Usługa cateringowa na potrzeby konferencji The European Conference PHYSICS OF MAGNETISM (PM' 26).

Zamawiający będzie się komunikował z Wykonawcami przy użyciu Platformy e=zamowienia https://ezamowienia.gov.pl (zwanej dalej: Platformą).

Składanie Zamawiającemu ofert i dokumentów składanych wraz z ofertą w niniejszym postępowaniu (a także ich wycofywanie) dopuszczone jest wyłącznie za pomocą Platformy.
Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert i dokumentów składanych wraz z ofertą, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych na Platformie w zakładce „Formularze” („Formularz do komunikacji”). Formularze do komunikacji umożliwiają dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).

Szczegółowe informacje zostały zawarte w SWZ.

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w niniejszym postępowaniu musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia, dostępnej na stronie https://ezamowienia.gov.pl (zwanej dalej „Platformą”). Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki użytkowania Platformy określa Regulamin korzystania z Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie Platformy.
2. Składanie Zamawiającemu ofert i dokumentów składanych wraz z ofertą w niniejszym postępowaniu (a także ich wycofywanie) dopuszczone jest wyłącznie za pomocą Platformy e-zamówienia.
3. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert i dokumentów składanych wraz z ofertą, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych na Platformie w zakładce „Formularze” („Formularz do komunikacji”). Formularze do komunikacji umożliwiają dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).
W przypadku braku możliwości komunikacji przez Platformę dopuszczona jest komunikacja przy użyciu poczty elektronicznej, tj. Zamawiający może przekazać korespondencję na adres e-mail Wykonawcy podany w ofercie, a Wykonawca na adres e-mail Zamawiającego: ezamowienia@ifmpan.poznan.pl.
4. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowanie) musi być zgodny
z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 poz. 2452) (dalej: rozporządzenie w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych).
5. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 poz. 773) (dalej: rozporządzenie w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności), z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy wyżej wymienione regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania.
6. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w języku polskim (lub w języku obcym wraz z tłumaczeniem na język polski) i składa w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
7. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca składał Zamawiającemu dokumenty:
- w formacie „pdf” – podpisane wyłącznie za pomocą formatu PAdES (typ wewnętrzny),
- w formacie innym niż „pdf” – podpisane za pomocą formatu XAdES (typ zewnętrzny).
Podpisane dokumenty „pdf” w formacie PAdES i/lub dokumenty w innych formatach wraz z plikami podpisu XAdES Wykonawca przekazuje Zamawiającemu za pośrednictwem Platformy.
8. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych jako załączniki pojedynczego formularza za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 25 MB.
9. Maksymalny łączny rozmiar plików stanowiących ofertę lub składanych wraz z ofertą wynosi 250 MB.
10. Rozmiar podpisanego dokumentu nie może przekraczać 10 MB (10485760 B).
Szczegółowe wymagania zostały opisane w SWZ.

Przedmiotem zamówienia jest usługa cateringowa na potrzeby konferencji The European Conference PHYSICS OF MAGNETISM 2026 (PM'26).
Podana w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia ilość:
• przerwy kawowe – usługa realizowana dla 380 osób przez 5 dni,
• dania obiadowe – 2050 sztuk (ilość łączna w ciągu 5 dni),
• catering na uroczystej kolacji – usługa realizowana dla 380 osób,
jest ilością maksymalną i może ulec zmniejszeniu w zależności od ilości osób, które będą uczestniczyć w konferencji.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w Załączniku nr 1 do SWZ.

Zamawiający przewiduje opcję zmniejszającą zamówienie w następującym zakresie:
• przerwy kawowe – zmniejszenie zamówienia o usługę dla maksymalnie 100 osób (zakres zamówienia z uwzględnieniem opcji: usługa dla 280-380 osób),
• dania obiadowe – zmniejszenie zamówienia o maksymalnie 800 sztuk obiadów (zakres zamówienia z uwzględnieniem opcji: 1250-2050 obiadów),
• catering na uroczystej kolacji – zmniejszenie zamówienia o usługę dla maksymalnie 100 osób (zakres zamówienia z uwzględnieniem opcji: usługa dla 280-380 osób).
Zamawiający najpóźniej 15 czerwca 2026 roku przekaże Wykonawcy pisemne oświadczenie o ostatecznym zakresie zamówienia.

1. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie następującego kryterium oceny ofert: P=C+S.
2. Sposób oceny ofert:
Ofertom w trakcie oceny będą przyznawane punkty w każdym kryterium oceny ofert a następnie sumowane wg wzoru:
3. Sposób przyznawania punktów:
3.1. w kryterium cena C (waga: 95%, maksymalna ilość punktów do zdobycia: 95 pkt.): Zamawiający przyznaje punkty z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, wg następującego wzoru: C=Cn/Cbo x 95 pkt., gdzie:
– Cn oznacza najniższą cenę ofertową spośród badanych ofert,
– Cbo oznacza cenę ofertową badanej oferty.
3.2. w kryterium „kryterium społeczne” S (waga 5%, maksymalna ilość punktów do zdobycia – 5 pkt.):
Zamawiający przyzna punkty wyłącznie w sytuacji, gdy Wykonawca zatrudni przy realizacji niniejszego zamówienia w pełnym wymiarze czasu pracy, określonym przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277, 807, 1423, 1661, z 2026 r. poz. 25) oraz przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 913, 1301, 1665, 1746, z 2026 r. poz. 26), co najmniej jedną osobę niepełnosprawną zgodnie z definicją osoby niepełnosprawnej zawartą w wymienionej wyżej ustawie. Punkty będą przyznawane według następujących zasad: zatrudnienie 1 osoby – 2 punkty, 2 osób – 3 punkty, 3 i więcej osób – 5 punktów. Za zatrudnienie osoby niepełnosprawnej będzie uznawane również skierowanie do wykonywania zadań związanych z realizacją niniejszego zamówienia osoby niepełnosprawnej, która już jest u Wykonawcy zatrudniona.
Zamawiający oceni spełnianie tego kryterium na podstawie oświadczenia Wykonawcy zawartego w ofercie. Na wezwanie Zamawiającego Wykonawca ma obowiązek przedłożyć Zamawiającemu aktualny wykaz osób niepełnosprawnych zatrudnionych u Wykonawcy wykonujących czynności związane z realizacją zamówienia wraz z informacją o wymiarze czasu pracy, w jakim osoby niepełnosprawne są zatrudnione.
4. Maksymalna ilość punktów do zdobycia wynosi 100 pkt.
5. Zamawiający oceni i porówna oferty niepodlegające odrzuceniu, złożone przez Wykonawców niepodlegających wykluczeniu z postępowania.

1.1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym – Zamawiający nie określa w tym zakresie warunku, 1.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej – Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał aktualne zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w ramach organizowanych przyjęć, wydawane w oparciu o przepisy ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 2151), tj. zezwolenia: • na sprzedaż napojów zawierających do 4,5% zawartości alkoholu oraz piwa, • na sprzedaż napojów zawierających powyżej 4,5% do 18% alkoholu (z wyjątkiem piwa). Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą wykazać, że powyższy warunek spełniają łącznie, tj. zezwolenie musi posiadać co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. 1.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej – Zamawiający wymaga, aby Wykonawca był ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę co najmniej 200 000,00 PLN. 1.4. zdolności technicznej lub zawodowej – Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał (a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również należycie wykonuje) 2 usługi o charakterze rodzajowo podobnym do przedmiotu zamówienia, tj. świadczenie usług cateringowych wraz z obsługą w czasie konferencji/szkoleń/spotkań dyplomatycznych/spotkań biznesowych itp., dla co najmniej 300 osób, o wartości minimum 150 000,00 PLN netto każda. Zamawiający przez usługę rozumie usługę o charakterze rodzajowo podobnym do przedmiotu zamówienia w ramach jednej umowy, bez względu na czas jej trwania. W przypadku usług rozliczanych w innej walucie niż w polskich złotych (PLN) przeliczenia waluty na polskie złote (PLN) należy dokonać wg tabeli kursów średnich opublikowanych przez Narodowy Bank Polski (NBP) w dniu opublikowania ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli przynajmniej jeden z Wykonawców spełni wymagany warunek.

1. Oświadczenie Wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 roku o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1714) z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty lub oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – wzór stanowi Załącznik nr 4 do SWZ.
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie składa oświadczenie wymienione w zdaniu poprzednim.
2. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i  Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzona nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, o ile Wykonawca nie wskazał w formularzu oferty (lub innym dokumencie) danych umożliwiających dostęp do dokumentów rejestrowych Wykonawcy, które Zamawiający może uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych. Dokument wymieniony w zdaniu poprzednim składa każdy
z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz podmiot udostępniający zasoby.
3. Oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania i spełniania warunków udziału w postępowaniu – wzór stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.

1. Aktualne zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, w ramach organizowanych przyjęć, wydawane w oparciu o przepisy ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości
i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 2151), tj. zezwolenia:
• na sprzedaż napojów zawierających do 4,5% zawartości alkoholu oraz piwa,
• na sprzedaż napojów zawierających powyżej 4,5% do 18% alkoholu (z wyjątkiem piwa).
2. Wykaz usług (zgodnie z warunkiem określonym w punkcie 9.1.4. SWZ wymagane są dwie usługi o charakterze rodzajowo podobnym do przedmiotu zamówienia, tj. świadczenie usług cateringowych wraz z obsługą w czasie konferencji/szkoleń/spotkań dyplomatycznych/spotkań biznesowych itp.,
dla co najmniej 300 osób, o wartości minimum 150 000,00 PLN netto każda wykonanych (a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych) w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami,
o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich
3 miesięcy.
3. Dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzenia działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia – zgodnie z warunkiem określonym w punkcie 9.1.3 SWZ wymagane jest ubezpieczenie na kwotę co najmniej 200 000,00 PLN.

1. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (lub odpowiadającego im dokumentu wystawionego w kraju siedziby Wykonawcy, innym niż Rzeczypospolita Polska), sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem składania ofert, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, o ile Wykonawca nie wskazał w formularzu oferty (lub innym dokumencie) danych umożliwiających dostęp do dokumentów rejestrowych Wykonawcy, które Zamawiający może uzyskać za pomocą bezpłatnych
i ogólnodostępnych baz danych – w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy, w szczególności podpisująca dokumenty w niniejszym postępowaniu, jest umocowana do reprezentowania Wykonawcy.
Dokument wymieniony w zdaniu poprzednim składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz Podmiot udostępniający zasoby.
2. Pełnomocnictwo upoważniające do podpisania oferty, o ile umocowanie do dokonania przedmiotowej czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych. Dokument wymieniony w zdaniu poprzednim składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
Jeżeli w imieniu Podmiotu udostępniającego zasoby działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w pkt. 15.9.2, należy przedłożyć pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania podmiotu udostępniającego zasoby.
Pełnomocnictwa składane są w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z dokumentem rejestracyjnym. Zamawiający dopuszcza pełnomocnictwa w formie elektronicznej sporządzone przez notariusza.
3. Pełnomocnictwo dla Pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
Pełnomocnictwa składane są w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z dokumentem rejestracyjnym. Zamawiający dopuszcza pełnomocnictwa w formie elektronicznej sporządzone przez notariusza.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy występujący wspólnie ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia.
3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu z postępowania.
4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
5. W przypadku oferty składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego do oferty należy załączyć dokument ustanawiający Pełnomocnika do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo musi być sporządzone w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. Zamawiający dopuszcza pełnomocnictwo w formie elektronicznej sporządzone przez notariusza. Wszelka korespondencja prowadzona będzie z Pełnomocnikiem.
6. Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
7. Każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wraz z ofertą składa oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału
w postępowaniu. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw wykluczenia z postępowania i spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje brak podstaw wykluczenia i spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
8. Dokumenty i oświadczenia, jakie składają Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zostały opisane w pkt. 10 oraz 15.9 SWZ.
9. W przypadku oferty składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego ofertę składa (podpisuje) Pełnomocnik w imieniu wszystkich Wykonawców. Na pierwszej stronie formularza oferty należy wpisać informacje dotyczące wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
10. Jeżeli została wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

1. Zakazane są istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, z wyjątkiem zmian określonych w art. 455 ustawy lub których wystąpienie Zamawiający przewiduje, w tym:
1.1. w przypadku zmiany danych podmiotowych Wykonawcy lub Zamawiającego (np. w wyniku przekształcenia, przejęcia itp.);
1.2. zmiany w zakresie wynagrodzenia z przyczyn niemożliwych wcześniej do przewidzenia lub, jeżeli zmiany te są korzystne dla Zamawiającego, a w szczególności gdy Wykonawca zaproponuje upusty;
1.3. w przypadku urzędowej zmiany stawki VAT nastąpi zmiana ceny proporcjonalnie do zmiany stawki VAT, tak w przypadku podwyżki jak i obniżki. Zmiana ceny wymaga udokumentowania przez Wykonawcę. Wartość umowy zmienia się odpowiednio. Zmiana wynagrodzenia będzie dotyczyła wynagrodzenia za część usług wykonywanych po dacie wejścia w życie przepisów stanowiących o zmianie stawki VAT, pod warunkiem, że zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.
1.4. w sytuacji wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, a w związku z nimi wystąpi konieczność wprowadzenia zmian do umowy, zaś zmiany te są korzystne dla Zamawiającego i zostaną zaakceptowane przez Wykonawcę;
1.5. zmianę terminów realizacji przedmiotu zamówienia z przyczyn niezależnych od Wykonawcy lub Zamawiającego, w przypadku okoliczności wystąpienia Siły Wyższej lub z powodu działania osób trzecich, które to przyczyny każda ze Stron musi udokumentować;
1.6. w przypadku zmiany sposobu wykonania Przedmiotu umowy w sytuacji, gdy Wykonawca zrezygnuje z Podwykonawcy lub dokona zmiany Podwykonawcy.
2. Zmiana postanowień zawartej Umowy może nastąpić na wniosek każdej ze Stron.