Świadczenie wsparcia serwisowego, gwarancji (MAINTENANCE) oraz opieki powdrożeniowej na system BAZUS, znak sprawy: AEZ/S-018/2026

Usługa może być wykonana wyłącznie przez firmę Simple S.A., która na mocy umowy o zamówienie publiczne nr AEZ/365/S-015/192/2017 z dnia 12.07.2017 r., wytworzyła ww. oprogramowanie i udzieliła Zamawiającemu niewyłącznego prawa do korzystania z licencji tego oprogramowania. Co ważne SIMPLE.BAZUS jest oprogramowaniem o niezwykle złożonej, wielopłaszczyznowej architekturze opartej o indywidualne rozwiązania, dostosowane do wymagań Zamawiającego. Ponadto, z uwagi na stały rozwój informatyzacji oraz konieczności dokonywania integracji z innymi systemami, oprogramowanie musi się ciągle zmieniać, by móc się dostosować do nowych wymagań zewnętrznych oraz wewnętrznych. Utrzymanie, modyfikowanie oprogramowania oraz jego aktualizacja wymaga przeprowadzenia usługi przez podmiot, który posiada wiedzę o architekturze systemu Zamawiającego, jak i innych elementów zależnych, wchodzących w skład środowiska produkcyjnego, niezbędnych do właściwego oraz optymalnego działania systemu. Kompleksową wiedzę ww. zakresie posiada tylko producent systemu SIMPLE.BAZUS. Należy również zauważyć, że Wykonawca posiada prawa autorskie do Oprogramowania — na mocy umowy wdrożeniowej Zamawiający nie posiada praw do modyfikacji Oprogramowania, lecz nabył niewyłączną licencję na korzystanie w aplikacji. Zgodnie z wiedzą Zamawiającego, na rynku nie ma podmiotu innego niż Simple S.A., posiadającego kompleksową wiedzę na temat rozwiązań stosowanych przez producenta posiadanego sytemu. Żaden inny podmiot nie posiada również autoryzacji do utrzymania, serwisu oraz aktualizacji posiadanego systemu informatycznego. Należy w tym miejscu zauważyć, że optymalne utrzymanie systemu IT obejmuje w swoim zakresie zarówno usuwanie błędów systemu, jak i rozwiązywanie zgłaszanych problemów użytkowników, takich jak poprawa błędnie wprowadzanych danych do systemu, usuwanie uszkodzonych danych, które w efekcie mogą prowadzić do spowolnienia pracy systemu, a także rekonfiguracje oraz szkolenia pod kątem nowych funkcjonalności. Brak właściwego, profesjonalnego serwisu i wsparcia prowadzi do nieodwracalnej dysfunkcji krytycznego dla Zamawiającego systemu IT oraz zaburzy mechanizmy utrzymania ciągłości działania instytucji. Koszt wytworzenia, wdrożenia i utrzymania nowego rozwiązania, które będzie bazowało na starych danych jest ogromny, niewspółmierny z zakupem oraz utrzymaniem pierwotnego systemu IT. Za wyjątkiem zakupu, w kosztach należy uwzględnić dodatkowo: migrację starych danych (która może okazać się bardzo problematyczna, ryzykowna, a czasem wręcz nie możliwa z uwagi na odmienną architekturę nowego systemu), wdrożenie nowego rozwiązania, integracja z posiadanymi systemami informatycznymi, szkolenia administratorów użytkowników. Ponadto ponowne wdrażanie tak dużego systemu, obejmującego kilkanaście modułów jest procesem czasochłonnym, który negatywnie wpłynie na zadania Uczelni przez ograniczoną dostępność wcześniej wykorzystywanych funkcjonalności systemu.