Świadczenie usług pocztowych i kurierskich na potrzeby Urzędu Gminy w Żyrakowie

1) W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między
Zamawiającym, a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.
2) We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem
ogłoszenia (BZP, TED lub ID postępowania).
3) Zamawiający może również komunikować się z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej, email: gmina@zyrakow.pl
4) Osobami uprawnionymi przez Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcami są:
1. w zakresie merytorycznym – Grzegorz Reguła pokój nr 22 tel. 14 680 71 22
2. w sprawach dotyczących procedury zamówień publicznych – Natalia Tokarz-Miśkiewicz, pokój nr 19 tel. 14 680 71 10
3. Za datę przekazania wymienionych oświadczeń lub dokumentów przyjmuje się datę i godzinę zarejestrowania ich na https://ezamowienia.gov.pl/pl/ po stronie zamawiającego lub datę i godzinę wpływu wiadomości na skrzynkę poczty elektronicznej

1) W postępowaniu o udzielenie
zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, wniosków (innych niż
wskazanych złożenie oferty), zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem
dedykowanego formularza dostępnego na https://ezamowienia.gov.pl/pl/ (Formularz do komunikacji).
2) We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem
ogłoszenia (BZP, TED lub ID postępowania).
3) Zamawiający może również komunikować się z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej, email: gmina@zyrakow.pl
4) Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z
https://ezamowienia.gov.pl/pl/, w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu
składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do zamawiającego”).
5) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .xls rtf ze szczególnym wskazaniem na .pdf
6) W celu ewentualnej kompresji danych, Zamawiający rekomenduje wykorzystywanie jednego z formatów: .zip .7z
7) Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, zamawiający zaleca, w miarę
możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf
i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAdES, XAdES (podpis wewnętrzny).
8) Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAdES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z
podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym.
9) Jeśli wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP. zalecamy wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików.
10) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie podpisu z kwalifikowanym znacznikiem czasu.
11) Zamawiający zaleca, aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem kwalifikowanym/osobistym
lub zaufanym. Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty w
postępowaniu.
12) W przypadku przekazywania w postępowaniu dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie
pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem
osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem
elektronicznym, podpisem
zaufanym lub podpisem osobistym.
13) Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie
postępowania w zakładce „Komunikacja”.
14) Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy
plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
15) Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz
informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.
16) W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowanie Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą
skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (32) 77 88 999 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem"

Inspektorem Ochrony Danych jest Adam Pryga. Inspektor to Osoba, z którą możesz się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych oraz korzystania z przysługujących Ci
praw związanych z przetwarzaniem danych. Możesz się z nim kontaktować w następujący sposób:
- listownie na adres: 39-204 Żyraków 137
- przez e-mail: rodo@zyrakow.pl
- telefonicznie: 39-204 Żyraków 137
Inspektor będzie przetwarzać Twoje dane w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. Obowiązek
podania przez Ciebie danych osobowych bezpośrednio Ciebie dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach
ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm. ) dalej „ustawa Pzp",
związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych
wynikających z ustawy Pzp; dane osobowe Wykonawcy i innych osób podanych w ofercie przetwarzane będą na podstawie art. 6
ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. "Świadczenie usług pocztowych i kurierskich na potrzeby Urzędu Gminy w Żyrakowie” , znak sprawy: IiGK.271.7.2026
prowadzonym w trybie podstawowym

Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. C RODO oraz ustawy Pzp Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez Urząd Gminy Żyraków w Żyrakowie przez minimum 5 lat, następnie
Archiwum Państwowe po ekspertyzie dokumentów może podjąć decyzję o ich zniszczeniu lub przekwalifikować na kategorię A i
wtedy Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez Urząd Gminy Żyraków w Żyrakowie przez 25 lat od stycznia kolejnego roku po
zakończeniu Twojej sprawy, a następnie zostaną przekazane do Archiwum Państwowego w Krakowie, gdzie będą przetwarzane
wieczyście. Twoje dane zostaną udostępnione podmiotom lub osobom, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania
w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp, a także podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Twoje dane
przysługują Ci następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:
• na podstawie art. 15 RODO – prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących; przy czym w przypadku gdy wykonanie
obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od
osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania
nazwy lub daty procedowanego/zakończonego) postępowania;
• na podstawie art. 16 RODO – prawo do sprostowania jej danych osobowych; przy czym skorzystanie przez osobę, której dane
dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 RODO, nie może skutkować zmianą wyniku
postępowania, ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp, a także nie może naruszać integralności
protokołu oraz jego załączników;
• na podstawie art. 18 RODO – prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem
przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO*; przy czym wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie
ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy ta osoba uzna, że przetwarzanie jej
dotyczących danych osobowych narusza przepisy RODO; W odniesieniu do Twoich danych osobowych decyzje nie będą
podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO. Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z
Inspektorem Ochrony Danych (dane kontaktowe powyżej).
Wykonawcy i innym osobom podanych w ofercie nie przysługuje:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania tych
danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. W przypadku nieprawidłowości przy przetwarzaniu Twoich danych osobowych,
przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Przedmiotem zamówienia jest przyjmowanie, przemieszczanie oraz doręczanie przesyłek pocztowych.

1) Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek listowych nierejestrowanych ekonomicznych
i priorytetowych – krajowych i zagranicznych,
2) Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek listowych nierejestrowanych ekonomicznych i priorytetowych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – krajowych i zagranicznych,
3) Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek zwróconych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia,
4) Inne konieczne usługi gwarantujące prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia.

1. Zamawiający przewiduje zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług, o których mowa w art. 305 pkt 1 w związku z art. 214 ust.1 pkt 7 i 8 UPzp.
2. Przedmiot: Świadczenie usług pocztowych i kurierskich na potrzeby Urzędu Gminy w Żyrakowie zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia.
3. Wielkość lub zakres zamówienia: nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego.
4. Warunki na jakich zostaną udzielone w przypadku wystąpienia konieczności zwiększenia częstotliwości wykonania przedmiotowej usługi, których nie można było przewidzieć na etapie opracowywania specyfikacji, lub przeznaczenia dodatkowych środków finansowych lub przedłużającej się procedury na rok 2027.

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym; zamawiający nie określa warunków w tym zakresie.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
aktualne zezwolenie na wykonywanie działalności pocztowej wydane przez Prezesa Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z Ustawą z dnia 23 listopada 2012 Prawo pocztowe (tj. Dz. u. z 2025 r. poz. 366) w zakresie usług pocztowych objętych przedmiotem zamówienia, a w stosunku do operatora publicznego oświadczenie o ustawowym zwolnieniu z obowiązku z uzyskania ww. zezwolenia, lub wpis do rejestru operatorów pocztowych.
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej; zamawiający nie określa warunków w tym zakresie.
4) zdolności technicznej lub zawodowej: zamawiający nie określa warunków w tym zakresie.

W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu zamawiający może żądać odpowiedniego zezwolenia, licencji, koncesji
lub potwierdzenia wpisu do rejestru działalności regulowanej, jeżeli ich posiadanie jest niezbędne do świadczenia określonych usług
w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania

1) Formularz Oferty, sporządzony na podstawie wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej SWZ.
2) Oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania - załącznik nr 3 (w przypadku, gdy ofertę składana jest przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie składa osobno każdy z nich).
3) Oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 4
4) Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - załącznik nr 5 (jeżeli dotyczy)
5) Kosztorys ofertowy – załącznik nr 6
6) Oświadczenie, z którego wynika, jaki zakres przedmiotu zamówienia wykonają poszczególni Wykonawcy. Złożenie oświadczenia wymagane jest tylko w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się
o udzielenie zamówienia (o ile dotyczy).
7) Pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ewentualnie umowa o współdziałaniu, z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo. Pełnomocnik może być ustanowiony do reprezentowania Wykonawców
w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Pełnomocnictwo winno być załączone w formie oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii.
8) Oferta (oraz wszelkie załączniki) muszą być podpisane kwalifikowanym/ podpisem elektronicznym/podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną do reprezentacji wykonawcy zgodnie z informacjami zawartymi w dokumencie rejestrowym wykonawcy lub przez osobę posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do dokonywania czynności prawnych, udzielone przez osobę upoważnioną do reprezentacji wykonawcy, a w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia przez ustanowionego pełnomocnika.
9) Pożądane przez Zamawiającego jest złożenie w ofercie spisu treści z wyszczególnieniem ilości stron wchodzących w skład oferty.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają
pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania
i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwowinno być załączone do oferty.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenie, o którym mowa w pkt. 1
ppkt. 2 w Rozdziale XI składa każdy z Wykonawców. Dodatkowo Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą oświadczenia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 UPzp, z którego wynika, jaki zakres przedmiotu zamówienia wykonają poszczególni Wykonawcy (w przypadku kiedy zostały określone warunki udziału). Złożenie oświadczenia wymagane jest 3.
Warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej (jeżeli zostały przewidziane w SWZ), o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt 2UPzp, jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje roboty budowlane, dostawy lub usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.
4. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia (jeżeli zostały
przewidziane w SWZ)wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z
wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
5. Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta (t.j. w formie
elektronicznej opatrzone podpisem kwalifikowanym lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem
osobistym). Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie
pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991r. –
Prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też poprzez
opatrzenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej kwalifikowanym podpisem, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym mocodawcy. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez
upełnomocnionego
6. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale XI pkt.1 ppkt.1 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak
podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
7. Warunki udziału, o których mowa w Rozdziale IX pkt. 1 ppkt. 1-3 spełnia co najmniej jeden z Partnerów składających
ofertę wspólną, (jeżeli dotyczy)
8. Warunki udziału, o których mowa w Rozdziale IX pkt. 1 ppkt. 4 Wykonawcy (Partnerzy) składający ofertę wspólną mogą spełniać łącznie, (jeżeli dotyczy)