Zarządzanie Kwaterą w leśniczówce Czarne

Zamawiający określa następujące wymagania sprzętowo – aplikacyjne pozwalające na korzystanie z Platformy:
a) stały dostęp do sieci Internet;
b) posiadanie dowolnej i aktywnej skrzynki poczty elektronicznej (e-mail),
c) komputer z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows 7 (lub nowszym) albo Linux,
d)zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa - Platforma współpracuje z najnowszymi, stabilnymi wersjami wszystkich głównych przeglądarek internetowych (Internet Explorer 10+, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera),
e) włączona obsługa JavaScript oraz Cookies.

Stosownie do art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04 maja 2016 r., str. 1 – „RODO”) Zamawiający informuje, iż administratorem danych osobowych jest Nadleśnictwo Lubichowo z siedzibą 83-240 Lubichowo ul. Leśna 12. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem lubichowo@gdansk.lasy.gov.pl

Zakres podstawowych obowiązków Wykonawcy w ramach realizacji niniejszej umowy obejmuje w szczególności:
4.2.1. Opracowanie i realizacja strategii marketingowej uwzględniającej zastosowanie odpowiednich kampanii reklamowych, w tym kampanii w mediach społecznościowych, obejmujących co najmniej:
a) prowadzenie profilu Facebook Obiektu poprzez publikację materiałów (wpisów, zdjęć, filmów), co najmniej 3 razy w tygodniu,
b) prowadzenie profilu Obiektu na Instagramie, publikację materiałów (wpisów, zdjęć, filmów), co najmniej 3 razy w tygodniu,
c) Zamawiający dopuszcza publikację tych samych materiałów na platformie Facebook i Instagram,
d) aktualizacja informacji i materiałów zamieszczonych na stronie internetowej Obiektu,
e) stworzenie wzoru oferty pobytu w Obiekcie i przedstawienie jej do akceptacji Zamawiającego oraz wykorzystywania wzoru oferty przy pozyskiwaniu nowych klientów,
f) aktywne pozyskiwane nowych klientów w postaci wysyłania lub osobistego przekazywania odpowiednio spersonalizowanych ofert potencjalnym grupom docelowym – co najmniej 10 ofert w miesiącu – nie dotyczy przypadków, kiedy spodziewane obłożenie obiektu w trzech następnych miesiącach kalendarzowych określone na podstawie zadatkowanych rezerwacji, przekracza 60% miejsc noclegowych; Zamawiający zastrzega, że ponowne wysłanie oferty do tego samego podmiotu, do którego uprzednio skierowane ofertę, możliwe jest nie wcześniej niż po upływie 3 miesięcy, chyba że podmiot ten samodzielnie zwrócił się do Wykonawcy o ofertę przed upływem 3 miesięcy od wysłania oferty przez Wykonawcę,
g) przygotowanie i realizację kampanii reklamowych z wykorzystaniem narzędzi Meta Ads –w terminach i ilościach uzgodnionych z Zamawiającym (koszty Meta Ads po stronie Zamawiającego),
h) aktywne odpowiadanie na opinie zamieszczone w serwisach internetowych, nie później niż w terminie 2 dni od zamieszczenia opinii, poprzez wyrażenie podziękowania za opinie pozytywne i merytoryczne oraz kulturalne ustosunkowanie się do opinii neutralnych lub negatywnych.
Działania wymienione w niniejszym ustępie Wykonawca jest zobowiązany realizować w sposób zgodny z jak najlepszym interesem Zamawiającego, z poszanowaniem i ochroną jego wizerunku oraz wizerunku Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe.
4.2.2. Wykonawca przedstawia Zamawiającemu w trybie miesięcznym raporty z działalności marketingowej oraz ofertowej z wyszczególnieniem rodzaju i ilości podjętych działań oraz statystyki aktywności w mediach społecznościowych na podstawie raportów generowanych przez portale społecznościowe i Meta Ads. Dodatkowo, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić wysłane przez siebie oferty wraz z dowodem ich nadania do adresatów oferty (np. potwierdzenie nadania za pośrednictwem poczty elektronicznej).
4.2.3. Kompleksowe zarządzanie w zakresie spraw związanych z funkcjonalnością Obiektu, doborem wyposażenia, doborem niezbędnych rozwiązań organizacyjnych oraz wszelkich innych spraw mających wpływ na atrakcyjność Obiektu oraz koszty jego prowadzenia, dotyczących w szczególności:
a) przedkładania Zamawiającemu propozycji zmian w regulaminie funkcjonowania Obiektu, mających na celu optymalizację jego działania,
b) zgłaszania propozycji oraz pośrednictwa w kontraktowaniu i odbiorze dodatkowych usług dostępnych dla klientów w ramach pobytu w Obiekcie (np. spływy kajakowe, kuligi, masaże itp.),
c) obsługi systemu rezerwacji, pobytu gości, organizacji imprez okolicznościowych w systemie rezerwacji on-line Hotres,
d) przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
4.2.4. Kompleksowa organizacja pobytu gości w Obiekcie, w szczególności:
a) obsługa recepcji (rejestracja pobytu, pobranie płatności, wprowadzenie do pokoju, rozliczenie pobytu, bieżące monitorowanie oczekiwań, przyjmowanie skarg i reklamacji, uczestniczenie w wykwaterowaniu gości),
b) lustracja wynajmowanych pomieszczeń po zakończonym pobycie gości,
c) uczestnictwo w czynnościach przekazania i odbioru pomieszczenia kuchennego,
4.2.5. Nadzór i koordynacja pracy wykonywanej przez pracowników Zamawiającego lub podmiotu wybranego przez Zamawiającego do utrzymania porządku i czystości pokoi, pomieszczeń i urządzeń służących do wspólnego użytku korzystających z Obiektu.
4.2.6. Całodobowe reagowanie na sygnały alarmowe generowane przez system powołany przez Zamawiającego do ochrony Obiektu, zgodnie z przekazaną przez Zamawiającego instrukcją dotyczącą sytuacji awaryjnych.
4.2.7. Sprawowanie funkcji reprezentacyjnych, pozyskiwanie partnerów biznesowych i klientów, promowanie dobrego wizerunku Obiektu,
4.2.8. Ocena i doradztwo w zakresie funkcjonalnych, technicznych i organizacyjnych aspektów działania Obiektu,
4.2.9. Informowanie Zamawiającego, zgodnie z przekazaną przez Zamawiającego listą kontaktową, o pilnych oraz niezbędnych potrzebach remontowych, serwisowych lub awaryjnych wraz z określeniem szacowanego rozmiaru prac do wykonania, przy udziale pracownika Zamawiającego,
4.2.10. Przekazywanie Zamawiającemu informacji dotyczących zużycia powierzonych materiałów, w tym: wody butelkowanej, herbaty, kawy, środków higienicznych, środków chemicznych oraz informacji dot. artykułów będących na wyposażeniu poszczególnych pokoi oraz pomieszczeń, w tym kuchni, które uległy uszkodzeniu bądź zaginięciu – w trybie miesięcznym w formie raportu w formacie Excel.
4.2.11. Zlecanie i odbiór w porozumieniu z Zamawiającym, na podstawie zawartych przez niego umów:
a) usług: prania (pościeli i ręczników, firan, zasłon, pokrowców na materace, poduszek, kołder), sprzątania Obiektu,
b) usług cateringowych,
4.2.12. Składanie zapotrzebowania na zakup artykułów szybko zużywających się (higienicznych, biurowych itp.) do pracowników Zamawiającego zgodnie z przekazaną listą kontaktową, w terminie umożliwiającym prawidłowe działanie Obiektu,
4.2.13. Fiskalizacja przychodów w związku z funkcjonowaniem Obiektu, w szczególności przy użyciu kasy fiskalnej zarejestrowanej na Zlecającego, a także wystawiania faktur za pobyt w systemie informatycznym Lasów Państwowych (SILP),
4.2.14. Dostarczenie Zamawiającemu wszelkich niezbędnych informacji i dokumentów do rozliczenia kosztów działalności Obiektu – w szczególności wygenerowanie i przekazanie wskazanych przez Zamawiającego raportów z działalności Obiektu na koniec każdego miesiąca z programu do zarządzania Obiektem oraz raportów określonych w § 3 ust. 2 Umowy.
4.2.15. Zapewnienie niezbędnej ilości osób do obsługi Obiektu, tj. w szczególności:
a) obsługi recepcji na potrzeby zakwaterowania i wykwaterowania gości,
b) przekazania i odbioru Obiektu lub jego części grupom zorganizowanym,
c) obecności w Obiekcie Wykonawcy lub pracownika Wykonawcy podczas serwowania posiłków (w przypadku kolacji/uroczystych posiłków dla grup zorganizowanych, w tym grup pracowników Lasów Państwowych wymagana obecność do godziny 22),
d) pełnej dostępności osoby do kontaktu w trakcie pobytu gości i organizowanych imprez, przez co rozumie się obecność Wykonawcy lub pracownika Wykonawcy w Obiekcie lub pozostawanie pod udostępnionym gościom numerem telefonu oraz niezwłoczne reagowanie na zgłaszane przez gości problemy, w tym w razie takiej konieczności – przyjazd do obiektu w ciągu godziny od zgłoszenia. Na potrzeby socjalne Wykonawcy związane z realizacją niniejszej umowy, Zamawiający udostępnia nieodpłatnie pokój nr 8 w Obiekcie.
4.2.16. Przejęcie odpowiedzialności za majątek ruchomy znajdujący się w Obiekcie na podstawie protokołu przekazania oraz ponoszenie odpowiedzialności finansowej za utratę lub uszkodzenie tego majątku w przypadku winy Wykonawcy w nienależytym nadzorze.
4.2.17. Nadzór nad wypożyczaniem przez gości obiektu rowerów, łódek, kajaków i SUP-ów zgodnie z zasadami obowiązującymi w Obiekcie oraz naliczanie opłat z tytułu wypożyczenia.
4.2.18. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać niniejszą Umowę z najwyższą, profesjonalną starannością wymaganą od osób zawodowo trudniących się czynnościami określonymi w ust. 1 – 17 powyżej, a w szczególności:
a) będzie wykonywał niniejszą Umowę, kierując się szeroko pojętym interesem Zamawiającego, zachowując lojalność wobec Zamawiającego,
b) będzie informował niezwłocznie Zamawiającego o wszelkich okolicznościach istotnych dla wykonania niniejszej Umowy,
c) będzie informował niezwłocznie Zamawiającego o wszelkich przypadkach naruszenia jego interesu lub zagrożeniu powstania takiego naruszenia,
d) nie będzie podejmował jakichkolwiek czynności, które mogłyby spowodować niewykonanie lub nienależyte wykonanie niniejszej Umowy,
e) będzie wykonywał Umowę w sposób zgodny z regulacjami obowiązującymi u Zamawiającego, dotyczącymi funkcjonowania Obiektu i zasad pobytu w Obiekcie.
4.2.19. Postanowienia zawarte w pktt. 4.2.18 powyżej mają również odpowiednie zastosowanie do wszelkich osób, które w imieniu Wykonawcy będą realizować niniejszą Umowę.
4.2.20. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działania osób, którym powierzy wykonanie w swoim imieniu realizacji obowiązków wynikających z Umowy.
4.2.21. W celu realizacji szczegółowego Przedmiotu umowy, Zamawiający zapewnia Wykonawcy sprzęt i oprogramowanie niezbędne do funkcjonowania Obiektu (m.in. komputer, telefon komórkowy, drukarka, skaner).

W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia z postępowania, o których mowa w pkt 7. oraz w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt 8. Wykonawca będzie obowiązany przedstawić Zamawiającemu następujące oświadczenia i dokumenty (w terminach wskazanych w niniejszej SWZ):
a) Aktualne na dzień składania ofert oświadczenie Wykonawcy potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia (załącznik nr 2 do SWZ),
b) zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności,
c) zaświadczenie albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności,
d) informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie:
(a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 PZP,
(b) art. 108 ust. 1 pkt 4 PZP, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego,
- sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem,
e) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 PZP, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w:
(a) art. 108 ust. 1 pkt 3 PZP,
(b) art. 108 ust. 1 pkt 4 PZP, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
(c) art. 108 ust. 1 pkt 5 PZP, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
(d) art. 108 ust. 1 pkt 6 PZP,
(e) art. 109 ust. 1 pkt 1 PZP, odnośnie do naruszenia obowiązków dotyczących płatności podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2025 r. poz. 707),
(f) art. 109 ust. 1 pkt 5, 7-10 PZP.

- (wzór oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 PZP w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania stanowi Załącznik nr 5 do SWZ).
f) odpis lub informacje z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4) PZP, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji,

W przypadku oferty wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum):
a) w formularzu oferty należy wskazać firmy (nazwy) wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
b) oferta musi być podpisana w taki sposób, by wiązała prawnie wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Osoba podpisująca ofertę musi posiadać umocowanie prawne do reprezentacji. Umocowanie musi wynikać z treści pełnomocnictwa załączonego do oferty – treść pełnomocnictwa powinna dokładnie określać zakres umocowania;
c) oświadczenie składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnienie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia składane na załączniku nr 2 powinno zostać złożone wraz z ofertą pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej.
d) dokumenty, o których mowa w pkt 10.1. lit. b-f obowiązany będzie złożyć każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
e) wszyscy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia będą ponosić odpowiedzialność solidarną za wykonanie umowy
f) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wyznaczą spośród siebie Wykonawcę kierującego (lidera), upoważnionego do zaciągania zobowiązań, otrzymywania poleceń oraz instrukcji dla i w imieniu każdego, jak też dla wszystkich partnerów;
g) Zamawiający może w ramach odpowiedzialności solidarnej żądać wykonania umowy w całości przez lidera lub od wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia łącznie lub każdego z osobna.