Dostawa materiałów promocyjnych do Urzędu Miejskiego w Białymstoku w roku 2026

W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem Platformy zakupowej https://miastobialystok.ezamawiajacy.pl/, zwanej dalej „Platformą”, przez co należy rozumieć narzędzie umożliwiające realizację procesu związanego z udzielaniem zamówień publicznych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, służące w szczególności do przekazywania ofert, oświadczeń i dokumentów.

I. Wymagania techniczne:
1. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo- aplikacyjne, umożliwiające pracę na Platformie, tj.:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
2) komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;
3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;
4) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.
2. Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych, tj. plików o wielkości do 2 GB w txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, tsl, xmlsig, xades, pades, cades, asic, asics, sig, xmlenc, dxf, ath, prd.
3. Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych, tj.: plik załączony przez Wykonawcę na Platformie i zapisany, widoczny jest na Platformie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert.
4. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z Głównym Urzędem Miar, który udostępnia poprzez Internet usługę umożliwiającą synchronizację czasu w systemach komputerowych z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce.
II. Wymagania organizacyjne:
1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem: https://miastobialystok.ezamawiajacy.pl/ poprzez kafelek „Wiadomości” kierujący do modułu korespondencji.
2. Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem: https://miastobialystok.ezamawiajacy.pl poprzez kafelek „Wiadomości”. Za datę przekazania zaświadczeń oraz informacji przyjmuje się datę ich wysłania poprzez kafelek „Wiadomości” kierujący do modułu korespondencji. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie oraz Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od Wykonawcy.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, str. 1 z 2016 r., sprost. Dz. Urz. UE. L 127, str. 2 z 2018 r.) (w skrócie „RODO”), informuję, że:
1. Administratorem danych jest Prezydent Miasta Białegostoku, Urząd Miejski w Białymstoku, ul. Słonimska 1, 15-950 Białystok;
2. W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z inspektorem ochrony danych: Urząd Miejski w Białymstoku, ul. Słonimska 1, 15-950 Białystok, tel. 85 879 79 79, e-mail: bbi@um.bialystok.pl;
3. Pani/Pana dane przetwarzane będą w celu przeprowadzenia zamówienia publicznego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz w celu zawarcia umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane:
1) przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia (jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza 4 lata, okres przechowywania dokumentacji obejmuje cały okres obowiązywania umowy) - zgodnie z art. 78 ust. 1 i 4 ustawy Pzp;
2) przez okres 5 lat liczonych od końca roku, w którym postępowanie zostanie zakończone – w przypadku dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia;
3) przez okres 10 lat liczonych od końca roku, w którym umowa zostanie zrealizowana – w przypadku umów zwartych w postępowaniu o udzielenie zamówienia;
4) w przypadku postępowań finansowanych ze środków unijnych przez czas trwania projektu;
5. Pani/Pana dane będą udostępniane podmiotom, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 ustawy Pzp oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych na mocy art. 28 ust. 3 RODO;
6. Przysługuje Pani/Panu prawo do:
1) prawo do dostępu do danych, na zasadach określonych w art. 15 RODO;
2) prawo do sprostowania danych, na zasadach określonych w art. 16 RODO;
3) prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), na zasadach określonych w art. 17 RODO;
4) prawo do ograniczenia przetwarzania, na zasadach określonych w art. 18 RODO.
7. Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
8. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
9. Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów promocyjnych do Urzędu Miejskiego w Białymstoku w 2026 r. Zakres zamówienia obejmuje dostawę - CZĘŚĆ I ZAMÓWIENIA:
1) Zakładka do książek/ linijka z karteczkami samoprzylepnymi - 1000 szt.
2) Notatnik A5 ze zdjęciem - 400 szt.
3) Notatnik A6 wyrywane kartki - 500 szt.
4) Notatnik A5 wyrywane kartki - 500 szt.
5) Notatnik A4 wyrywane kartki - 500 szt.
6) Teczka firmowa - 1000 szt.
7) Torba bawełniana - 1250 szt.
8) Torba jutowa - 600 szt.
9) Odblaskowa torba na zakupy - 600 szt.
10) Worek sportowy - 1250 szt.
11) Plecak typu wlk - 500 szt.
12) Saszetka, nerka sportowa - 300 szt.

1. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska największą ilość punktów za kryterium oceny ofert.
2. Jeżeli nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą oferować cen wyższych niż zaoferowane
w uprzednio złożonych przez nich ofertach.
3. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
4. Niedopuszczalne jest prowadzenie między Zamawiającym a Wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z uwzględnieniem art. 223 ust. 2 ustawy Pzp dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści.
5. Zamawiający poprawia w tekście oferty omyłki na podstawie art. 223 ust. 2 ustawy Pzp, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów promocyjnych do Urzędu Miejskiego w Białymstoku w 2026 r. Zakres zamówienia obejmuje dostawę - CZĘŚĆ II ZAMÓWIENIA:
1) Pamięć przenośna (Pendrive) - 500 szt.
2) Poduszka podróżna z pianki - 350 szt.
3) Metalowy, automatyczny długopis - 1000 szt.
4) Ołówek drewniany - 1500 szt.
5) Taśma poliestrowa lub satynowa (smycz) - 1500 szt.
6) Smycz sznurkowa wg indywidualnego projektu Wykonawcy - 1000 szt.
7) Brelok do kluczy I - 1350 szt.
8) Brelok do kluczy II - 1000 szt.
9) Brelok z chusteczką do okularów - 250 szt.
10) Brelok z latarką - 300 szt.
11) Składana szczotka do włosów z lusterkiem - 300 szt.
12) Podajnik taśmy do notatek - 400 szt.
13) Kartonowe pudełko z karteczkami samoprzylepnymi - 300 szt.
14) Komplet 6 kredek świecowych - 600 szt.
15) Płaszcz przeciwdeszczowy/foliowe ponczo - 700 szt.
16) Ręcznik szybkoschnący z mikrofibry z pokrowcem - 350 szt.
17) Parasolka automatyczna składana - 250 szt.
18) Brązowy miś pluszowy - 700 szt.
19) Ładowalna i regulowana latarka czołowa - 250 szt.

1. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska największą ilość punktów za kryterium oceny ofert.
2. Jeżeli nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą oferować cen wyższych niż zaoferowane
w uprzednio złożonych przez nich ofertach.
3. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
4. Niedopuszczalne jest prowadzenie między Zamawiającym a Wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z uwzględnieniem art. 223 ust. 2 ustawy Pzp dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści.
5. Zamawiający poprawia w tekście oferty omyłki na podstawie art. 223 ust. 2 ustawy Pzp, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów promocyjnych do Urzędu Miejskiego w Białymstoku w 2026 r. Zakres zamówienia obejmuje dostawę - CZĘŚĆ III ZAMÓWIENIA:
1) Bidon na wodę z pokrowcem - 300 szt.
2) Kubek z grafiką - 400 szt.
3) Czerwona ceramiczna filiżanka ze spodkiem - 300 szt.
4) Biała porcelanowa filiżanka do espresso - 350 szt.
5) Termos/Kubek termiczny ze stali nierdzewnej - 150 szt.
6) Porcelanowy kubek z łyżeczką z bambusową pokrywką - 350 szt.
7) Kubek turystyczny - 600 szt.
8) Karton fasonowy z okienkiem - 200 szt.
9) Torba papierowa średnia koloru białego - 1000 szt.
10) Torba papierowa duża koloru białego - 1000 szt.

1. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska największą ilość punktów za kryterium oceny ofert.
2. Jeżeli nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą oferować cen wyższych niż zaoferowane
w uprzednio złożonych przez nich ofertach.
3. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
4. Niedopuszczalne jest prowadzenie między Zamawiającym a Wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z uwzględnieniem art. 223 ust. 2 ustawy Pzp dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści.
5. Zamawiający poprawia w tekście oferty omyłki na podstawie art. 223 ust. 2 ustawy Pzp, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów promocyjnych do Urzędu Miejskiego w Białymstoku w 2026 r. Zakres zamówienia obejmuje dostawę - CZĘŚĆ IV ZAMÓWIENIA:
1) Zestaw małego kucharza – 700 szt.
2) Koszulka męska typu polo – 200 szt.
3) Koszulka damska typu polo – 150 szt.
4) Czapka basebollowa – 600 szt.
5) Bluza z kapturem typu „kangurka” – 70 szt.
6) Kurtka typu bomberka w baseballowym stylu – 70 szt.

1. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska największą ilość punktów za kryterium oceny ofert.
2. Jeżeli nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą oferować cen wyższych niż zaoferowane
w uprzednio złożonych przez nich ofertach.
3. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
4. Niedopuszczalne jest prowadzenie między Zamawiającym a Wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z uwzględnieniem art. 223 ust. 2 ustawy Pzp dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści.
5. Zamawiający poprawia w tekście oferty omyłki na podstawie art. 223 ust. 2 ustawy Pzp, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty).
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w celu potwierdzenia, że Wykonawca nie
podlega wykluczeniu:
- oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (na lub wg załącznika nr 3 do SWZ) - składa każdy Wykonawca do oferty.