Kompleksowa organizacja dwóch edycji Transgranicznych Targów Pracy w formie hybrydowej

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za
pośrednictwem strony internetowej prowadzonego postępowania (https://www.platformazakupowa.pl/transakcja/1271254).
2. Wymaga się, aby komunikacja z Wykonawcami odbywała się tylko poprzez platformę zakupową za pośrednictwem formularza „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”, nie za pośrednictwem adresu email.
Uwaga
Korespondencja przesłana w inny sposób niż poprzez platformę lub przesłana poprzez platformę na adres inny niż adres strony internetowej prowadzonego postępowania (https://www.platformazakupowa.pl/transakcja/1271254) nie będzie brana pod uwagę, zostanie uznana za złożoną nieskutecznie. Zamawiający nie będzie informował o błędnym złożeniu korespondencji.

1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem strony internetowej prowadzonego postępowania i formularza „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”.
2. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem strony internetowej prowadzonego postępowania poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”, po którym pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do Zamawiającego.
3. Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje w formie elektronicznej za pośrednictwem strony internetowej prowadzonego postępowania. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której adresatem, zgodnie z obowiązującymi przepisami, jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem strony
internetowej prowadzonego postępowania do konkretnego Wykonawcy.
4. Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości przesłanych przez Zamawiającego bezpośrednio na stronie internetowej prowadzonego postępowania, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.
5. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na platformie zakupowej (platformazakupowa.pl), tj.:
1) Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
2) Komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje;
3) Przeglądarka internetowa Microsoft Edge, Google Chrome lub Mozilla FireFox w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptująca pliki typu „cookies”;
4) Zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf.
5) Informacje dodatkowe:
a) Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.
b) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.
6) Dodatkowe rekomendacje:
a) w przypadku wykorzystywania podpisu kwalifikowanego wykorzystywanie oprogramowania wystawcy podpisu.
b) w przypadku wykorzystywania profilu zaufanego wykorzystywanie strony umożliwiającej m.in. podpisanie dokumentu podpisem zaufanym (https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany).
c) w przypadku wykorzystania podpisu osobistego wykorzystywanie rozwiązań wskazanych na stronie zawierającej informacje i instrukcje, jak używać e-dowodu, w tym jak podpisywać dokumenty przy użyciu e-dowodu
(https://www.gov.pl/web/edowod/#Jakuzywac-e-dowodu).
6. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:
1) akceptuje warunki korzystania z platformy zakupowej (platformazakupowa.pl) określone w Regulaminie zamieszczonym na
stronie internetowej pod linkiem (https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin) w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący,
2) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem https://drive.google.com/file/d/1Kd1DttbBeiNWt4q4slS4t76lZVKPbkyD/view .
7. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z platformy zakupowej, w szczególności za sytuację, gdy Zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu, ponieważ nie został spełniony obowiązek narzucony w art. 221 Ustawy Prawo zamówień publicznych.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119
z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wojewódzki Urząd Pracy adres: ul. Sokolskiej 29, 40-086 Katowice, tel.: 32 757 33 60;
2. Inspektorem ochrony danych osobowych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy
w Katowicach jest Pani Justyna Nowak, kontakt: iod@wup-katowice.pl, telefon: (32) 757 33 06;
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego TP/4/26 pt.: "Kompleksowa organizacja dwóch edycji Transgranicznych Targów Pracy w formie hybrydowej”.
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp;
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;
7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane
w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8. Posiada Pani/Pan:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9. W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu;
10. Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu;
11. Nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
12. Na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od Wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja w 2026 r. dwóch edycji Transgranicznych Targów Pracy w formie hybrydowej (zintegrowane wydarzenie stacjonarne i online, zapewniające efekt synergii), wraz z kampanią promocyjną dla wydarzeń o roboczych nazwach: „II Transgraniczne Targi Pracy – Edycja HyBBrydowa” oraz „III Transgraniczne Targi Pracy – Edycja HyBBrydowa”, z udziałem przedsiębiorców i pracodawców.
Każda edycja to minimum 25 a maksymalnie 50 stoisk/wystawców stacjonarnych i wirtualnych, każdy wystawca będzie miał do dyspozycji swoje stoisko zarówno w formie stacjonarnej i online.

Zamawiający uzna spełnienie ww. warunku, jeżeli:
a) Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje należycie: 1 wydarzenie polegające na kompleksowej organizacji* targów pracy/targów handlowych/targów biznesowych w formie stacjonarnej i on-line (hybrydowej) wraz z obsługą techniczną dla minimum 25 stoisk.
*przez kompleksową organizację Zamawiający rozumie: wynajem odpowiedniej powierzchni wystawienniczej, kampanię promocyjną wydarzenia, np. w mediach społecznościowych, zapewnienie platformy internetowej do prowadzenia wydarzenia oraz obsługę i wsparcie techniczne podczas wydarzenia.

Uwaga: Dla wykazania spełnienia tego warunku wystarczające jest, że co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia spełnia go – z tym jednak zastrzeżeniem, że Wykonawca ten będzie uczestniczyć w realizacji usługi będącej przedmiotem zamówienia.
Zatem w przypadku wskazania w załączniku nr 5 do SWZ, iż usługę kompleksowej organizacji dwóch edycji Transgranicznych Targów Pracy w formie hybrydowej wykonywać będzie kilku Wykonawców wspólnie, Zamawiający uzna spełnienie warunku, jeżeli co najmniej jeden z Wykonawców spełni warunek samodzielnie. Wykonawca posiadający wymagane doświadczenie ma obowiązek uczestniczyć w realizacji zamówienia.
Opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku:
Zamawiający dokona oceny spełnienia ww. warunku według formuły „spełnia/nie spełnia” na podstawie wykazu - Załącznik nr 6 do SWZ zawierającego usługę wykonaną w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert bądź wykonywaną nadal, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, odpowiadającą ww. przedmiotowi zamówienia, z podaniem:
- nazwy jednostki, dla której była lub jest świadczona usługa,
- przedmiotu zrealizowanej usługi (targów pracy/targów handlowych/targów biznesowych) w formie stacjonarnej i on-line (hybrydowej),
- czy usługa obejmowała wynajem odpowiedniej powierzchni wystawienniczej,
- czy usługa obejmowała kampanię promocyjną wydarzenia,
- czy usługa obejmowała zapewnienie platformy internetowej do prowadzenia wydarzenia oraz obsługę i wsparcie techniczne podczas wydarzenia,
- ilości stoisk,
- daty wykonania usługi,
oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że usługa wymieniona w wykazie została wykonana lub jest wykonywana należycie (np. referencje). W przypadku świadczenia okresowego lub ciągłego nadal wykonywanego, referencje bądź inne dokumenty potwierdzające jego należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Faktura/rachunek (jako dokument potwierdzający należyte wykonanie usługi) wystawiona przez Wykonawcę w ramach danej usługi wskazanej w wykazie usług zrealizowanych, nie będzie brana pod uwagę przez Zamawiającego. Sam dokument faktury/rachunku, bez żadnych dodatkowych informacji na temat należytego wykonania, nie może ze swej istoty tego faktu potwierdzać. Z tego dokumentu nie wynika chociażby, że zamówienie zostało wykonane w terminie, a na Wykonawcę nie nałożono kar umownych czy potrąceń.
Dokumenty potwierdzające należyte wykonanie powinny zostać przedstawione w formie oryginału lub jako cyfrowe odwzorowanie dokumentu w postaci papierowej podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną do występowania w imieniu Wykonawcy.
W przypadku, gdy dokument potwierdzający należyte wykonanie usługi został wystawiony jako dokument elektroniczny podpisany przez upoważniony podmiot, powinien on zostać przekazany w takiej formie w jakiej został wystawiony (zgodnie z § 6 ust. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie).

Niewykazanie spełnienia ww. warunku skutkować będzie odrzuceniem oferty.

b) Wykonawca wykaże, iż dysponuje profesjonalnym konferansjerem/moderatorem, który w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, poprowadził jedno wydarzenie polegające na prowadzeniu panelu dyskusyjnego dotyczącego rynku pracy.

Opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku:
Zamawiający dokona oceny spełnienia ww. warunku według formuły „spełnia/nie spełnia” na podstawie wykazu osób – Załącznik Nr 7 do SWZ zawierającego imię i nazwisko osoby, która będzie uczestniczyć w realizacji zamówienia jako konferansjer/moderator, daty wydarzenia, temat/nazwę wydarzenia, informację czy przeprowadzony panel dyskusyjny dotyczył rynku pracy, nazwę zleceniodawcy, na rzecz którego usługa została wykonana oraz podstawę dysponowania osobą w ramach realizacji zamówienia.
Zamawiający wymaga wskazania w wykazie osób uczestniczących w realizacji zamówienia (załącznik nr 7 do SWZ) tylko jednego konferansjera/moderatora, który zostanie wyznaczony do realizacji zamówienia. Zamawiający dopuszcza zmianę tej osoby po podpisaniu umowy. Warunki zmiany zostały określone w § 13 projektu umowy.
Ocenie w ramach spełnienia warunku udziału w postepowaniu będzie podlegać doświadczenie osoby skierowanej do realizacji na podstawie rzetelnej informacji podanej przez Wykonawcę w załączniku 7 do SWZ. Podana informacja musi umożliwiać jednoznaczną ocenę i weryfikację.
W celu zapewnienia rzetelnej oceny Wykonawcy w zakresie kryterium „Doświadczenie konferansjera/moderatora” Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wraz z ofertą złożył wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia – załącznik nr 7 do SWZ.
Niewykazanie spełnienia ww. warunku skutkować będzie odrzuceniem oferty.

1. Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona (przed wyborem najkorzystniejszej oferty), w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu wskazanych w SWZ, na podstawie art. 274 ust. 1 ustawy Pzp zostanie wezwany do złożenia następującego podmiotowego środka dowodowego (aktualnego na dzień jego złożenia):
- wykazu zawierającego usługę wykonaną, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywaną, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – wg Załącznika nr 6 do SWZ. W wykazie usług należy podać: nazwy jednostki, dla której była lub jest świadczona usługa, przedmiotu zrealizowanej usługi (targów pracy/targów handlowych/targów biznesowych) w formie stacjonarnej i on-line (hybrydowej), czy usługa obejmowała wynajem odpowiedniej powierzchni wystawienniczej, czy usługa obejmowała kampanię promocyjną wydarzenia, czy usługa obejmowała zapewnienie platformy internetowej do prowadzenia wydarzenia oraz obsługę i wsparcie techniczne podczas wydarzenia, ilości stoisk oraz daty wykonania usługi. Wraz z wykazem usług należy załączyć dowody określające, czy ta usługa została wykonana lub jest wykonywana należycie. Dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługa została wykonana, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych jest wykonywana. Jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów przedstawia oświadczenie. W przypadku świadczenia powtarzającego się lub ciągłego nadal wykonywanego referencje bądź inne dokumenty potwierdzające jej należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
2. Podmiotowym środkiem dowodowym jest również wykaz osoby skierowanej przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego (załącznik nr 7 do SWZ), jednak w celu zapewnienia rzetelnej oceny Wykonawcy w zakresie kryteriów oceny ofert: „Dodatkowe doświadczenie konferansjera/moderatora” Zamawiający wymaga, aby Wykonawcy złożyli go wraz z ofertą.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Umocowanie musi wynikać z treści pełnomocnictwa złożonego wraz z ofertą, przekazanego:
1) w postaci elektronicznej, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym;
2) jako cyfrowe odwzorowanie dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.
2. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w ust. 1, dokonuje mocodawca lub notariusz.
3. Zaleca się, aby pełnomocnictwo, o którym mowa w ust. 1, zawierało w szczególności wskazanie:
1) postępowania o zamówienie publiczne, którego dotyczy;
2) wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wymienionych z nazwy z określeniem adresu siedziby;
3) ustanowionego Pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania. Zakres umocowania musi obejmować prawo do dokonywania wszelkich czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, a w szczególności: podpisania i złożenia oferty wraz z załącznikami, składania w toku postępowania wszelkich wyjaśnień, oświadczeń i dokonywania czynności przewidzianych przepisami prawa oraz składania innych dokumentów w toczącym się postępowaniu, zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
4. Wykonawcy działający w ramach spółki cywilnej zamiast pełnomocnictwa, o którym mowa w ust. 1, mogą załączyć do oferty odpis aktualnej umowy spółki, jeżeli będzie z niej wynikać zakres umocowania wspólników.
5. Jeżeli zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców, o ile nie została ona załączona do oferty.
6. Oświadczenia, o których mowa w Rozdz. X ust. 13 pkt. 2), których wzór zawiera Załącznik nr 2 i nr 3 do SWZ, składa odrębnie każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu tylko w odniesieniu do danego konsorcjanta lub wspólnika. Oznacza to, że każdy ze współwykonawców wykazuje w oświadczeniu tylko własne zdolności (zasoby).
7. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty „Oświadczenie o podziale obowiązków w trakcie realizacji zamówienia” zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do SWZ, z którego wynika, jaki zakres przedmiotu zamówienia wykonają poszczególni Wykonawcy zgodnie z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp.

1. Zgodnie z art. 454 ustawy Pzp zakazuje się istotnych zmian zawartej umowy.
2. Zmiany, które należy uznać za istotne zostały określone w art. 454 ust. 2 ustawy Pzp.
3. Zgodnie z art. 455 ust. 1 ustawy Pzp Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia zmiany do niniejszej umowy w zakresie: konferansjera/moderatora.
4. Zmianę, o jakiej mowa w ust. 3, dopuszcza się w sytuacji, gdy okaże się ona konieczna ze względu na śmierć lub chorobę bądź inną okoliczność dot. ww. personelu (uzasadnione przez Wykonawcę) wskazanego w ofercie. Warunkiem dokonania takiej zmiany jest poinformowanie Zamawiającego przez Wykonawcę o konieczności zmiany wraz z podaniem przyczyn oraz przekazanie Zamawiającemu do jego akceptacji danych osobowych wraz z dokumentami potwierdzającymi doświadczenie zawodowe osoby proponowanej w zastępstwie. Kwalifikacje i doświadczenie zawodowe konferansjera/moderatora zostały określone w SWZ w Rozdz. XV ust. 2 pkt 4) oraz dodatkowo w kryteriach oceny ofert Rozdz. XVIII ust. 1 pkt 2). Proponowany do zmiany konferansjer/moderator, musi wykazać się kwalifikacjami i doświadczeniem zawodowym równym bądź wyższym w stosunku do zmienianego konferansjera/moderatora wskazanego przez Wykonawcę w załączniku nr 7 oraz w załączniku nr 8 do SWZ.