Świadczenie usług body leasingu specjalistów i ekspertów w modelu B2B na rzecz Warszawskiego Laboratorium Innowacji Społecznych „Synergia”

Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia.
Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokument w elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej
(cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, wskazane w SWZ, sporządza się w postaci elektronicznej, w
formatach danych określonych w przepisach Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w §2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w
postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej: w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia KRI (i przekazuje się jako załącznik), lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji
elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”). Jeżeli dokumenty elektroniczne,
przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”.
Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do
komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” . Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności
przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również
dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa RM w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy
wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem typu zewnętrznego lub
wewnętrznego. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny). Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących
do zadawania pytań dotyczących treści SWZ wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.
Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza). Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

Administratorem danych osobowych jest Dyrektor Warszawskiego Laboratorium Innowacji
Społecznych „Synergia”, z siedzibą przy ul. Markowskiej 16, 03-742 Warszawa (zwany dalej Administratorem). Na pytania dotyczące
sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych, a także o przysługujące Pani/Panu prawach odpowie Inspektor Ochrony Danych w Synergii. Kontakt: synergia.iod@um.warszawa.pl, numer telefonu 606-762-444, listownie pod adresem Administratora (z dopiskiem IOD). Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o
udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem zamówienia jest usługa wykonania kalendarzy trójdzielnego wraz z indywidulanym projektem graficznym, prowadzonym w trybie art. 2 ust. 1 pkt. 1 ustawa prawo zamówień publicznych. Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp), związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp , przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o
art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp.
Osoba, od której zbierane są jej dane osobowe ma prawo do:
a. dostępu do danych osobowych, w tym uzyskania kopii tych danych;
b. żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych;
c. żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych; z zastrzeżeniem przypadków, o którym mowa w art. 18 ust. 2 RODO1.
d. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem
przetwarzaniu w Synergii danych osobowych.
Osobie, od której zbierane są jej dane osobowe nie przysługuje:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO1 prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO1;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania
Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO1.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług body leasingu specjalistów i ekspertów w modelu B2B na rzecz Warszawskiego Laboratorium Innowacji Społecznych „Synergia”.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:
1) rekrutację, selekcję oraz delegowanie specjalistów i ekspertów zgodnie z potrzebami Zamawiającego,
2) zapewnienie specjalistów i ekspertów posiadających kompetencje zgodne z wymaganiami Zamawiającego,
3) zapewnienie ciągłości świadczenia usług oraz możliwości szybkiego zastępstwa specjalisty,
4) zapewnienie obsługi organizacyjnej, administracyjnej i operacyjnej związanej z realizacją usług,
5) prowadzenie rozliczeń usług świadczonych przez specjalistów,
6) zapewnienie wsparcia organizacyjnego i operacyjnego dla delegowanych specjalistów,
7) zapewnienie procesu onboardingu specjalistów,
8) zapewnienie działań wspierających utrzymanie ciągłości współpracy i ograniczanie rotacji specjalistów,
9) zapewnienie możliwości elastycznego zwiększania lub zmniejszania zaangażowania specjalistów w zależności od potrzeb Zamawiającego.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 9 do SWZ (OPZ).

Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji polegającego na zwiększeniu wolumenu zamówienia maksymalnie o 250 roboczogodzin.
Prawo opcji realizowane będzie na zasadach i po cenach przewidzianych dla zamówienia podstawowego.
Zamawiający nie ma obowiązku wykorzystania prawa opcji w pełnym zakresie.
Zamawiający dopuszcza skorzystanie z prawa opcji, jeżeli zajdzie taka potrzeba projektowa oraz będzie posiadał środki finansowe na zamówienie opcjonalne.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
Zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje, co najmniej 2 usługi body leasingu lub outsourcingu specjalistów o wartości minimum 300 000,00 zł brutto każda, z których każda trwała przez okres co najmniej 6 miesięcy.

W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawca złoży na wezwanie Zamawiającego następujące podmiotowe środki dowodowe:

1) oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1616 z późn. zm.), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej; wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 8 do SWZ;
2) zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności,
3) zaświadczenie albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności,
4) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji,
5) oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego, o których mowa w:
a) art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
c) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu za kłócenie konkurencji,
d) art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy,
e) art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, odnośnie do naruszenia obowiązków dotyczących płatności podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (t.j.Dz. U. z 2025 r. poz. 707),
f) art. 109 ust. 1 pkt 7 ustawy.
Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 5 do SWZ.

W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawca złoży na wezwanie Zamawiającego następujące
podmiotowe środki dowodowe:
- wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 6 do SWZ.

1. Wypełniony „Formularz ofertowy” – musi być złożony w formie elektronicznej opatrzonej (poza platformą) kwalifikowanym
podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej (poza platformą) podpisem zaufanym lub osobistym –
Załącznik nr 1 do SWZ;
2. Formularz cenowy, stanowiącym załącznik nr 1a do SWZ
3. Oświadczenia wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp –
musi być złożone w formie elektronicznej opatrzonej (poza platformą) kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w
postaci elektronicznej opatrzonej (poza platformą) podpisem zaufanym lub osobistym – Załącznik nr 2 do SWZ;
4. Oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby z art. 125 ust. 5 ustawy Pzp – (jeżeli dotyczy) musi być złożone w formie elektronicznej opatrzonej (poza platformą) kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej (poza platformą) podpisem zaufanym lub osobistym – Załącznik nr 3 do SWZ;
5. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby lub inny dokument (jeżeli dotyczy) – musi być złożone w formie elektronicznej opatrzonej (poza platformą) kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem (poza platformą) podpisem zaufanym lub osobistym – Załącznik nr 7 do SWZ;
6. Oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp – w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie – musi być złożone w formie elektronicznej opatrzonej (poza platformą) kwalifikowanym podpisem
elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem (poza platformą) zaufanym lub osobistym –Załącznik nr 4 do SWZ;
7. Pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy i/lub podmiotu udostępniającego zasoby, wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (w tym do złożenia oferty), jeżeli:
1) w imieniu Wykonawcy i/lub podmiotu udostępniającego zasoby działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów rejestrowych,
2) ofertę składają Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia publicznego o treści wymaganej w art. 58 ust. 2 Pzp (dotyczy również wspólników spółki cywilnej),
3) umocowanie nie wynika z pkt 6.
Pełnomocnictwo sporządza się w postaci elektronicznej oraz składa się w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
7. Uzasadnienie/wyjaśnienia mające wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, w przypadku zastrzeżenia części oferty jako tajemnica przedsiębiorstwa na podstawie art. 18 ust. 3 ustawy (jeżeli dotyczy).

1. W przypadku składania oferty wspólnej przez kilku Wykonawców, każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia musi złożyć dokumenty i oświadczenia wskazane w rozdziale IX ust. 2 SWZ oraz rozdziale X ust. 1 pkt 1 SWZ. Pozostałe dokumenty będą traktowane jako wspólne.
2. Zgodnie z art. 117 ust. 4 Pzp, w przypadku, o którym mowa w pkt 1, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do SWZ.
3. Obowiązek złożenia oświadczenia, o którym mowa w pkt 2, mają również wspólnicy spółki cywilnej.
4. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz wykonanych usług dotyczy zamówień, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.
5. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo.
6. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia, określoną w art. 366 Kodeksu cywilnego.
7. Wszelka korespondencja będzie prowadzona wyłącznie z pełnomocnikiem.
8. W formularzu ofertowym w miejscu „nazwa i adres wykonawcy” należy wpisać dane dotyczące wszystkich podmiotów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, a nie tylko pełnomocnika.

Zamawiający zaprosi do negocjacji Wykonawców, których oferty uzyskają najwyższą liczbę punktów zgodnie z kryteriami oceny ofert, o których mowa w rozdziale XIX niniejszej SWZ.
W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z możliwości negocjowania treści ofert, negocjacje dotyczyć będą wyłącznie tych elementów treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert, o których mowa w Rozdziale XIX niniejszej SWZ.