Przygotowanie uroczystej kolacji dla uczestników 33. Konferencji Redaktorów Czasopism Akademickich i Portali Uczelnianych - powtórne

Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, jeżeli w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie podstawowym nie złożono żadnej oferty albo wszystkie oferty zostały odrzucone na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lub 5, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione.
Uzasadnienie faktyczne: w poprzednim postępowaniu CRZP/129/2026/AZP w wymaganym terminie nie wpłynęła do Zamawiającego żadna oferta.

Przedmiotem postępowania jest zorganizowanie uroczystej kolacji w dniu 23.09.2026 w godzinach 19:00-22:00 (3 godziny) dla uczestników 33. Konferencji Redaktorów Czasopism Akademickich i Portali Uczelnianych.
W ramach świadczonej usługi Wykonawca zobowiązany jest zapewnić:
1. Zupa
Tradycyjna zupa rybna (250 ml)
50 porcji (30 osób zamówienie podstawowe + 20 osób opcja)
Borowikowa z kluseczkami (250 ml)
50 porcji (30 osób zamówienie podstawowe + 20 osób opcja)
2. Dania główne
Filet z sandacza (180 g) frytki z batatów, majonezem truflowy, sałatka sezonowa
50 porcji (30 osób zamówienie podstawowe + 20 osób opcja)
Pierś z kaczki (180 g) fondant ziemniaczany, zasmażana czerwona kapusta z rodzynkami, żurawinowy demi glace
50 porcji (30 osób zamówienie podstawowe + 20 osób opcja)
3. Dania wegetariańskie (alternatywnie) 10-15% wszystkich porcji
Wegetariańska zupa pomidorowa (250 ml)
Kalafior grillowany (200 g) mus z selera, sos serowy, panko, oliwa z ziołami
3. Deser
Szarlotka na ciepło z lodami (160 g)
50 porcji (30 osób zamówienie podstawowe + 20 osób opcja)
Deser lodowy (160 g)
50 porcji (30 osób zamówienie podstawowe + 20 osób opcja)
7. Napoje
Kawa i herbata, mleko do kawy, mleko owsiane, woda - bez ograniczeń
9. Obsługa
3 kelnerów do obsługi gości.
Ponadto Wykonawca zobowiązany jest zapewnić:
- pełną elegancką zastawę ceramiczną i szklaną oraz sztućce,
- eleganckie nakrycie stołów na uroczystą kolację.
Zamawiający w ramach zamówienia podstawowego gwarantuje obecność minimum 30 gości na obiedzie. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji, zwiększenia liczby osób, dla których świadczona ma być usługa o dodatkowe 20 osób. Maksymalna liczba osób obecnych na posiłku to 50.
Zamawiający zobowiązuje się do podania ostatecznej liczby osób obecnych na obiedzie, tj. zamawianych posiłków, najpóźniej na 3 dni przed planową datą wydarzenia.
Zamawiający wymaga:
1) przyrządzania posiłków w dniu świadczenia usług;
2) przygotowywania potraw z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych. Posiłki nie mogą być wykonywane z produktów typu instant, sosy w pudełku oraz produktów gotowych. W przypadku produktów przetworzonych, takich jak kawa, herbata, woda, cukier, mleko, itp. zobowiązuje się Wykonawcę, że będą one posiadać datę przydatności do spożycia wygasającą nie wcześniej niż na 1 miesiąc przed dniem wykonania usług;
3) posiłki muszą być serwowane do stolików;
4) stoliki muszą się znajdować na jednej kondygnacji lokalu;
5) przeznaczony czas na usługę łącznie z konsumpcją to maksymalnie 3 godziny;
6) dania i napoje gorące powinny posiadać odpowiednią temperaturę w momencie podawania;
7) uwzględnienia w ramach menu posiłku specjalnego np. bezglutenowego/wegetariańskiego w sytuacji udziału w spotkaniu osób o szczególnych potrzebach; Zamawiający poinformuje Wykonawcę o takiej sytuacji w terminie min. 7 dni przed planowanym terminem świadczenia usługi;
8) siedziba lokalu musi znajdować się maksymalnie 100 m od brzegu morza na terenie Gdyni;
9) lokal musi posiadać taras zadaszony - z możliwością osłonięcia od wiatru i ogrzewany w razie konieczności oraz z widokiem na zatokę;
10) lokal musi wydzielić część sali dla gości Zamawiającego wraz z miejscem do powieszenia płaszczy/kurtek.