Usługi pośrednictwa sprzedaży usług medycznych wykonywane za pośrednictwem funkcjonującej, zewnętrznej platformy internetowej umożliwiającej rezerwację usług medycznych, udostępnianej przez wykonawcę

Podstawa prawna - art. 305 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych
Warunki udzielenia zamówienia:
Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, jeżeli (…)
2) w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie podstawowym nie złożono żadnej oferty albo wszystkie oferty zostały odrzucone na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 art. 226 ust. 1 pkt 2 lub 5, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione.
Podstawa faktyczna
W postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie podstawowym, numer sprawy: DIG.290.3.2026, nie złożono żadnej oferty, w związku z czym postępowanie zostało unieważnione.
Pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione. Przedmiotowe postępowanie jest o wartości mniejszej niż progi unijne określone na podstawie art. 3 ustawy Pzp.

Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje:
Definicje: Specjalista – lekarz, lekarz dentysta, psycholog, rehabilitant, położna, dietetyk, terapeuta lub inna osoba nie wymieniona powyżej wykonująca czynności w zakresie świadczeń zdrowotnych, świadcząca usługi zdrowotne i medyczne.
Użytkownik – osoba korzystająca z Platformy do Rejestracji Pacjentów.
1. Kalendarz wizyt:
1) 1) Automatyczna publikacja grafiku usług medycznych i zdrowotnych pobieranego z HIS Zamawiającego z możliwością dokonywania rezerwacji terminu wykonania usługi.
2) Rezerwacja terminu usługi możliwa jest do realizacji poprzez Internet i dedykowane Call Center Wykonawcy,
3) Dostęp przez stronę internetową i dedykowaną aplikację mobilną do korzystania z funkcjonalności udostępnionych w ramach kalendarza wizyt (zarówno Zamawiający jak i Użytkownik),
4) Możliwość odwołania lub przełożenia terminu wykonania usługi za pośrednictwem strony internetowej, aplikacji mobilnej lub dedykowanego Call Center Wykonawcy, ze skutkiem przeniesienia zmian do systemu HIS Zamawiającego,
5) Możliwość umówienia terminu realizacji usługi bez zakładania konta Użytkownika,
6) Informacja o dostępności pierwszego wolnego terminu wykonania usługi,
7) Zamawiający przewiduje 20 grafików z możliwością zwiększenia ilości o maksymalnie 30 dodatkowych grafików w ramach prawa opcji.
2. Wyszukiwarka: Możliwość określenia parametrów wyszukiwania rezerwacji usługi minimum poprzez wskazanie: rodzaju badania, specjalisty, przedziału czasowego.
3. Profil specjalisty:
1) Możliwość edycji profilu przez Zamawiającego, w tym poprzez zamieszczanie zdjęć i innych informacji.
2) Zakres prezentowanych informacji:
a) Imię i nazwisko Specjalisty,
b) Zakres specjalizacji,
c) Zakres oferowanych usług / badań,
d) Tryb wizyty (stacjonarna, teleporada lub online),
e) Informacja o lokalizacji gabinetu (adresie) wraz z mapą graficzną (pinezka),
f) Informacja o cenie oferowanych usług / badań,
g) Kalendarz z terminarzem wolnych wizyt Specjalisty,
h) Informacja o ocenie i opiniach innych Użytkowników,
i) Notatka biograficzna Specjalisty
4. Telefoniczna rejestracja Użytkowników:
1) Możliwość rezerwowania terminu wizyty u Zamawiającego z wykorzystaniem dedykowanego Call Center Wykonawcy.
2) Call Center dostępne dla Użytkowników minimum od poniedziałku do piątku w godzinach od 9 do 18.
5. Statystyki: Dostęp do statystyk dotyczących statusu realizacji usług świadczonych przez Zamawiającego z wykorzystaniem Platformy Sprzedażowej ;
6. Ochrona danych osobowych : W zakresie danych osobowych Użytkowników Platformy Wykonawca przetwarza dane jako
niezależny administrator danych osobowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności RODO.
Zamawiający nie przekazuje Wykonawcy danych osobowych pacjentów w celu ich przetwarzania w imieniu Zamawiającego.
Wykonawca odpowiada samodzielnie za zgodność z przepisami prawa przetwarzania danych osobowych Użytkowników
Platformy, w tym za posiadanie właściwej podstawy prawnej przetwarzania danych oraz realizację obowiązków
informacyjnych wobec Użytkowników.
7. Komunikacja z Użytkownikami : 1) Wykonawca zapewnia komunikację z Użytkownikami minimum w zakresie :
a) wysyłki informacji SMS na podany przez Użytkownika numer telefonu. Wiadomości mogą zawierać informację o terminie wizyty i jej miejscu lub prośbę o opinię po wizycie.
b) Wysyłki informacji e-mail na podany przez Użytkownika adres e-mail. Wiadomości mogą zawierać informację o terminie wizyty i jej miejscu lub prośbę o opinię po wizycie.
2) Komunikacja z Użytkownikiem odbywa się na podstawie udzielonej zgody przez osobę w odniesieniu, do której komunikacja ma mieć miejsce,
3) Zamawiający nie jest nadawcą tych komunikatów oraz nie decyduje o treści, częstotliwości ani podstawie prawnej komunikacji prowadzonej przez Wykonawcę z Użytkownikami za pośrednictwem Platformy.
4) Wykonawca odpowiada za podstawę prawną komunikacji,
5) Wykonawca zapewnia nielimitowaną ilość bezpłatnych wiadomości SMS i e-mail (minimum 80 znaków)
6) Wykonawca zapewnia Zamawiającemu możliwość konfiguracji wybranych treści powiadomień i komunikatów wysyłanych do Użytkowników
8. Współpraca z systemami i aplikacjami Zamawiającego: 1) Dwukierunkowa integracja kalendarza wizyt oferowanej Platformy sprzedażowej z HIS Zamawiającego, tj. z systemem LabBit.
2) Platforma sprzedażowa automatycznie synchronizuje swój kalendarz wizyt z kalendarzem HIS Zamawiającego.
Autoryzacja wykonywana jest z wykorzystaniem zmiennego klucza bezpieczeństwa lub tokenu. Z chwilą synchronizacji danych dotyczących wizyty do systemu HIS Zamawiającego, Zamawiający przetwarza te dane jako odrębny administrator danych osobowych, wyłącznie w celu realizacji świadczenia zdrowotnego.
3) Wykonawca zapewnia, że dane przetwarzane poprzez Platformę Sprzedażową są przechowywane na serwerach na terenie UE
4) Wykonawca zapewnia rozwiązania pozwalające zabezpieczyć współpracę Platformy Sprzedażowej z systemem LabBit
przed ewentualnymi konfliktami terminów usług
9. Język narzędzia: Wykonawca zapewnia możliwość wyboru języka platformy min. Język polski i język angielski (opcjonalnie)
10. Obszar specjalizacji: Platforma sprzedażowa oferenta dedykowana dla branży medycznej
11. Serwis: Dostępność serwisu: poniedziałek-piątek w godz. min. 9:00-18:00.
Reakcja serwisu: na telefon, mail
12. Czas trwania umowy: 24 miesiące od daty podpisania umowy, rozpoczęcie realizacji usługi do 7 dni od daty podpisania umowy Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Formularz szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, który stanowi treść oferty i nie podlega uzupełnianiu (załącznik nr 2 do SWZ).
Zamówienie powinno być realizowane z należytą starannością, zgodnie ze wszystkimi wymaganiami zawartymi w SWZ i ewentualnymi informacjami dla Wykonawców.
Oferta musi być jednoznaczna i kompleksowa, tj. obejmować cały przedmiot zamówienia.
Stosownie do dyspozycji art. 95 ust. 1 ustawy Pzp Zamawiający wymaga, aby Wykonawca i podwykonawca (w przypadku powierzenia podwykonawcy wykonania części zamówienia) przy realizacji przedmiotu zamówienia, zatrudniał na podstawie stosunku pracy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy osoby wykonujące prace w zakresie: a. udzielania Pacjentom pełnych, poprawnych informacji w zakresie oferowanych przez Platformę usług, b. przyjmowania zleceń i zgłoszeń dotyczących bieżącej współpracy z Zamawiającym, błędów i awarii.
Realizując powyższy obowiązek Wykonawca winien złożyć w Formularzu ofertowym oświadczenie odnośnie wymaganego zatrudnienia.
Szczegółowe wymagania dotyczące obowiązku zatrudniania na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności w sposób określony w art. 22 § 1 Kodeksu pracy wraz ze sposobem weryfikacji zatrudnienia tych osób, uprawnieniami Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań związanych z zatrudnieniem tych osób oraz
sankcji z tytułu niespełnienia wymagań zostały określone we wzorze umowy (załącznik nr 7 do SWZ).
9. Zamawiający przewiduje zastosowanie prawa opcji:
1) Zamawiający w zakresie podstawowym zamawia usługę zapewnienia możliwości korzystania z platformy do rejestracji pacjentów wraz z wymaganymi funkcjonalnościami, o których mowa w rozdz. V. ust. 3 w zakresie 20 grafików/profili dla lekarzy oraz przewiduje możliwość skorzystania z opcji poprzez rozszerzenie usługi do kolejnych 30 profili do łącznej maksymalnej liczby 50 grafików/profili.
2) Szczegółowe uregulowania znajdują się w § 5 wzoru umowy, stanowiącej Załącznik numer 7.