Programu oraz ponoszenia wydatków w jego ramach, - Zamawiający zastrzega możliwość przedłużenia okresu jej obowiązywania maksymalnie o kolejne 6 miesięcy. Zmiana taka wymaga zachowania formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności.