Usługa ochrony mienia i monitorowania sygnałów alarmowych w obiektach Akademii Sztuk Pięknych w Gdańsku

W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl i poczty elektronicznej: zamowienia@asp.gda.pl Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne. Zamawiający może również komunikować się z Wykonawcami za pomocą poniższych danych teleadresowych, w zakresie formalnoprawnym: zamowienia@asp.gda.pl (W/w forma komunikacji jest dopuszczalna do składania zapytań, wyjaśnień oraz dokumentów. W/w formy komunikacji nie dotyczą składania ofert. )

Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram
Interoperacyjności, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza). łączny rozmiar plików przesyłanych na adres e-mail: 25 MB Minimalne wymagania
techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Akademia Sztuk Pięknych w Gdańsku, ul. Targ Węglowy 6, 80-836 Gdańsk,
NIP 583-000-93-46, REGON 000275820, tel. 58 301 28 01.
2. W Akademii Sztuk Pięknych w Gdańsku został powołany Inspektor Ochrony Danych, z którym można się skontaktować osobiście
lub listownie pod adresem:
a) Akademia Sztuk Pięknych w Gdańsku; ul. Targ Węglowy 6, 80-836 Gdańsk,
b) telefonicznie pod numerem 58 301 28 01 wew. 18,
c) elektronicznie: e-mail: iod@asp.gda.pl
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie podstawowym, a w przypadku wyboru Pani/Pana oferty jako najkorzystniejszej – w celu zawarcia i realizacji umowy oraz wypełnienia obowiązku prawnego wynikającego z art. 34a ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, polegającego na udostępnieniu i aktualizacji informacji o umowie w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP).
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą:
a) osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 71 ust. 1 i art. 74 ust. 1 ustawy z
dnia 11 września 2019r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2024r. poz. 1320), dalej „ustawa Pzp”,
b) Minister Finansów – jako organ prowadzący Centralny Rejestr Umów JSFP w systemie teleinformatycznym,
c) nieograniczony krąg odbiorców – z uwagi na publiczny i jawny charakter Centralnego Rejestru Umów JSFP, ogólnodostępnego w
sieci Internet.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane:
a) zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp – przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas
trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy,
b) w zakresie danych udostępnionych w Centralnym Rejestrze Umów JSFP – przez okres 5 lat, licząc od końca roku
kalendarzowego, w którym umowa przestała obowiązywać (zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych).
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
8. Posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem
przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych
osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

9. Nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania
Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
10. W przypadku dojścia do zawarcia umowy dane osobowe osób fizycznych, w szczególności osób reprezentujących oraz wskazanych do kontaktu, związanych z wykonaniem umowy, pozyskane bezpośrednio lub pośrednio, będą przetwarzane przez Strony umowy w celu i okresie jej realizacji, a także w celach związanych z rozliczaniem umowy, celach archiwalnych, ustalenia i
dochodzenia ewentualnych roszczeń w okresie przewidzianym przepisami prawa, а także w celu realizacji obowiązku prawnego wynikającego z art. 34a ustawy o finansach publicznych (wpis i aktualizacja danych w Centralnym Rejestrze Umów JSFP w zakresie imienia, nazwiska oraz funkcji osób reprezentujących Wykonawcę), na podstawie i w związku z realizacją obowiązków nałożonych na administratora danych przez te przepisy. Dane te nie będą przedmiotem sprzedaży i udostępniania podmiotom zewnętrznym, za
wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa (w tym udostępnienia danych reprezentantów w jawnym i ogólnodostępnym Centralnym Rejestrze Umów JSFP), nie będą również przekazywane do państw trzecich i organizacji
międzynarodowych. Mogą one zostać przekazane podmiotom współpracującym z Akademią w oparciu o umowy powierzenia zawarte zgodnie z art. 28 RODO, m.in. w związku ze wsparciem w zakresie IT, czy obsługą korespondencji. W pozostałym zakresie zasady i sposób postępowania z danymi został opisany powyżej.
11. Administrator danych zobowiązuje Panią/Pana do poinformowania o zasadach i sposobie przetwarzania danych wszystkie osoby fizyczne zaangażowane w realizację umowy.

Przedmiotem zamówienia w Części 1 jest usługa całodobowej bezpośredniej ochrony fizycznej obiektu Akademii Sztuk Pięknych w Gdańsku, oraz mienia, monitoring, w tym obsługa portierni, terenu wraz z pozostałymi budynkami Małej Zbrojowni zlokalizowanej przy Placu Wałowym 15 w Gdańsku wraz z podejmowaniem działań interwencyjnych oraz z prawem opcji polegającym na fizycznej ochronie wystaw.

Realizacja opcji polegać będzie na ochronie osób i mienia podczas wystaw otwartych dla publiczności w okresie nie przekraczającym okresu, na który zostanie zawarta umowa na zamówienie podstawowe. Przewidywana liczba godzin w okresie 12 miesięcy trwania umowy ramach opcji to 3 504.
Wartością maksymalną opcji jest iloczyn ceny jednostkowej brutto podanej w ofercie przez Wykonawcę i przewidywanej liczby roboczogodzin.
Warunkiem skorzystania z opcji jest złożenie przez Zamawiającego oświadczenia woli o skorzystaniu z opcji zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 5 do Umowy.

Zamawiający przewiduje realizację zamówienia w okresie podstawowym wynoszącym 12 miesięcy, z możliwością wznowienia (jednokrotnie lub kilkukrotnie) świadczenia usług na kolejne okresy, z zastrzeżeniem, że
1) łączny okres przedłużenia nie może przekroczyć 36 miesięcy;
2) łączny okres obowiązywania Umowy, obejmujący okres podstawowy oraz wszystkie okresy przedłużenia, nie może przekroczyć 48 miesięcy od dnia rozpoczęcia świadczenia usług;
Wznowienie usługi może nastąpić, jeżeli:
a. po upływie dotychczasowego okresu obowiązywania Umowy nadal będzie istniała potrzeba zapewnienia usług stanowiących jej przedmiot;
b. Zamawiający będzie posiadał środki finansowe na realizację usług w okresie przedłużenia;
c. Wykonawca należycie wykonywał Umowę, w szczególności nie dopuścił się naruszeń stanowiących podstawę jej rozwiązania ze skutkiem natychmiastowym;
d. nie nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że dalsze wykonywanie usług na dotychczasowych zasadach byłoby niecelowe albo sprzeczne z interesem Zamawiającego.
W okresie Wznowienia usługi Wykonawca będzie świadczył usługi tego samego rodzaju i na warunkach określonych zawartej Umowie. Zakres usług w okresie przedłużenia nie może wykraczać poza zakres określony w Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy i nie może prowadzić do zmiany ogólnego charakteru Umowy.
Zamawiający poinformuje Wykonawcę o zamiarze przedłużenia Umowy nie później niż 30 dni przed upływem dotychczasowego okresu jej obowiązywania, wskazując okres przedłużenia oraz maksymalną wartość usług przewidzianych do wykonania w tym okresie.

1) Zamawiający przewiduje realizację zamówienia w okresie podstawowym wynoszącym 12 miesięcy, z możliwością wznowienia (jednokrotnie lub kilkukrotnie) świadczenia usług na kolejne okresy, z zastrzeżeniem, że
a) łączny okres przedłużenia nie może przekroczyć 36 miesięcy;
b) łączny okres obowiązywania Umowy, obejmujący okres podstawowy oraz wszystkie okresy przedłużenia, nie może przekroczyć 48 miesięcy od dnia rozpoczęcia świadczenia usług;
2) Wznowienie usługi może nastąpić, jeżeli:
a) po upływie dotychczasowego okresu obowiązywania Umowy nadal będzie istniała potrzeba zapewnienia usług stanowiących jej przedmiot;
b) Zamawiający będzie posiadał środki finansowe na realizację usług w okresie przedłużenia;
c) Wykonawca należycie wykonywał Umowę, w szczególności nie dopuścił się naruszeń stanowiących podstawę jej rozwiązania ze skutkiem natychmiastowym;
d) nie nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że dalsze wykonywanie usług na dotychczasowych zasadach byłoby niecelowe albo sprzeczne z interesem Zamawiającego.
3) W okresie Wznowienia usługi Wykonawca będzie świadczył usługi tego samego rodzaju i na warunkach określonych zawartej Umowie. Zakres usług w okresie przedłużenia nie może wykraczać poza zakres określony w Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy i nie może prowadzić do zmiany ogólnego charakteru Umowy.
4) Zamawiający poinformuje Wykonawcę o zamiarze przedłużenia Umowy nie później niż 30 dni przed upływem dotychczasowego okresu jej obowiązywania, wskazując okres przedłużenia oraz maksymalną wartość usług przewidzianych do wykonania w tym okresie.

W zakresie Części 1 i 2:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) Uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej : Wykonawca spełni warunek jeśli wykaże, że posiada aktualną koncesję na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz.U. 2025 poz. 532).

W zakresie Części 1
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
2) zdolności technicznej lub zawodowej:
a) Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonał/wykonuje co najmniej dwie usługi w zakresie fizycznej ochrony mienia, obiektu
o powierzchni min. 2 000 m2, w nieprzerwanym okresie min. 6 miesięcy.
b) Wykonawca spełni warunek jeśli wykaże będzie dysponował przez cały okres realizacji zamówienia co najmniej trzema (3) pracownikami ochrony, z których 1 osoba będzie pełniła funkcję koordynatora, wpisanymi na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej którzy:
- posiadają min. 6 miesięczne doświadczenie w zakresie świadczenia usług ochroniarskich;
- posiadają sprawność fizyczną i psychiczną pozwalającą na pełne wywiązanie się z przyjętych przez Wykonawcę obowiązków i zadań (w tym odejmowanie interwencji) oraz posiadają aktualne orzeczenia lekarskie i psychologiczne wydane zgodnie z zapisami rozporządzenia ministra zdrowia z dnia 21 grudnia 2015 r. (Dz.U. 2022 poz. 2344) w sprawie badań lekarskich i psychologicznych osób ubiegających się o wpis lub posiadających wpis na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej.

W zakresie Części 1 i 2
1. aktualna koncesja na prowadzenie działalności w zakresie usług ochrony i mienia, o której mowa w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t. j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1995).

W zakresie Części 1 :
2. wykaz wykonanych usług , a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączyć dowody określające, czy usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wzór wykazu stanowi załącznik nr 5 do SWZ.
3. Wykaz osób odpowiedzialnych za świadczenie usług – Zgodnie z treścią załącznika nr 6 do SWZ.

Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa, wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.
Wraz z ofertą Wykonawca jest zobowiązany złożyć dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty; odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy).

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy – załącznik nr 7 do SWZ.
4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie – załącznik nr 3 do SWZ.