„Świadczenie usług w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach zagranicznych”. BAG-40/26

1.1Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2Nazwa zamawiającego

Instytut Pamięci Narodowej - Komisja Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu

1.4Krajowy Numer Identyfikacyjny

REGON 016365090

1.5Adres zamawiającego

1.5.1Ulica

Janusza Kurtyki 1

1.5.2Miejscowość

Warszawa

1.5.3Kod pocztowy

02-676

1.5.4Województwo

mazowieckie

1.5.5Kraj

Polska

1.5.6Lokalizacja NUTS 3

PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9Adres poczty elektronicznej

wzp@ipn.gov.pl

1.5.10Adres strony internetowej zamawiającego

https://ipn.gov.pl/

1.6Rodzaj zamawiającego

Zamawiający publiczny - inny zamawiający

organ władzy publicznej

1.7Przedmiot działalności zamawiającego

Edukacja

2.1Ogłoszenie dotyczy

Zamówienia publicznego

2.2Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług

Nie

2.3Nazwa zamówienia albo umowy ramowej

„Świadczenie usług w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach zagranicznych”. BAG-40/26

2.4Identyfikator postępowania

ocds-148610-206968ad-941b-49dc-b186-0ac50a48b2a5

2.5Numer ogłoszenia

2026/BZP 00283164

2.6Wersja ogłoszenia

01

2.7Data ogłoszenia

2026-06-10

2.8Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań

Tak

2.9Numer planu postępowań w BZP

2026/BZP 00097701/04/P

2.10Identyfikator pozycji planu postępowań

1.3.24 Świadczenie usług w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach zagranicznych

2.11O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy

Nie

2.14Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Nie

2.16Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.1Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ipn.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

3.2Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia

Nie

3.4Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej

Tak

3.5Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej

https://ipn.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

3.6Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej

Pokaż pełną treść (280 słów)

Wymagania techniczne wysyłania i
odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy
użyciu platformy przetargowej:
Dopuszczalne przeglądarki internetowe:
• Internet Explorer 8, Internet Explorer 9, Internet Explorer 10, Internet Explorer 11,
• Google Chrome 31
• Mozilla Firefox 26
• Opera 18
Pozostałe wymagania techniczne:
• dostęp do sieci Internet
• obsługa przez przeglądarkę protokołu XMLHttpRequest - ajax
• włączona obsługa JavaScript
• zalecana szybkość łącza internetowego powyżej 500 KB/s
• zainstalowany Acrobat Reader
• zainstalowane środowisko uruchomieniowe Java - Java SE Runtime Environment 6 Update 24 lub nowszy
Wspierane są rozwiązania dostarczane przez firmy:
• Polskie Centrum Certyfikacji Elektronicznej Sigillum Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych S.A.
• Centrum Obsługi Podpisu Elektronicznego Szafir Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A.
• Powszechne Centrum Certyfikacji Certum firmy Unizeto Technologies SA.
• Kwalifikowane Centrum certyfikacji Kluczy CenCert firmy Safe Technologies S.A.
Dopuszczalne formaty przesyłanych danych:
image/bmp, image/x-windows-bmp, application/msword, application/drafting, image/gif, application/x-compressed, application/x-gzip,
multipart/x-gzip, image/jpeg, image/pjpeg, application/x-latex, application/pdf, image/pict, image/png, application/mspowerpoint,
application/postscript, application/rtf, application/x-rtf, text/richtext, image/tiff, image/x-tiff, application/mswrite, application/excel,
application/x-excel, application/vnd.ms-excel, application/x-msexcel, application/vnd.ms-excel, text/xml, application/x-zipcompressed,
application/zip, application/vnd.ms-office, image/x-ms-bmp, video/x-msvideo, audio/x-ms-wma,
application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet, application/acad, application/x-acad, application/autocad_dwg, image/x-dwg,
application/dwg, application/x-dwg, application/x-autocad, image/vnd.dwg, drawing/dwg
Kodowanie i oznaczenie czasu przekazania danych
Czas zapisywany jest w formacie YYYY-MM-DD HH:MM:SS. Czas przekazania danych jest to czas, w którym zostanie potwierdzone
złożenie oferty, dokumentu przez Wykonawcę. Potwierdzenie odbywa się poprzez kliknięcie w link dostępny w wiadomości mailowej,
wysłanej automatycznie po złożeniu oferty, dokumentu będąc niezalogowanym na Platformie przetargowej. Wiadomość otrzymuje
Wykonawca na adres e-mail wskazany w formularzu. W przypadku Wykonawcy zalogowanego na platformie przetargowej czas
przekazania danych jest to czas wysłania dokumentu, oferty przez platformę zakupową.
We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się znakiem
postępowania (BAG-40/26).

3.8Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne

Nie

3.12Oferta - katalog elektroniczny

Nie dotyczy

3.14Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu

polski

3.15RODO (obowiązek informacyjny)

Pokaż pełną treść (130 słów)

Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14
RODO 1) wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o
udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.**
1) rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w
związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy
95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).
** W przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi
wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia
wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie).

4.1Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia

4.1.1Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe

Nie

4.1.2Numer referencyjny

BAG-40/26

4.1.3Rodzaj zamówienia

Usługi

4.1.4Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania

Nie

4.1.8Możliwe jest składanie ofert częściowych

Nie

4.1.13Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia

Nie

4.2Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia

4.2.2Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pośrednictwa w zakresie rezerwacji i zakupu usług hotelowych za granicą na potrzeby Zamawiającego.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 2 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia.

4.2.6Główny kod CPV

63510000-7 - Usługi biur podróży i podobne

4.2.7Dodatkowy kod CPV

63516000-9 - Usługi zarządzania podróżą

63515000-2 - Usługi podróżne

4.2.8Zamówienie obejmuje opcje

Nie

4.2.10Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej

12 miesiące

4.2.11Zamawiający przewiduje wznowienia

Nie

4.2.13Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane

Nie

4.3Kryteria oceny ofert

4.3.2Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert

Procentowo

4.3.3Stosowane kryteria oceny ofert

Wyłącznie kryteria jakościowe

4.3.4Rodzaj kryterium

inne.

4.3.5Nazwa kryterium

Cena opłaty transakcyjnej za rezerwację do dwóch osób (włącznie);

4.3.6Waga

30

4.3.4Rodzaj kryterium

inne.

4.3.5Nazwa kryterium

Cena opłaty transakcyjnej za rezerwację od trzech do czterech osób (włącznie);

4.3.6Waga

10

4.3.4Rodzaj kryterium

inne.

4.3.5Nazwa kryterium

Cena opłaty transakcyjnej za rezerwację dla pięciu i więcej osób

4.3.6Waga

10

4.3.4Rodzaj kryterium

inne.

4.3.5Nazwa kryterium

Wysokość opustu (%)

4.3.6Waga

30

4.3.4Rodzaj kryterium

inne.

4.3.5Nazwa kryterium

Czas przesłania deklarowanej rezerwacji / informacji

4.3.6Waga

20

4.3.10Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert

Nie

5.1Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia

Nie

5.3Warunki udziału w postępowaniu

Tak

5.4Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu

Zdolność techniczna lub zawodowa, tj.:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą się:
a) wykonaniem lub w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych wykonywaniem w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie minimum 3 zamówień polegających na rezerwacji i zakupie miejsc w hotelach za granicą w zakresie służbowych wyjazdów pracowników, o łącznej wartości minimum 150 000,00 zł brutto.
Przez jedną usługę Zamawiający rozumie jedną wykonaną lub wykonywaną umowę.
b) dysponowaniem co najmniej 4 osobami, które będą zatrudnione na podstawie umowy o pracę, posiadającymi co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w obsłudze zamówień rezerwacji i zakupu usług hotelowych za granicą, z wykorzystaniem globalnych lub specjalistycznych systemach lub platformach rezerwacyjnych,
c) dysponowaniem:
- serwisem telefonicznym w systemie dwudziestoczterogodzinnym (24h/dobę) przez siedem dni w tygodniu, nie wyłączając dni świątecznych oraz dni ustawowo wolnych od pracy
oraz
- co najmniej dwoma globalnymi lub specjalistycznymi systemami lub platformami rezerwacyjnymi hoteli (dalej jako „systemy rezerwacyjne”).

5.5Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy

Tak

5.6Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu

1. W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia z postępowania
w okolicznościach, o których mowa w art. 108 ust. 1 Pzp oraz art. 7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2024 r. poz. 507), Wykonawca dołącza do Formularza ofertowego (Załącznik nr 1 do SWZ) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania zgodne ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ.
2. Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona zostanie wezwany
(w terminie nie krótszym niż 5 dni) do złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) oświadczenia o aktualności informacji/ oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 8 do SWZ.

5.7Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu

1. W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w niniejszym postępowaniu
o udzielenie zamówienia publicznego Wykonawca dołącza do Formularza ofertowego (Załącznik nr 1 do SWZ) oświadczenie o spełnianiu warunków z art. 112 ust. 2 pkt 4 Pzp - zgodne ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ.
2. Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona zostanie wezwany
(w terminie nie krótszym niż 5 dni) do złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) wykazu usług (potwierdzającego spełnianie warunku udziału w postępowaniu, określonego w Rozdz. VII ust. 1 pkt 1.4 SWZ), z podaniem ich rodzaju, daty wykonania, wartości oraz podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie (Załącznik nr 5a do SWZ);
Dowodami, o których mowa powyżej, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy (Dz. U. z 2020, poz. 2415), są: referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonywane, w jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty.
2) wykazu osób, o których mowa w Rozdz. VII ust. 1 pkt 1.4 SWZ wraz z informacją o podstawie do dysponowania wskazanymi osobami i z podaniem systemu rezerwacyjnego, w którym wskazana osoba realizowała zamówienia rezerwacji i zakupu usług hotelowych (Załącznik nr 5b do SWZ);
3) oświadczenia Wykonawcy o dysponowaniu serwisem telefonicznym oraz globalnymi lub specjalistycznymi systemami lub platformami rezerwacyjnymi, o których mowa w Rozdz. VII ust. 1 pkt 1.4 SWZ (Załącznik nr 5c do SWZ);

6.1Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe

Nie

6.3Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną

Nie

6.4Zamawiający wymaga wadium

Nie

6.5Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Nie

6.6Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia

1) oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkich Wykonawców występujących wspólnie;
2) w odniesieniu do wymagań postawionych przez Zamawiającego, każdy z Wykonawców wspólnie składających ofertę dołącza oddzielnie oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z przyczyn określonych w Rozdz. VIII, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ oraz oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodne ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ.
3) w odniesieniu do warunków, o których mowa w Rozdz. VII SWZ Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, mogą polegać na zdolnościach tych Wykonawców, którzy będą odpowiedzialni za wykonanie danego zakresu zamówienia;
W przypadku, o którym mowa powyżej, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 10 do SWZ;
4) wykonawcy występujący wspólnie winni ustanowić pełnomocnika (lidera) do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia lub reprezentowania ich w postępowaniu i zawarciu umowy o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego. Umocowanie może wynikać
z dołączonej do oferty umowy współpracy lub odrębnego dokumentu (oświadczenia);
5) wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem (liderem);
6) wypełniając Formularz ofertowy, składając oświadczenia, jak również wypełniając inne dokumenty powołujące się na „Wykonawcę”, w miejscu np. nazwa i adres Wykonawcy należy wpisać dane wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

6.7Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane

Nie

7.1Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek

Nie

7.3Zamawiający przewiduje zmiany umowy

Tak

7.4Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia

Dopuszczalne zmiany umowy określone w art. 455 ust. 1 Pzp zawiera Załącznik nr 6 do SWZ

7.5Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia

Nie

8.1Termin składania ofert

2026-06-18 10:00

8.2Miejsce składania ofert

https://ipn.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

8.3Termin otwarcia ofert

2026-06-18 11:00

8.4Termin związania ofertą

30 dni