Usługa organizacji konferencji dotyczącej projektu "Profesjonalna kadra EURES = sukces na rynku pracy"

1.1Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2Nazwa zamawiającego

WOJEWÓDZKI URZĄD PRACY W KIELCACH

1.4Krajowy Numer Identyfikacyjny

REGON 292346746

1.5Adres zamawiającego

1.5.1Ulica

ul. Wincentego Witosa 86

1.5.2Miejscowość

Kielce

1.5.3Kod pocztowy

25-561

1.5.4Województwo

świętokrzyskie

1.5.5Kraj

Polska

1.5.6Lokalizacja NUTS 3

PL721 - Kielecki

1.5.7Numer telefonu

41 36 41 600

1.5.9Adres poczty elektronicznej

wup@wup.kielce.pl

1.5.10Adres strony internetowej zamawiającego

https://wupkielce.praca.gov.pl/

1.6Rodzaj zamawiającego

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.7Przedmiot działalności zamawiającego

Ogólne usługi publiczne

2.1Ogłoszenie dotyczy

Zamówienia publicznego

2.2Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług

Nie

2.3Nazwa zamówienia albo umowy ramowej

Usługa organizacji konferencji dotyczącej projektu "Profesjonalna kadra EURES = sukces na rynku pracy"

2.4Identyfikator postępowania

ocds-148610-677ad536-0b23-497b-81aa-24a62713586e

2.5Numer ogłoszenia

2026/BZP 00206782

2.6Wersja ogłoszenia

01

2.7Data ogłoszenia

2026-04-20

2.8Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań

Tak

2.9Numer planu postępowań w BZP

2026/BZP 00048261/04/P

2.10Identyfikator pozycji planu postępowań

1.3.6 Organizacja konferencji dotycząej projektu "Profesjonalna kadra EURES = sukces na rynku pracy"

2.11O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy

Nie

2.14Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Tak

2.15Nazwa projektu lub programu

Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Regionalnego Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego na lata 2021-2027. Numer projektu FESW.10.11-IZ.00-0001/25, przedsięwzięcie 1a154 (zadanie nr 4, podzadanie 4.1,4.2).

2.16Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.1Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-677ad536-0b23-497b-81aa-24a62713586e

3.2Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia

Nie

3.4Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej

Tak

3.5Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej

W niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między
Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem
https://ezamowienia.gov.pl

Szczegółowe informacje dotyczące środków komunikacji elektronicznej zostały zawarte w Rozdziale IX SWZ.

3.6Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej

Wymagania techniczne i organizacyjne
dot. korespondencji elektronicznej zostały określone w Rozdziale IX SWZ

3.8Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne

Nie

3.12Oferta - katalog elektroniczny

Nie dotyczy

3.14Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu

polski

3.15RODO (obowiązek informacyjny)

Informacje dot. RODO znajdują się w Rozdziale II ust. 8 SWZ, Załączniku nr 10 do SWZ, w Załączniku nr 8 do SWZ par. 12.

3.16RODO (ograniczenia stosowania)

Informacje dot. RODO znajdują się w Rozdziale II ust. 8 SWZ, Załączniku nr 10 do SWZ, w Załączniku nr 8 do SWZ par. 12.

4.1Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia

4.1.1Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe

Nie

4.1.2Numer referencyjny

OKA-II.271.8.2026

4.1.3Rodzaj zamówienia

Usługi

4.1.4Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania

Nie

4.1.8Możliwe jest składanie ofert częściowych

Nie

4.1.13Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia

Tak

4.1.14Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia

4.2.2Krótki opis przedmiotu zamówienia

W ramach zamówienia Wykonawca jest odpowiedzialny za kompleksową organizację konferencji w zakresie wynajmu sali z wyposażeniem wraz z cateringiem i obsługą cateringową dla 100 uczestników plus wynajęcie 2 prelegentów, tj. specjalisty w zakresie działań i promocji EURES (Europejskie Służby Zatrudnienia - sieć wspierająca mobilność pracowników we wszystkich państwach członkowskich EU/EFTA) oraz specjalisty w zakresie tematyki przeciwdziałania zjawisku współczesnego handlu ludźmi, którzy przedstawią 90-ciominutową prezentację w powyższych obszarach tematycznych (po 45 minut na 1 prelegenta).

4.2.6Główny kod CPV

70220000-9 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne

4.2.7Dodatkowy kod CPV

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8Zamówienie obejmuje opcje

Nie

4.2.10Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej

do 2026-11-27

4.2.11Zamawiający przewiduje wznowienia

Nie

4.2.13Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane

Nie

4.3Kryteria oceny ofert

4.3.1Sposób oceny ofert

Szczegółowy opis sposobu oceny ofert został określony w Rozdziale XXII SWZ.

4.3.2Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert

Procentowo

4.3.3Stosowane kryteria oceny ofert

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

4.3.5Nazwa kryterium

Cena

4.3.6Waga

60

4.3.4Rodzaj kryterium

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5Nazwa kryterium

Doświadczenie w organizacji lub współorganizacji spotkań, konferencji lub wydarzeń tożsamych osoby wyznaczonej do koordynacji wydarzeń (Koordynatora)

4.3.6Waga

35

4.3.4Rodzaj kryterium

aspekty społeczne, w tym integracja zawodowa i społeczna osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 ustawy

4.3.5Nazwa kryterium

Aspekty społeczne

4.3.6Waga

5

4.3.10Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert

Tak

4.3.11Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych, etykiet lub rachunku kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryteriów oceny ofert

zgodnie z art. 242 ust. 2 ustawy - aspekty społeczne

5.1Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia

Nie

5.3Warunki udziału w postępowaniu

Tak

5.4Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej.
Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że należycie wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej trzy zamówienia, których przedmiotem (każdego z nich) było wykonanie usługi organizacji lub współorganizacji spotkania, konferencji lub wydarzenia tożsamego (za wydarzenia tożsame uznaje się seminaria, spotkania informacyjne, fora, kongresy, debaty), w których uczestniczyło co najmniej 100 osób (w każdym z nich), wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania, liczby osób uczestniczących, nazw podmiotów, na rzecz których wykonywano zamówienie oraz załączy dowody określające, że wykazane zamówienia zostały wykonane należycie – dowodami są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmioty, na rzecz których usługi były wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.
2. W celu potwierdzenia, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu zgodnie z ust. 1 zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą oświadczenie stanowiące dowód, że wykonawca na dzień składania ofert spełnia warunki udziału w postępowaniu, tymczasowo zastępujący podmiotowe środki dowodowe, zgodnie z Załącznikiem nr 5 do SWZ – Oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Szczegółowy opis warunków udziału w postępowaniu został zawarty w Rozdziale XIII SWZ.

5.5Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy

Tak

5.7Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu

Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania następujących podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej:
• Wykaz usług stanowiący Załącznik nr 9 do SWZ zawierający potwierdzenie, że Wykonawca należycie wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej trzy zamówienia, których przedmiotem (każdego z nich) było wykonanie usługi organizacji lub współorganizacji spotkania, konferencji lub wydarzenia tożsamego (za wydarzenia tożsame uznaje się seminaria, spotkania informacyjne, fora, kongresy, debaty), w których uczestniczyło co najmniej 100 osób (w każdym z nich), wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania, liczby osób uczestniczących, nazw podmiotów, na rzecz których wykonywano zamówienie oraz załączy dowody określające, że wykazane zamówienia zostały wykonane należycie – dowodami są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmioty, na rzecz których usługi były wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

Szczegółowy opis warunków udziału w postępowaniu został zawarty w Rozdziale XIII SWZ.

5.11Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów

1Oświadczenia składane wraz z ofertą

1) Oświadczenie Wykonawcy dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania – według wzoru określonego w Załączniku nr 4 do SWZ. 2) Oświadczenie Wykonawcy dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu – według wzoru określonego w Załączniku nr 5 do SWZ. 3) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenia, o których mowa w pkt 1 i 2, składa każdy z wykonawców - wg wzorów określonych w Załączniku nr 4 i 5 do SWZ, przy czym oświadczenie z pkt 2 każdy z wykonawców składa w zakresie, w jakim wykazuje on spełnienie warunków udziału w postępowaniu. 4) Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, składane na podstawie art. 125 ust. 1 i 5 ustawy Pzp (jeżeli dotyczy) stanowiące dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane podmiotowe środki dowodowe, oświadczenie dotyczące spełnienia warunków udziału w postępowaniu – według wzoru określonego w Załączniku nr 6 do SWZ. 2. Podmiotowe środki dowodowe składane wraz z ofertą: 1) Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o realizację zamówienia (jeżeli dotyczy) – według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do SWZ. 2) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (jeżeli dotyczy) – według wzoru stanowiącego Załącznik nr 7 do SWZ. 3. Wykaz pozostałych dokumentów składanych wraz z ofertą 1) Dokumenty, z których wynika umocowanie osób do reprezentowania odpowiednio Wykonawcy/Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego (składane wraz z ofertą) wskazane w Rozdziale XVIII ust. 2 pkt 6 SWZ. 2) Przedmiotowe środki dowodowe – Zamawiający nie wymaga złożenia przedmiotowych środków dowodowych.

6.1Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe

Nie

6.3Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną

Nie

6.4Zamawiający wymaga wadium

Nie

6.5Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Nie

6.6Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy Pzp – ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem.
3. Zamawiający w Rozdziale XIII SWZ określa sposób spełniania przez Wykonawcę/ Wykonawcę wspólnie ubiegającego się o zamówienie warunków udziału w postępowaniu (art. 117 ustawy Pzp) o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt. 4 ustawy Pzp.
4. W przypadku gdy oferta złożona przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zostanie uznana przez Zamawiającego za najkorzystniejszą, Zamawiający może żądać spełnienia następujących wymagań:
a) wykonawcy przedłożą umowę regulującą ich współpracę;
b) umowa winna być zawarta na okres realizacji całości zamówienia i nie może być rozwiązana przed upływem terminu realizacji zamówienia;
c) wykonawcy występujący wspólnie ponosić będą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia.
5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
a) żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w okolicznościach, o których mowa w Rozdziale XV SWZ, natomiast spełnienie warunków udziału w postepowaniu Wykonawcy wykazują zgodnie z wymaganiami zawartymi w Rozdziale XIII SWZ.
b) oświadczenia, o których mowa w Rozdziale XX ust. 1 pkt 1 i 2, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie z osobna.
c) dokumenty dotyczące umocowania do reprezentowania Wykonawcy, o których mowa w Rozdziale XVIII ust. 2 pkt 6 SWZ – składa każdy Wykonawca.
6. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, w zakresie dokumentów lub oświadczeń, które każdego z nich dotyczą.

6.7Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane

Nie

7.1Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek

Nie

7.3Zamawiający przewiduje zmiany umowy

Tak

7.4Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia

Rodzaj i zakres zmian umowy został przewidziany w par. 10 Projektowanych postanowień umowy - Załącznik nr 8 do SWZ

7.5Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia

Nie

8.1Termin składania ofert

2026-04-28 10:00

8.2Miejsce składania ofert

Wykonawca składa ofertę elektronicznie za pośrednictwem Platformy pod adresem https://ezamowienia.gov.pl/pl/

8.3Termin otwarcia ofert

2026-04-28 11:00

8.4Termin związania ofertą

do 2026-05-27