Świadczenie usług sprzątania obiektów użytkowanych przez zamawiającego

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie i postaci elektronicznej za pośrednictwem platformy e-Zamówienia (zwanej dalej jako „Platformą”) pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl.
2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy oraz poczty elektronicznej: biuro@bozp.com.pl. Do kontaktowania się z wykonawcami upoważniona jest Małgorzata Poluchowicz, e-mail: biuro@bozp.com.pl, tel. 515 188 854

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie. Informacje na temat zakładania kont i zasady korzystania z Platformy określa Regulamin Platformy, dostępny na: https://ezamowienia.gov.pl i w zakładce „Centrum Pomocy”.
2. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub w konkursie (Dz. U. poz. 2452)
3. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w Rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, zwanego dalej „Rozporządzeniem KRI”, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. Rozszerzenia plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z Załącznikiem nr 2 do Rozpprządzenia KRI.
4. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia, o którym mowa w pkt. 2, sporządza się w postaci elektronicznej w formatach danych określonych w Rozporządzeniu KRI i przekazuje się jako załącznik lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”).
5. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi, odbywa się drogą elektroniczną, za pośrednictwem poczty elektronicznej: biuro@bozp.com.pl, lub formularzy do komunikacji w zakładce „Formularze do komunikacji”. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).
6. Minimalne wymagania techniczne do korzystania z usług Platformy:
1) Komputer PC min. Intel Core2 Duo, 2 GB RAM, HDD; zainstalowany jeden z systemów operacyjnych: MS Windows 7 lub nowszy, OSX/Mac OS 10.10, Ubuntu 14.04, zainstalowana jedna z przeglądarek: Chrome 66.0 lub nowsza, Firefox 59.0 lub nowszy Safari 11.1 lub nowsza, Edge 14.0 i nowsze, lub
2) Tablet/Telefon, min. 4 rdzenie procesora, 2GB RAM, Android 6.0 Marshmallow, iOS 10.3, przeglądarka Chrome 61 lub nowsza
Dla korzystania z pełnej funkcjonalności może być konieczne włączenie w przeglądarce obsługi protokołu bezpiecznej transmisji danych SSL, obsługi Java Script, i cookies.
Specyfikacja połączenia: formularze udostępnione są za pomocą protokołu TLS 1.2, formularze dostępne są w formacie HTML, kodowanie UTF-8, operacje opierają się o czas serwera i dane zapisywane są z dokładnością co do sekundy.
7. W przypadku problemów technicznych z funkcjonowaniem Platformy użytkownicy mogą korzystać ze wsparcia technicznego - tel. (22) 458 77 99 lub drogą elektroniczną przez formularz na stronie https://ezamowienia.gov.pl, w zakładce „Zgłoś problem”

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
1) administratorem danych osobowych pozyskanych w ramach niniejszego postępowania jest Nadbałtyckie Centrum Kultury w Gdańsku, ul. Korzenna 33/35, 80-851 Gdańsk; tel. +48 (58) 301 10 51, e-mail: sekretariat@nck.org.pl
2) Inspektorem danych osobowych u Administratora jest Pan Piotr Aszyk, tel. +48 (58) 326 10 25, e-mail: iod@nck.org.pl.
3) odbiorcami pozyskanych danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy Pzp, Prezes Urzędu Zamówień Publicznych w zakresie składanych przez zamawiającego sprawozdań, Prezes Krajowej Izby Odwoławczej – w przypadku wniesienia odwołania, właściwy sąd okręgowy w przypadku wniesienia skargi, a także odbiorcy, którzy będą mieli dostęp do opublikowanego ogłoszenia o udzieleniu zamówienia – w przypadku, gdy przedmiotowe zamówienie zostanie udzielone osobie fizycznej;
5) pozyskane dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;
6) obowiązek podania przez wykonawców danych osobowych bezpośrednio
ich dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
a konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;
7) w odniesieniu do pozyskanych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane
w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
6) wykonawcy, których dane pozyska Zamawiający, posiadają następujące uprawnienia:
­ na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych ich dotyczących,
­ na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania ich danych osobowych, jednakże skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników;
­ na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa
w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania
ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej
lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej
lub państwa członkowskiego,
­ prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają, że przetwarzanie danych osobowych ich dotyczących narusza przepisy RODO

Nie przysługuje wykonawcom:
­ w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
­ prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
­ na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania ich danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Zamawiający może żądać od osoby, której dane osobowe dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowania żądania dostępu do danych, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia danych nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą.
Żądanie ograniczenia przetwarzania danych nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia danego postępowania.

Ratusza Staromiejskiego, przy ul. Korzennej 33/35 w Gdańsku oraz zespołu Centrum św. Jana, przy ul. Świętojańskiej 50 w Gdańsku, wraz z terenami przyległymi a także 1 pomieszczenia biurowego w budynku przy ul. Bielańskiej 5 w Gdańsku. Zamówienie obejmuje sprzątanie pomieszczeń we wskazanych wyżej lokalizacjach oraz sprzątanie i utrzymanie przyległych terenów zewnętrznych. 2. Prace prowadzone będą w czynnych obiektach kulturalnych. 3. Sprzątanie powinno się odbywać codzienne w godzinach wskazanych w załączniku nr 7 do SWZ. Przewiduje się także czynności wykonywane rzadziej, cyklicznie, zgodnie z ww załącznikiem.

Zamawiający określa następujące minimalne warunki udziału w postępowaniu (w zakresie zdolności technicznej i zawodowej):
1) Wykonawca w okresie ostatnich 3 lat, licząc wstecz od dnia w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał lub wykonuje należycie:
a) co najmniej dwie usługi usługi sprzątania w budynkach użyteczności publicznej, w rozumieniu § 3 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (t.j. Dz. U. z 2022r. poz. 1225, ze późn. zm. ), z których każda:
- obejmowała codzienne utrzymanie czystości w budynku
- trwała nieprzerwanie przez co najmniej 12 miesięcy,
- była wykonywana w budynku o łącznej powierzchni użytkowej co najmniej 3 000 m2,
b) jedną usługę obejmującą sprzątanie budynku, w którym prezentowane są zbiory muzealne, eksponaty, dzieła sztuki lub wyposażenie zabytkowe (np. muzeum, galerii sztuki, obiektu wystawienniczego, kościoła itp.), usługa może być jednocześnie jedną z usług wymienionych powyżej w pkt. a.
Jako jedną usługę uznaje się usługę wykonywaną na podstawie jednej umowy/ zamówienia w jednym budynku lub zespole budynków powiązanych funkcjonalnie lub właścicielsko.
2) Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia:
a) co najmniej 2 osoby, do bieżącego, codziennego wykonywania usługi sprzątania, w zakresie opisanym w SWZ, plus dwie na zastępstwo, łącznie 4 osoby, z których każda posiada co najmniej roczne doświadczenie w wykonywaniu usług sprzątania w budynkach użyteczności publicznej,
b) co najmniej jedną osobę koordynatora (kierownika ekipy) pełniącą nadzór nad osobami, o których mowa powyżej (pkt. a), odpowiedzialną za koordynację, kontrolę jakości usług i kontakty z Zamawiającym, (osoba koordynatora nie może być wyznaczona spośród osób wymienionych powyżej w pkt. a), posiadającego:
- co najmniej dwuletnie doświadczenie w pracy koordynatora usługi sprzątania, w tym co najmniej jednej usługi sprzątania w budynku, w którym prezentowane są zbiory muzealne, eksponaty, dzieła sztuki lub wyposażenie zabytkowe (np. muzeum, galerii sztuki, obiektu wystawienniczego, kościoła itp.)

1) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
2) oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego

1) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat (liczonych wstecz od dnia w którym upływa termin składania ofert), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy ;
Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz o którym mowa powyżej, dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył;
2) wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego , a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

Wykonawca, który polega na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, składa, wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdza, że stosunek łączący wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności:
1) zakres dostępnych wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;
2) sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;
3) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wskazane zdolności dotyczą.
Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby

1) w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa, norm, wytycznych, zaleceń służb sanitarnych lub porządkowych, mających wpływ na warunki lub wykonywanie Umowy – zmiany będą dokonane w zakresie w jakim konieczne będzie dostosowanie dotychczasowych rozwiązań do nowych regulacji prawnych lub zaleceń; 2) z powodu wystąpienia zdarzeń losowych mających charakter siły wyższej, które uzasadniają wprowadzenie zmian do umowy (nowych i nadal trwających); takich jak: epidemie, akty terroru, wojny wypowiedziane i niewypowiedziane, blokady, powstania, zamieszki, osunięcia gruntu, trzęsienia ziemi, powodzie, wybuchy i inne podobne zdarzenia poza kontrolą którejkolwiek ze Stron i którym żadna ze stron nie mogła zapobiec, przy czym zmiany mogą być dokonane w zakresie: a) zmiany terminu realizacji Umowy o okres nie dłuższy, niż okres wystąpienia zdarzenia i ewentualnego usuwania jego skutków, b) zakresu czynności Wykonawcy w stopniu nie wykraczającym poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w SWZ, jeżeli wskutek siły wyższej konieczna będzie np. zmiana zakresu czynności lub wykonanie dodatkowych czynności związanych z usuwaniem skutków zdarzenia, c) zawieszenia realizacji umowy, d) wysokości wynagrodzenia Wykonawcy, e) warunków płatności; 3) z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego w zakresie zmiany terminu realizacji zamówienia – np. przedłużających się procedur przetargowych i administracyjnych, mających wpływ na terminy umowne, opóźnienia Zamawiającego w podpisaniu Umowy, zawieszenia wykonywania umowy lub jej części przez Zamawiającego, o okres nie dłuższy niż okres opóźnienia lub zawieszenia; 4) w przypadku wystąpienia konieczności wykonania przedmiotu zamówienia w sposób inny niż przyjęto w SWZ, w szczególności z zastosowaniem innych technik, materiałów lub środków; 5) w przypadku zaistnienia innych przeszkód uniemożliwiających zastosowanie przyjętych w SWZ lub Ofercie rozwiązań, niezależnych od Wykonawcy w zakresie zmiany czynności Wykonawcy; 6) w przypadku gdy nastąpi zmiana obowiązującej stawki podatku od towarów i usług (VAT), wynagrodzenie brutto zostanie zmienione odpowiednio do zmiany tej stawki, 7) w przypadku zmiany zakresu przedmiotu Umowy w zakresie zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, warunków płatności; 8) zmiany osoby koordynatora z zachowaniem warunków określonych w umowie 9) w przypadku zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3–5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz. U. z 2024r. poz. 1773) w aktualnym brzmieniu, lub wysokości minimalnej stawki godzinowej zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 11 września 2025r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026r. (Dz.U. z 2025r., poz. 1242); jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę, 10) W przypadku zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne; jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę, 11) W przypadku zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018r. o pracowniczych planach kapitałowych; jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę, 2. Zamawiający informuje o możliwości dokonania zmiany umowy zawartej na okres dłuższy niż 6 miesięcy w zakresie, o którym mowa w art. 439 ust. 2 ustawy Pzp