4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak
4.1.9.) Liczba części: 2
4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części
4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
Część 1
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
- 1.
Miejsce realizacji pikniku zapewnia Zamawiający i będzie to:
Centrum Sportów Letnich i Wodnych w Parku Zielona, ul. Letnia 9, 41-300 Dąbrowa Górnicza.
- 2.
Ilość uczestników pikniku: 80 osób: 45 osób dorosłych i 35 dzieci
- 3.
Zamawiający w celu realizacji pikniku zobowiązuje się zapewnić:
a) Wyżej wskazane miejsce do organizacji pikniku, na terenie którego znajduje się zadaszone grillowisko z kamiennym paleniskiem oraz budynek sanitariatów damskich i męskich.
b) Sprzęt nagłaśniający pozwalający na równomierne pokrycie przestrzeni, na której będzie odbywał się piknik wraz z osobą obsługującą i oprawą muzyczną na cały czas trwania pikniku oraz 1 mikrofon bezprzewodowy. Opłata ZAIKS zostanie uregulowana w ramach działalności Centrum Sportów Letnich i Wodnych w Parku Zielona.
c) Dostęp do energii elektrycznej, Wykonawca nie ponosi kosztów związanych ze zużyciem energii elektrycznej na potrzeby organizacji pikniku.
- 4.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić:
a) Stanowisko gastronomiczne, gdzie będzie serwowany poczęstunek dla każdego z uczestników pikniku w ilości j. n.:
- kiełbasa min. 100 g,
- szaszłyk (cebula, papryka, mięso z kurczaka) min. 200 g,
- pajda chleba ze smalcem i ogórkiem (chleb wiejski min. 100 g, smalec 2 łyżki – min. 30 g, plastry ogórka – min. 40 g),
- napoje zimne: sok owocowy w ilości min. 300 ml na osobę oraz woda niegazowana w ilości min. 500 ml na osobę,
- ciasto czekoladowe min. 100 g na osobę, ciasto z owocami sezonowymi min. 100 g na osobę,
- pieczywo jasne, dodatki (ketchup, musztarda) – bez ograniczeń,
- napoje gorące: kawa, herbata – bez ograniczeń,
- dodatki: cukier, mleczko, cytryna - bez ograniczeń.
Zamawiający wymaga aby produkty wchodzące w skład poczęstunku były wydawane uczestnikom na podstawie bloczków/talonów na posiłki, za wyjątkiem produktów dostępnych bez ograniczeń. Zamawiający przygotuje i rozda uczestnikom pikniku bloczki/talony uprawniające do otrzymania poczęstunku.
b) Miejsca siedzące przy stołach dla wszystkich uczestników pikniku,
c) Opał, serwetki, naczynia i sztućce wielokrotnego użytku lub jednorazowe ulegające kompostowaniu lub biodegradacji, w tym wykonane z biologicznych tworzyw sztucznych, spełniających normę EN 13432 lub EN 14995, niezbędne do spożycia w/w poczęstunku przez uczestników. Zamawiający wymaga, aby wszystkie naczynia i sztućce jednorazowe użyte do realizacji zamówienia posiadały umieszczony w sposób trwały i czytelny (przez wytłoczenie lub nadruk):
- symbol dopuszczenia do kontaktu z żywnością; dopuszcza się oznakowanie inne zgodne z rozporządzeniem (WE) nr 1935/2004;
- symbol informujący o biodegradowalności; dopuszcza się inne oznakowanie zgodne z przepisami np. Compostoble, kompostowalny, OK compost;
Zamawiający dopuszcza umieszczenie oznakowania jak wyżej na etykiecie opakowania. Zamawiający w trakcie realizacji zamówienia uprawniony jest do kontroli na miejscu wykonywania usługi spełnienia przez Wykonawcę ww. wymagań dotyczących oznakowania sztućców i naczyń jednorazowych.
d) Animacje, które będą realizowane przez minimum 2 animatorów posiadających ukończony kurs animatora przez cały czas trwania pikniku, tj.: malowanie buziek, tworzenie tatuaży, zaplatanie warkoczyków, warsztaty plastyczne, gry i zabawy integracyjne dla dzieci – Wykonawca zapewnia sprzęt i materiały niezbędne do przeprowadzenia animacji. Wykonawca do prowadzenia w/w animacji zobowiązany jest używać wyłącznie produktów atestowanych.
e) Dmuchaną atrakcję dla dzieci tzw. „dmuchańca” typu zamek lub zjeżdżalnia o wymiarach minimalnych dł. 4m x szer. 4m dostępną przez cały czas trwania pikniku wraz z obsługą zapewniającą bezpieczeństwo w czasie jej użytkowania. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo użytkowników tej atrakcji.
- 5.
Pozostałe obowiązki Wykonawcy:
a) Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia ubezpieczenia NNW dla wszystkich uczestników (ubezpieczenie grupowe bez imiennego wskazania uczestnika) na czas trwania pikniku w wariancie dostosowanym do specyfiki i charakteru pikniku, z zastrzeżeniem że:
- świadczenie na wypadek trwałego uszczerbku na zdrowiu – suma ubezpieczenia min. 10 000,00 zł na osobę,
- świadczenie z tytułu śmierci - suma ubezpieczenia min. 10 000,00 zł na osobę,
- assistance zakres podstawowy.
Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia kopii polisy ubezpieczeniowej NNW najpóźniej na 2 dni robocze przed dniem realizacji pikniku.
b) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia porządku i czystości podczas trwania pikniku oraz uprzątnięcia terenu po jego zakończeniu (doprowadzenie terenu do stanu sprzed pikniku). Wykonawca zobowiązany jest zapewnić worki na odpady, z uwzględnieniem ich segregacji. Spakowane odpady w workach można pozostawić w miejscu pikniku – dostępne kontenery na śmieci.
c) Wykonawca zobowiązuje się do wyznaczenia osoby do kontaktu w sprawie realizacji niniejszego zamówienia.
d) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić co najmniej jedną osobę do obsługi paleniska, do której obowiązków będzie należało przygotowanie potraw z rusztu, tj. kiełbasy i szaszłyków, ich wydanie uczestnikom, a także wydanie pozostałego poczęstunku, zgodnie z pkt 4 lit. a) opisu przedmiotu zamówienia.
e) Wykonawca będzie ponosił pełną odpowiedzialność za przestrzeganie zasad wynikających z systemu HACCP oraz zapewnienie właściwej jakości zdrowotnej żywności.
f) Wykonawca będzie ponosił pełną odpowiedzialność za przestrzeganie zasad dotyczących przygotowywania i wydawania poczęstunku zgodnie z wymogami i przepisami Sanepid-u.
g) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić transport żywności w odpowiednich pojemnikach oraz środkiem transportu przystosowanym do przewozu żywności zgodnie z obowiązującym przepisami prawa,
h) Wykonawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za działanie ustawionych przez siebie urządzeń i za wszelkie szkody wywołane przez zainstalowane urządzenia oraz z tytułu świadczonych usług. Zamawiający nie odpowiada za ewentualne szkody, powstałe w wyniku zachowań uczestników pikniku.
- 6.
Kwota jaką Zamawiający zabezpieczył w budżecie na realizację zamówienia: 12 200,00 zł.
- 7.
Zamawiający informuje, że uczestnicy nie zgłosili potrzeby wsparcia w zakresie art. 6 ustawy o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.
4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-06-27 do 2026-06-27
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert:
4.3.1.) Sposób oceny ofert:
- 1.
Złożone oferty, które nie podlegają odrzuceniu, zostaną ocenione zgodnie z następującymi kryteriami i ich znaczeniem:
- 1.1.
Cena ofertowa brutto - Znaczenie procentowe kryterium: 60 procent, Maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za dane kryterium: 60 punktów,
- 1.2.
Doświadczenie animatorów - Znaczenie procentowe kryterium: 20 procent, Maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za dane kryterium: 20 punktów,
- 1.3.
Dodatkowe atrakcje - Znaczenie procentowe kryterium: 20 procent, Maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za dane kryterium: 20 punktów.
- 2.
Najniższa oferowana cena brutto otrzyma maksymalną ilość punktów w kryterium „Cena ofertowa brutto”. Każda kolejna wyższa cena otrzyma ilość punktów wyliczoną wg wzoru:
Pc – ilość punktów za kryterium cena
CN – najniższa cena ofertowa brutto
Cbo - cena ofertowa brutto badanej oferty
CN najniższa cena ofertowa brutto
Pc = --------------------------------------------------------- X 100 pkt
CBo cena ofertowa brutto badanej oferty
Uwagi:
- Cena oferty uwzględnia założone przez Wykonawcę realne wskaźniki wzrostu cen i nie podlega zmianie w okresie jej obowiązywania z zastrzeżeniem zmian, o którym mowa w projekcie umowy.
- 3.
Punktacja za kryterium „Doświadczenie animatorów” (Pd) będzie przyznawana na podstawie deklaracji złożonej w pkt 4 druku oferty (zał. nr 1A, 1B do SWZ) w następujący sposób:
a) Wykonawca na druku oferty winien podać imiona i nazwiska dwóch animatorów oraz liczbę imprez/wydarzeń plenerowych, w których wskazane osoby brały udział w charakterze animatorów dla dzieci w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert. Przez imprezy/ wydarzenia plenerowe Zamawiający rozumie: pikniki, eventy, festyny, imprezy integracyjne, imprezy tematyczne.
Dalsza część znajduje się w Rozdziale XXI SWZ.
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 60
Kryterium 2
4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.
4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie animatorów
4.3.6.) Waga: 20
Kryterium 3
4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.
4.3.5.) Nazwa kryterium: Dodatkowe atrakcje
4.3.6.) Waga: 20
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
Część 2
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
- 1.
Miejsce realizacji: Teren Miasta Dąbrowa Górnicza spełniający wymogi zawarte w pkt 4 ppkt 4.1. lit. a) i b).
- 2.
Liczba uczestników: 45 osób (ok. 20 dorosłych oraz ok. 25 dzieci). Dzieci w przedziale wiekowym od 2 do 17 lat.
- 3.
Zamawiający zobowiązuje się do:
a) poinformowania uczestników o terminie i miejscu rozpoczęcia pikniku,
b) przygotowania listy obecności, listy potwierdzającej odbiór poczęstunku i serwisu kawowego oraz zebrania podpisów od osób uczestniczących w pikniku,
c) umieszczenia w widocznym miejscu realizacji usługi informacji na temat projektu,
d) przekazania Wykonawcy pełnej listy uczestników spotkania na 3 dni robocze przed terminem pikniku w celu ubezpieczenia NNW uczestników imprezy.
e) sporządzenia protokołu odbioru usługi.
- 4.
Podstawowy zakres organizacji spotkania integracyjnego:
- 4.
1 Wykonawca zobowiązany jest zapewnić:
a) odpowiednie miejsce dostosowane do organizacji tego typu imprezy z dostępem do zadaszonego paleniska lub grilla wraz z osobą obsługującą grill, z miejscami siedzącymi typu ławy dla wszystkich uczestników pikniku integracyjnego,
b) dostęp do toalety wyposażonej w środki higieniczne: papier toaletowy, mydło, ręcznik papierowy lub suszarkę do rąk,
c) odpowiednie wyposażenie do prowadzenia tego typu imprezy, tj. sprzęt nagłaśniający wraz z oprawą muzyczną na cały czas trwania pikniku, 1 mikrofon bezprzewodowy oraz osobę obsługującą,
d) poczęstunek dla uczestników wydarzenia:
- kiełbasę – 2 sztuki kiełbasek (o łącznej gramaturze min. 250 g) na 1 uczestnika pikniku,
- kaszankę – 1 sztuka (min. 150 g) na 1 uczestnika pikniku,
- chleb – bez ograniczeń,
- ketchup – bez ograniczeń,
- musztarda – bez ograniczeń,
- ciasto typu jabłecznik min. 300 g na osobę.
Zamawiający wymaga, aby produkty wchodzące w skład poczęstunku były wydawane uczestnikom na podstawie bloczków/talonów na posiłki, za wyjątkiem produktów dostępnych bez ograniczeń. Zamawiający przygotuje i rozda uczestnikom pikniku bloczki/talony uprawniające do otrzymania poczęstunku.
e) opał, serwetki, patyki na kiełbasę, naczynia i sztućce wielokrotnego użytku lub jednorazowe ulegające kompostowaniu lub biodegradacji, w tym wykonane z biologicznych tworzyw sztucznych, spełniających normę EN 13432 lub EN 14995; Zamawiający wymaga, aby wszystkie naczynia i sztućce jednorazowe użyte do realizacji zamówienia posiadały umieszczony w sposób trwały i czytelny (przez wytłoczenie lub nadruk):
- symbol dopuszczenia do kontaktu z żywnością “ ”; dopuszcza się oznakowanie inne zgodne z rozporządzeniem (WE) nr 1935/2004;
- symbol informujący o biodegradowalności “ ”; dopuszcza się inne oznakowanie zgodne z przepisami np. Compostoble, kompostowalny, OK compost;
Zamawiający dopuszcza umieszczenie oznakowania jak wyżej na etykiecie opakowania. Zamawiający w trakcie realizacji zamówienia uprawniony jest do kontroli na miejscu wykonywania usługi spełnienia przez Wykonawcę ww. wymagań dotyczących oznakowania sztućców i naczyń jednorazowych.
f) serwis kawowy w ilości: kawa rozpuszczalna, kawa parzona, herbata czarna wraz z dodatkami: cukier, mleczko, cytryna, woda gazowana i niegazowana – bez ograniczeń, 20 l soku pomarańczowego, 20 l soku jabłkowego, słodkie przekąski, tj.: 100 g ciastek deserowych na osobę oraz 200 g cukierków w czekoladzie na osobę, słone przekąski typu paluszki 1 paczka 70 g na osobę,
g) animacje, które będą realizowane przez 2 animatorów przez cały czas trwania pikniku, tj.: malowanie buziek, zaplatanie warkoczyków, warsztaty plastyczne, gry i zabawy integracyjne dla wszystkich uczestników (dla dorosłych i dzieci) – Wykonawca zapewnia sprzęt i materiały niezbędne do przeprowadzenia animacji. Wykonawca do prowadzenia w/w animacji zobowiązany jest używać wyłącznie produktów atestowanych.
h) dmuchaną atrakcję dla dzieci tzw. „dmuchańca” typu zamek lub zjeżdżalnia o wymiarach minimalnych dł. 4m x szer. 4m dostępną przez cały czas trwania pikniku wraz z obsługą zapewniającą bezpieczeństwo w czasie jej użytkowania. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo użytkowników tej atrakcji.
- 4.2.
Zamawiający nie odpowiada za ewentualne szkody, powstałe w wyniku zachowań uczestników pikniku integracyjnego.
- 5.
Wykonawca zobowiązuje się do:
a) podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych ze względu na fakt, iż Zamawiający powierza Wykonawcy dane osobowe uczestników pikniku integracyjnego,
b) zapewnienia ubezpieczenia NNW, dla wszystkich uczestników na czas trwania pikniku w wariancie dostosowanym do specyfiki i charakteru imprezy integracyjnej w wysokości minimum 30 000,00 zł na osobę,
c) dostarczenia kopii polisy ubezpieczeniowej NNW najpóźniej na 2 dni robocze przed dniem realizacji pikniku integracyjnego,
d) zapewnienia co najmniej 1 osoby do obsługi paleniska/grilla, do której obowiązków będzie należało przygotowanie potraw, tj. kiełbasy i kaszanki i ich wydanie oraz wydanie pozostałego poczęstunku, o którym mowa w pkt 4 ppkt 4.1. lit. d) i f),
e) ponoszenia odpowiedzialności za przestrzeganie zasad dotyczących przygotowywania i wydawania poczęstunku zgodnie z wymogami i przepisami Sanepid-u oraz zasad wynikających z systemu HACCP, a także zapewnienia właściwej jakości zdrowotnej żywności,
f) ponoszenia wszelkiej odpowiedzialności za działania, które realizuje przy pomocy pracowników, współpracowników, osób za pomocą których wykonuje przedmiot zamówienia,
g) zapewnienia porządku i czystości podczas trwania pikniku oraz posprzątania terenu po jego zakończeniu (doprowadzenie terenu do stanu sprzed pikniku). Wykonawca zobowiązany jest zapewnić worki na odpady, z uwzględnieniem ich segregacji,
h) przedłożenia faktury w terminie do 7 dni roboczych od dnia zakończenia usługi.
- 6.
Kontrola
Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wizyty monitorującej w miejscu realizacji usługi, mającej na celu weryfikację prawidłowości realizacji zamówienia.
- 7.
Zamawiający informuje, że uczestnicy nie zgłosili potrzeby wsparcia w zakresie art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.
4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-08-31
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert:
4.3.1.) Sposób oceny ofert:
- 1.
Złożone oferty, które nie podlegają odrzuceniu, zostaną ocenione zgodnie z następującymi kryteriami i ich znaczeniem:
- 1.1.
Cena ofertowa brutto - Znaczenie procentowe kryterium: 60 procent, Maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za dane kryterium: 60 punktów,
- 1.2.
Doświadczenie animatorów - Znaczenie procentowe kryterium: 20 procent, Maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za dane kryterium: 20 punktów,
- 1.3.
Dodatkowe atrakcje - Znaczenie procentowe kryterium: 20 procent, Maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za dane kryterium: 20 punktów.
- 2.
Najniższa oferowana cena brutto otrzyma maksymalną ilość punktów w kryterium „Cena ofertowa brutto”. Każda kolejna wyższa cena otrzyma ilość punktów wyliczoną wg wzoru:
Pc – ilość punktów za kryterium cena
CN – najniższa cena ofertowa brutto
Cbo - cena ofertowa brutto badanej oferty
CN najniższa cena ofertowa brutto
Pc = --------------------------------------------------------- X 100 pkt
CBo cena ofertowa brutto badanej oferty
Uwagi:
- Cena oferty uwzględnia założone przez Wykonawcę realne wskaźniki wzrostu cen i nie podlega zmianie w okresie jej obowiązywania z zastrzeżeniem zmian, o którym mowa w projekcie umowy.
- 3.
Punktacja za kryterium „Doświadczenie animatorów” (Pd) będzie przyznawana na podstawie deklaracji złożonej w pkt 4 druku oferty (zał. nr 1A, 1B do SWZ) w następujący sposób:
a) Wykonawca na druku oferty winien podać imiona i nazwiska dwóch animatorów oraz liczbę imprez/wydarzeń plenerowych, w których wskazane osoby brały udział w charakterze animatorów dla dzieci w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert. Przez imprezy/ wydarzenia plenerowe Zamawiający rozumie: pikniki, eventy, festyny, imprezy integracyjne, imprezy tematyczne.
Dalsza cześć znajduje się w Rozdziale XXI SWZ.
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 60
Kryterium 2
4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.
4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie animatorów
4.3.6.) Waga: 20
Kryterium 3
4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.
4.3.5.) Nazwa kryterium: Dodatkowe atrakcje
4.3.6.) Waga: 20
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie