„Organizacja w 2026 r. letniego wyjazdu terapeutycznego dla dzieci wraz z rodzicami zastępczymi”

Usługa będzie realizowana z projektu pn. „Wsparcie systemu pieczy zastępczej w powiecie oleckim” o numerze FEWM.09.09-IZ.00-0016/23 realizowanego przez Powiat Olecki i Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Olecku z programu Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021-2027 z Priorytetu 9: Włączenie i integracja EFS+ z Działania 9.9: System pieczy zastępczej.

Komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”).
Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do zadawania pytań dotyczących treści
dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia. W braku możliwości komunikacji za pośrednictwem Platformy.

Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.
Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych.
Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach
rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki.
W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:
a) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności
(przekazuje się jako załącznik), lub
b) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”). Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2020 r. poz. 1913 oraz z 2021 r. poz. 1655) wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiat Olecki oraz Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Olecku, będący Beneficjentem tego Projektu (dalej: Beneficjent).
2) Beneficjent powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt jest możliwy pod adresem email: iod@pcpr.olecko.pl.
2. Dane osobowe Wykonawcy i jego pracowników będą przetwarzane w celu zawarcia umowy bądź realizacji działań niezbędnych do zawarcia umowy przed jej zawarciem (RODO Art. 6, ust. 1, lit. b). związanym z niniejszym postępowaniem prowadzonym na podst. art. 3 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
3. Dane osobowe Wykonawcy i jego pracowników będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia postępowania oraz związanych z nim czynności, zawarcia umowy, a także dochodzenia roszczeń związanych z umową, a nadto w okresie czasu postępowania kontrolnego przewidzianego w odrębnych przepisach.
4. Ponadto, dane osobowe Wykonawcy i jego pracowników mogą zostać udostępnione kancelariom prawnym, firmom doradczym, organom egzekucyjnym i dostawcom systemów informatycznych, z którymi współpracuje Administrator.
5. Wykonawca i jego pracownicy posiadają prawo do:
1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych − na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2
RODO;
3) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
4) skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy;
5. prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Oferentowi nie przysługuje:
1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Podanie przez Wykonawcę danych osobowych w wymaganym zakresie jest warunkiem uczestnictwa w postępowaniu.
Wykonawca jest zobowiązany do ich podania, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości współpracy z Administratorem.

Przedmiotem zamówienia jest organizacja w 2026 r. letniego wyjazdu terapeutyczno-rekreacyjnego dla maksymalnie 40 uczestników – dzieci i rodziców z rodzin zastępczych oraz rodzinnych domów dziecka z terenu powiatu oleckiego. Wyjazd zostanie zorganizowany w atrakcyjnej turystycznie miejscowości położonej nad morzem na terenie Polski i będzie trwał 10 dni pobytowych, w tym 9 noclegów.

Zakres zamówienia obejmuje w szczególności: transport uczestników z Olecka do miejsca pobytu i z powrotem, zakwaterowanie, całodzienne wyżywienie, ubezpieczenie NNW, bilety wstępu, opłaty związane z realizacją programu, organizację programu terapeutyczno-integracyjnego, animacyjnego i rekreacyjnego, wycieczki, atrakcje oraz zapewnienie kadry niezbędnej do prawidłowej realizacji usługi.

Zamawiający przewiduje udział maksymalnie 40 uczestników. W sytuacjach losowych, w szczególności nagłej choroby uczestnika, ostateczna liczba uczestników może być niższa maksymalnie o 3 osoby. Rozliczenie nastąpi za faktyczną liczbę uczestników biorących udział w wyjeździe.

Zamawiający uwzględnia aspekt społeczny związany z realizacją zamówienia. Aspekt społeczny polega na premiowaniu Wykonawcy, który przy realizacji zamówienia zapewni udział podmiotu ekonomii społecznej lub zaangażuje co najmniej jedną osobę zagrożoną wykluczeniem społecznym do czynności organizacyjnych, administracyjnych, informacyjnych, promocyjnych, logistycznych lub pomocniczych związanych z realizacją kursu prawa jazdy kategorii B. Zaangażowanie to nie musi dotyczyć prowadzenia zajęć teoretycznych ani praktycznych, jeżeli czynności te wymagają szczególnych uprawnień wykładowcy lub instruktora nauki jazdy. Szczegółowe zasady realizacji i oceny aspektu społecznego zostały określone w SWZ, OPZ, formularzu ofertowym oraz projektowanych postanowieniach umowy.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SWZ.

1. Zamawiający określił następujące wagi kryteriów oceny ofert.
1) Cena brutto oferty - 50 pkt
2) Warunki techniczno-rekreacyjne ośrodka - 10 pkt
3) Program terapeutyczno-integracyjny i rekreacyjny wyjazdu - 25 pkt
4) Aspekt społeczny – udział podmiotu ekonomii społecznej w realizacji zamówienia - 15 pkt.

Zamawiający określa następujące warunki udziału w postępowaniu:
6.1. Uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek udziału w postępowaniu dotyczący posiadania uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, jeżeli wykaże, że posiada uprawnienia wymagane do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia, odpowiednio do charakteru i formy organizacyjnej świadczonej usługi, tj.:
1. jest przedsiębiorcą wpisanym do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych, o którym mowa w ustawie
o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych – jeżeli realizacja przedmiotu zamówienia będzie stanowiła imprezę turystyczną w rozumieniu tej ustawy,
lub
2. spełnia wymagania przewidziane dla organizatorów wypoczynku dzieci i młodzieży, określone w ustawie o systemie oświaty oraz przepisach wykonawczych, w szczególności w zakresie obowiązku zgłoszenia wypoczynku właściwemu kuratorowi oświaty – jeżeli organizowany wyjazd będzie stanowił wypoczynek dzieci i młodzieży,
lub
3. wykaże, że zgodnie z obowiązującymi przepisami jest uprawniony do organizacji usługi objętej przedmiotem zamówienia w innej dopuszczalnej prawem formule, przy jednoczesnym zapewnieniu spełnienia wszystkich wymagań dotyczących bezpieczeństwa uczestników, organizacji pobytu, transportu, zakwaterowania, wyżywienia oraz programu terapeutyczno-integracyjnego.
Na potwierdzenie spełnienia warunku Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, zobowiązany będzie złożyć odpowiedni dokument potwierdzający wpis do właściwego rejestru albo oświadczenie wraz z dokumentami potwierdzającymi podstawę prawną i faktyczną organizacji usługi w danej formule.
Jeżeli realizacja zamówienia będzie wymagała zgłoszenia wypoczynku dzieci i młodzieży, Wykonawca będzie zobowiązany do przedłożenia Zamawiającemu potwierdzenia dokonania zgłoszenia wypoczynku właściwemu kuratorowi oświaty najpóźniej przed rozpoczęciem wyjazdu.

6.2. Zdolność techniczna lub zawodowa:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału
w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej, określone przez Zamawiającego zgodnie z art. 112 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp.
1. Doświadczenie Wykonawcy
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał co najmniej jedną usługę polegającą na organizacji wyjazdu, turnusu, obozu, kolonii, pobytu terapeutycznego, integracyjnego, edukacyjnego lub wypoczynkowego dla grupy co najmniej 25 uczestników, o wartości nie mniejszej niż 70 000,00 zł brutto.
Zakres wykazanej usługi powinien obejmować co najmniej: zakwaterowanie, całodzienne wyżywienie oraz program edukacyjny, animacyjny, integracyjny lub terapeutyczny. Jeżeli wykazana usługa obejmowała również transport uczestników, Wykonawca powinien wskazać tę informację w wykazie usług.
Na potwierdzenie spełnienia warunku Wykonawca złoży wykaz usług wykonanych, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączy dowody określające, czy usługi te zostały wykonane należycie.
Dowodami potwierdzającymi należyte wykonanie usług są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.
2. Osoby skierowane do realizacji zamówienia
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj.:
a) co najmniej jedną osobą odpowiedzialną za organizację pobytu i bieżącą koordynację realizacji zamówienia, w tym kontakt z Zamawiającym, ośrodkiem, kadrą oraz uczestnikami wyjazdu; osoba ta musi być dostępna na miejscu realizacji wyjazdu przez cały okres pobytu uczestników;
b) co najmniej jedną osobą prowadzącą program terapeutyczno-integracyjny, posiadającą kwalifikacje z zakresu psychologii, pedagogiki, pedagogiki specjalnej, resocjalizacji, terapii zajęciowej, pracy socjalnej, socjoterapii, terapii rodzin albo innego kierunku lub specjalizacji związanej z pracą z dziećmi, rodziną lub osobami zagrożonymi wykluczeniem społecznym;
c) osobą lub podmiotem zapewniającym uczestnikom dostęp do opieki medycznej przez cały okres pobytu, w szczególności możliwość skorzystania z pomocy pielęgniarki, ratownika medycznego lub lekarza, zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami bezpieczeństwa.
Na potwierdzenie spełnienia warunku Wykonawca złoży wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, zawierający informacje na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informację o podstawie do dysponowania tymi osobami.
W zakresie zapewnienia dostępu do opieki medycznej Wykonawca wskaże osobę lub podmiot, który będzie zapewniał taką opiekę, albo opisze sposób zapewnienia uczestnikom dostępu do opieki medycznej w czasie pobytu.

Na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia Zamawiający wymaga:
1. oświadczenia Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, składanego na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp – zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ;
2. w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – oświadczenie, o którym mowa w pkt 1, składa każdy z Wykonawców;
3. w przypadku polegania na zasobach podmiotu udostępniającego zasoby – oświadczenia tego podmiotu potwierdzającego brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby – zgodnie z załącznikiem nr 4 do SWZ;
4. oświadczenia Wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej albo o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – zgodnie z załącznikiem nr 10 do SWZ.

Na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
1. dokumentu potwierdzającego posiadanie uprawnień określonych w rozdziale VI ust. 6.1 SWZ, odpowiednio do formy organizacyjnej Wykonawcy, np. wpisu do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych albo oświadczenia wraz z dokumentami potwierdzającymi podstawę prawną i faktyczną organizacji usługi w innej dopuszczalnej prawem formule;
2. wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, zgodnie z załącznikiem nr 5 do SWZ;
3. wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, zgodnie z załącznikiem nr 9 do SWZ, wraz z dowodami określającymi, czy usługi te zostały wykonane należycie.

Wraz z ofertą Wykonawca składa:
1. formularz cenowo-ofertowy – załącznik nr 2 do SWZ;
2. oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 3 do SWZ;
3. harmonogram/program wyjazdu;
4. oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby – załącznik nr 4 do SWZ, jeżeli dotyczy;
5. zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby – załącznik nr 6 do SWZ, jeżeli dotyczy;
6. oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – załącznik nr 7 do SWZ, jeżeli dotyczy;
7. pełnomocnictwo, jeżeli dotyczy.

W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum) warunek opisany w pkt 6.2. SWZ (Zdolności technicznej lub zawodowej) zostanie uznany za spełniony, jeżeli co najmniej jeden ze wspólników konsorcjum samodzielnie posiada wymagane doświadczenie (nie dopuszcza się sumowania potencjału wspólników w zakresie doświadczenia). Podobnie w przypadku powoływania się na zasoby podmiotu trzeciego w celu spełnienia warunków udziału w postępowaniu (w zakresie doświadczenia), podmiot ten musi samodzielnie posiadać doświadczenie opisane w SWZ.

Zamawiający przewiduje możliwości wprowadzenia zmian do zawartej umowy, na podstawie art. 454-455 ustawy Pzp oraz postanowień projektu umowy stanowiącego załącznik nr 8 do SWZ.
Zmiana Umowy nastąpić może z inicjatywy Zamawiającego albo Wykonawcy poprzez przedstawienie drugiej stronie propozycji zmian w formie pisemnej, które powinny zawierać: opis zmiany, uzasadnienie zmiany, koszt zmiany oraz jego wpływ na wysokość wynagrodzenia, czas wykonania zmiany oraz wpływ zmiany na termin zakończenia Umowy.