Przygotowanie i realizacja międzynarodowej konferencji „Aktywna Mobilność Bałtycka 2026 - Kształtowanie miast przyszłości”.

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

Gmina Miasta Gdyni

REGON 191675557

Brak danych

Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54

Gdynia

81-382

pomorskie

Polska

PL633 - Trójmiejski

zamowienia@gdynia.pl

https://bip.um.gdynia.pl/

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

Ogólne usługi publiczne

Zamówienia publicznego

Tak

Przygotowanie i realizacja międzynarodowej konferencji
„Aktywna Mobilność Bałtycka 2026 - Kształtowanie miast przyszłości”.

ocds-148610-8a41d448-0a22-4c68-a696-6612760ad2ca

2026/BZP 00306828

01

2026-06-24

Tak

2026/BZP 00044112/08/P

1.3.34 Przygotowanie i realizację międzynarodowej konferencji „Aktywna Mobilność Bałtycka 2026 - Kształtowanie miast przyszłości”

Nie

Nie

Tak

Projekty unijne BATS - Baltic Sea region Active mobiliTy Solutions - in darkness and all weather conditions oraz SUMPs for BSR – enhancing effective Sustainable Urban Mobility Planning for supporting active mobility in BSR cities, dofinansowane z programu Interreg Region Morza Bałtyckiego 2021-2027

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-8a41d448-0a22-4c68-a696-6612760ad2ca

Nie

Tak

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-8a41d448-0a22-4c68-a696-6612760ad2ca

Zgodnie z rozdziałem VII SWZ.
Przedmiotowe postępowanie jest prowadzone przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia (https://ezamowienia.gov.pl/pl/). Komunikacja w postępowaniu odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi.
Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz
środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie [dalej rozporządzenie ws. komunikacji elektronicznej] opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu
udostępniającego zasoby, podpisem typu zewnętrznego lub wewnętrznego. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny). Możliwość korzystania w postępowaniu z
„Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.

Nie

Nie dotyczy

polski

1. Stosownie do art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że administratorem danych osobowych Wykonawcy oraz osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio Wykonawca pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu [dalej jako „dane osobowe”], jest Gmina Miasta Gdyni reprezentowana przez Prezydenta Miasta Gdyni, Gdynia 81-382, al. Marszałka Piłsudskiego 52/54, umgdynia@gdynia.pl , tel.: +48 58 626 26 26.
2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, można kontaktować się z Inspektorem ochrony danych za pośrednictwem adresu: e-mail: iod@gdynia.pl lub adresu do korespondencji: 81-382 Gdynia, Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54.
3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie podstawowym, podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 275 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej jako „ustawa Pzp”)
4. W związku z faktem, iż niniejsze zamówienie realizowane jest w ramach projektów BATS (Baltic Sea region Active mobiliTy Solutions - in darkness and all weather conditions) oraz SUMPs for BSR – enhancing effective Sustainable Urban Mobility Planning for supporting active mobility in BSR cities , dane osobowe będą również przetwarzane zgodnie z umową o dotację, obowiązującymi w tym zakresie rozporządzeniami Parlamentu Europejskiego i Rady, przepisami prawa krajowego oraz innymi zasadami i regulacjami dotyczącymi realizacji ww. projektu, dane osobowe będą również przetwarzane zgodnie z umową o dotację, obowiązującymi w tym zakresie rozporządzeniami Parlamentu Europejskiego i Rady, przepisami prawa krajowego oraz innymi zasadami i regulacjami dotyczącymi realizacji ww. projektu.
5. Odbiorcami danych osobowych mogą być: podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, w tym podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp, podmioty realizujące audyt i kontrole w ramach ww. Programu, firmy świadczące usługi z zakresu serwisu i asysty technicznej systemów informatycznych i programów dziedzinowych w Urzędzie Miasta Gdyni oraz operator pocztowy, z którym zawarta została umowa na świadczenie usług pocztowych i kurierskich.
6. W związku z faktem, iż niniejsze postępowanie przeprowadzane jest w ramach ww. projektów dane osobowe będą przechowywane zgodnie z zachowaniem zasad trwałości, aż do czasu wypełnienia obowiązku archiwizacji dokumentów projektowych.

7. Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp. Niepodanie danych osobowych może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz zdolności Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, co skutkować może wykluczeniem Wykonawcy z postępowania lub odrzuceniem jego oferty.
8. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
9. Osoby, których dane osobowe dotyczą, posiadają:
1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych,
2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych,
3) na podstawie art.18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
10. Osobom, których dane osobowe dotyczą, nie przysługuje:
1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
11. W odniesieniu do danych osobowych przekazywanych Zamawiającemu a nie dotyczących bezpośrednio Wykonawcy (np. danych osobowych jego pracowników, reprezentantów, współpracowników, podwykonawców, osób, którymi posługuje się przy realizacji zamówienia, osób, które udostępniają mu zasoby na potrzeby udziału w postępowaniu itp.) Wykonawca zobowiązany jest do dopełnienia obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 13 lub 14 RODO, w tym do przekazania im informacji odnośnie administrowania ich danymi przez Zamawiającego.

Brak danych

Nie

UZ.271.1.27.2026

Usługi

Tak

Nie

Nie

Brak danych

3.1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja międzynarodowej konferencji podsumowującej realizację projektów unijnych BATS – Baltic Sea Region Active Travel Solutions oraz SUMPs for BSR. Konferencja odbędzie się w Gdyni w dniach 7-10 września 2026 r.
3.2. Program konferencji obejmuje sesje plenarne, panele dyskusyjne na wysokim szczeblu z udziałem władz miejskich i krajowych, europejskich sieci mobilności, jak i prezentacje dobrych praktyk i pilotażowych wdrożeń zrealizowanych w miastach partnerskich obu projektów.
Konferencja będzie odbywać się przez 4 dni, od 7 do 10 września 2026 r. W tzw. „Dniu 0” odbędą się spotkania partnerów projektu BATS oraz SUMPs for BSR. W ramach konferencji przewidziano również 3 wizyty studyjne, których szczegółowy harmonogram został opisany w Opisie Przedmiotu Zamówienia (zwany dalej „OPZ” załącznik nr 1 do SWZ.
3.3. Szczegółowy zakres oraz sposób realizacji zamówienia został zawarty w Opisie Przedmiotu Zamówienia (załącznik nr 1 do SWZ), a także w Projektowanych postanowieniach umowy (zwane dalej „PPU”, załącznik nr 9 do SWZ).

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

55511000-5 - Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów

79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów

Nie

do 2026-09-30

Nie

Nie

Brak danych

Procentowo

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Cena

60

inne.

Doświadczenie osoby skierowanej do realizacji zamówienia

40

Nie

Nie

Tak

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale IX SWZ oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1. zdolności technicznej lub zawodowej w zakresie:
1) doświadczenia Wykonawcy:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 3 usługi polegające na kompleksowej organizacji konferencji międzynarodowych, z których każda była przeznaczona dla co najmniej 100 uczestników.
UWAGA 1
Przez kompleksową organizację konferencji należy rozumieć co najmniej: obsługę organizacyjną wydarzenia, obsługę uczestników, prelegentów lub gości zaproszonych oraz zapewnienie usługi cateringowej.
Definicja konferencji międzynarodowej
Przez konferencję międzynarodową należy rozumieć konferencję, której charakter międzynarodowy wynikał co najmniej z jednego z następujących elementów:
a) udziału uczestników, prelegentów, partnerów, ekspertów lub gości z zagranicy,
b) prowadzenia całości lub części wydarzenia w języku obcym,
c) zapewnienia obsługi organizacyjnej, informacyjnej lub rejestracyjnej w języku obcym,
d) przygotowania materiałów konferencyjnych lub komunikacji z uczestnikami w języku obcym.
UWAGA 2
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia powyższy warunek musi spełniać w całości co najmniej jeden z tych Wykonawców.
W przypadku polegania przez Wykonawcę na zdolnościach podmiotu udostępniającego zasoby, w myśl art. 118 ustawy Pzp, powyższy warunek musi spełniać w całości podmiot udostępniający zasoby.
2) doświadczenia osoby skierowanej przez Wykonawcę do realizacji zamówienia:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia co najmniej 1 osobę pełniącą funkcję kierownika zespołu, która w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert koordynowała co najmniej 2 konferencje międzynarodowe, z których każda była przeznaczona dla co najmniej 100 uczestników.
UWAGA 3
Doprecyzowanie koordynowania konferencji Przez koordynowanie konferencji należy rozumieć odpowiedzialność za planowanie, organizację, bieżący nadzór nad realizacją wydarzenia lub koordynację pracy zespołu realizującego wydarzenie.
UWAGA 4
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia powyższy warunek musi spełniać w całości co najmniej jeden z tych Wykonawców.
W przypadku polegania przez Wykonawcę na zdolnościach podmiotu udostępniającego zasoby, w myśl art. 118 ustawy Pzp, powyższy warunek musi spełniać w całości podmiot udostępniający zasoby.

Tak

I. Z ofertą:
1) Oświadczenia lub dokumenty, o których mowa w pkt 9.4 SWZ (jeżeli dotyczy).
II. Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych: w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia, o których mowa w Rozdziale IX SWZ:
1) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej (wzór stanowi załącznik nr 6 do SWZ);
2) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wskazanych przez Zamawiającego (wzór stanowi załącznik nr 7 do SWZ).

I. Z ofertą:
1) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 11.2.3 SWZ, stanowiące załącznik nr 4 do SWZ (jeżeli dotyczy);
2) Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, stanowiące załącznik nr 8 do SWZ (jeżeli dotyczy);
II. Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:
w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt 8.1.1 SWZ:
1) wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy (wzór stanowi załącznik nr 5 do SWZ);
2) wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usługi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (wzór stanowi załącznik nr 5a do SWZ).

Dokumenty/Oświadczenia składające się na ofertę:
1. Formularz Oferty, stanowiący załącznik nr 2 do SWZ;
2. Oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw wykluczenia oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiące załącznik nr 3 do SWZ;
3. Oświadczenie podmiotu trzeciego o braku podstaw wykluczenia oraz spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, stanowiące załącznik nr 3a do SWZ (jeżeli dotyczy);
4. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 11.2.3 SWZ, stanowiące załącznik nr 4 do SWZ (jeżeli dotyczy);
5. Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, stanowiące załącznik nr 8 do SWZ (jeżeli dotyczy);
6. Pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy):
1) Gdy umocowanie osoby składającej ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych, Wykonawca, który składa ofertę za pośrednictwem pełnomocnika, powinien dołączyć do oferty dokument pełnomocnictwa obejmujący swym zakresem umocowanie do złożenia oferty lub do złożenia oferty i podpisania umowy;
2) W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika. Dokument pełnomocnictwa, z treści którego będzie wynikało umocowanie do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia tych Wykonawców należy załączyć do oferty;
3) Pełnomocnictwo powinno zostać złożone w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
4) Dopuszcza się również przedłożenie elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza, tj. podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby posiadającej uprawnienia notariusza.

Nie

Nie

Nie

Nie

Informacje dla Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty.
2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, Oświadczenie, o którym mowa w pkt 10.1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. W odniesieniu do warunków dotyczących kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
4. W przypadku o którym mowa w pkt 11.1.3, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (wzór stanowi załącznik nr 8 do SWZ).
5. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia przez Wykonawców, każdy z nich zobowiązany jest złożyć, na wezwanie Zamawiającego, podmiotowe środki dowodowe potwierdzające brak podstaw wykluczenia z postępowania, określone w pkt 10.2.2 SWZ, natomiast spełnianie warunków udziału w postępowaniu oceniane będzie łącznie.
6. W przypadku wyboru oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający żąda przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.
7. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
8. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Tak

Nie

Tak

1. Zmiana postanowień Umowy może nastąpić za zgodą Stron w formie pisemnego aneksu do Umowy pod rygorem nieważności, w przypadkach przewidzianych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz w przypadkach określonych w Umowie.
2. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany programu Konferencji, godzin rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych punktów programu, lokalizacji elementów Konferencji oraz harmonogramu wizyt studyjnych, o ile zmiany te nie wykraczają poza ogólny charakter przedmiotu zamówienia i są zgodne z OPZ.
3. Zmiany organizacyjne, o których mowa w ust. 2, nie stanowią zmiany Umowy, jeżeli nie powodują zmiany wynagrodzenia, zakresu świadczenia Wykonawcy ani terminu realizacji przedmiotu umowy.
4. Dopuszcza się zmianę Umowy w przypadkach przewidzianych w przepisach prawa powszechnie obowiązującego.
Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie informować Zamawiającego o każdej okoliczności mogącej mieć wpływ na termin, zakres lub sposób realizacji Umowy.

Nie

2026-07-02 10:00

Za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia https://ezamowienia.gov.pl

2026-07-02 11:00

do 2026-07-31